NC国际化推进部1NC6产品手册采购管理NC国际化推进部2目录导读.4名词解释.5一概述.61.1产品概述.61.2产品价值.7二应用场景.102.1应用分类.102.1.1分类形式..102.1.2简要描述..112.2场景展示.152.2.1基本采购流程..152.2.2原材料单组织采购..202.2.3跨组织集中采购..252.2.4备品备件采购..402.2.5资产采购..432.2.6周转材采购..472.2.7消耗品采购/费用型采购.482.2.8供应商寄存/消耗汇总采购.502.2.9直运销售采购..562.2.10购销协同..612.2.11借入转采购..652.2.12项目式采购..672.3相关流程.682.3.1期初处理..682.3.2采购寻源..702.3.3采购计划控制..752.3.4库存计划平衡..752.3.5合同采购..762.3.6采购价格..772.3.7采购付款..792.3.8订单状态管理..802.3.9订单关闭..822.3.10退货、退库..832.3.11补货..832.3.12到货质检..842.3.13电子采购..872.3.14采购运输..882.4相关主题.902.4.1采购暂估、结算..902.4.2发票传应付..1002.4.3业务冻结..104NC国际化推进部32.4.4赠品处理..1062.4.5采购询价..1062.4.6优质优价..1072.4.7合理损耗..1072.4.8付款管理..108三初始准备.1093.1管控模式.1093.2企业建模平台.1103.2.1组织管理..1113.2.2基础数据..1133.2.3流程平台..1143.2.4系统平台..1143.3供应链.1153.3.1供应链基础设置..1153.3.2采购管理..1163.3.3内部交易..116四操作指南.117附录.118附录1：功能接口..118附录2：查询报表..121NC国际化推进部4导读此手册面向实施顾问以及企业关键用户，旨在为实施规划、解决方案制定和落实提供指导。手册围绕产品能够解决的主要业务场景展开，并以此为依托展现产品的关键应用功能，提供业务需求与产品功能相匹配的思路。本手册包括四大部分，第一部分是对产品及其价值的概要介绍；第二部分是对有关采购管理的主要业务场景、流程、以及对应的产品功能和关键设置的介绍；第三部分介绍了采购管理启用前的初始准备设置；第四部分列举出关于采购管理的功能点的重要操作，此部分未就详细条目展开，详情可查阅产品相关模块的在线帮助说明。此外，为了便于用户对整体内容加深理解，手册中对一些关键的名词进行了解释，并在附录中对一些可能需要对照查询的关键点进行了补充说明，以便用户查找对照。为突出重点，本手册定位于方案性说明，仅对产品操作中的重要控制点有所描述。若读者希望深入了解特定板块的产品应用，可结合本手册，查阅如下资料：1.《组织建模手册》-----深入阐述了产品关键概念（如集团、组织、业务委托关系等）以及建模思路，是实施规划、蓝图设计的重要参考资料。2.产品帮助----针对具体功能点的关键字段、按钮操作进行详细解释，并提供关键应用示例。3.《流程平台手册》-----提供关于交易类型、流程设计工具的应用指导。4.《基础数据手册》-----可对手册第三部分（即初始准备设置）中的有关基础数据的理解和应用进行更详细深入地了解。NC国际化推进部5名词解释询价询价在产品中体现两个含义：1、向供应商询问对某物料的报价。比如通过询报价单向供应商询价。2、产品中的业务单据根据一定规则或路径为物料确定价格，可以用“寻价”来理解。比如：采购订单询价、成本暂估单询价等。