构建幸福企业创新改变未来NC61产品手册采购计划用友软件股份有限公司用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来目录名词解释.2一、概述.3二、产品应用.52.1基本应用.52.1.1采购计划体系建立..52.1.2采购计划样表编制..92.1.3采购计划任务管理..192.1.4计划对业务的控制..252.1.5采购计划调整调剂..292.2相关主题.292.2.1采购计划发布..292.2.2计划预占及执行..31三、初始准备.33四、操作指南.33附录34附录1：接口说明..34用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来1导读此手册面向实施顾问以及企业关键用户，主要目的是为实施规划、解决方案制定和落实提供指导。手册主要围绕产品能够解决的主要业务场景展开，并以此为依托展现产品的关键应用功能，帮助用户建立业务需求与产品解决方案的匹配思路。本手册主要包括四大部分，第一部分是对产品及其价值的概要介绍；第二部分是对有关采购计划的主要业务场景、流程、以及对应的产品功能的介绍；第三部分是关于产品实现的初始准备设置；第四部分是关于产品的功能点的具体操作，此部分并不在手册中描述，具体请参见产品帮助。此外，为了便于用户对整体内容理解，手册中对一些关键的名词进行了解释，并在附录中列示了采购计划产品接口说明，以便用户查找对照。最后，结合本手册，用户可通过以下资料，针对性地深入了解特定板块的产品应用：1.《组织建模手册》。深入阐述了产品关键概念（如集团、组织、业务委托关系等）以及建模思路，是实施规划、蓝图设计的重要参考资料。2.《产品手册-全面预算》。采购计划的产品解决方案，乃至产品的功能形态都和全面预算一致，在阅读本书的同时，可以参考全面预算的产品手册。3.产品帮助。针对具体功能点的关键字段、按钮操作进行详细解释，并提供关键应用示例。4.《基础数据手册》。可对手册第三部分（即初始准备设置）中的有关基础数据的理解和应用进行更详细深入地了解。用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来2名词解释I.控制单据采购计划控制所针对的单据，目前支持的控制单据有：请购单、采购订单。控制单据在某个时点会形成对采购计划的预占，同时要检查是否超预算。预占的释放是在控制单据被关闭时。II.执行单据执行单据是相对控制单据而言，首先，执行单据必须是控制单据的后续单据，其次，控制单据可对应多个执行单据。在一定的时点，控制单据的预占数会释放，同时将执行单据的数量形成采购计划的执行数。如果控制单据为请购单，则对应的执行单据可以是采购订单、到货单、采购入库单、采购发票；如果控制单据为采购订单，则对应的执行单据可以是采购订单、到货单、采购入库单、采购发票。III.预占数采购计划被占用的数量，在请购单或采购订单审批后就会占用。占用数量在请购单或采购订单关闭时会被释放。IV.执行数采购计划的执行数量，反映的是采购计划的执行单据的执行情况，通常是在控制单据的某个动作触发预占数的释放、执行数的增加。V.计划占用金额采购计划被占用的金额，在请购单或采购订单审批后就会占用。占用金额在请购单或采购订单关闭时会被释放。VI.计划执行金额采购计划的执行金额，反映的是采购计划的执行单据的执行情况，通常是在控制单据的某个动作触发预占数的释放、执行数的增加。用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来3一、概述采购计划目的是通过制定计划来对后续的请购、采购业务进行控制，以及通过预算和实际执行的对比分析，合理控制采购成本和对将来的采购业务改进提供参照依据。采购计划产品的适用背景是MRO/ROP类物资、按项目运作类的物资或者日常运维物资采购预算控制，注意区别于针对正常生产用原材料的采购的计划，比如MRP计划等。采购计划产品支持按照采购计划体系，下级组织对采购计划填报、审批、批复，上级组织对下级计划汇总、修订、调整。支持采购计划按照指定的审批流流转，同时支持按照计划平台的工作流程进行多级批复。采购计划产品是搭建在计划平台产品上的，与计划平台产品有依赖关系。另外需要牢记的一点就是：采购计划是全面预算的一个分支，其应用方式与全面预算几乎完全一致。采购计划产品的功能架构如图1-01所示：用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来4数据准备企业建模平台采购计划体系维度管理采购计划建模应用模型表单设计（EXCEL）表单管理任务管理计划编制、发布、调整采购计划编制（EXCEL）采购计划审批采购计划发布采购计划调整采购计划调剂调整单管理分析查询采购计划查询采购计划版本查询计划分析业务规则控制方案控制规则图1-1用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来5二、产品应用采购计划是全面预算的分支之一，若系统性地理解相关概念，请参照《全面预算手册》。