U8cloud产品操作手册信创云ERP选U8cloud第1页/共217页采购管理U8cloud产品操作手册文档信息标题U8cloud操作手册-采购管理创建日期2023年10月15日文件名U8cloud操作手册-采购管理存放目录所有者U8cloud事业部作者赖全浩校准邹志峰修订记录日期描述版本号修改人2023-10-15初始版本V1.0赖全浩目录信创云ERP选U8cloud第2页/共217页U8cloud产品操作手册文档信息...........................................................................................2修订记录...........................................................................................2目录...................................................................................................................31功能概述..........................................................................................................61.1功能特点...................................................................................................61.2主要功能...................................................................................................71.2.1物资需求申请......................................................................................71.2.2请购..................................................................................................71.2.3采购订单............................................................................................71.2.4到货..................................................................................................71.2.5采购发票............................................................................................81.2.6采购结算............................................................................................81.2.7采购查询............................................................................................81.2.8采购价格............................................................................................81.2.9价格结算单........................................................................................92与其他产品的接口...........................................................................................102.1接口关系图..............................................................................................102.2主要接口说明...........................................................................................102.2.1与合同管理.......................................................................................102.2.2与销售管理.......................................................................................112.2.2与生产制造系统.................................................................................112.2.3与库存管理.......................................................................................122.2.4与供应商管理....................................................................................122.2.5与质量管理.......................................................................................122.2.6与应付管理.......................................................................................122.2.7与存货核算.......................................................................................122.2.8与委外加工.......................................................................................132.2.9与资产管理.......................................................................................132.2.10与内部交易.....................................