付款计划付款计划是我方如何向供应商付款的计划安排，比如分几次付、从什么时点开始起算进行付款、每次付多少百分比等等。付款计划通常需要参照付款协议。到货计划针对采购订单上的某种物料的总量做分次、分量、分时间、分地点等做到货预先安排的计划。比如安排什么时间到哪些货，到多少，哪个仓库收货等等。暂估指物料已经入库，但由于对应发票尚未收到而无法正确核算企业库存成本时，需要临时对货物进行估值的一种财务手段。采购结算通过建立采购发票与入库单的对应关系，确定货物的最终财务成本的过程。单到回冲、单到补差通常出现在采购入库先暂估，发票后到再进行成本确认的情况。比例：采购入库暂估成本为100元，结果发票后到并标价120元。如果采用“单到回冲”，就是先将之前的100元用红字单据对冲掉，让后补一张120的确认成本单据；如果采用“单到补差”，就是直接补一张120-100=20元的成本单据。NC国际化推进部6一概述1.1产品概述采购供应系统是以采购订单为核心，对采购过程中物流运动的各个环节及状态进行跟踪管理的系统模块，如请购、订货、收货、入库、收票、结算等。采购管理可通过与计划的集成应用，达到在保障供应的前提下，降低库存积压。此外，集团化管理下的采购业务往往对管控有较高的要求，本产品可提供灵活多样的个性化管控解决方案。采购管理在产品中以一个模块的形式出现，它属于整个采购供应的核心。我们在手册中将要提到场景、解决方案等，也是基于整个采购供应系统的角度去描述的。图1.1-1另外，从整个供应链的角度去看，我们可以认为是以采购供应、销售分销形成的一个大体系。采购管理模块本身的内部、以及与其他模块的衔接，是基于不同的业务需求，通过诸如流程配置、交易类型、参数控制等方式来实现。具体就要通过手册中的场景应用来理解。NC国际化推进部7图1.1-21.2产品价值我们主要从从产品所能支持的业务场景、解决方案角度，将采购供应的产品价值简单归纳为如下。这些场景和解决方案的具体实现方式，将在第二部分“应用场景”中详细展开。1.支持企业常用的多种采购策略1)大宗原辅材料采购2)备品备件(MRO)类物料的采购3)供应商寄存方式的采购4)办公用品类消耗性物资的采购5)资产设备类物资采购2.支持多种采购询价策略1)简易模式：该类物料的供应商和价格都较为固定，无需进行复杂的采购询价。2)逐单询价：在每次发生采购行为时，才进行询价。3)定期询价：不论是否发生采购行为，都要按固定的间隔进行询价，获取最新市价资料，适合于价格相对较稳定的物料。4)动态询价：如果存在有效的价格，则依照有效价格进行采购，如果没有，则发起询报价。5)综合询比价：当存在多个有效的价格时，依照价格策略，取到最合理的价格信息，如最新订NC国际化推进部8单价，最新报价，最低报价等等。6)在线寻源：通过电子采购的在线平台，进行采购寻源的管理：如线上招标，供应商线上投标竞标，签订合同等。（详细见《电子采购手册》相应内容）。3.支持多种常见的单组织常规采购流程1)请购-采购-到货-入库：各部门提交请购，采购部依据请购单生成订采购订单，供应商送货，采购部收货入库。2)采购-入库：相较标准采购模式，简化了供应商到货环节。直接由采购订单驱动后续的采购入库，后续发票与入库单结算。3)采购-入库（发票与订单结算）：该模式下，采购结算时，发票与采购订单结算。4)合同-采购：依据与供应商签订的采购合同进行采购，合同中主要约定价格、数量，金额等。供应商根据企业发出的采购订单安排发货。5)库存平衡-采购：在一定的库存范围内，对预计采购的物料进行需求与供应的平衡，对平衡后产生的净需求进行采购。6)项目式采购：采购的物料专料专用，即每笔物料只能供该项目使用。7)采购计划-请购（采购）：事先编制采购计划，该采购计划对后续具体的请购、采购业务进行指导和管控，比如控制请购、采购量等等。