版权用友集团未经用友集团的书面许可，本操作手册任何整体或部分的内容不得被复制、复印、翻译或缩减以用于任何目的。本操作手册的内容在未经通知的情形下可能会发生改变，敬请留意。请注意：本操作手册的内容并不代表用友软件所做的承诺。用友软件股份有限公司用友软件股份有限公司1目录版权.1第一章概述.41.1产品概述..41.2产品价值..5第二章应用场景.62.1员工直接报销.62.1.1业务描述.62.1.2业务流程.62.1.3功能清单.62.1.4产品解决方案.72.2员工借款报销..82.2.1业务描述.82.2.2业务流程.82.2.3功能清单.82.2.4产品解决方案.92.3供应商报销.112.3.1业务描述.112.3.2业务流程.122.3.3功能清单.122.3.4产品解决方案.122.4代理报销.122.4.1业务描述.122.4.2业务流程.132.4.3功能清单.132.4.4产品解决方案.142.5跨组织报销.152.5.1业务描述.152.5.2业务流程.162.5.3功能清单.162.5.4产品解决方案.162.6先申请再报销..192.6.1业务描述.192.6.2业务流程.202.6.3功能清单.202.6.4产品解决方案.212.7费用分摊与结转..272.7.1业务描述.272.7.2业务流程.282.7.3功能清单.292.7.4产品解决方案.29第三章初始准备.373.1参数.373.2用户关联人员..40用友软件股份有限公司23.3审批流设置.403.4交易类型管理..423.5报销类型和费用类设置.443.6常用单据设置..453.7报销标准设置..453.7.1报销标准设置.453.7.2单据模板设置报销标准.463.8借款控制设置..483.9费用预算控制..503.10期初单据.53附录.53附录1：费用管理查询报表..53附录2：跨组织生成凭证的配置及分析.54用友软件股份有限公司3导读此手册面向实施顾问以及企业关键用户，旨在为实施规划、解决方案制定和落实提供指导。手册围绕产品能够解决的主要业务场景展开，并以此为依托展现产品的关键应用功能，提供客户业务需求如何与产品功能相匹配的思路。本手册包括四大部分，第一部分是对产品及其价值的概要介绍；第二部分是对有关费用管理的主要业务场景、流程、以及对应的产品功能的介绍；第三部分介绍了费用管理启用前的初始准备设置；第四部分介绍网上报销产品的概述、应用场景和初始准备。此外，为了便于用户对整体内容加深理解，手册中对一些关键的名词进行了解释，并在附录进行了汇总，列示为费用管理与网上报销查询报表、跨组织生成凭证的配置及分析，以便用户查找对照。为突出重点，本手册定位于方案性说明，仅对产品操作中的重要控制点有所描述。若读者希望深入了解特定板块的产品应用，可结合本手册，查阅如下资料：1.《NCV6.33产品手册-组织管理》-----深入阐述了产品关键概念（如集团、组织、业务委托关系等）以及建模思路，是实施规划、蓝图设计的重要参考资料。2.产品帮助----针对具体功能点的关键字段、按钮操作进行详细解释，并提供关键应用示例。3.《NCV6.33产品手册-流程管理》-----提供关于交易类型、流程设计工具的应用指导。4.《NCV6.33产品手册-基础数据》-----可对手册第三部分（即初始准备设置）中的有关基础数据的理解和应用进行更详细深入地了解。用友软件股份有限公司4第一章概述1.1产品概述费用管理支持员工自助报销和授权代理报销，提供对借款、报销费用进行预算、资金计划的控制，提供借款余额、借款和费用明细、费用汇总查询，及借款账龄分析报表，从而强化费用报销管理、提高资金支付效率，降低运营和管理成本。通过提供共享服务模式的跨单位借款、跨单位报销，可满足集团级企业对资金集团管控、有效运用资金的需求。