................................................132.2.11与计划预算.....................................................................................133应用流程........................................................................................................143.1总体应用流程...........................................................................................143.2总体业务流程...........................................................................................153.3集采业务流程...........................................................................................153.3.1分收分结集采流程.............................................................................153.3.2分收集结集采流程.............................................................................163.3.3集收集结集采流程.............................................................................173.4需求汇总平衡流程.....................................................................................183.4.1自采物资需求汇总平衡流程.................................................................183.4.2集采物资需求汇总平衡流程.................................................................193.5采购询报价流程........................................................................................21信创云ERP选U8cloud第3页/共217页U8cloud产品操作手册4操作说明........................................................................................................224.1应用准备................................................................................................224.1.1基本档案..........................................................................................224.1.2流程配置..........................................................................................224.1.3参数设置..........................................................................................234.2基础设置.................................................................................................404.2.1货源清单..........................................................................................404.2.2存货业务类型设置.............................................................................414.2.3计划岗存货设置.................................................................................424.2.4采购岗存货设置.................................................................................444.3物资需求申请...........................................................................................454.3.1维护物资需求申请.............................................................................454.3.2需求汇总平衡....................................................................................514.3.3查询统计..........................................................................................584.4请购.......................................................................................................604.4.1维护请购单.......................................................................................604.4.2查询请购单.......................................................................................694.4.3修订请购单.......................................................................................714.5采购订单.................................