8)购销协同：集团内公司间的交易，一方采购，一方销售，购销双方协同处理。4.支持多种跨组织集中采购业务，比较典型的有：1)集采－分收集结：其它需求组织提需求，采购组织汇总需求后进行采购，其它需求组织直接收货，由采购组织与供应商结算货款。2)集采－集收集结：需求组织提出需求，汇集到采购组织中，采购组织集中采购后，收货到采购组织，采购组织与供应商结算。采购组织根据各需求组织需求进行物料调拨，根据调拨单进行内部结算。3)集采－分收分结：其它组织提需求，采购组织汇总需求后进行采购，其它需求组织直接收货，收货组织直接向供应商支付货款。4)集中合同采购：集团统一和供应商签订采购合同，具体的采购执行可由各个分公司依据该采购合同进行。5)单级库存平衡-集采：各个工厂物资需求申请，各自运行库存计划平衡库存后，将净需求上报汇总给集团的物资公司来统一安排采购。6)两级库存平衡-集采：各个工厂物资需求申请，各自运行库存计划平衡库存后，将净需求上报汇总给集团的物资公司，物资公司再进行第二次库存平衡，得出的净需求来统一安排采购。7)集中采购计划采购：下级需求组织编制采购计划，计划汇总到物资公司，形成总体采购计划。后续具体的采购业务同时受控于需求组织的采购计划和物资公司的采购计划。5.支持借入转采购业务。6.支持灵活的采购退货业务，如收货退货，在库退货等。7.支持多种模式的采购暂估和结算：NC国际化推进部91)货票同到：发票与入库单做结算，结算后，确认存货成本和应付。2)先货后票，自由结算：采购入库单暂估入库，或不暂估；采购入库单和采购发票结算传成本或调成本（单到回冲；单到补差）；采购发票可以自由传应付，不受是否结算的限制。3)先货后票，结算受控：采购入库单暂估入库，或不暂估；采购入库单和采购发票结算传成本或调成本（单到回冲；单到补差）；采购发票只有与入库单匹配结算后才能传应付。4)先货后票：采购入库单暂估入库并暂估应付；采购入库单和采购发票结算调成本（单到回冲；单到补差）；采购发票结算完毕冲回应付，确认应付。5)部分货票同到：采购入库单不做暂估；采购入库单部分数量与采购发票结算，并传存货核算、传应付；采购入库单做剩余数量的暂估；下月，采购入库单剩余数量与采购发票结算并传存货核算（单到回冲；单到补差），采购发票传应付。6)采购费用的暂估与结算：多费用项暂估；费用发票结算；采购发票和其他供应商费用发票同时录入，货物发票结算，费用发票同步分摊采购成本要素，传入存货核算，记录采购入库成本构成。8.支持集中委托结算中心付款（资金托管）业务：企业多个财务组织（如工厂）分别进行采购业务，并各自负责应付账款，但这多个财务组织委托一个结算中心负责资金管理，统一为采购业务付款。9.支持集中委托应付业务：集团总部管理应付款,供应商发票开给各工厂，即采购成本在各工厂管理，但应付款在总部管理。10.支持依据付款协议付款：采购订单、采购合同基于付款协议，拆解出付款计划，依据付款计划提出付款申请，安排后续的付款业务。11.支持多种形式的采购计划：1)单组织采购，控制采购的模式。2)集中采购分收集结，控制请购、采购的模式。3)多组织分别采购，约束采购总量的模式。12.支持大宗原辅材料采购的优质优价方案。13.支持委托加工。14.支持设备类采购。15.支持周转材采购。16.支持费用类采购。17.支持供应商寄存类采购；特别支持集采模式下的供应商寄存采购。18.与电子采购模块集成，支持电子在线式采购。19.支持对采购的相关业务信息进行统计和分析处理。NC国际化推进部10二应用场景2.1应用分类采购供应体系应用场景千变万化，想要清晰地了解产品功能和解决方案，有必要先对采购供应进行细分和归类，便于理清脉络，对产品形成一个有序的架构认识，继而便于对第二部分“应用场景”进行全面、深入地理解。