本手册侧重于告诉读者如何操作使用这个工具。读者在掌握基本操作的基础上，再进行扩展性的概念理解、功能应用，就会变得相对容易。首先，假设我们在日常工作中需要制定一个采购预算计划，对未来的请购、采购业务活动进行指导和控制，达到控制成本的目的。那么通常的情景是怎样的呢：1）上面发一张表格下来，让各机构或各部门进行填写和上报，并进行汇总；2）计划经过相关领导审批通过后，各机构部门在获得的预算额度内进行请购、采购等业务；超过预算计划的业务可能被禁止，或被有条件地控制。那么，我们需要面对的有五个主要问题：1、采购计划的参与者有哪些？他们之间是怎样的层级和汇总关系？2、表格是什么格式，怎么制作？3、谁将接到填报任务？需要填报哪些表格？4、采购计划怎样实现对业务的控制？5、万一计划需要变更怎么办？对于以上四个问题的解决，对应到产品实现（以及本手册编写结构）上就是：1、采购计划体系建立2、采购计划样表编制3、采购计划任务管理4、计划对业务的控制5、采购计划调整调剂这些是采购计划的基本应用部分，除此之外，还有一些相关主题，我们按此结构进行描述。2.1基本应用2.1.1采购计划体系建立I.采购计划体系采购计划体系是指具有编制采购计划职能的业务单元所组成的组织体系，但是在NC系统中不存在特定的采购计划组织，而是通过将业务单元引入采购计划体系，组成一棵具有确定上下级关系的组织树，这棵树我们成为采购计划体系。同时，在计划体系中的组织就成为采购计划组织。从应用场景来看，编制采购计划的主体会涉及：工厂或者物资消耗部门（系统中的库存组织）、库存组织下的部门、负责库存组织采购的采购组织，以及需要对多个采购组织做预算控制的相关部门，也可能是一个虚拟的组织。用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来6只有需要编制采购计划的主体，才会放到计划体系结构中来。主要考虑两种计划体系结构；1)单一组织计划体系，该计划体系中只有一个业务单元。该业务单元同时具有库存组织、采购组织的职能，自己制定采购计划，自己执行。2)多组织计划体系，该计划体系中包含多个业务单元、部门，可能有如下多种组织形式：单一采购组织+库存组织；图2.1.1-1单一采购组织+库存组织+部门；考虑部门非业务单元，可能会存在差异，单独列出；图2.1.1-2顶级组织+多个采购组织+库存组织+部门；顶级组织可以认为是从集团的角度对下属的多个采购组织做汇总计划的一个角色（职责）。采购组织部门1部门2部门..库存组织1库存组织2库存组织n采购组织1库存组织1库存组织2库存组织n用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来7图2.1.1-3II.业务示例新世纪纸业集团公司的组织架构如下：新世纪纸业集团无锡兴达工厂世纪纸业公司香港世纪纸业公司纸业销售公司致美纸业公司山东分公司安徽分公司上海分公司陕西分公司湖北分公司山西分公司商用纸事业部家用纸事业部国际贸易事业部无锡宏远仓储无锡宏远工厂后勤服务中心图2.1.1-4集团总公司准备对无锡宏远工厂、无锡兴达工厂的部分物料进行采购计划控制；其中无锡兴达工厂下设的一些部门偶尔可能也需要参与采购计划的填报，但要视情况而定（这是为了在示例中让读者区分“采购计划主体”和“具体任务接受者”的区别）；目前需要无锡宏远工厂、无锡兴达工厂分别制定2012年最后两个月的部分物料的采购计划；新世纪纸业集团只是做计划数据汇总。那么，我们构建一个采购计划体系，如下：采购组织1部门1部门2部门..库存组织1库存组织2库存组织n采购组织2虚拟组织用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来8新世纪纸业集团总公司无锡宏远工厂无锡兴达工厂运输部装备部图2.1.1-5III.功能清单IV.产品解决方案1.建立成员及属性路径：【企业建模平台】-【组织管理】-【业务单元】/【部门】建立业务单元以及部门（如图2.1-5），并将所有成员都勾选【预算】属性，这样才能被采购计划体系所参照引用到。同时，宏远加工厂、兴达加工厂组织属性需要勾选【采购】和【库存】。图2.1.1-62.建立采购计划体系路径：【企业建模平台】-【组织管理】-【采购计划体系】建立采购计划体系，引入业务单元“新世纪纸业集团公司、无锡宏远工厂、无锡兴达工厂”以及无锡兴达工厂的“装备部、运输部”，同时作为的计划汇总的结构，如图：领域产品模块功能节点企业建模平台组织管理业务单元企业建模平台组织管理部门企业建模平台组织管理采购计划体系用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来9图2.1.1-7图2.1.1-82.1.2采购计划样表编制I.