用友ERP-NC管理软件用户手册（报销管理）NC应用系列丛书目录第1章系统概述.11.1应用目标..11.2主要功能..11.2.1初始设置.11.2.2期初单据.11.2.3单据处理.11.2.4单据录入.11.2.5账表查询.11.3与其他产品接口..1第2章应用流程.32.1报销管理的应用流程图..32.2流程图说明..4第3章应用准备.53.1公司参数..53.2交易类型设置..73.3自定义项..83.4流程配置..83.5会计平台..93.6人员信息..93.7单据模板..93.8单据号管理..10第4章操作说明.114.1初始设置..114.1.1常用单据设置.114.1.2借款控制设置.124.1.3授权代理设置.144.1.4交易类型设置.154.1.5个人授权设置.174.2期初单据..184.3单据处理..194.3.1单据管理.19II目录4.3.2单据查询.214.4单据录入.234.4.1差旅费借款单.234.4.2会议费借款单.254.4.3差旅费报销单.274.4.4交通费用报销单.294.4.5通讯费用报销单.304.4.6礼品费用报销单.324.4.7招待费用报销单.344.4.8会议费报销单.364.4.9还款单.384.5账表查询.404.5.1借款查询-借款人..404.5.2借款明细账.424.5.3借款余额表.434.5.4费用明细账.444.5.5费用汇总表.45第5章网上报销..475.1PORTAL登录.475.2报销单据.485.2.1差旅费报销.485.2.2通讯费报销.505.2.3招待费报销.525.2.4礼品费报销.545.2.5会议费报销.555.3借款单据..575.3.1差旅费借款单.575.3.2会议费借款单.595.4单据报表..615.4.1费用汇总表..615.5还款单据.62第1章系统概述1.1应用目标NC报销管理系统是NC财务会计中非常重要的一个部分，支持跨组织报销和员工自助报销以及授权代理报销；支持在借款、报销环节同时受预算、事项审批单控制或者仅在报销环节受预算、事项审批单控制两种预算管理场景下的借款、报销处理。网上报销支持Portal应用，支持通过Portal录入、审批单据及查询，从而实现全员网上报销。在报销管理系统中增设了借款单、报销单的单据大类，并预制了五个常用的借款报销单据类型及模版，业务人员可增加借款单和报销单，支持管理人员、财务人员对借款、报销单据进行审核、冲销等后续操作，同时支持共享服务模式的跨单位借款、跨单位报销。1.2主要功能报销管理系统主要提供了初始设置、期初余额、单据处理、单据录入、账表查询、的功能。1.2.1初始设置启用用报销管理模块时，需要初始化的设置,以更好地使用报销管理,如:交易类型设置、常用单据设置、借款控制设置等。1.2.2期初单据期初单据指用户正式使用报销管理时进行的初始化工作。通过本功能录入各种借款的期初数据。1.2.3单据处理常用的业务处理工作，包括单据管理和单据查询两部分。1.2.4单据录入与报销管理相关的单据在此录入，主要由借款单、报销单、还款单组成。1.2.5账表查询账表可以按借款人来查询借款情况，以及借款的明细汇总和费用的明细及汇总情况。1.3与其他产品接口与UAP平台的接口报销管理与UAP平台、应收管理、应付管理、现金管理和预算管理集成应用。2第一章系统概述在UAP平台中通过对审批流的设置，可实现跨单位、同一单位的上级对下级或主管部门对被管理部门在借款和报销过程中的金额审批控制。在自定义项引用中增加网上报销单据“借款单/报销单”的引用设置。在会计平台中对借款单、报销单生成凭证做相关设置。与预算管理的接口与预算管理接口可控制费用承担公司的借款单和报销单。在借款和报销的业务处理中，与预算管理中费用预算、费用预算控制方案、费用预算执行的联动，来达到企业对借款和报销的控制目的。与应收管理、应付管理的接口如果费用承担公司与借款公司或者报销付款公司不同，可以生成相关的往来单据。