................................................................724.5.1采购业务类型设置.............................................................................724.5.2订单处理..........................................................................................744.5.3关闭订单........................................................................................1044.5.4维护状态........................................................................................1054.5.5查询统计........................................................................................1084.6到货.....................................................................................................1144.6.1维护到货单.....................................................................................1154.6.2检验到货单.....................................................................................1224.6.3查询统计........................................................................................1244.6.4退货理由定义..................................................................................1264.7采购发票...............................................................................................1274.7.1维护发票........................................................................................1274.7.2查询统计........................................................................................1364.8采购结算...............................................................................................1384.8.1成本要素定义..................................................................................1394.8.2结算..............................................................................................1404.8.3暂估处理........................................................................................1574.8.4维护结算单.....................................................................................1634.8.5成本分析........................................................................................1654.9采购查询...............................................................................................1664.9.1综合日报........................................................................................1664.9.2排行分析........................................................................................167信创云ERP选U8cloud第4页/共217页U8cloud产品操作手册4.9.3暂估查询........................................................................................1694.9.4分析考核........................................................................................1734.10采购价格.............................................................................................1774.10.1采购询报价...................................................................................1774.10.2查询统计......................................................................................1884.10.3价格分析......................................................................................1904.11价格结算单..........................................................................................1954.11.1维护价格结算单.............................................................