NCV6.33强化了对费用管理与核算方面的应用，增加了对费用申请、费用分摊与结转、待摊费用摊销等业务的支持，并提供更多的查询统计报告，体现在：可跨多个组织分摊费用（含事后结转）；支持待摊费用处理；提供“费用申请——借款——报销”的费用报销流程，对费用申请环节实现事前控制；在项目预算方面，报销单可受项目预算控制等。在费用管理中设有费用申请单及借款单、报销单的单据大类，预置了常用的借款报销单据类型及模板，业务人员可自主填报借款单、报销单，由管理人员及财务人员对借款、报销单据进行审核、冲销等后续操作。产品同时还支持共享服务模式的跨单位借款、跨单位报销。费用管理的解决方案如图1.1-1所示，每个企业可以根据自身情况，将费用管理和网上报销结合使用，或者单独使用费用管理模块。用友软件股份有限公司5费用管理解决方案财务后台业务前台费用申请借款原始票据影像报销借款控制报销标准项目预算财务审核确认费用预算资金计划支付分摊结转待摊月末结账费用查询/报表分析协同办公（nc-oa)费用管理资金管理本领域NC其他领域图1.1-1费用管理解决方案1.2产品价值1.帮助企业员工基于互联网进行费用报销，简化手工报销方式的繁琐程序2.规范报销流程，提高费用报销透明度3.凭证自动生成，减轻财务人员工作量4.网银实时支付，降低库存现金量及出纳人员工作量5.彻底解决报销排队情况6.报销人员可以实时查询报销情况及历史记录7.帮助集团中、高层管理人员了解各项费用支出情况，控制各项费用的规模8.通过事项审批和预算控制，完善报销过程管理，实现集团财务的事前控制。9.支持待摊费用和跨组织分摊，加强企业财务管理。用友软件股份有限公司6第二章应用场景2.1员工直接报销2.1.1业务描述由业务人员自己登陆NC系统或网上报销系统录入单据，完成报销业务的全过程。2.1.2业务流程员工直接报销流程出纳财务人员业务主管报销人YN审批填写报销单是否通过结算网上付款审批打印单据/粘贴原始单据2.1.3功能清单领域产品模块功能节点财务会计费用管理差旅费借款单差旅费报销单用友软件股份有限公司7单据管理资金管理现金管理结算网上付款2.1.4产品解决方案1.报销人填写差旅费报销单报销人登录NC系统，进入【财务会计】→【费用管理】→【单据录入】→【差旅费报销单】，新增报销单；2.上级业务经理审批报销单上级业务经理登录NC系统，可以在【消息中心】→【已收到消息】→【工作任务】中看到待审批的任务，可以双击该消息进入单据管理界面，还可以直接进入【财务会计】→【费用管理】→【单据管理】中审批该单据，审批人在单据管理节点可以查询、审批自己有权限审批的报销单据，还可以修改单据信息；同时，还可以联查审批情况；3.财务经理审核报销单财务经理登录NC系统，同样可以在【消息中心】→【已收到消息】→【工作任务】中看到待审批的任务，双击该消息进入单据管理界面可以修改单据单据，然后审批该单据；系统支持由财务人员在单据管理处进行批量冲销借款。支持按借款报销人进行批冲销，也支持按部门进行批冲销，如图2.1-1所示；图2.1-1批量冲借款4.出纳通过NC系统进行结算和网上支付以出纳的角色登录NC系统，进入【资金管理】→【现金管理】→【结算】，可以看到该单据的状态为“审批通过”，结算状态为“未结算”，出纳可以点击〖结算〗按钮进行结算，然后进入用友软件股份有限公司8【资金管理】→【现金管理】→【网上付款】，进行网上支付。2.2员工借款报销2.2.1业务描述费用管理支持在报销时进行冲借款操作，报销人在录入单据时，可以选择是否冲借款。借款单录入报销单录入冲借款借款单借款单审批报销>=借款？还款N冲借款2.2.2业务流程员工借款报销的业务流程与员工直接报销的业务流程相同。2.2.3功能清单领域产品模块功能节点财务会计费用管理差旅费借款单差旅费报销单还款单用友软件股份有限公司9单据管理资金管理现金管理结算网上支付2.2.4产品解决方案1.报销人填写报销单时，编辑状态下点击“冲借款”按钮，弹出冲借款处理界面，默认过滤出同币种条件下当前报销人所有已审批未两清的借款单；只支持同币种之间的冲销业务，不支持不同币种之间冲销业务。