产品应用方案电子会计档案融合用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案版权用友集团。未经用友集团的书面许可，本发版说明任何整体或部分的内容不得被复制、复印、翻译或缩减以用于任何目的。本发版说明的内容在未经通知的情形下可能会发生改变，敬请留意。请注意：本发版说明的内容并不代表用友集团所做的承诺。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案目录1概述.51.1业务背景..51.2产品概述..52应用方案.62.1产品主要功能特性..62.2业务流程..72.3主要功能清单..72.4产品解决方案..82.4.1归档基础设置..82.4.2电子会计档案归档..142.5目前支持的归档对象清单..212.6目前支持的归档附件格式..21用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案导读此手册面向实施顾问以及企业关键用户，旨在为实施规划、解决方案制定和落实提供指导。手册围绕产品能够解决的主要业务场景展开，并以此为依托展现产品的关键应用功能，提供业务需求与产品功能相匹配的思路。本手册包括两大部分，第一部分是对产品及应用场景的概要介绍；第二部分是对有关本产品的主要业务流程、对应功能点及应用方案的具体介绍。为突出重点，本手册定位于方案性说明，仅对产品操作中的重要控制点有所描述。若读者希望深入了解特定板块的产品应用，可结合本文档查阅相关产品领域的方案文档。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案1概述1.1业务背景随着信息技术的飞速发展，企业内部形成的电子化会计资料越来越普遍，传统的会计档案管理已不能满足电子化会计档案归档的需要。电子发票和会计资料如何归集归档、如何保管电子化会计资料、如何利用和销毁处理，向企业传统的会计档案管理工作提出了挑战。2015年12月14日，财政部发布了《会计档案管理办法》，规定单位内部形成的电子会计资料，和外部接收的原始凭证，同时满足条件的，可仅以电子形式归档保存。此办法于2016年1月1日开始执行。1.2产品概述电子会计档案融合方案，即在进行相关参数和归档规则的设置后，可调用相关接口与用友电子会计档案服务平台实现集成，将U8C系统中的电子会计档案数据向对方系统执行归档并进行后续的电子会计档案的全生命周期管理。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案电子会计档案融合方案，主要具有以下应用价值：1.助力国家关于会计档案管理相关政策在企业的落地施行，通过U8C与用友电子会计档案系统进行融合，提高企业的经济效益（提高财会人员的工作效率及档案的利用效率、降低档案管理成本等）和管理效益（改变工作观念、促进档案管理信息化建设等）；2.支持财档一体化应用模式，将总账凭证及相关账表、附件等会计档案进行电子化档案管理；3.支持业财税档一体化应用模式，将总账凭证及来源业务单据、电子发票、账表、挂接附件等会计档案进行电子化档案管理。2应用方案2.1产品主要功能特性1.支持U8C总账凭证及相关附件向用友电子会计档案系统进行归档；2.支持U8C总账主要账表向用友电子会计档案系统进行归档；3.支持U8C总账凭证来源业务模块（报销管理、应收管理、应付管理、现金管理、销售管理）的相关业务单据及其挂接附件和电子发票向用友电子会计档案系统进行归档；4.支持IUFO报表向用友电子会计档案系统进行归档；5.支持归档与总账结账作操作约束：某个主体账簿的对应会计期间进行完总账结账后方可执行该账簿期间的电子会计档案归档操作，反之该账簿期间在进行了归档动作后，对应账簿期间的总账系统取消结账将不允许执行。