业务描述采购计划样表确定的是采购计划的展现形式，哪些内容放在表头，哪些内容作为行、列维度等等。虽然采购计划主体都在一个计划体系内，但并不等于不同主体将来拿到的样表格式必须是一致的。比如，在一个采购计划体系内可以编制多种不同格式的样表，再根据情况分发给不同的主体进行填报，我们举两例：样表一：计划项目2012年11月12月采购数量采购金额采购数量采购金额电压表电流表用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来10机油润滑油样表二：计划部门及项目2012年12月采购金额装备部机油润滑油运输部机油润滑油II.业务示例我们以“样表一”为例，进行样表制作的展示；III.功能清单IV.产品解决方案1.确定计划维度及数值范围首先，在本例中，我们需要指定哪些物料可以参与采购计划编制。注意：如果不指定物料范围，那么在编制样表的时候，是参照不到物料的。路径：【开发平台】-【计划平台】-【模型设置】-【维度管理】，选择“物料”后点击〖控制范围范围〗-〖指定物料范围〗：领域产品模块功能节点开发平台计划平台维度管理开发平台计划平台应用模型供应链采购计划表单管理EXCEL客户端用于样表设计用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来11图2.1.2-1选择分类，并〖新增〗：图2.1.2-2找到准备做采购计划的物料，〖确定〗：用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来12图2.1.2-3然后点击按钮〖维度成员树〗，就可以看到物料已经显示出来了：图2.1.2-4我们再选中“指标”一项，基本档案选择[预算科目]，在“业务指标”下可以看到针对采购计划的两个指标：采购数量、采购金额。这是系统预置的。用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来13图2.1.2-52.建立应用模型有了维度来源以后，就相当于有了建筑材料。下一步就是对材料档案进行筛选，确定下一步设计样表所需要的组件。所谓模型，就是将来要制作的各种样表的材料，都是出自这个模型所设定的范围的。路径：【开发平台】-【计划平台】-【模型设置】-【应用模型】，〖新增〗一个应用模型，并在现有的维度基础上新增维度如[物料]、[部门]等，如下：图2.1.2-6然后赋予每个维度的【汇总结构】以对应内容，比如对于“主体”，我们选择刚刚在采购计划体系中建立的“维护用品采购计划体系”。就是说，应用这个模型的主体是这个采购计划体系。用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来14图2.1.2-7同样，在本例中，维度“计划期间”选择[年月]，如下：图2.1.2-8注意：在“一致性方案”页签里，我们可以引用一些规则，比如限制维度数值的取值范围等等，如将来制作样表，维度“计划期间”的取值仅限定在2012年11月、12月，而其他的是参照不出来的。这样应用模型就更加具有针对性和控制性。这些规则是通过【供应链】-【采购计划】-【业务规则】来设置的，在本例中我们不采用，仅做提示让读者了解其用途。具体的应用可以参照《全面预算手册》。3.表单设计模型设置好以后，就是利用模型来制作产品——表单设计了。这一步是通过EXCEL客户端来完成的。EXCEL客户端需要进行下载进行一些初始设置，这部分内容请参照“三、初始准备”部分，我们以下集中于应用。路径：选择“表单设计”页签，点击〖设计向导〗按钮，并选择我们刚刚设置好的应用模型：用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来15图2.1.2-9〖下一步〗后就是“选择任务参数维”，就是我们通常所说的“表头维”，右边的五个是预置的，也是不能被取消的。在本例中，我们不在表头增加其他维度，直接〖下一步〗。图2.1.2-10然后我们分别选择“行维度”和“列维度”：用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来16图2.1.2-11〖下一步〗后，表格出现了，如下。不过这仅仅是个默认的表格，我们需要对其调整以达到我们想要的格式。图2.1.2-12调整后如下图。具体操作方式可参照《全面预算手册》以及产品帮助。重点在于绿色的区域是维度，是不能随意删除的。