与现金管理平台的接口借款单、报销单可以对应生成相关的结算信息。与资金计划的接口借款单、报销单可以维护费用承担公司的资金计划。报销单根据结算信息的金额确定减少或增加计划项目的执行数。休息一会儿…休息一会儿…第2章应用流程应用流程2.1报销管理的应用流程图2.1报销管理的应用流程图图2.1-14第二章应用流程2.2流程图说明1.在启用报销管理产品前需要进行基础设置，设置包括：参数设置，设置使用产品时需要的各项参数。授权代理人，为业务员设置录入单据的代理人。借款控制设置，可按照未报销余额、未报销笔数、未报销期限等条件对部门或员工借款进行控制。2.交易类型设置交易类型由集团集中管理，集团增加交易类型后分配给有此业务的相应公司；公司分配到交易类型后，可以修改交易类型的简称和其他的属性。通过“发布为web节点”可以发布到web报销下。3.期初单据在此录入启用系统前未处理的单据，期初单据保存后即为已生效状态。4.日常业务日常的借款、报销、单据管理和查询业务。5.审核、签字根据审批流的设置，单据由主管和财务人员进行审核和批准。6.冲借款对未两清的单据根据借款人来冲销单据。7.结算业务借款、报销的结算信息登记现金管理平台的资金帐。休息一会儿…第3章应用准备应用准备应用报销管理产品之前，需要在客户化做相应的设置准备。除安装报销管理产品、启用模块、分配权限外，还包括如下重要设置：公司参数、基本档案、流程配置、会计平台、权限管理、单据号管理等。应用报销管理产品之前，需要在客户化做相应的设置准备。除安装报销管理产品、启用模块、分配权限外，还包括如下重要设置：公司参数、基本档案、流程配置、会计平台、权限管理、单据号管理等。3.1公司参数3.1公司参数报销管理参数设置如图3.1-1所示：报销管理参数设置如图3.1-1所示：图3.1-1（1）审批流起点人参数编码：ER1参数名称：审批流起点人参数值类型及编辑方法：逻辑型参数，单击下拉选择，包括：录入人、借款\报销人参数用途：集团级参数，用来确定录入人与报销人不同时审批流的起点人。录入人：当选择“录入人”时，取录入人为制单人的审批流。借款\报销人：当选择“借款\报销人”时，借款单取借款人（借款人对应的操作员）为审批流的制单人；报销单取报销人（报销人对应的操作员）为审批流的制单人（2）是否生成往来单据参数编码：ER2参数名称：是否生成往来单据参数值类型及编辑方法：逻辑型参数，单击下拉选择参数用途：选择是：当报销公司与费用承担公司不在同一公司时，则生成一张报销公司的应收单和费用承担公司的一张应付单6第三章应用准备选择否：不生成往来单据（3）事项审批控制方案参数编码：ER3参数名称：事项审批控制方案参数值类型及编辑方法：逻辑型参数，单击下拉选择参数用途：公司级参数，用来确定事项审批控制的环节，可选项包括报销和借款+报销报销：当事项审批控制方案选择报销单时，则在报销单调事项审批接口时，送报销单的报销金额为控制数据借款+报销：当事项审批控制方案既选择了借款+报销时，在报销单调事项审批接口时，送报销单的报销金额为控制数据，并且报销单冲借款时需要回冲事项审批余额，回冲金额为冲借款金额。（4）财务核报容差范围参数编码：ER4参数名称：财务核报容差范围参数值类型及编辑方法：数值型参数，手工录入参数用途：公司级参数，用于设置报销单上报销金额与核准金额的最大允许差额。（5）还款期限参数编码：ER5参数名称：还款期限参数值类型及编辑方法：：数值型参数，手工录入参数用途：公司级参数，用于设置借款单的还款期限设置后，录入借款单，会根据该参数的参数值自动算出最迟还款日，用于借款控制以及还款预警。（6）事项审批余额维护动作环节参数编码：FICOMMON01参数名称：事项审批余额维护动作环节参数值类型及编辑方法：：数值型参数，手工录入参数用途：公司级参数，系统初始默认为审核或签字确认。该参数对引用事项审批单的单据有效，指引用事项审批单的单据是在保存动作环节还是在审核或签字确认动作环节维护事项审批单余额和进行事项审批相应控制。