用友网络科技股份有限公司U8C2.3报销管理-费用分摊应用方案U8C应用规划与方案部用友网络科技股份有限公司U8cloud费用分摊是U8cloud针对企业应用的实际场景扩展出来以支持跨公司或同公司跨部门分摊结转同一笔报销单的业务场景。支持以下几种场景：一笔费用报销时即由多个组织或部门分摊费用，分别按多个组织或部门进行预算控制与审批一笔报销费用在事后结转到多个组织或部门，按多个组织或部门进行预算控制U8cloud报销管理-费用分摊应用背景1.费用分摊1.1审批流设置1.1.1同公司跨部门审批流设置1.1.2跨公司审批流设置1.2会计平台设置1.3费用分摊流程1.4费用结转流程2.预算控制与日常执行3.费用明细表目录场景1:多部门共同出差A公司的甲（信息部）、乙（财务部）、丙（投行部）三人为同一任务共同出差，回来后由甲发起的报销，报销费用包括甲乙丙三人的，此报销单据由甲乙丙三人的部门负责人会签，才能完成此次审批。各部门按照各自承担的费用进行预算控制。按照部门辅助核算生成一张凭证费用分摊场景介绍1共性：在业务员报销时，就已经明确知道各部门、各公司应该承担的费用金额，直接在报销单上进行分摊场景2：总部办公楼租金由多个子公司共同承担A集团总部大楼是租用的，里面有总部各部门（财务部、人力资源部、行政部等）及A1子公司、A2子公司在里面办公。租金由总部进行支付，各部门及各公司租金按占用面积进行计算和分摊。此报销单据由总部财务部进行发起报销，由各子公司经理进行确认，按各公司的预算额度进行控制，生成多张凭证场景：应总部各部门的要求，总部人力资源部聘请外部培训机构进行了一次时间管理培训。花费50000元，人力资源部进行此次培训费用的报销，需要等到各部门参数人员数据获得后才能将此次培训费分摊到各部门费用结转场景介绍1先报销、后分摊1.公司管理员登录集团，在【角色管理】中选择公司为“A公司”，创建属于A公司的角色“部门经理角色”2.【用户管理】中选择A公司的部门经理用户，点击〖委派角色〗，将“部门经理角色”作为信任角色勾选上。部门经理的用户参照人员档案以关联业务员3.在A公司的各部门档案中参照人员档案关联部门负责人。该关联的部门负责人对应的用户即“部门经理角色”中的用户4.设置报销单据的审批流。选中“A公司部门经理角色”，设置限定模式为“费用部门负责人”，用于表体中涉及的费用承担部门的负责人审批；且设置连接线上的单据函数条件：跨部门分摊=yes审批流设置-同公司跨部门1.11.创建一个集团级的角色（比如命名为：各公司负责人），该角色分配2个公司（公司1、公司2、公司3），用户A委派角色选择“各公司负责人”下的公司1；用户B委派角色选择“各公司负责人”下的公司2；用户C委派角色选择“各公司负责人”下的公司32.设置报销单据的审批流，制单人→各公司负责人。选中“各公司负责人”，设置限定模式为“费用公司负责人”，用于表体中涉及的费用承担公司的负责人审批；设置连接线上的单据函数条件：跨公司分摊=yes。审批流设置-跨公司1.1会计科目：1.增加两个会计科目：其他应收款-公司间费用结转、其他应付款-公司间费用结转，并为其设置基于“公司目录”的辅助核算2.管理费用-加班交通费，为其设置基于“部门档案”的辅助核算基础设置-会计平台设置1.2科目分类定义：选中左侧的“报销管理”1.增加“内部应收科目”、“内部应付科目”两个虚拟科目，对应的默认入账科目分别设置为“其他应收款-公司间费用结转”和“其他应付款-公司间费用结转”；2.在系统预置的虚拟科目“EC22-费用科目”中设置影响因素：收支项目，并设置对照表，用于映射具体的收支项目与会计科目的对照关系；并将此科目分类定义复制到其他公司，以便各公司以相同的逻辑都能生成公司间或公司内跨部门的费用结转的凭证。