................1964.12采购税票.............................................................................................2014.12.1税票管理......................................................................................2014.12.2入库匹配......................................................................................2015结论............................................................................................................2035.1应用效果...............................................................................................2035.2主要业务流程和应用................................................................................2045.2.1普通采购........................................................................................2045.2.2受托代销........................................................................................2145.2.3直运采购........................................................................................2165.2.4消耗性采购.....................................................................................2185.2.5供应商寄存管理采购........................................................................219信创云ERP选U8cloud第5页/共217页U8cloud产品操作手册1功能概述采购是企业供应链活动中一个重要的部分，通过采购，企业从上游合作伙伴获得生产、运营所需的物资和服务，保证企业生产经营需要，支持企业的持续经营。U8cloud采购管理系统从供应链管理的角度，为企业的采购活动提供一个良好的管理平台，帮助企业建立一个围绕采购订单的全面的管理系统。1.1功能特点支持采购业务从计划、订单、收货、质检、入库、收票、到结算全过程的管理。通过与计划的集成，达到减少库存积压，保证供应的目的。通过货源清单、需求供给规则的灵活配置，支持跨组织、多级组织的汇总平衡。支持集中采购，包括分收分结、集收集结、分收集结、集采合同采购等种模式。支持价格审批单、请购单生成采购合同。跟踪采购订单的业务状态，对采购资金进行全面的反映。通过灵活设置协同内容，实现购销公司之间的价格表共享机制、订单协同、入库协同。实现了采购订单的预付款功能，支持按整单部分比例支付、部分金额支付两种方式，支持订单生成应付与预付自动核销、订单付款与已有的应付自动核销的双向核销。支持对资产的采购。提供采购成本的构成定义，支持对采购成本的多角度分析，支持即时结算，多对多结算等处理模式。采购暂估与结算时，支持对原币的暂估，并支持对费用的暂估。通过供应商评估（事前），价格管理（过程），成本分析（事后）达到降低采购成本的目的。支持多种典型的业务模式：普通采购、受托代销、供应商管理库存采购、直运、消耗性采购、委外加工、工序外协等，也可根据企业的需要，通过流程配置定义其它业务模式，适应企业不同的采购业务管理。采购审批流程可以配置和定义，实现对企业每一种业务模式下的审批程序进行统一管理和规范，使企业对采购的发生和资金的流出进行科学的控制和管理。采购系统可以与生产制造、库存管理、销售管理、财务系统、采购计划等实现完全的集成应用，实现企业各单位、各部门、各职员之间实时的数据共享和交换，达成企业整体实现协同商务、集中管理。信创云ERP选U8cloud第6页/共217页U8cloud产品操作手册1.2主要功能1.2.1物资需求申请物资需求申请描述需求公司、需求库存组织、需求物资、需求数量、需求日期等信息，由公司各个需求部门根据自己的需要填写。包括维护物资需求申请、需求汇总平衡、查询统计（物资需求申请汇总查询、物资需求申请执行情况查询）。1.2.2请购请购单描述采购的需求，即用什么（存货），用多少（数量），何时用（需求日期），谁用（需求库存组织、申请部门）。同时确定由哪个采购组织进行采购并提供采购建议信息，如建议供应商，建议采购日期。包括维护请购单、修订请购单、查询请购单（请购资金预算、执行明细、执行统计）。1.2.3采购订单采购订单是企业与供货单位签定的采购协议，是具有一定约束力的购销协议。随后的收货和发票接收是以采购订单为依据的。采购订单描述的是向谁采购（供应商）、采购什么（存货码）、采购多少（数量）、价格、付款协议、到货日期、采购者等信息。包括采购业务类型设置、维护订单、修订订单、补货订单、审批订单、关闭订单、维护订单状态（输出、对方确认、发货、装运、报关、出关等状态）、订单查询统计（订单明细、订单统计、订单修正记录、订单执行明细、订单执行汇总、在途订单查询、供应商催货函、业务跟踪表、项目跟踪表、订单付款执行情况、到货计划查询等）。1.2.4到货到货单描述的是采购者实际收到货物的数量、批号、所属的订单及其它属性。包括维护到货单、检验到货单、到货单查询统计（存货统计表、供应商统计表、到货明细表、日到货计划表、退货明细表等）、退货理由定义。1.2.5采购发票信创云ERP选U8cloud第7页/共217页U8cloud产品操作手册采购发票描述的是采购者购买货物时需要支付的价款和税款，是向供应商付款的依据，同时也是确认收到货物的成本的依据。系统支持货物的实物发票和费用发票开在同一张发票中。包括维护发票、采购发票查询统计（明细查询、统计查询、进项发票抵扣明细表）。1.2.6采购结算采购结算通过建立采购发票与入库单的对应关系，确定货物的最终财务成本。包括成本要素定义、采购结算（支持自动结算、手工结算、无发票结算、异存货结算、费用结算、销售发票结算、消耗汇总结算—消耗汇总暂估处理、消耗汇总结算、消耗汇总费用结算等）、暂估处理（暂估处理、期初暂估维护）、维护结算单、采购成本分析（采购成本明细、采购成本统计）。1.2.7采购查询对采购系统的业务数据进行查询分析。包括综合日报、排行分析（供应商采购排行分析、存货采购排行分析）、暂估查询（供应商暂估余额表、供应商暂估明细账、暂估月统计、采购价格差异表）、分析考核（采购货龄分析、采购对比分析、业务员部门考核表）。