（7）计划或预算控制单据环节参数编码：FICOMMON03第三章应用准备7参数名称：计划或预算控制单据环节参数值类型及编辑方法：：数值型参数，手工录入参数用途：公系统初始默认为审核或签字确认。该参数对事项审批单、应收单、应付单、收款单、付款单、收款结算单、付款结算单、划账结算单、预提单、报销单等单据有效，即上述所有单据大类的单据是在保存动作环节还是在审核或签字确认动作环节提供预算执行数和进行预算相应控制。该参数同时设置了受资金计划控制的单据预占额度的环节。（8）单据列表每页显示记录数参数编码：FICOMMON02参数名称：单据列表每页显示记录数参数值类型及编辑方法：数值型参数，手工录入参数用途：设置单据查询时列表每一页显示的记录数，系统默认为20，期初单据、单据管理、单据复制、单据确认、单据查询、结算处理等节点列表界面分页显示查询结果，每页显示的记录数根据参数设置的值显示。3.2交易类型设置报销管理系统应用涉及的交易类型有主借款单和主报销单，在集团中管理。在此也可将交易类型发布成独立的节点，在发布的节点中，可以对此交易类型的单据进行录入、修改、删除等操作。通过“发布为web节点”可以发布到web报销下。图3.2-1系统预制了三个借款单交易类型，分别为借款单、差旅费借款单及会议费借款单；预制了八个报销单交易类型，分别为报销单、差旅费报销单、会议费用报销单、招待费用报销单、交通费用报销单、礼品费用报销单、通讯费用报销单以及还款单，8第三章应用准备其中还款单是一种特殊的报销单，仅用于全额还款，即没有发生费用的还款，预制的交易类型均据其业务预制了相应的单据模板。交易类型由集团集中管理，集团增加交易类型后分配给有此业务的相应公司；公司分配到交易类型后，可以修改交易类型的简称和其他的属性。3.3自定义项在客户化的自定义项中定义需要引用报销管理的单据表头和表体项目。图3.3-1具体操作过程见客户化手册描述。3.4流程配置审批流设置增加借款单、报销单及其子类的审批流设置。支持审批流函数“借款、报销公司是否等于费用承担公司”、“借款、报销部门是否等于费用承担部门”。图3.4-1具体操作过程见客户化手册描述。第三章应用准备93.5会计平台会计平台中进行借款单、报销单生成凭证的相关设置，报销管理可以跨公司生成单据。根据入账规则设置和凭证模板定义设置生成哪一个公司的账簿的凭证。图3.5-1具体操作过程见客户化手册描述。3.6人员信息人员档案中需要设置个人银行卡户、“默认报销卡”、“默认工资卡”等，以便进行报销与工资支付的处理，人员档案与操作员档案可以联动，可以有自动默认的角色，不需在权限管理中对所有员工进行权限设置。图3.6-1具体操作过程见会计平台手册描述。3.7单据模板单据模板分为系统模板、集团模板、公司模板。系统模板为系统预置模板；集团模板为用户在集团增加的模板，需要以集团身份登录操作；公司模板为用户在公司增加的模板，需要以公司身份登录操作。系统为报销管理预置的模板有：借款单、报10第三章应用准备销单、还款单、差旅费借款单、会议费借款单、差旅费报销单、会议费报销单、交通费报销单、通讯费报销单、礼品费报销单、招待费报销单、还款单等。图3.7-1具体操作过程见客户化手册描述。3.8单据号管理在单据号管理中做指定流水号、设置单据号范围等操作。图3.8-1具体操作过程见客户化手册描述。休息一会儿…第4章操作说明操作说明4.1初始设置4.1初始设置在启用报销管理模块时，需要初始化一些设置,例如:交易类型设置、常用单据设置、借款控制设置等。在启用报销管理模块时，需要初始化一些设置,例如:交易类型设置、常用单据设置、借款控制设置等。4.1.1常用单据设置4.1.1常用单据设置功能描述：以集团身份登录，用于增加和设置集团内常用单据，主要用于单据上业务信息的设置，一个交易类型可设置一个常用单据。功能描述：以集团身份登录，用于增加和设置集团内常用单据，主要用于单据上业务信息的设置，一个交易类型可设置一个常用单据。