用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来17图2.1.2-13然后，如法炮制，我们可以在另外一个页签如Sheet2从〖设计向导〗开始另外再制作一张样表，并为了后续方便识别，给两张样表页签进行重新命名，比如一个“宏远采购计划表”一个“兴达采购计划表”，如图：图2.1.2-14用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来18样表制作好了，那么接下来就是要样表提交上去以供使用。在提交前如果觉得不放心，那么可以先〖校验表单〗，如果显示“校验通过”，就可以〖提交表单〗了。图2.1.2-15给套表起一个名字：图2.1.2-16〖上传〗：图2.1.2-17上传完成：用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来19图2.1.2-184.表单管理样表制作完成，但可能会需要进行适度修改、分组等等，需要通过【供应链】-【采购计划】-【表单管理】来进行处理。本例中我们不关注这些，而是进行一个必须的动作〖发布〗。也就是说，样表是制作好了，但并不等于可以被随便用，而是要通过〖发布〗完成。图2.1.2-192.1.3采购计划任务管理I.业务描述采购计划任务主要解决以下几个问题：1）哪些机构将具体执行采购计划预算表单的填制；用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来202）任务中有哪些具体的规定和约束条件；3）采购计划任务的填报、提交、审批等。II.业务示例仍然接着上面所述例子继续。III.功能清单IV.产品解决方案首先，我们需要通过【供应链】-【采购计划】-【任务管理】建立一个任务，并指定此任务的【关联套表】为刚才我们所设置的套表，指定接收此任务的【组织体系】为此例中所设置的采购计划体系。图2.1.3-1在上图中，我们要注意到，并不是采购计划体系中的所有成员都一定要参与计划填报的！本例中仅选择纸业集团总公司、兴达工厂、宏远工厂为任务接收对象。下一步就是给选出的这两个对象分配要填写的表格，如下：领域产品模块功能节点供应链采购计划任务管理供应链采购计划EXCEL功能-计划编制供应链采购计划采购计划审批用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来21图2.1.3-2〖确认〗后得到：图2.1.3-3注意任务虽然分配了，但目前是处于[未启动]状态，同时可能还需要进行一些相关的补充，比如这个采购计划任务将来由哪些人来审批，我们可以赋予其审批流。用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来22图2.1.3-4对任务进行〖启动〗，本例中仅对兴达工厂、宏远工厂进行任务启动，如图：图2.1.3-5任务分配并启动后，那么下一步就是接收到任务的主体要完成任务，即完成采购计划的预算填报工作。我们假设是无锡宏远工厂的相关人员接到任务，打开【供应链】-【采购计划】-【EXCEL功能】-【计划编制】，打开EXCEL，选择“预算编制”页签，点击〖任务下载〗：图2.1.3-6我们可以看到刚才启动的两个任务。这里需要注意个问题，就是为何宏远工厂的人可以看到其他任务，用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来23而不是仅仅是看到属于自己的任务呢？在本例中，没有对角色权限进行相关控制，所以如此。在实际业务中，我们可以通过角色与组织的对应关系来解决这个问题。读者可参考《权限管理手册》，在此不需赘述。图2.1.3-7选择一个任务，〖确定〗后，就可以看到我们刚才编制的表格了：图2.1.3-8然后，填写表格，填好后〖提交数据〗：用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来24图2.1.3-9然后，〖提交审批〗：图2.1.3-10下一步就是各级相关人员对采购计划进行审批，若是在『任务管理』处加载了审批流，就走对应的审批流。本例略过，仅提示读者。路径【供应链】-【采购计划】-【采购计划审批】：用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来25图2.1.3-11图2.1.3-12同理，其他接收到任务的主体也按照以上步骤可完成采购计划填报。2.1.4计划对业务的控制I.业务描述采购计划填报完毕，那么我们就要考虑——采购计划如何对后续业务进行指导或控制？采购计划控制分为：1）刚性控制：即强行控制，超出预算不允许业务再继续；2）柔性控制：超出预算将给出提示信息，并提示是否走特批流程；3）预警型控制：超出预算给出提示信息，但仍然允许业务发生；用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来26II.