1)报销人可以一次冲销多张借款单，还可以对一张借款单通过多次冲销来进行核销，即支持一张借款单对应多张报销单的业务处理。例如图2.2-1所示，冲销了2张借款单，其中一张借款单只冲销了部分金额；图2.2-1报销充借款2)系统支持设置是否允许冲销其他人的借款，由组织级参数[ER6－是否允许冲销其他人的借款]控制，如图2.2-2所示，当该参数设置为“是”时，报销人可冲销自己有代理权限的本单位范围内的其他人的借款，否则报销人只能冲销自己的借款；用友软件股份有限公司10图2.2-2参数[ER6－是否允许冲销其他人的借款]3)可以设置是否必须冲借款，由组织级参数[ER7-是否必须冲借款]控制的，如图2.2-3所示，当该参数设置为“是”时，当报销人有借款未核销时，系统将提示有借款，如图2.2-4所示，要求必须进行冲借款。图2.2-3参数[ER7-是否必须冲借款]图2.2-4必须冲借款提示2.在冲报销单据的冲销明细页签可以查看冲销记录，如图2.2-5所示；用友软件股份有限公司11图2.2-5报销单的冲销明细页签同时在借款单据的冲销明细页签也可以查看冲销记录，如图2.2-6所示：图2.2-6借款单的冲销明细页签3.可以将全部报销金额用来冲销借款，也可以只将部分报销金额用来冲销借款，当报销单金额只冲销了一部分借款金额，就需要通过填写还款单将剩余借款还清。还款单是一种特殊的报销业务，填写还款单时其表体不可编辑，只能通过冲借款进行还款。一笔借款可以通过填写多张还款单完成还款。2.3供应商报销2.3.1业务描述个人报销时要实现对公支付的功能。用友软件股份有限公司122.3.2业务流程供应商报销的业务流程与员工直接报销的业务流程相同。2.3.3功能清单供应商报销的功能清单与员工直接报销的功能清单相同。2.3.4产品解决方案1.报销人填写报销单时，费用承担单位信息填写供应商字段，收款信息填写客商银行账户信息，如图2.3-1所示；注意：供应商字段信息和收款人字段信息不能同时录入；图2.3-1对公支付2.当各级人员审批后，出纳结算时，可以看到供应商的账户信息，如图2.3-2所示。图2.3-2供应商账户信息2.4代理报销2.4.1业务描述报销员工委托他人登陆NC系统录入借款报销单据，完成借款报销业务的全过程。费用管理支持助理代理报销和临时个人授权代理报销。针对领导和不具备全员报销条件的企业，支持通过授权代理设置助理，代理领导和员工进行报销单据录入。系统支持按角色进行助理设置，方便代理授权；同时提供代理部门、代理所有人员的便捷设置。针对个人临时授权，支持设置在特定的时间范围内，由其他人员代理自己进行具体交易类型的报销单用友软件股份有限公司13据录入。2.4.2业务流程代理报销流程助理出纳财务人员上级经理报销人YN网上付款结算是否通过审批打印单据/粘贴原始单据审批填写纸质借款单/报销单填写电子借款单/报销单2.4.3功能清单领域产品模块功能节点财务会计费用管理授权代理设置个人授权设置差旅费借款单差旅费报销单单据管理资金管理现金管理结算网上付款用友软件股份有限公司142.4.4产品解决方案代理借款/报销的审批流程与全员代理借款/报销的业务流程基本相同，只是流程的发起者，即借款单/报销单的填报人不是报销人本身，而是其所委托的代理人。系统支持2种代理设置方式：一种是通过【财务会计】->【报销设置】->【初始设置】->【授权代理设置】，用于管理员为业务员设置代替其录入业务单据的角色，并且支持跨业务单元之间的授权代理；一种通过【财务会计】->【报销设置】->【初始设置】->【个人授权设置-集团】，针对个人临时授权，支持设置在特定的时间范围内，由其他人员代理自己进行指定交易类型的报销单据录入。1.