操作步骤操作步骤1、增加单据设置，登录集团账在主菜单中点击【财务会计】－【报销管理】－【初始设置】－【常用单据设置】，系统弹出设置界面，点击〖查询〗，根据查询条件过滤出相应交易类型的单据或点表头的〖卡片显示〗按钮，系统切换到卡片设置界面，点〖增加〗，系统显示如下界面，、输入相应的项目信息后点〖保存〗按钮。1、增加单据设置，登录集团账在主菜单中点击【财务会计】－【报销管理】－【初始设置】－【常用单据设置】，系统弹出设置界面，点击〖查询〗，根据查询条件过滤出相应交易类型的单据或点表头的〖卡片显示〗按钮，系统切换到卡片设置界面，点〖增加〗，系统显示如下界面，、输入相应的项目信息后点〖保存〗按钮。图4.1.1-12、修改时，点击〖修改〗按钮，界面的相关输入项目被激活，输入需要修改的部分后点〖保存〗按钮来完成当前的修改操作。3、点击〖列表显示〗和〖卡片显示〗分别执行在列表和卡片状态的切换。功能按钮说明 增加：点击〖增加〗按钮，用来增加一条借款控制方案。 修改：点击〖修改〗按钮，借款控制设置界面中设置信息部分切换为可编辑状态，可以修改当前控制要素的相关设置信息点〖保存〗来完成当前的修改操作。12第四章操作说明 保存：点击〖保存〗按钮，保存当前操作。 取消：点击〖取消〗按钮，放弃当前操作。 刷新：用来刷新当前页面。 列表显示：用来进行与卡片显示状态的界面切换。 卡片显示：用来进行与列表显示的界面切换。 增行：用来增加表体行。 删行：用来删除表体行。表体项目说明 交易类型名称：为用户所指定交易类型名称，直接输入，不可为空。 单据编号：为系统默认或用户自定义模板的编号。 单据日期：默认当前登录日期，可修改。 摘要：可参照选择，也可直接输入。 币种：参照选择即可，可默认取当前公司的本位币。4.1.2借款控制设置功能描述：为了实现对公司内部部门或业务员借款进行控制的而提供的控制方式、控制内容的设置功能，对单据类型设置节点已选中“是否借款报销”选项的付款单且往来对象为部门或业务员的单据在保存、审核或签字确认生效时有效。操作步骤1.在主菜单中单击【财务会计】－【报销管理】－【基础设置】－【借款控制设置】，系统弹出“借款控制设置”窗口。在表头的功能按钮中点击〖增加〗，系统显示出增加控制方案的界面，如图4.1.2-1所示：图4.1.3-1第四章操作说明132.在设置要素界面中输入或参照选择相关控制项和控制方式等，然后点〖保存〗来保存当前的设置。功能按钮说明 增加：点击〖增加〗按钮，用来增加一条借款控制方案。 修改：点击〖修改〗按钮，借款控制设置界面中设置信息部分切换为可编辑状态，可以修改当前控制要素的相关设置信息点〖保存〗来完成当前的修改操作。 保存：点击〖保存〗按钮，保存当前操作。 取消：点击〖取消〗按钮，放弃当前操作。 刷新：用来刷新当前页面。 列表显示：用来进行与卡片显示状态的界面切换。 卡片显示：用来进行与列表显示的界面切换。项目说明 控制类型：提供两个选项，控制、提示，任选其中一种。 控制：选择此控制要素，如单据超过设置的限额则不能保存或审核单据。 提示：选“提示”时，单据超过设置的限额，单据能保存或审核，但在给出提示信息。 控制对象：提供三个选项，借款部门、借款人、承担部门，任选其一。 控制方式：提供四个可选项，“允许借款总额”、“允许借款单张数”、“允许最长借款天数”、“控制到期未报销”，用户可选其中任意项或几项。 允许借款总额-元：按当前单据上的“对象”计算“受控单据类型”的所有单据余额是否超过方案中所设置的值，如果超过，则根据受控制方式来判断是不允许保存单据还是给出提示。 允许借款数-张：按当前单据上的“对象”计算“受控单据类型”的所有未结清单据是否超过方案中所设置的值，如果超过，则根据受控制方式来判断是不允许保存单据还是给出提示。 允许借款数-天：按当前单据上的“对象”计算“受控单据类型”的最长未结天数（单据余额不为0的单据的日期与当前日期比较）是否超过方案中所设置的值，如果超过，则根据受控制方式来判断是不允许保存单据还是给出提示。 