总账使用手册。目录第1章系统介绍..1前言.11.1基本核算功能..11.2辅助管理功能..2第2章总账与其他产品的关系..3第3章应用指南..43.1操作流程..43.1.1新用户操作流程..43.1.2老用户操作流程..53.2应用解决方案..63.3权限设置.6第4章初始设置..114.1选项..114.1.1凭证页签..114.1.2账簿页签..124.1.3会计日历..134.1.4其它页签..144.2科目备查资料.144.2.1备查项目档案..154.2.2备查科目设置..154.3权限设置.17第5章日常业务操作..195.1会计制单.195.2出纳签字.235.3主管签字..245.4审核凭证..255.5科目汇总.275.6摘要汇总.285.7记账.29第6章会计日常业务..326.1会计凭证处理..326.1.1作废凭证..326.1.2清除作废凭证..326.1.3查询凭证辅助信息..336.1.4制作红字冲销凭证..336.1.5打印凭证..336.1.6汇总打印凭证..346.1.7按凭证引入、引出凭证数据..356.1.8查询凭证..356.2会计制单技巧.356.2.1常用摘要.356.2.2常用凭证.366.3会计账簿管理.386.3.1总账查询..386.3.2余额表..396.3.3明细账..406.3.4多栏账..416.3.5综合多栏账..426.3.6我的账簿..446.3.7账簿打印..456.4个人往来管理..466.4.1个人往来余额表..466.4.2个人往来清理..476.4.3个人往来催款单..486.4.4个人往来账龄分析..486.5部门辅助管理..506.5.1部门总账..506.5.2部门明细账..506.5.3部门收支分析..516.6项目核算管理..526.6.1项目总账..536.6.2项目明细账..556.7项目统计分析..556.8客户/供应商往来管理.576.8.1余额查询..576.8.2明细账查询..576.8.3客户往来两清..586.8.4客户催款单..586.8.5账龄分析..60第7章出纳日常业务..617.1查询现金日记账..617.2查询银行日记账..637.3查询资金日报..637.4日记账打印..637.5支票登记簿..647.6银行对账..657.6.1银行对账业务流程..657.6.2录入银行对账期初..657.6.3录入银行对账单..667.6.4银行对账..677.6.5余额调节表查询..687.6.6查询对账勾对情况..697.6.7核销已达账..707.6.8长期未达账审计..717.7银行对账单引入..71第8章期末业务处理..778.1转账定义..778.1.1自动转账设置..778.1.2对应转账设置..788.1.3销售成本结转设置..798.1.4汇兑损益结转设置..808.1.5期间损益结转设置..808.1.6售价(计划价)销售成本结转..818.2转账生成..828.3对账..838.4结账..84第1章前言《总账使用手册》针对不同的工作特性将产品分职能岗位内容进行描述，会计主管或系统管理员应仔细阅读《系统管理使用手册》和本手册全部内容；会计人员必读的是第4、5、6、8章，出纳人员必读的是第5、7章。1.1基本核算功能1、凭证管理 通过严密的制单控制保证制单的正确性。提供资金及往来赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。 可随时调用常用凭证、常用摘要，自动生成红字冲销凭证，助您更加快速准确地录入凭证。 增加凭证及科目的自定义项定义及录入，提高凭证录入内容的自由度。 可完成凭证审核及记账，并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表。 凭证填制权限可控制到科目，凭证审核权限可控制到操作员。 标准凭证格式的引入和引出，可完成不同机器中总账系统凭证的传递。引入：按规定格式引入其他系统或其他机器上的总账系统中的凭证；引出：按规定格式引出总账系统中的凭证；复制：按规定格式将相同版本账套中的凭证复制到其它账套中。2、标准账表 可随时提供总账、余额表；序时账、明细账、多栏账、日记账、日报表等多种标准账表，并可查询包含未记账凭证的最新数据，同时能够查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。 提供“我的账簿”功能为您保存常用的查询条件，加快查询速度。 任意设置多栏栏目，能够实现各种输出格式。自由定义各栏目的输出方式与内容，能够满足不同层次的管理需要。 提供总账 明细账 凭证 原始单据相互联查、溯源功能。 明细账的查询权限可以控制到科目。 灵活的打印输出：提供栏目打印宽度、账页每页打印行数等参数的设置，以及明细账可按总账科目打印账本的功能。各类正式账簿提供套打功能。3、出纳管理 提供出纳签字功能，加强出纳凭证的管理。 提供银行对账单引入、录入、查询功能。 为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。完成银行日记账、现金日记账，提供银行对账功能，随时查询银行余额调节表。4、外币核算 用户可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额。 可由用户选用直接标价法和间接标价法折算本位币。 月末可自动调整汇兑损益。5、月末处理 自动完成月末分摊、计提、转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。 可进行试算平衡、对账、结账等工作。 灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。11.2辅助管理功能1、个人借款管理 主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。 