【授权代理设置】1)被代理人可以设置为具体的业务员；2)也可按照部门来设置，即代理人可以代理一个部门所有的业务员；3)如果对应的角色选中了“代理本部门”，则表明角色中的每个操作员都可以为自己所在部门的所有人代理录入单据，但这个“本部门”不包括其下级部门，即不能为部门的下级部门代理录入单据；4)还可以设置代理所有人，所有人指操作员所属单位的所有人员；步骤1：以管理员的身份登录NC，授权报销助理角色可以代理某几个业务员，还可以代理总裁室部门的业务员和本部门的业务员进行报销业务，如图2.4-1所示；图2.4-1授权代理设置步骤2：在员工直接报销模式下，报销人只能录入自己的借款/报销单据。在代理报销模式下，设置了用友软件股份有限公司15代理权限时，代理人可以录入自己的及其代理的业务员的借款/报销单据。即，当报销助理角色所对应的用户录入借款单时，“借款人”字段可以参照到自己和其代理的业务员；代理人录入报销单时，“报销人”字段也可以参照到自己和其代理的业务员。2.【个人授权设置】用于业务员为自己设置临时代其录入单据的其他用户，一般由业务员自己设置，下面举例说明。步骤1：以报销人身份授权代理人可以为其进行“差旅费报销单”的操作，如图2.4-2所示；图2.4-2个人授权设置步骤2：当代理人登录，进入差旅费报销单录入单据时，可以看到报销人一项除了能够选择自己，还可以选择被代理人，即报销人可以为自己和其被代理人进行差旅费报销的业务，如图2.4-3所示。图2.4-3差旅费报销单－报销人选择2.5跨组织报销2.5.1业务描述报销人单位与费用承担单位不同情况下的一种报销业务，如业务员在A单位报销，由A单位为其支付用友软件股份有限公司16报销款项，但费用却由另一分单位B来承担。同样，费用管理支持跨组织借款，与跨组织报销的应用相同。2.5.2业务流程报销单位费用承担单位上级管理者承担单位管理者财务人员出纳报销人填写报销单/借款单审批是否通过审批审批结算是打印单据/贴原始单据是跨组织报销流程网上付款报销单位费用承担单位上级管理者承担单位管理者财务人员出纳报销人填写报销单/借款单审批是否通过审批审批结算是打印单据/贴原始单据是跨组织报销流程网上付款2.5.3功能清单领域产品模块功能节点财务会计费用管理差旅费借款单差旅费报销单单据管理应收管理应收单管理应付管理应付单管理资金管理现金管理结算网上支付2.5.4产品解决方案1.报销人填写差旅费报销单，注意其费用支付单位和报销单位不同，如图2.5-1所示；用友软件股份有限公司17图2.5-1跨组织报销单2.上级业务经理审批报销单；3.费用承担单位的负责人审批报销单；4.财务人员审核报销单；5.如果需要生成应收应付单，需将费用管理的参数[ER2-是否生成往来单据]设置为“是”，如图2.5-2所示：图2.5-2参数[ER2-是否生成往来单据]则报销单生效后系统会自动生成支付单位和报销单位间应收应付单，点击〖联查-联查往来单〗可查询到报销单位的应付单、支付单位的应收单，若会计平台预置好了责任凭证模板，还可联查到费用承担单位的责任凭证。如图2.5-3所示；用友软件股份有限公司18图2.5-3应收单管理同时报销单位的财务人员进入【财务会计】→【应付管理】→【应付日常业务】→【应付单管理】，可以看到该报销单推式生成的应付单，如图2.5-4所示；用友软件股份有限公司19图2.5-4应付单管理6.如果需要生成凭证，需将费用管理的参数[ER2-是否生成往来单据]设置为“否”；（注意：是否生成凭证是由会计平台的平台设置来设置是否生成的。）7.出纳通过NC系统进行结算和网上支付；2.6先申请再报销2.6.1业务描述 企业为达到费用事前控制的目的，要求在办理某些业务（如出差、营销活动）报销之前需先申请才能办理； 企业在年初只是做了一个大概的全面预算，在具体业务培训时，需每次申请明细的费用额度； 企业做的全面预算或费用预算中未包括的费用，需要另行申请。用友软件股份有限公司202.6.2业务流程费用申请单流程费用会计业务主管领导费用承担部门负责人部门经理申请人填写申请审批费用申请单本部门承担费用审批N审批Y审批报销业务单据费用控制规则设置图2.6.2-01费用申请单流程2.6.3功能清单下表所列为完成费用申请主业务流程所涉及的功能节点，相关的初始准备设置（如审批流、报销标准、组织架构及人员角色权限等）不含在内，可参见第3章初始准备的内容。