2.1.1分类形式采购最基本的业务形式就是：请购→采购→收货→入库→结算→应付。虽然实际采购业务复杂多变，但基本是围绕这条主线展开的。根据采购业务特点、管控需要等，我们从以下角度将其简单分类：从物料的类别上划分：原材料采购备品备件采购资产采购周转材采购消耗品采购从采购的形式上划分：普通采购借入转采购供应商寄存采购购销协同直运销售采购项目式采购从分工和管控角度划分：单组织采购跨组织集中采购采购可能涉及的相关业务：以上采购模式分类中，还会涉及到一些与其相关的业务，其中一些会融入到场景中描述，同时为了深入说明，我们在产品中还以单独的流程或主题进行描述：相关流程期初处理采购寻源采购计划控制NC国际化推进部11库存计划平衡合同采购采购价格采购付款订单状态跟踪退货、退库补货到货质检电子采购采购运输相关主题采购暂估、结算采购发票传应付订单关闭业务冻结赠品处理采购询价优质优价合理损耗付款管理2.1.2简要描述对应上一部分，各种采购分类的简要描述如下：从物料的类别上划分：原材料采购一般指生产型企业的加工原料，通常形式下需求来源于MPS计划、MRP计划、请购等，一些原料需要通过质检结果来进行确定结算价格或数量，比如铁矿石、煤炭等。备品备件采购备品备件通常是指MRO（Maintenance,Repair&Operations）/ROP（Re-OrderPoint）类物资、按项目运作类的物资或者日常运维物资。不同于生产用原材料通过MRP系统进行计划，这类物资是通过库存平衡的方式计划、采购。资产采购这类物资在企业中需要以固定资产或设备的形式进行实物或财务上的管理，比如机器设备的租赁、维修等，或在财务上需要折旧计提等。这类物资在到货后需要进行从普通物料到固定资产或设备的身份转换，以便于在ERP系统中进行后续维护。周转材采购NC国际化推进部12这类物资到货后可以进入仓库保管再出库，也可以不进入仓库而是直接被领用，而且还可能重复多次被使用，比如建筑业常用的钢模板、脚手架等。消耗品采购这类物资不入库，而是直接领用消耗，且由于其价值较低，在财务上不计入成本，只计入费用，比如办公消耗品等。从采购的形式上划分：普通采购指通常的采购基本流程：请购→采购→收货→入库→结算→应付。借入转采购指将本来借入的物品不做归还，而是以购买的形式将其据为己有。供应商寄存采购指将供应商的物料放置在指定仓库内，在未使用消耗之前，其所有权仍然属于供应商。而只有当物料被领用和消耗后，这部分才能算作我方采购的部分，我方也将基于消耗掉的部分与供应商结算。购销协同指企业内部的成员单位之间进行买卖交易，为了方便业务处理，一方的销售行为自动关联协同另一方的采购，或一方的采购自动关联协同另一方的销售，故曰购销协同。直运销售采购指无需进行实物的收发，即完成购销业务。举例来说，我方为贸易公司，客户向我方订货，我方向供应商采购，让供应商直接将货物送达客户，无需在我方进行收货入库再出库等环节。结算时，由供应商、客户分别与我方结算，开具购销发票，进行资金的划转。项目式采购采购的物料专料专用，即每笔物料只能供该项目使用。从分工和管控角度划分：采购流程涉及多个环节，这些环节可能在同一公司中完成，也可能分配在不同公司协作完成。“跨公司”对应于本产品来说，主要体现为跨财务组织。比如单组织（同一财务组织）下采购行为的发生，由本公司收货、付款；跨组织采购后调拨、结算则触发内部交易结算，形成组织间的收付。单组织采购通常指发生在单体企业内的采购活动，其需求方、采购方、结算方等在同一业务单元名下。跨组织集中采购集中采购通常是出于规模优势和风险管控的角度出发，通过统一的采购组织将请购需求汇集起来，统一进行采购。