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案2.2业务流程U8C与用友电子会计档案系统融合基本流程2.3主要功能清单领域产品模块功能节点企业建模平台参数设置参数设置（集团级）：电子会计档案归档审计信息审计信息导出IUFO系统管理单位财务会计电子会计档案归档规则设置（集团级）自动归档（集团级）用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案2.4产品解决方案2.4.1归档基础设置2.4.1.1电子会计档案基础设置如何购买并开通电子会计档案系统的事宜请咨询用友电子会计档案相关部门。接下来的操作步骤基于已购买并可正常登陆用友电子会计档案系统的前提。登录电子会计档案系统，在【系统管理-全宗管理】中维护U8C系统的会计账簿在电子会计档案系统中的映射关系，为后续U8C中的会计账簿信息归档案做准备。点击【系统管理-全宗管理】，新增一条全宗信息。1.在“全宗编码”中输入需要进行归档的U8C端的某会计主体账簿编码，作为从U8C传输数据至电子会计档案系统进行归档的唯一识别码；2.“全宗名称”可随意录入，不一定非得和U8C端的该会计主体账簿名称保持一致；3.“全宗号”必输，用于标识在电子会计档案系统进行立宗的卷码；4.“起始年”和“起始月”选择U8C端的该会计主体账簿的建账的会计期间，即表示可以从该会计主体账簿的建账当期进行归档。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案在【系统管理-FTP管理】中维护好FTP服务器的地址和FTP用户、密码，以及应用的应用ID及应用密钥等信息（未尽事宜请咨询用友电子会计档案方）。该FTP服务器是U8C端将归档文件传输至用友电子会计档案端的文件服务器。2.4.1.2参数设置在U8C的集团级【企业建模平台-参数设置】中点击左树中的【财务会计-电子会计档案归档】节点，下面挂接了两个参数，如下图。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案EAF01参数用于配置U8C系统与用友电子会计档案系统对接的基础信息。点击〖修改〗，双击参数值，即可打开参数设置对话框并进行编辑。1.在SFTP服务器地址、SFTP端口、SFTP登陆用户名、SFTP登陆密码中输入与电子会计档案系统中的〖系统管理-FTP管理〗一致的FTP相关信息，然后点击〖测试连接〗，可以校验FTP配置是否通畅。2.在“电子会计档案服务地址”输入购买的电子会计档案的服务地址，格式为:https://idoc.yonyoucloud.com；3.在“电子会计档案服务端口号”中输入端口号，如没有端口号，该文本框可空；4.在“证书appID”、“证书密码”中输入与电子会计档案系统中的〖系统管理-FTP管理〗中一致的应用ID和应用密钥。EAF02参数用于设置是否仅对主账簿归档。如果选择Y，则归档时账簿主体只能参照到主账簿；如果选择N，则归档时账簿主体可参照到包括报告账簿在内的所有账簿。2.4.1.3归档规则设置在U8C的集团级的【财务会计】中打开【电子会计档案归档】下的【规则设置】节点，该节点用于配置U8C系统与用友电子会计档案系统对接进行归档等业务处理的相关规则。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案点击〖增加〗进入卡片态新增界面，在表头指定“核算账簿”或“主体账簿”，即设置该规则的归档粒度是按某核算账簿类型还是按具体的某会计主体账簿。表头条件输入完毕后，点击〖行操作-增行〗按钮，在表体增加空行，依次维护“归档对象类型”、“归档对象”、“交易类型”、“归档打印模板”、“任务”、“报表名称/编码”信息，然后点击〖保存〗即可。需要注意的是，U8C系统对上述信息有一些规则限制或特殊含义，具体如下：1.定义规则时，表头“核算账簿”与“主体账簿”为互斥定义，不可同时为空也不可同时有值；2.同一核算账簿或同一主体账簿只能定义一条归档规则；3.定义规则时，表头选择“核算账簿”维度，则表体中的“归档打印模板”只能加载集团级的各类打印模板；表头选择“主体账簿”维度，则表体中的“归档打印模板”可以加载到集团级的和该主体账簿对应的公司级的各类打印模板；4.