基础设置-会计平台设置1.2凭证模板定义：选中左侧的“报销管理-265X费用结转单”1.点击〖修改〗按钮，点击〖分录操作-增加分录〗，增加如下逻辑的分录，主要逻辑是判断费用结转单中表头的报销公司与表体的承担单位是否一致，然后再获取表体的费用承担金额2.将此凭证模板复制到其他公司，以便各公司以相同的逻辑都能生成公司间或公司内跨部门的费用结转的凭证。基础设置-会计平台设置1.2科目方向币种本币汇率原币费用科目借#币种0##本币汇率1#iif(#承担单位id0#=getBDPk("公司目录","公司名称","公司编码"),#本币金额1#),0)内部应付科目贷#币种0##本币汇率1#iif(#承担单位id0#=getBDPk("公司目录","公司名称","公司编码"),iif(@费用承担公司0@=getBDPk("公司目录","公司名称","公司编码"),0,#本币金额1#),0)内部应收科目借#币种0##本币汇率1#iif(@费用承担公司0@=getBDPk("公司目录","公司名称","公司编码"),iif(#承担公司id0#=getBDPk("公司目录","公司名称","公司编码"),0,#本币金额1#),0)费用科目贷#币种0##本币汇率1#iif(@费用承担公司0@=getBDPk("公司目录","公司名称","公司编码"),#本币金额1#),0)凭证模板定义，设置辅助核算项1.分录行：费用科目（借），点击〖辅助核算-分录辅助核算〗，设置核算项定义为费用结转单表体行上的承担部门“#承担部门id0#”作为“部门档案”辅助核算项2.选中分录行：费用科目（贷），点击〖辅助核算-分录辅助核算〗，设置核算项定义为费用结转单表头上的费用承担部门“@费用承担部门id0@”作为“部门档案”辅助核算项基础设置-会计平台设置1.2凭证模板定义，设置辅助核算项3.选中分录行：内部应付科目，点击〖辅助核算-分录辅助核算〗，设置核算项定义为费用结转单表头上的费用承担公司“@费用承担公司0@”作为“公司目录”辅助核算项4.选中分录行：内部应收科目，点击〖辅助核算-分录辅助核算〗，设置核算项定义为费用结转单表体行上的费用承担公司“#承担单位id0#”作为“公司目录”辅助核算项基础设置-会计平台设置1.2报销牵头人增加一张报销单，在表头上勾选“费用分摊”，报销单显示“费用分摊”页签，在该页签下编辑该报销单需要分摊的公司、部门、分摊比例、收支项目。可填写多个承担部门、费用承担公司。费用承担公司为本集团范围内的公司；费用承担部门为费用承担公司下的部门。跨公司分摊时，费用承担部门通常为同一性质部门，如A公司市场部，B公司市场部。由于跨部门或跨公司的报销业务一般源起同一业务项目，因此建议“收支项目”必填且各表体行的收支项目保持一致，为方便后续将收支项目作为影响因素生成凭证模板以生成凭证。分摊页签有值时，不允许取消勾选“费用分摊”标志。提示“有费用分摊，不能取消费用分摊标志”。删除掉分摊页签的所有值后才可取消勾选“费用分摊”标志在【报销管理】→【费用结转】节点中会根据费用分摊的报销单自动生成一张“来源方式”为“报销时分摊”的费用结转单，单据状态同对应的报销单，该费用结转单不允许修改、删除，只能查看费用分摊流程1.3背景：公司中的部门1发起一笔加班交通费报销单，同公司下的部门2、部门3也要分摊一部分报销费用审批流：制单人→费用承担部门负责人，部门1经理、部门2经理、部门3经理会同时收到待办消息，会签审批确认该报销单费用分摊流程-同公司跨部门1.3费用承担部门承担金额收支项目部门15交通费部门24交通费部门