1.2.8采购价格采购价格可以帮助企业及时了解原材料的价格波动，选择最佳供应商，并对采购价格进行实时控制，以降低采购成本。通过采购询报价、价格审批，帮助采购人员选择最佳供应商和采购策略，有效地降低采购成本。可以进行采购价格的分析，为采购成本的控制提供依据。包括采购询报价（采购询报价单、价格审批单）、查询统计（询报价明细表、询报价统计表、供应商存货价格表）、价格分析（供应商报价对比分析、存货报价变动分析、采购执行价对比分析、存货采购执行价变动分析、供应商报价一览表）。1.2.9价格结算单价格结算单是根据入库单及优质优价方案和标准进行优质优价计算，确定与供应商的结算价格。包括维护价格结算单。信创云ERP选U8cloud第8页/共217页U8cloud产品操作手册2与其他产品的接口2.1接口关系图2.2主要接口说明2.2.1与合同管理可以通过采购计划对采购合同进行控制。信创云ERP选U8cloud第9页/共217页U8cloud产品操作手册采购订单可以严格按照采购合同来执行，同时系统将采购订单的执行状态信息实时反应在合同执行情况表，可以随时查询合同数量、金额；订单数量、金额；发票数量金额等详细信息。可以参照请购单、价格审批单生成采购合同，价格审批单可以推式生成采购合同。参照请购单生成采购合同时，如果请购单已生成的订单量作为合同的执行，那么“”参照请购单生成的采购合同生效时将请购单行下游合同号为空的采购/委外订单“行自动关联采购合同，订单行数量、本币价税合计回写采购合同订单执行累计数”“”量、订单执行累计本币价税合计，同时将采购合同号写入关联的采购订单行。请购单生成采购合同后，回写请购单的生成合同次数，删除请购单生成的采购合同，相应减少请购单的生成合同次数。参照价格审批单生成采购合同时，如果已生成的订单量作为合同的执行，那么参照价格审批单生成的采购合同生效时自动将价格审批单源头请购单对应的没有关联到合同的采购/委外订单关联到当前合同；如果价格审批单的源头不是请购单，则合同生效时将价格审批单推式生成并且没有关联到采购合同的采购订单行关联到当前采购合同。采购/委外订单行关联本采购合同后，订单行数量、本币价税合“”“”计回写采购合同订单执行累计数量、订单执行累计本币价税合计，同时将采购合同号写入关联的采购订单行。价格审批单生成采购合同后，回写价格审批单的生成合同次数，删除价格审批单生成的采购合同，相应减少价格审批单的生成合同次数。2.2.2与销售管理通过流程配置，直运销售订单可以推式生成请购单。直运销售订单通过直运安排可以推式生成请购单、采购订单。采购订单可以直接参照直运销售订单拉式生成。通过业务协同，根据集团企业一方销售订单可以拉式、推式生成另一方的采购订单。受托代销业务中根据受托代销存货的销售发票进行采购结算。2.2.2与生产制造系统生产制造系统通过MRP运算后可以驱动采购业务，形成请购单，构成物流管理中的闭环。2.2.3与库存管理信创云ERP选U8cloud第10页/共217页U8cloud产品操作手册通过再订购点的设置，对于采用再订购点订货的货物，可以在库存量下降到再订购点以下时，直接驱动采购管理，形成请购单。对于采购管理中的所有采购订单的执行，在到货、检验后形成采购入库单，办理入库业务。可以要求供应商根据货物的入库情况明细，开具采购发票。借入转采购业务中可以根据借入单生成采购订单。供应商管理库存业务中可以根据消耗汇总记录生成采购发票，还可以根据消耗汇总记录进行暂估和采购结算。优质优价业务中可以根据入库单生成价格结算单。费用结算业务中可以对公司间/三方调拨入库单进行费用结算。可以参照物资需求申请单生成出库申请单、出库单。2.2.4与供应商管理采购管理系统为供应商管理提供评估的数据基础。供应商管理为采购系统提供业务基础信息：存货主供应商、发货提前期、装运提前期、对应存货编码、对应存货名称、供应商是否冻结、供应商评估结果等信息。2.2.5与质量管理“”如果启用了质量管理系统，在采购到货检验环节，通过报检即可将需要检验的存货信息传到质量管理系统，进行质量检验处理。同时，质量检验结果可以返回报检点。2.2.6与应付管理采购订单可以推式生成预付款单。采购发票传应付可以生成应付单，传到应付管理系统。无发票结算后形成应付，传到应付管理系统。2.2.7与存货核算在采购管理系统中通过采购发票和采购入库单进行匹配，进行采购结算，确定存货的入库成本。系统自动将采购结算的结果传存货核算，形成存货入库成本。费用结算或暂估的单到补差处理后，会生成存货成本调整单调整存货的入库成本。信创云ERP选U8cloud第11页/共217页U8cloud产品操作手册2.2.8与委外加工请购类型为外包代料、外协的请购单可形成委外订单。在采购管理系统中，根据委外订单收货。在采购管理系统中，根据委外订单开票。2.2.9与资产管理到货单行中如果是设备类存货，可以推式生成设备卡片；到货单行生成设备卡片后，回写到货单行已生成设备卡片标志。资产维修工单可以推式生成可编辑状态的请购单。2.2.10与内部交易调拨订单经过补货安排，可以生成请购单或采购订单。再订购点订货的货物，可以在库存量下降到再订购点以下时，形成调入申请。2.2.11与计划预算请购单支持预算取数并联查请购明细数据；采购订单支持预算取数并联查采购订单明细数据；采购发票支持预算取数并联查采购发票明细数据。信创云ERP选U8cloud第12页/共217页U8cloud产品操作手册3应用流程3.1总体应用流程一、日常业务二、采购结算三、采购查询应用准备4.请购单/维护和审批6.采购订单/处理、状态维护和查询统计7.采购到货单/处理、检验和查询统计8.采购发票/维护、审批和查询统计9.成本要素定义10.采购结算11.暂估处理12.维护结算单13.采购成本分析14.综合日报15.排行分析16.暂估查询17.分析考核5.采购价格/询价比价、价格分析和查询统计2.基本档案1.参数设置3.流程配置信创云ERP选U8cloud第13页/共217页U8cloud产品操作手册3.2总体业务流程3.3集采业务流程3.3.1分收分结集采流程信创云ERP选U8cloud第14页/共217页U8cloud产品操作手册3.3.2分收集结集采流程信创云ERP选U8cloud第15页/共217页U8cloud产品操作手册3.3.3集收集结集采流程信创云ERP选U8cloud第16页/共217页U8cloud产品操作手册3.4需求汇总平衡流程3.4.1自采物资需求汇总平衡流程信创云ERP选U8cloud第17页/共217页U8cloud产品操作手册流程说明：①需求公司材料员根据需要提出物资需求申请（包括毛需求和净需求），录入物资需求申请单；②材料员把物资需求申请单提交给相关人员进行审批；③物资需求申请单审批通过后，根据存货计划员关系，材料员将物资需求申请单分别提交给各计划员；④各计划员对材料员提交的物资需求申请单进行需求汇总和平衡，其中毛需求的平衡范围是需求库存组织，净需求不进行库存平衡只参加需求汇总；⑤需求汇总和平衡后根据需求合并依据将建议订购数量生成请购单，进入采购流程；⑥计划员也可以手工录入请购单。