提供个人借款明细账,催款单,余额表,账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。2、部门核算 主要为了考核部门费用收支情况，及时控制各部门费用的支出，为部门考核提供依据。 提供各级部门总账、明细账的查询功能，进行部门收支分析。3、项目管理 用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队,合同,订单等等。 提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。4、往来管理 主要进行客户和供应商往来款项的发生，清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。 提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。2第2章总账系统属于财务管理系统的一部分，而财务系统与其它系统成并行关系。账务系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。如图2-1：应收系统应付系统总账系统工资管理系统结算中心固定资产系统成本管理系统UFO报表系统管理驾驶舱财务分析系统凭证财务数据传递项目管理系统网上银行报账中心凭证预算凭证凭证图2-1 与应收、应付款管理系统、固定资产系统、工资管理系统、成本管理系统、结算中心、网上银行、报账中心和项目管理系统关系：接收其他系统生成的凭证。 与UFO报表系统、管理驾驶舱系统、财务分析系统的关系：提供财务数据生成财务报表及其他财务分析表。 财务分析系统向总账系统提供预算数，对总账系统中填制凭证进行预算控制。3第3章3.1操作流程3.1.1新用户操作流程第一次使用总账时，操作流程如图3-1：图3-14步骤说明1、安装总账系统：请参阅《系统管理手册》。2、增加新账套：设置账套参数，请参阅《系统管理手册》。3、进入总账系统：系统安装完毕后，即可启动账务系统。启动方法可参阅《系统管理手册》的‘安装、启动和退出’部分。4、从第4步建立会计科目开始到第8步设置凭证类别（即图中虚线所括部分），是对账套进行的初始设置，您应该根据本企业的特点进行相应的设置。5、当您的会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等已录入完毕，您就可以进行会计制单、出纳管理、主管审核、记账、转账、结账等操作。从第9步到第12步是您每月进行的日常业务。6、从第13步到第15步是您月末需进行的工作，包括月末转账、对账、结账，以及对会计档案进行备份等。3.1.2老用户操作流程第二年使用账务时，使用次序如图3-2：图3-2第二年使用时一般可参考以上流程图，但也应视本单位实际情况,比如有些单位上年的账还未结完,但又要继续录入新年的凭证,这时,也可先做第2、3、4、5、8步，填制新年度的凭证，但不能记账，等上年度的账结完后,再做第6、7步，然后继续制单或记账。第2-6步详见《系统管理使用手册》。53.2应用解决方案不同的企业规模、不同的业务类型、不同的行业特色会产生不同的企业经营模式，针对不同的情况选用适合自身条件的应用解决方案，不仅可以提供企业经营收益，而且对企业未来的发展壮大起到决定性的推动作用。对于业务较小的小型企业对于实际业务较简单，数据量较小的小型企业，只使用总账系统，按照制单──审核──记账──查账──结账的业务流程进行即可。对于业务较复杂的企业如果企业核算业务较复杂，建议使用本系统提供的各种辅助核算进行管理，如：个人往来借款的管理，部门管理，项目管理、客户（供应商）往来管理。对于往来业务较多的企业如果企业的往来业务较频繁，则会有较多的往来客户、供应商，同时又希望系统提供开票等业务。建议使用应收、应付系统管理客户、供应商的往来业务。对于机构设置较复杂的企业如果企业机构设置较复杂，则应使用部门核算管理，多级部门的设置将更方便的管理企业各部门的收入和支出。3.3权限设置U8.50版系统设置了新的集中权限管理系统，分二步：1、在系统管理中设置功能权限：在使用总账系统前要先在系统管理中设置相应的操作员权限，详见总账权限控制表和账表权限控制表。2、在基础设置中统一设置数据权限、金额权限或在总账系统中进行数据权限、金额权限分配。详见《系统管理使用手册》第9章数据权限。总账权限控制表权限类型权限名称功能点详细描述期初余额录入期初余额期初余额查询备查科目设置科目备查资料查询科目备查资料维护科目备查资料科目备查资料选项查询选项选项设置账簿清理填制凭证联查辅助明细现金流量录入凭证处理凭证整理出纳签字主管签字审核凭证查询凭证凭证打印凭证设置6查询专项明细科目汇总详细信息摘要汇总表记账恢复记账前状态常用凭证凭证复制现金日记账银行日记账资金日报现金日记账簿打印日记账账簿打印银行日记账簿打印支票登记簿期初录入银行对账单录入银行账勾对余额调节表查询查询勾对情况核销银行账出纳银行对账长期未达账审计自动转账定义对应转账定义销售成本结转定义售价（计划价）销售成本结转定义汇兑损益结转定义期间损益结转定义执行汇兑损益结转转账设置执行期间损益结转执行自动转账执行对应结转执行销售成本结转转账生成执行售价（计划价）销售成本结转对账期末结账7账表权限控制表账表类型账表名称功能点详细描述总账余额表明细账查询明细账月份综合明细账查询辅助明细查询序时账多栏账设置多栏账查询综合多栏账设置综合多栏账查询日记账科目账日报表客户科目余额表客户余额表客户三栏余额表客户部门余额表客户项目余额表客户业务员余额表客户分类余额表客户往来余额表客户地区分类余额表客户科目明细账客户明细账客户三栏明细账客户部门明细账客户项目明细账客户业务员明细账客户分类明细账客户地区分类明细账客户往来明细账客户多栏明细账客户往来