31交通费费用结转单：自动生成了一张复制了报销单的表头及分摊页签的信息的费用结转单，来源方式为“报销时分摊”，单据的生效状态同报销单，可联查对应的报销单凭证：在该张费用结转单点击〖制单〗，生成一张凭证：借：加班交通费（部门1）4元加班交通费（部门2）5元加班交通费（部门3）1元贷：加班交通费（部门1）10元费用分摊流程-同公司跨部门1.3背景：A公司的部门A1代B公司的B1部门及C公司的C1部门报销加班交通费审批流：制单人→费用承担公司负责人，因此该报销单保存后，B公司经理、C公司经理会收到待办通知，会签审批确认该报销单费用结转单：系统自动生成一张费用结转单，复制了报销单的分摊页签信息及报销单表头信息费用分摊流程-跨公司1.3费用承担公司费用承担部门承担金额收支项目B公司部门B142交通费C公司部门C128交通费费用结转流程1.41.业务员在报销时，不知道如何分摊。待报销后，才知道该业务应该如何进行分摊，这时由财务人员根据业务部门提供的分摊表进行分摊，属于事后分摊2.业务发生后，由牵头部门进行报销，按牵头部门进行预算控制。3.报销后，由财务部门按照各部门费用分摊数据进行费用结转。4.在结算费用时，释放牵头部门预算，占用承担部门的预算。5.结转时，属于强制分摊不走各承担部门参与的审批流。6.事后的费用结转不需要支付7.报销单勾选了“费用分摊”，但“费用分摊”页签未录入表体的，在报销单审批生效后，在费用结转单中增加可参照出来，生成一张“来源方式”为“费用结转”的单据。此单据可点“确认”按钮8.事后分摊的报销单一旦参照生成了费用结转单，再反审核，会报“报销单已结转，无法进行反签字!”背景：应总部各部门的要求，总部人力资源部聘请外部培训机构进行了一次时间管理培训。花费50000元，人力资源部进行此次培训费用的报销，需要等到各部门参数人员数据获得后才能将此次培训费分摊到各部门确认了每个部门的费用承担额度后，将报销时由人力资源部承担的费用结转到以下部门在【费用结转单】节点，点击〖新增〗，带出该张生效的未录入分摊信息的报销单，点击〖确定〗，复制了报销单的表头信息，在表体行上新增以上三个部门及金额信息。费用结转流程1.4费用承担部门承担金额工程部20,000财务部20,000行政部10,0001.日常执行公式预算应用模型在设置执行数取数公式的时候，选择单据类型是“费用结转单”，这样可以实现从费用结转单的表体行上取到对应部门或公司的报销金额。需要注意的是，费用结转单必须是生效的状态才能获取到预算控制与日常执行22.控制方案预算应用模型设置控制方案选择控制单据类型为“费用结转单”，保证按表体行上的部门或公司来控制报销金额不超预算数参数“计划预算控制时点”设置为“保存”时，在新增费用分摊的报销单时如果表体行某部门超预算，报销单保存时提示超预算；在费用结转单新增的时候时如果表体中的某部门超预算，费用结转单保存时提示超预算参数“计划预算控制时点”设置为“审核”，在新增费用分摊的报销单时如果表体中某部门超预算，报销单审核的时候提示超预算；在费用结转单新增的时候时如果表体中的某部门超预算，费用结转单确认的时候提示超预算预算控制与日常执行21.在费用明细账中可以按各费用承担部门、费用承担公司进行费用查询。需要注意的是，查询条件中的第一个条件需要选择“费用承担公司”或“费用承担部门”才能从表体中获取报销金额2.如果是跨公司分摊的报销单，报销单表体行中的费用承担公司登录，同样可以在费用明细表中查到该报销单据及其承担的报销金额3.事后分摊，费用结转单确认前，费用明细账按费用承担部门查询的时候，查的是报销单的表头金额，费用结转单确认后，查的是费用结转单的表体金额费用明细表3