在产品中表现为同一集团下的某些业务单元的物料需求由另外的业务单元进行采购。集中采购从管控模式上可以分为四类：集采集收集结：即组织A集中采购，组织A集中收货，集中结算；随后再与需求组织B、C交易；集采分收集结：即组织A集中采购，需求组织B、C分别收货，组织A集中与供应商结NC国际化推进部13算；集采分收分结：即组织A集中采购，需求组织B、C分别收货，组织B、C自行与供应商结算；集中合同控制：即同一份合同同时适用和控制多个业务单元的采购活动，比如合同规定采购总量为1000个，那么组织A、组织B、组织C的采购总量不可以超过1000。采购可能涉及的相关业务：相关流程期初处理期初处理就是在系统进行正常的业务前，对历史上一些无法用正常流程处理的旧活动做统一处理，以完成与后续业务的衔接和整体业务完整。与采购管理相关的期初处理主要是期初暂估、期初发票。采购寻源就是所确定要采购的物料的来源途径，比如采用什么样的采购形式、流程，从哪个供应商采购，什么价格等等。采购计划控制采购计划控制本质是预算控制，主要针对请购活动与采购活动，比如请购或采购的金额或数量不能超过采购计划的预设范围。采购计划是采购风险控制的一种方式。库存计划平衡在一定的库存范围内，对预计采购的物料进行需求与供应的平衡，对平衡后产生的净需求进行采购。合同采购采购合同作为采购活动的指导标准，可以为物料提供采购价格参照，可以控制采购订单的金额、数量、付款活动等，可以让合同对多个业务单元进行集中控制（即上述所提到的“合同集中控制”）。采购价格由于采购订单价格有很多参照来源，比如合同价、经买方确认的供应商报价、历史订单最低价格、最新订单价格、计划价等等。所以需要设立一个优先顺序规则来确定最终取什么价格，也可以理解为“寻价”。采购付款采购付款可以在签订合同后付款，也可以是根据采购订单进行付款。付款涉及到企业对资金的控制，所以可能涉及都对付款进行计划、申请、审批等程序控制。订单状态跟踪订单确认后，在到货入库前，可能需要对中途经过的各个环节进行跟踪，以确定订单的进程，或通过状态管理对订单进行严格的流程控制，在上一环节未确认的情况下不能进入下一环节。本产品中包含的状态环节包括：输出、对方确认、发货、装运、报关、出关、到货、入库。退货、退库退货分为三类：1）收货退货：指在到货环节发现异常就直接退货；2）质检退货：指在质检NC国际化推进部14环节发现质量异常可直接退货；3）在库退货：指对已经入库的物料进行退货，也称为退库。补货当目前的到货或入库数量未满足订单要求的预期数量，就要进行补货。到货质检对于某些企业，需要采购物料到货后进行质检后才确认如何处理，比如入库、退货、不合格品处理等等。质检通常涉及到报检、取样、检验、报告等环节，而且质检结果可以作为物料的采购价格或数量确定的计算要素，即产品中所说的优质优价。电子采购电子采购是一个企业与供应商互动的沟通平台，通过电子采购可以进行招标、询价等活动，可结合这个平台使得采购过程更加透明、可控。采购运输决定哪些采购订单需要安排运输，如何将采购与运输衔接，以及如何进行运输关闭。相关主题采购暂估、结算从供应商处采购的物料入库时，有如必要，可以对未确认结算金额的物料先暂估其存货成本和以及暂估对供应商的应付金额，待确认结算金额后，进行最终结算。暂估和结算都是为了获取核算成本，以备财务记账。区别在于，暂估是在买方没有收到发票但又必须在财务进行记账核算成本的情况下，临时估计的一个数值；结算则是通过发票与相应单据勾兑最终确认成本。发票传应付发票传应付是采购衔接财务的一个环节，其传递方式、控制方式是作为不同采购流程形式的一个子环节，在此主题中集中描述。订单关闭在订单最终关闭之前，其业务活动可能受到到货、入库、开票、付款、运输等这些环节是否关闭的影响。