到期未报销：按当前单据上的“对象”计算“受控单据类型”的最迟还款日是否超过，如果超过，则根据受控制方式来判断是不允许保存单据还是给出提示。 币种，可参照选择，为空表示控制所有币种。 交易类型：可选择控制的具体的交易类型。 结算方式：可选择控制的具体的结算方式。14第四章操作说明注意事项 如果控制方案选中了“按本位币进行控制”，则按单据的本位余额进行控制，否则按单据的原币余额进行控制。2.此方案要么对部门的借款进行控制，要么对业务员借款的控制，不能同时支持对两者的控制。4.1.3授权代理设置功能描述：在此节点为业务员设置代其录入单据的角色。操作步骤1.在主菜单中单击【财务会计】－【报销管理】－【基础设置】－【授权代理人设置】，系统弹出“授权代理人设置”窗口。4.1.4-12.当前登录操作员有权限的角色树形菜单显示，选中需要设置的角色其关联的人员在表体右侧显示，点〖修改〗即可增加或修改被代理人，修改完成后点〖保存〗来完成当前的授权代理设置。3.通过〖增行〗〖删行〗来增加和删除一条设置。功能按钮说明 修改：点击修改按钮，修改角色可以代理服务的业务员。 增行：在编辑状态可处理。 删行：在编辑状态可处理。 取消：在编辑状态可处理，取消当前编辑操作。 保存：保存当前操作。项目说明 业务员：支持跨公司显示业务员，业务员参照支持批选择。 公司：默认显示业务员所在的公司，不可编辑。第四章操作说明15 业务员属性：业务员属性的被代理对象可多选，部门属性可跨公司选择。4.1.4交易类型设置功能描述：用户可在此修改、分配交易类型，指定交易类型的一些属性，如交易类型的使用系统、是否自动签字确认、是否交易表头字段和表体字段之间联动，是否需要进行CA身份认证、是否需要根据录入人自动转换成业务员等。操作步骤1.登录集团账，在主菜单中单击【财务会计】－【报销管理】－【基础设置】－【交易类型设置】，系统弹出“交易类型设置”窗口。如图4.1.2-1所示：图4.1.2-12.修改时，在交易类型设置界面中，在左侧单据类型树中选择一种单据大类，点击〖修改〗按钮，右侧单据类型卡片界面切换为可编辑状态，设置相关信息后，点击〖保存〗按钮，即可完成当前交易类型的修改。3.分配时，点击〖分配〗按钮，系统弹出交易类型分配界面，可分配的单据类型树形菜单显示，在分配页签下参照选择目标单位并根据业务需要把单据类型通过〖》〗形按钮放置到希望分配的区域内点〖分配〗按钮，如已经分配或不符合分配条件系统会自动提示报错信息。4.取消分配时，点击〖分配〗按钮，系统弹出交易类型分配界面，可分配的单据类型树形菜单显示，在分取消配页签下参照选择目标单位并根据业务需要把要取消分配的单据类型通过〖》〗形按钮放置到希望取消分配的区域内，点〖取消分配〗按钮，如已经被取消或不符合取消分配条件的操作系统会自动提示报错信息。16第四章操作说明图4.1.2-2功能按钮说明 分配：可将集团增加的交易类型分配到相应的公司,可以同时对多个公司进行分配。 刷新：点击〖刷新〗按钮，刷新所有单据类型的信息。 取消：点击〖取消〗按钮，即可将正在编辑交易类型放弃保存。 修改：点击〖修改〗按钮，可修改光标所在的某个交易类型的内容。 保存：点击〖保存〗按钮，即可将正在编辑的交易类型保存。项目说明 编码：指催款用语的编码，手工录入即可，可以录入数字或字母。 交易类型名称：为用户所指定交易类型名称，直接输入，不可为空。 交易类型编码：为系统默认或用户自定义模板的编号。 交易类型简称：指用户所指定交易对应的交易类型的简称，直接输入。 默认币种：指用户交易类型的默认币种，参照选择即可，可以为空，为空系统在进行单据处理时默认取当前公司的本位币。 是否签字确认：指单据审核后还需经过相关人员（如出纳）签字才能生效，若选中此项，则此类单据审核后需进行签字确认方生效并生成平台凭证和进行后续处理，否则不需勾选此项。 备注：录入对交易类型的描述信息。