领域产品模块功能节点企业绩效管理全面预算预算编制-预算编制预算监控-控制方案财务会计费用管理初始设置-费用申请控制规则设置费用申请单费用申请单管理差旅费借款单/会议费借款单差旅费报销单/差旅费报销单/交通费报销单/通讯费报销单/礼品费报销单/招待费报销单/会议费报销单单据管理资金管理现金管理初始设置-期初余额用友软件股份有限公司212.6.4产品解决方案系统的解决方案思路： 为保证报销流程的正常使用，审批流程、代理权限、借款控制规则、合计平台设置等应提前设置好（本场景方案中不单独说明）； 申请人在借款/报销前先填写费用申请，经各级审批后生效； 若费用承担跨部门，须由费用承担部门负责人先确认后再传递至下一环节审批； 经最终审批生效的费用申请单可供控制规则所指定的借款单/报销单调用，并控制费用； 报销单引用了费用申请金额将回写费用申请单，费用申请单耗尽余额或到期后关闭，需重新进行费用申请； 费用申请单可单独控制业务类单据，也可受预算约束后控制业务单据。解决方案步骤：1.设定费用控制规则：【财务会计】→【费用管理】→【初始设置】→【费用申请控制规则设置】节点中，按财务组织定义控制规则，确定费用申请单的控制维度和控制对象: 控制维度：指可控制的维度层面组合，不为空：可设置包括申请部门、费用承担部门、费用申请单明细项（包含成本中心、收支项目、项目、项目任务、客户、供应商、自定义项等），控制维度的成员取值于建模中的业务单元、部门、基础数据等节点中的已设置对象；可以按费用申请单交易类型设置控制规则，每个费用申请单交易类型只能设置一个控制规则；费用申请单、借款单、报销单默认维度对照关系如下表：费用申请单借款单报销单申请部门（表头）费用承担部门（表头）费用承担部门（表头）费用承担部门（表头）费用承担部门（表头）费用承担部门（表头）成本中心（表体）成本中心（表头）成本中心（表头）收支项目（表体）收支项目（表体）收支项目（表体）项目（表体）项目（表体）项目（表体）项目任务（表体）项目任务（表体）项目任务（表体）费用申请单若关联了报销业务单据，则必须关闭该申请单后才能新增控制维度。费用申请单控制借款单、报销单时，调用的是费用申请单主组织的控制规则。用友软件股份有限公司22设有多个控制维度时，可设置各控制维度间是否可调剂，调剂规则为：勾选了“可调剂”时，则该控制维度不作严格控制，即当第一条金额有余额时，该余额可调剂给下一条，当第一条金额不足时，也可调剂使用下一条的金额，直至最后一条可用余额不够时，才严格控制不予通过；不勾选“可调剂”时，则按对应的控制维度严格控制；当费用申请单在表头中勾选了“可调剂”，则费用申请单所控制的业务单据金额超出申请金额时，可按控制维度中设置为可调制的维度进行调剂；当费用申请单在表头中未勾选“可调剂”，则费用申请单控制的单据金额超出申请金额时，无论控制维度中是否设置有可调剂的维度，都不能在当前费用申请单的控制维度之间进行调剂；费用申请单表头的“可调剂”字段在默认模板中设置为不显示，默认为勾选状态，实际业务中有严格控制要求时，可在实施中调整该模板的显示及取值。 控制对象：可控制对象包括借款单和各类报销单，支持到交易类型。图2.6.4-01费用申请控制规则定义2.填制、审批费用申请单：【财务会计】→【费用管理】→【费用申请】→【费用申请单录入】→【费用申请单】\【费用申请单管理】节点中，按财务组织新增费用申请单，经提交、审批(【费用申请单管理】节点)等环节后使之生效： 费用申请单的执行数和余额：已生效的费用申请单被报销单调用时，由报销单回写执行数，系统自动计算出当前申请单的余额。 费用申请单提供关闭功能：当报销单执行完成自动关闭（余额为0）时自动关闭，报销单反生效则自动重启费用申请单；余额不为0且未到期时，可由用户手工执行〖关闭〗，关闭后不再提供给借款单或报销单进行参照；用友软件股份有限公司23有执行的单据未生效时，费用申请单可关闭，执行单据在生效时系统提示“费用申请单XXX已关闭”；已关闭的费用申请单，执行的单据不可反生效，由系统提示“费用申请单XXX已经关闭”后返回。