业务示例接着上面的例子继续，以下仅简单演示“刚性控制”的效果。III.功能清单IV.产品解决方案这部分的详细应用介绍请参照《全面预算手册》，本手册主要示例给读者控制实现的基本方式和控制效果。路径【供应链】-【采购计划】-【控制规则】，选中我们之前定义的套表“维护品采购计划套表”，在打开的表单中选择一个单元格，此例中我们针对的目标是“12月对润滑油采购数量的控制”，选中单元格后点击〖新增控制规则〗，如图：图2.1.4-1【控制类型】有三种，此例中我们选择[刚性控制]：领域产品模块功能节点供应链采购计划控制规则供应链采购计划控制方案供应链采购管理采购订单用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来27图2.1.4-2简便起见，在本例中“控制数规则”页签中的“预占数”和“执行数”的【单据类型】都选择[采购订单]，【取值内容】选择[数量]。确定之后，发现该单元格变成了粉红色，代表设置成功。图2.1.4-3同理，其他单元格可以做类似的设置，或是几个单元格联合起来一起设置，具体应用参照《全面预算手册》。规则设置好后，并不等于此方案已经生效，而是要通过【供应链】-【采购计划】-【控制方案】进行启用。注意，启用可以在列表状态下同时启用所有，也可以进入〖切换〗状态后针对单元格进行控制规则的启用。启用后，我们发现单元格变成了绿色：用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来28图2.1.4-4图2.1.4-5控制方案设置成功后，下一步就是检验控制效果了。通过【供应链】-【采购管理】-【采购订单维护】新增一张订单，我们将物料润滑油的采购数量设置为10（在采购计划中设置的预算数量为6），在〖审批〗时，可以看到刚性控制的效果：图2.1.4-6用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来292.1.5采购计划调整调剂此部分可参照《全面预算手册》中“2.3预算调整”章节，此处不再赘述。2.2相关主题2.2.1采购计划发布I.业务描述计划发布是采购计划模块的重要功能之一，通过该节点，将批复生效的采购计划发布到电子商务模块；电子商务模块受理该发布，形成采购方案，即可按照采购方案做后续的采购业务。图2.2.1-1II.业务示例通过【供应链】-【采购计划】-【采购计划发布】中选中已经审批通过的采购计划：用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来30图2.2.1-2进入〖切换〗状态，点击〖发布电子商务〗图2.2.1-3注意：只有为电子采购的物料或物料分类才可以发布到EC，而不符合条件的计划行不可以发布到电子商务；否则就会出现以下的情况：用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来31图2.2.1-42.2.2计划预占及执行I.业务描述采购计划控制所针对的单据，目前支持的控制单据有：请购单、采购订单；如图：图2.2.2-1控制单据在审批时检查是否超预算，在审批通过时会形成对采购计划的预占；如果控制单据没有用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来32后续执行，则可以通过关闭操作释放对采购计划的预占。执行单据是相对控制单据而言，首先，执行单据必须是控制单据的后续单据，其次，控制单据可对应多个执行单据。执行单据关闭时，控制单据的预占数会释放，同时将执行单据的数量形成采购计划的执行数。执行单据可以是采购订单、到货单、库存采购入库单、采购发票；如图：图2.2.2-2用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来33三、初始准备动态组织建模业务单元部门采购计划体系安装预算Excel客户端图3-11、动态组织建模请参见本手册“2.1.1采购计划体系建立”；2、安装预算Excel客户端，才能进行本手册中EXCEL所实现的功能，如图：图3.2四、操作指南本手册具体详细操作应用，请登录NC系统参见相关产品帮助，或登录在线帮助网站（help.ufida.com）。用友软件股份有限公司构建幸福企业创新改变未来34附录附录1：接口说明采购计划产品与其他NC产品模块的接口关系如下图所示：采购计划电子商务发布采购管理控制执行计划平台建模附录1-11)与计划平台接口为采购计划编制提供必要的数据来源；2)与采购管理接口采购计划控制后续采购单据的执行，可通过查询采购计划了解采购单据的执行情况；采购单据对采购计划占用数、执行数的回写；3)与电子商务接口电子采购属性的物料或者物料分类的采购计划，可以发布到电子商务；发布到电子商务的采购计划，可以取消发布；用友软件股份有限公司