第四章操作说明17 自动合并结算信息：收付款单据分业务信息页签和结算信息页签，当选中此项的时，当业务信息交易对象、收付款银行账号、币种相同时，自动合并成一行结算信息。 是否联动：复选框，默认不选，建议选择。 是否CA身份认证：：付款单、付款结算单、划账结算单可处理此项，已选中此选项的交易类型，在单据确认、单据增加、单据修改、复制、签字确认、单据复制、网上转账、合并支付等网上付款操作等操作时，要求基于CA证书进行身份认证，认证用户有效时才能进行相应操作。 封存：复选框，默认不选。已封存的交易类型，不能处理，可以查询。系统预置交易类型不能封存。注意事项1.交易类型只能在集团账套内增加，然后在集团账套内将交易类型分配到相应的公司账套。2.交易类型在公司帐套内只能查看，修改、删除，不能新增。3.交易类型分配给各公司后，如果需要修改交易类型，需要取消分配，然后再修改，最后再分配，则修改内容对分配的公司才有效，如果分配后没有取消分配，直接修改集团的此交易类型，则此种修改只能修改后的分配公司有效，对之前分配的公司无效。4.交易类型的各选项设置如-是否签字确认-的修改只对重新打开处理节点后的处理有效,对于之前打开的节点处理不起作用,所以请修改这些选项时确认无人处理业务的情况下进行。5.对交易的操作要进行身份认证时，除交易类型选项“是否CA身份认证”要选中外，还需将需要进行身份认证的操作员[登陆论证方式]设置为“CA认证”方可（在客户化—权限管理-用户管理中对操作员密码使用方式进行设置）。6.交易类型选项“是否签字确认”、“是否联动“等选项修改应在单据录入、单据管理、签字确认节点已全部关闭的情况下进行，否则在修改前打开的节点的处理不会随选项的修改而启效。如交易管理节点已打开，此时修改付款单交易类型选项“是否签字确认”由未选中修改为已选中，然后再回到原来打开的交易管理节点录入付款单，付款单保存审核后交易立即生效了，不能再进行签字确认。只有在选项修改后打开的交易管理节点录入的付款单，交易保存审核后，交易仍未生效，还需进行签字确认处理。4.1.5个人授权设置功能描述：业务员设置临时代理其录入其借款、报销单据的用户，可设置多个代理人，可设置代理录入单据的日期区间范围，、交易类型。设置后，代理人可以在设置的日期范围为业务员录入借款单、报销单，可录入的交易类型根据设置而定。操作步骤1.在主菜单中单击【财务会计】－【报销管理】－【基础设置】－【个人授权设置】，系统弹出“个人授权设置”窗口。如图所示：18第四章操作说明图4.1.5-12.在个人授权设置界面中，点击〖修改〗按钮，修改相应操作员等要素值，然后点击〖保存〗按钮，保存当前修改；或者点击〖取消〗按钮，放弃当前操作。功能按钮说明 刷新：点击〖刷新〗按钮，可以重新显示最新的内容。 添加用户：点击〖增加用户〗按钮，可增加代理人。 删除用户：点击〖删除用户〗按钮，可删除代理人。 保存：点击〖保存〗按钮，即可将正在编辑的交易类型保存。 取消：点击〖取消〗按钮，即可将正在编辑交易类型放弃保存。4.2期初单据功能描述：期初单据功能节点，处理报销管理系统启用前未核销完成的借款单,通过本功能录入各种借款的期初数据。操作步骤1.在主菜单中单击【财务会计】－【报销管理】－【期初单据】，系统弹出“期初单据”窗口。2.在显示界面中点击〖卡片显示〗按钮，系统切换到单据录入状态。如图所示：图4.2-1第四章操作说明193.点击〖交易类型〗，在弹出的参照界面中选择一种交易类型，点击〖增加〗按钮，在界面显示的栏目中录入相关项目后点击〖保存〗。4.查询时，在期初余额界面中点击〖查询〗，输入查询数据的条件，然后点击条件界面中的〖确定〗即可。查询条件说明 交易类型：通过参照选择需要查询的某个交易类型，为空时默认全部。 币种：通过参照选择某个具体币种，为空时默认全部。 部门：通过参照参照选择部门档案目录中的具体部门，为空时默认全部。 借款报销人：通过下拉框参照选择人员档案目录中的具体.