业务冻结业务冻结包含供应商冻结、订单冻结、发票冻结、付款冻结。赠品处理赠品与正常物料在暂估、结算、付款、补货等处理形式上有所区别。采购询价主要是简单介绍与采购业务相关的单据的询价方式。具体讲解通过《采购价格手册》。优质优价优质优价，就是根据所采购的物料的质量的优劣来决定是否调高、或调低给予供货商的价格，或者决定是否对于货物进行重量扣减等。优质优价常用于大宗物料的采购定价，比如矿砂、煤炭、农产品等等。在本手册中主要在原材料采购流程中进行结合描述。合理损耗合理损耗是指由于物料特性或其他合理原因，采购的实际入库数量小于订单数量，但仍然按NC国际化推进部15正常与供应商结算而自己承担损失的一种处理方法。付款管理主要从采购供应的管控角度讲解委托应付、资金托管。2.2场景展示读者在阅读此部分前，需要注意几点：1.建议读者按照顺序阅读而不是直接跳跃式阅读，因为前述部分的流程如单组织采购流程、跨组织集中采购、以及一些通用的设置在后面的场景流程中仅做参照提醒，而不做详细描述。这样的目的有二：一是避免过多的重复，二是可以突出不同的场景流程的关键部分。2.场景的归类方式是将物料类别、采购形式、分工与管控融合在一起描述的，请读者重点关注业务解决方案的理解，而不要纠缠于如何进行采购划分上。3.按物料属性进行业务场景切分，并不意味着此类物料只适用于此场景，比如质检环节未必只是针对原材料，备品备件采购也可以涉及质检环节；以单组织形式描述的业务场景也可以在多组织中发生，读者自行参照对应、举一反三即可。2.2.1基本采购流程2.2.1.1采购的基本流程首先，不论企业的采购流程简单还是复杂，它都是从最基本的流程演变出来的。我们先从最常见业务角度，看看采购的基本活动流程，如下图：NC国际化推进部16采购订单到货单采购入库单采购发票应付单请购单8需求方提出采购请求采购人员进行采购货物到达确认货物入库收到发票准备付款图2.2.1.2-1实际中，由于企业的采购模式不同、不同物料采购控制要求不同等，采购业务远不止如此简单。在基于以上的基本采购流程演变的过程中，区别主要体现于四方面：1、流程环节的多少。即那些工作环节是要做的，哪些是不做的。2、环节执行者的变化。即某个环节的事情是谁负责来做。3、约束条件的差异。即在满足什么条件下才允许做某些动作，以及做完后满足什么条件才允许走到下一个环节。4、处理方式的变化。即做某件事采用什么样的处理方式以达到什么样的结果效应。以下我们以从简到繁、循序渐进的方式体现以上四个要素在不同业务场景中的组合和变化。2.2.1.2单组织采购基本流程在图2.2.1.2的基本采购业务流程基础上，我们添加一些环节，形成一个较为完整的采购业务场景，如图2.2.1.3-1所示。I.业务描述基本的采购流程：请购→采购→收货→入库→结算→应付；依据采购订单进行付款活动安排；NC国际化推进部17采购付款与财务进行核销；II.业务流程订单付款采购订单到货单采购入库单采购发票采购结算单存货采购入库单应付单请购单付款单财务核销124356987图2.2.1.3-1III.主要功能清单领域产品模块功能节点供应链采购管理请购单采购订单到货单采购发票采购结算库存管理采购入库单财务会计存货核算存货采购入库单应付管理应付单NC国际化推进部18IV.产品解决方案1、请购单a)通过手工〖新增〗自制请购单。b)请购单表体物料行的【采购组织】要和表头【库存组织】属于同一业务单元。2、采购订单a)在『采购订单维护』节点，通过〖新增〗-〖请购单〗按钮，参照请购单生成采购订单。b)采购订单表体“到货信息”页签上的【需求库存组织】和【收货库存组织】一致，且所属财务组织与“采购政策”页签上的【结算财务组织】和【应付组织】一致。3、订单付款a)在采购订单维.