超期自动关闭：系统日期等于原填写的自动关闭日期时，自动关闭已审批通过的整张费用申请单；到期自动关闭时，关闭人取“系统用户”。 费用申请单可受预算控制（具体实现方式可参见《NCV6.33产品手册-全面预算》），若受预算控制，则：生效时回写预算执行数，关闭时释放所占用且未执行的预算；关闭后可重启，重启检查预算情况，预算有余额则重新占用预算，无预算余额则不能重启。费用申请单关联了预算时可执行〖联查-联查预算〗查看预算的占用、执行情况。 费用申请单若被报销单引用，则可点击〖联查-联查单据〗查阅当前申请单的后续执行情况，追溯到具体的报销单。 费用申请单支持审批流配置，可按审批流规范进行〖提交-提交/收回〗、〖审批-审批/取消审批〗等操作，使费用申请单通过审批生效。图2.6.4-02费用申请单3.填制、审批借款单/报销单：【财务会计】→【费用管理】→【单据录入】→【会议费借款单】或【财务会计】→【费用管理】→【单据录入】→【单据管理】节点中，参照费用申请单新增报销单，例如会议费借款单或会议费报销单： 新增受费用控制规则约束的借款单或报销单时，可参照选择到已生效的费用申请单，在所选费用申请单的可用金额范围内,形成借款单或报销单，如图2.6.4-03、图2.6.4-04所示。用友软件股份有限公司24图2.6.4-03参照费用申请单形成借款单-1图2.6.4-03参照费用申请单形成借款单-2新增借款单/报销单时，可参照的费用控制单需满足如下条件：只能对照本组织的申请单；业务单据类型在费用控制单所对应控制规则的控制对象内；查询出的是报销人自己部门的费用申请单；对应财务组织的费用控制单已生效、余额大于0且未关闭。用友软件股份有限公司25参照费用申请单生成的借款单/报销单，不能修改表头、表体中受费用控制规则中所指定的控制维度的项目；参照费用申请单生成的借款单/报销单，遵照如下规则：携带费用申请单号进行关联，此时报销单和费用申请单均可通过〖联查-联查单据〗来查询到对应的上下游单据；受费用申请单控制，单据审批时检查报销单的金额不能超出所选费用申请单的可用余额，否则系统提示“单据金额超过申请的费用余额，请修改金额或重新申请”，如图2.6.4-04所示；图2.6.4-04引用费用申请单的业务单据不得超出费用申请单余额根据【建模平台】→【基础数据】→【参数】→【业务参数设置-组织】节点中参数“ER11费用申请单控制环节”的取值，将执行情况回写到费用申请单冲抵余额，如图2.6.4-05--2.6.4-08所示为报销单保存即回写的数据示例；用友软件股份有限公司26图2.6.4-05费用申请单控制环节参数配置图2.6.4-06费用申请单联查单据图2.6.4-07费用申请单联查报销单用友软件股份有限公司27图2.6.4-08费用申请单联查报销单注意：为方便结算支付，借款/报销单在提交审批前必须选定单位账户或个人账户，且该账户应通过期初复核。2.7费用分摊与结转2.7.1业务描述 费用管理涉及的费用分摊与结转业务常见于：多部门为同一任务出差，回来后由某一部门发起的出差费用报销，应分摊到出差的各部门，由各部门负责人会签完成审批，各部门按应承担的费用进行预算控制；总部统一支付的费用（如办公楼租金、物业管理费、坐席费、交易卫星通讯费等），需按各使用部门（或单位）占用面积进行计算和分摊；集中支付模式下，总部为分支机构垫付费用后，，需要摊销到各考核机构；采购部门统一采购，各业务部门按需进行领用模式下，需定期按各部门领用情况将低值易耗品的费用核算到各业务部门。 从具体业务实现过程要求来看，费用的分摊与结转可分为分摊与待摊：分摊：需多个部门分摊费用的业务报销单据（如物业管理费、水电费、低值易耗品、代垫费用等），由某个部门统一的业务员统一报销，各部门负责人同时确认，各部门分别进行预算控制，.