后续某会计主体账簿进行归档操作时，U8C系统需要匹配符合该会计主体账簿的归档规则，具体按“核算账簿”与“主体账簿”明细优先的逻辑加载归档任务。举例：归档规则1设置了按某核算账簿A进行归档“总账凭证”、“科目余额表”；同时归档规则2设置了按核算账簿A下的会计主体账簿A01进行归档“总账凭证”和“资产负债表”。则后续加载主体账簿A01下的归档任务时，只按归档规则2中设置的规则对A01的“总账凭证”和“资产负债表”执行归档任务；如果删除归档规则2，则主体账簿A01归档时会匹配到归档规则1而归档“总账凭证”、“科目余额表”；5.定义规则时，表体“归档对象类型”包含“凭证”、“账表”、“单据”、“企业报表”、“合并报表”五种归档类型。其中，“凭证”为必须配置项，即归档时是以当期总账凭证为基准范围，再找其关联的附件、账簿统计、直接来源业务单据及附件，否则该规则不予保存。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案6.定义规则时，表体“归档对象类型”选择“凭证”、“账表”、“单据”中的一项后，“归档对象”参照框才可编辑，基于已选择的“归档对象类型”的值进行加载。“归档对象”、“归档打印模板”必填；7.定义规则时，表体“归档对象类型”选择“单据”，“归档对象”可选择“借款单”、“报销单”、“应收单”、“应付单”、“收款单”、“付款单”、“收款结算单”、“付款结算单”、“划账结算单”、“销售发票”这十种单据类型。“归档对象”、“交易类型”、“归档打印模板”必填。在“归档对象”中选择其中一种单据类型后，表体“交易类型”参照框才可编辑，基于已选择的“归档对象”中的单据类型进行加载相应的交易类型（不包括“销售发票”，因为销售发票没有交易类型）。“交易类型”选择了值后，表体“归档打印模板”参照框才可编辑，基于已选择的交易类型加载相应的打印模板；8.定义规则时，表体“归档对象类型”选择“账表”，“归档对象”可选择“科目余额表”、“三栏式总账”、“三栏式明细账”、“银行日记账”、“现金日记账”五种归档对象。在“归档对象”中选择某一种账表后，表体“归档打印模板”参照框才可编辑，基于已选择的账表加载相应的打印模板；9.定义规则时，表体“归档对象类型”选择“企业报表”后，则“归档对象类型”、“交易类型”和“归档打印模板”不可编辑，“报表名称”必填。如果该规则的表头是“主体账簿”维度，则表体“报表名称”可参照的范围是IUFO中登陆该账簿对应的公司所能见到的关键字包括“单位+会计月”和“单位+月”的报表表样集合；如果该规则的表头是“核算账簿”维度，则表体“报表名称”可参照的范围是IUFO中该核算账簿类型下的所有主体账簿对应的公司所能见到的关键字包括“单位+会计月”和“单位+月”的报表表样并集；用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案10.定义规则时，表体“归档对象类型”选择“合并报表”后，则“归档对象类型”、“交易类型”和“归档打印模板”不可编辑，“任务”和“报表名称“必填。如果该规则的表头是“主体账簿”维度，“任务”可参照的范围是IUFO中分配给该规则下的主体账簿对应公司的报表任务集合；如果该规则的表头是“核算账簿”维度，“任务”可参照的范围是IUFO中分配给该核算账簿类型下的所有主体账簿对应的公司的报表任务集合。选择了“任务”值后，表体“报表名称”可参照该任务下的报表。2.4.1.4IUFO归档编码设置如果购买了U8C系统的IUFO报表模块，且也需要将IUFO的个别报表及合并报表数据进行归档，则需要在IUFO端也进行归档公司编码映射。登陆IUFO，打开【系统设置-单位】节点，可见右侧的报表单位列表中多了一列“归档账簿编码”。将需要进行电子会计档案归档的报表单位上“归档账簿编码”维护上对应的U8C公司的会计主体账簿编码，即与电子会计档案系统中的全宗管理中的全宗编码保持一致。