3.4.2集采物资需求汇总平衡流程信创云ERP选U8cloud第18页/共217页U8cloud产品操作手册流程说明：需求公司材料员根据需要提出物资需求申请（毛需求），录入物资需求申请单；需求公司材料员把物资需求申请单（毛需求）提交给相关人员进行审批；毛需求审批通过后，根据存货计划员关系，需求公司材料员将毛需求分别提交给需求公司各计划员；需求公司各计划员对材料员提交的毛需求进行需求汇总和平衡，平衡范围是需求库存组织；需求汇总和平衡后根据需求合并依据将建议订购数量生成物资需求申请（净需求）；需求公司计划员把物资需求申请（净需求）提交给相关人员进行审批；需求公司计划员也可以手工录入物资需求申请（净需求）；净需求审批通过后，根据集采公司的存货计划员关系，需求公司计划员将净需求分别提交给集采公司各计划员（根据集采规则确定净需求提交到哪个集采公司）；集采公司材料员根据需要提出物资需求申请（包括毛需求和净需求），录入物资需求申请单；集采公司材料员把物资需求申请单提交给相关人员进行审批；信创云ERP选U8cloud第19页/共217页U8cloud产品操作手册物资需求申请审批通过后，根据存货计划员关系，集采公司材料员将物资需求申请分别提交给集采公司各计划员；集采公司各计划员对集采公司材料员提交的物资需求申请和各需求公司计划员提交的净需求进行需求汇总和平衡，其中各需求公司提交的净需求、集采公司毛需求和非集采库存组织的净需求的平衡范围是集采库存组织设置中定义的集采库存组织，集采库存组织的净需求不进行需求平衡只参加需求汇总；集采公司需求汇总和平衡后根据需求合并依据将建议订购数量生成请购单，进入采购流程；集采公司计划员也可以手工录入请购单；集采公司需求汇总和平衡后，如果需求公司提交的净需求由集采库存组织可用库存满足部分需要生成调拨订单，则根据需求合并规则生成集采公司向需求公司的调拨订单，进入调拨流程，否则不生成调拨订单。3.5采购询报价流程流程说明：①计划部门根据生产销售的需求和预测，以及现有的库存可用量，向采购部门提出请购；信创云ERP选U8cloud第20页/共217页U8cloud产品操作手册②请购如果需要询价，则由采购部门的价格管理人员，选择若干合格的供应商发出询价；③供应商反馈回报价信息后，由价格管理人员录入到询报价单中；④根据询报价单信息及历史采购价格信息进行价格审批，确定本次采购应向哪些供应商采购，采购的价格、数量是多少，形成价格审批单；⑤价格审批单由有审批权限的领导审批通过后，转给采购员执行采购；⑥采购部门接到审批通过的价格审批单后，根据价格审批结果向供应商发出订单，执行采购；⑦如果根据历史采购信息可确定供应商和价格，采购员接到请购单后可直接与供应商联系签订采购订单。4操作说明4.1应用准备在系统使用前，需要先进行应用准备，即用户在启用U8cloud采购管理系统之前，首先应在U8cloud【企业建模平台】中做好基础准备工作，主要包括基本档案、参数设置、流程配置。4.1.1基本档案U8cloud采购管理系统所涉及到的主要基本档案包括：组织机构、人员信息、客商信息、库位信息、存货信息、项目信息、业务信息、结算信息。在应用采购管理系统之前须在企业建模平台基本档案部分进行相关的基本档案设置。有关具体操作，如何在企业建模平台中进行基本档案的设置，请详见《U8cloud产品用户手册――产品安装及企业建模平台》。4.1.2流程配置根据用户企业采购业务所涉及到的所有业务流程，在企业建模平台部分的流程配置中定义所有的业务流程；然后再根据每一种业务流程进行流程配置和审批流设置。系统在采购管理中预制了六种业务流程的处理流程：普通采购、受托代销、直运采购、消耗性采购、供应商管理库存采购、借入转采购，用户根据自己的业务需要，可以使用默认的这几种类型，也可以自行配置，具体的配置过程详见《U8cloud企业建模平台使用手册》。信创云ERP选U8cloud第21页/共217页U8cloud产品操作手册4.1.3参数设置（1）参数：PO00最高库存控制参数名称：不控制、不保存、提示、冻结；默认为：不控制。参数用途：此参数对采购订单的采购数量进行控制。在物料生产档案设置存货的最高库存后，此参数结合最高库存和采购订单的数量做出相应的动作。①不控制：当采购订单保存时不对采购订单数量和最高库存进行检查；②不保存：如果当前存货采购订单数量超过最高库存，则采购订单无法保存；③提示：如果当前存货采购订单数量超过最高库存，则采购订单保存时会提示当前存货订单数量已超过最高库存，用户自己决定是否进行保存；④冻结：当前存货订单数量超过最高库存，则采购订单保存后将被冻结，不能进行后续处理。（2）参数：PO01最高限价控制参数值说明：不控制、不保存、提示、冻结；默认为：不控制。参数用途：此参数对采购订单的单价进行控制。在存货管理档案设置存货的最高限价后，此参数结合最高限价和采购订单的单价做出相应的动作。①不控制：当采购订单保存时不对采购订单单价和最高限价进行检查；②不保存：如果当前存货采购订单单价超过最高限价，则采购订单无法保存；③提示：如果当前存货采购订单单价超过最高限价，则采购订单保存时会提示当前存货单价已超过最高限价，用户自己决定是否进行保存；冻结：当前存货采购订单单价超过最高限价，则采购订单保存后将被冻结，不能进行后续处理。（3）参数：PO02订单与到货、入库、发票的数量容差控制参数值说明：不控制、不保存、提示；默认为:不控制。参数用途：此参数控制是否允许超采购订单数量的容差范围填制到货单、或填制入库单、或填制采购发票（容差数值，参见参数PO03）。①不控制：系统不对到货单、入库单、采购发票的数量进行校验；②不保存：如果到货单数量、入库单数量或采购发票数量超过采购订单数量容差范围（容差数值，参见参数PO03），则相应的单据不能保存；信创云ERP选U8cloud第22页/共217页U8cloud产品操作手册③提示：如果到货单数量、入库单数量或采购发票数量超过采购订单数量容差范围（容差数值，参见参数PO03），则相应的单据在保存时系统将给予提示。相关参数：PO03订单与到货、入库、发票的数量容差数值（%）（4）参数：PO03订单与到货、入库、发票的数量容差数值（%）参数值说明：手工输入，取值范围“0—999”；默认为:0。参数用途：此参数依附于参数PO02。当PO02参数值为“不保存”、“提示”时，此参数起作用。相关参数：PO02订单与到货、入库、发票的数量容差控制（5）参数：PO04订单与发票的单价容差控制参数值说明：不控制、不保存、提示；默认为:不控制。参数用途：此参数决定是否允许超采购订单单价的容差范围填制采购发票（容差数值，参见参数PO05）。①不控制：系统不对采购发票的单价进行校验；②不保存：如果采购发票单价超过采购订单单价容差范围（容差数值，参见参数PO05），则采购发票不能保存；③提示：如果采购发票单价超过采购订单单价容差范围（容差数值，参见参数PO05），则采购发票保存时系统将给予提示。相关参数：PO05订单与发票的单价容差数值（6）参数：PO05订单与发票的单价容差数值参数值说明：手工输入，取值范围“0—999”；默认为:0。参数用途：此参数依附于参数PO04。当PO04参数值为“不保存”、“提示”时，此参数起作用。相关参数：PO04订单与发票的单价容差控制（7）参数：PO06采购默认价格参数值说明：参考成本、计划价、订单最新价、订单最低价、无默认；默认为：参考成本。参数用途：此参数决定在填制采购订单时，采购订单单价的默认值。①参考成本：默认取存货管理档案中的参考成本；②计划价：默...