两清客户往来催款单客户往来辅助账客户往来账龄分析供应商科目余额表供应商余额表供应商三栏余额表供应商部门余额表供应商项目余额表供应商业务员余额表供应商分类余额表供应商往来余额表供应商地区分类余额表供应商科目明细账供应商明细账供应商三栏明细账供应商往来辅助账供应商往来明细账供应商部门明细账8供应商项目明细账供应商业务员明细账供应商分类余额表供应商地区分类明细账供应商多栏明细账供应商往来两清供应商往来催款单供应商往来账龄分析个人科目余额表个人部门余额表个人余额表个人往来余额表个人三栏式余额表个人科目明细账个人部门明细账个人明细账个人三栏式明细账个人往来明细账个人多栏式明细账个人往来清理个人往来催款单个人往来账个人往来账龄分析部门科目总账部门总账部门总账部门三栏总账部门科目明细账部门明细账部门三栏式明细账部门明细账部门多栏式明细账部门辅助账部门收支分析表项目科目总账项目总账项目三栏式明细账项目分类总账项目总账项目部门总账项目科目明细账项目明细账项目三栏式明细账项目部门明细账项目分类明细账项目多栏式明细账项目分类多栏式明细账项目统计分析在建工程项目开支项目明细账项目资产明细账财务WEB辅助明细账财务WEB账簿查询财务WEB辅助余额表账簿打印科目账簿打印总账项目辅助账9余额表明细账多栏账日记账个人明细账部门明细账部门多栏账项目明细账项目多栏账客户往来明细账客户往来多栏账供应商往来明细账辅助账打印供应商往来多栏账现金流量明细表现金流量表现金流量统计表10第4章在开始使用总账系统前，应先进行初始设置，包括会计科目、外币设置、期初余额、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、自定义项等，这些设置的具体操作详见《系统管理使用手册》。下面描述总账系统的基础设置：4.1选项系统在建立新账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符，可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。单击系统主菜单【设置】下的【选项】，屏幕显示如图4-1，点击-凭证-、-账簿-、-会计日历-、-其它-页签，即可进行账簿选项的修改。图4-14.1.1凭证页签选择“凭证”页签显示如图4-1。制单控制1、制单序时控制：选择此项+“系统编号”，制单时凭证编号必须按日期顺序排列，10月25日编至25号凭证，10月26日只能开始编制26号凭证，即制单序时。如有特殊需要可将其改为不按序时制单。2、支票控制：若选择此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果录入支票号在支票登记薄中已存，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。3、赤字控制：若选择了此项，在制单时，当“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时，系统将予以提示。114、允许修改、作废他人填制的凭证：若选择了此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，否则不能修改。5、制单权限控制到科目：要在系统管理的-功能权限-设置中设置科目权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。6、制单权限控制到凭证类别：要在系统管理的-功能权限-设置中设置科目权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，只显示此操作员有权限的凭证类别。同时在凭证类别参照中按人员的权限过滤出有权限的凭证类别。7、操作员进行金额权限控制：选择此项，可以对不同级别的人员进行金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。8、超出预算允许保存：选择“预算控制”选项后此项才起作用，从财务分析系统取预算数，如果制单输入分录时超过预算也可以保存超预算分录，否则不予保存。9、可以使用应收受控科目：若科目为应收款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。10、可以使用应付受控科目：若科目为应付款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应付系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。11、可以使用存货受控科目：若科目为存货核算系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许存货核算系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。外币核算如果您的企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。-固定汇率-即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。-浮动汇率-即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。凭证控制1、打印凭证页脚姓名：在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。2、权限设置：如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，则应选择“凭证审核控制到操作员”；若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择“出纳.