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案2.4.1.5审计信息导出设置U8C端归档时除了上传某核算账簿某会计期间的凭证及其账表、报表、业务单据等PDF文件，也会上传该核算账簿对应公司中【审计信息导出】节点中配置并导出的xml文件，以供电子会计档案方解析U8C端上传的凭证及其账表、报表、业务单据等文件。在公司级的【企业建模平台】下的【审计信息导出】节点，设置导出xml文件的规则。1.在“组织机构代码”中录入当前登陆公司的公司编码；2.在“账簿”中参照出当前登陆公司对应的账簿核算账簿编码；3.点击“辅助核算类型顺序设置”，在弹出的对话框中设置该公司的会计科目中启用的所有辅助核算项；2.4.2电子会计档案归档在集团级的【财务会计】中【电子会计档案归档】下的【自动归档】节点可以进行归档。以核算账簿类型为A下的会计主体账簿A01为例，如果A01需要将2020-04会计期间的总账凭证用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案及相应的账表等数据进行归档，点击〖加载〗按钮，在弹出的对话框中参照选择A01账簿，然后再选择会计期间为“2020-04”,点击〖确定〗。如果归档规则中没有设置“主体账簿”为A01的规则，也没有设置“核算账簿”为A的规则，点击〖确定〗后系统会提示“没有匹配的归档规则，请检查归档规则节点”。这时需要在【规则设置】节点进行设置。如果设置完毕A01可以匹配的归档规则，系统会加载出主体账簿编码为A01且归档会计期间为2020-04且归档状态为未归档的一条记录并记录到数据库中。关于〖加载〗按钮和〖查询〗按钮需要注意以下几点：1.加载过的“账簿+期间”的记录，日后通过〖查询〗按钮选择该账簿+期间的条件即可显示出来。2.如果某“账簿+期间”从未通过〖加载〗按钮加载过，通过〖查询〗按钮不会将该“账簿+期间”的记录显示出来。3.如果某“账簿+期间”的记录已经被加载过，且尚未进行归档操作，再通过〖加载〗按钮加载时，系统会给予提示“存在已经加载过的归档数据，是否覆盖”。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案4.如果某“账簿+期间”的记录进行过归档操作，再通过〖加载〗按钮加载时，系统会给予提示“某账务账簿某会计期间已经开始归档，不允许重复加载”。然后点击〖归档〗按钮，开始进行归档至电子会计档案系统的操作。U8C首先会校验对应的“账簿+期间”的总账模块是否结账，未结账前不允许归档。A01账簿对2020-04会计期间进行了总账结账操作后，点击〖归档〗按钮，系统会首先按匹配A01的归档规则中的归档范围将当期的凭证及有数据的相关单据、账表、报表等转换成PDF文件，存储在U8C服务器中。然后利用参数中配置的SFTP服务器地址中转至SFTP服务器中，电子会计档案再将SFTP服务器中的文件上传至电子会计档案系统中。上传成功后，系统会给予提示“数据导出成功，开始上传，一会刷新界面查看状态”。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案点击〖刷新〗，可见该条记录的“归档状态”变成“待归档”。此时，登陆电子会计档案系统，在〖档案管理〗页面中的会计期间控件中选择2020-04，可见A01账簿在“待装册”页签下。如果想要查看上传至电子会计档案系统的凭证、账表、报表信息，可以在上图中的树型结构中点击切换文件类型节点，再选择“账簿名称”和“会计期间”。重点介绍一下会计凭证上传至电子会计档案系统后的展示逻辑。点击左树中的“会计凭证”，再选择“账簿名称”和“会计期间”，会将当期该账簿归档的所有凭证以列表的形式展示出来，同时可以再对单个的凭证进行预览。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案需要注意的是U8C端的业务单据通过会计平台生成凭证的情况。以报销单据类型下的交通费报销单为例，交通费报销单通过会计平台生成了凭证。如果归档规则中设置了归档对象为“报销单据-交通费报销单”的行，用此规则归档时，交通费报销单据会以附件的形式挂接在对应的凭证中。查看该凭证详情时，可通过∨箭头查看相应的业务单据。同样，也存在凭证中挂有附件的情况以及业务单据挂有附件的情况，这些附件也会跟随凭证一同归档，在电子会计档案系统预览凭证时也可通过∨箭头预览相应的附件。至于支持预览的附件类型可参见2.5章节。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案在左树的“会计账簿”下可展开总账相关的报表类型节点。A01账簿2020-04期间归档了余额表，即可在“总账余额表”节点下预览该科目余额表文件。在左树的“会计报表”下的“月季半年报告”节点可查看上传的报表文件。装册的操作有两种方式，一是在左树中选择具体的待归档类型，再选择A01账簿和2020-04期间，对凭证或报表或账表点击〖装册〗进行单独装册。二是点击左树中的“会计档案”节点，选择“2020-04”期间，对A01账簿下的所有文件一键装册。点击右侧的〖装册〗或〖数量装册〗，A01账簿的2020-04会计期间的凭证及相关账表、业务单据、报表等文件会集体打包装册，并流转到“已装册/待归档”状态下。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案点击右侧的〖归档〗，A01账簿的2020-04会计期间的凭证及相关账表、业务单据、报表等文件会集体打包归档，并流转到“已归档”状态下。至此，归档工作完成。回到U8C系统的【自动归档】节点，点击〖刷新〗，可见A01账簿的2020-04会计期间的归档状态已置为“归档完成”。只要在【自动归档】节点对某“账簿+期间”点击了〖归档〗，至少完成了上传归档文件的工作，则“账簿+期间”的总账模块就不允许取消结账。如果需要反结账，需要在电子档案系统进行一系列逆操作，直至清除已上传的文件。登陆电子会计档案系统，在〖档案管理〗页面中的会计期间控件中选择2020-04，切换至“已归档”状态下，对已归档的A01账簿点击〖取消归档〗，将A01账簿的2020-04会计期间的已归档文件集体打包回溯至“已装册/待归档”状态下。然后再在“已装册/待归档”状态下对A01账簿的2020-04会计期间的已装册文件点击〖拆册〗，将其集体打包回溯至“待装册”状态下。最后在“待装册”状态下对A01的2020-04会计期间的待装册文件点击〖清除数据〗，清除已上传的A01的2020-04会计期间下的PDF文件。至此，A01账簿的2020-04会计期间的归档操作全部回滚完毕。回到U8C系统，在【自动归档】节点点击〖刷新〗，可见A01账簿的2020-04会计期间的归档状态已置为“未申请”。此时，可以对A01账簿的2020-04会计期间进行总账反结账操作，也可重新发起归档操作。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案2.5目前支持的归档对象清单序号归档对象类型归档对象说明1凭证总账凭证总账模块当期结账后方可执行相关数据的归档操作。2账表总账-科目余额表3总账-三栏式总账4总账-三栏式明细账5总账-银行日记账6总账-现金日记账7业务单据报销单含业务单据本身及其挂接的附件文档、电子票据。8借款单9应收单10应付单11收款单12付款单13收款结算单14付款结算单15划账结算单16销售发票17企业报表IUFO企业报表18合并报表IUFO合并报表2.6目前支持的归档附件格式用友电子会计档案系统目前支持的附件文件类型：word（doc，docx均支持），excel（xls，xlsx均支持），ppt（ppt，pptx均支持），jpg，png，pdf；不支持的格式文件归档到用友电子会计档案系统中以原格式保存，比如zip，虽不支持在线查看但是支持下载到本地。Xml格式的文件不支持展示在电子会计档案的凭证附件中。用友网络科技股份有限公司新一代云ERP解决方案新一代云ERP解决方案NewGenerationofCloudERPSolution用友网络科技股份有限公司YonyouNetworkTechCo.Ltd.用友网络科技股份有限公司
