HRPGV6.53人力资本-人员信息管理产品手册人员信息管理3.1整体业务概述3.1.1业务内容人员信息管理是对医院员工的相关信息进行管理的一个模块，通过这个模块的建立，可以详细掌握员工的各项基本信息，梳理医院的人力资源基础规范。3.1.2医院管理困惑医院期望通过人力资源信息化手段，解决人员信息管理的如下问题：1、全集团信息不共享首先是数据来源的问题。员工信息既来自于财务部门的统计，又来自于人力资源部门的汇总，多部门的联合数据输入导致部分员工信息的缺填、漏填或者重复，严重影响了医院人才数据库的完整性与科学性。第二还存在着格式不统一的问题，比如有些部门的数据通过纸张来表述，有的使用电子表格，还有的采取其它格式，没有形成统一的标准，这给统计专员的工作带来了很大的挑战。同时各部门之间的数据不能共享，导致医院内部形成信息孤岛，医院很难快速得到相应的报表。2、数据难以统计分析信息在统计过程中口径不齐，例如有些部门将临时工的信息加入系统，但有些却没有，因而在人数的盘点上容易出现偏差。员工信息的信息字段设置也很随意，这种不规范的操作使得医院在统计数据时异常困难。3、人员结构不够清晰想要统计各年龄段、学历等人员分布，特别当领导急需具有某种技能或能力的人才时，人事专员只能通过翻阅纸质档案来查询，即耗时又耗力。4、报表的工作量很大作为一个集团性医院或大型三甲医院，医院内部需要统计人事信息报表，同时还有很多强格式报表，各种各样的报表统计压力很大。5、没有记录员工历史数据，难以追逆人事历史信息有些医院，员工基数很大，流动性也很强，医院无法掌握全部人员信息，甚至是目前在职的员工信息都没有全部的统计信息。3.1.3目标价值通过人员信息管理系统，实现如下几个目标：1、人员信息采用集中式管理，可以统一数据类型规范及填写规范，实现医院内、集团间信息的规范、共享，为业务管理提供信息基础；关键人才管理，是医院战略人力资本管理核心之一；3、对人员进行分类管理，不同分类的人员，可以拥有不同的信息规范，便于医院有所为有所不为；4、通过系统审批，优化医院人力资源流程，传递人事制度，带来效率提升，降低成本；5、信息输出，好比电脑的硬盘，支持员工信息的查询，人事报表输出，帮助医院及时掌握人员结构、人员变动情况，帮助医院优化资源、防范风险。3.2入职3.2.1业务描述员工通过不同招聘途径经过面试考核各环节，确认到岗后，即开始办理入职；员工的相关信息首先进行登记采集，再经过入职审批或确认，成为医院的员工；完成员工的入职业务后，需要通知继续进行该人员的合同签订以及薪资的定薪。医院学生由于经由科教科管理，即所有规培、研究生、实习生等在院入职人员均从学生入职登记录入口登记。人员入职业务入口统一：员工入职可以分为新员工入职、系统内离职人员再入职（下称再聘）、系统内离退休人员返聘（下称返聘）等情况。人员入职可以按人员类别设置不同的入职业务类型，不同的业务类型可配置不同的审批流程。返聘再聘的人员入职登记：当输入人员姓名与身份证号后，系统自动带出已有的信息情况，在此基础上修改保存完成人员入职登记。业务流程图如下：3.2.2系统操作步骤入职业务涉及到如下节点：领域产品模块功能节点人力资本人员信息管理入职登记入职申请入职审批薪酬管理定调薪申请人员合同管理合同签订第一步：入职登记用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【入职管理】→【入职登记】功能节点，将入职人员的记录登记入系统，以新入职人员“谷徳升”为例，如下图所示：录入历史任职记录最新工作记录保存后，最新工作记录，自动同步生成最新任职记录。用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【入职管理】→【入职登记】功能节点，将入职人员的记录登记入系统，以新入职人员“谷徳升”为例，如下图所示：录入历史任职记录学生入职登记用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【入职管理】→【学生入职登记】功能节点，将属于学生范畴的人员记录入系统，以新入职学生人员为例，如下图：第二步：人员转档在【入职登记】节点，对于完成入职登记的人员后，可直接转入人员档案（不需要进行入职申请），成为该医院的员工。在此节点中是否显示【转入人员档案】功能按钮，根据参数“人员信息转入人员档案方式”确定。注意：成功转档后的人员，不再在入职登记中显示。在【入职登记】节点，对于完成入职登记的学生人员后，点击【转入学生员工信息】按钮可直接转入学生人员档案（不需要进行入职申请），成为该医院的员工。如下图：第三步：入职申请（直接入职转档模式，忽略此步骤）需医院要求员工必须进行单据审批，才能进行入职，则对于入职登记的未转档人员，需提交入职申请。在【人力资本】→【人员信息管理】→【入职管理】→【入职登记】节点，对于完成入职登记的人员后，可直接生成入职申请。选择人员，点击【生成入职申请】功能按钮，确定申请人员及业务流程后，生成该人员的入职申请单，并直接打开【人力资本】→【人员信息管理】→【入职管理】→【入职申请】节点。在【人力资本】→【人员信息管理】→【入职管理】→【入职申请】节点，直接选择入职登记人员进行入职申请。如果需按照业务流进行单据推送，则需选择“业务流程”；如果需按审批流审批当前单据，则需选择“流程类型”。填写完成的入职申请单据，需进行提交。提交后，按组织设置的入职单据审批方式，进行处理。联查审批情况第四步：入职审批（直接入职转档模式，忽略此步骤）【建模平台】→【基础数据】→【参数设置】中，可设置入职单据的审批方式，支持三种审批方式：提交即通过：申请单据提交后，不需要HR专员在进行审批操作，单据状态直接处理为已审批。直批：申请单据提交后，具有入职审批权限的用户，都可以查看并处理该单据。审批流：申请单据提交后，按该张单据对应的审批流程进行处理，则当前需要进行审批的用户，打开该节点可以查看并处理其需要审批的单据。以“审批流”方式为例：根据定义的工作流，下级审批人为“人力资源科长”，科长用户登陆门户中，可在消息中心中看到一条待处理的工作任务。科长用户进入【人员信息管理】→【入职管理】→【入职审批】节点，进行单据审批。审批过程中，可进行“审批通过、审批不通过、驳回”等操作。对于审批通过的单据，按单据中的生效日期，系统自动执行该业务单据。第五步：定调薪在入职单据审批通过并执行后，如该张单据选择了对应的业务流程，则在【薪酬管理】→【定调资管理】→【定调资申请】功能节点，可以查看到一张未提交定调资申请单该申请单名称来源于上游单据号，如下图：打开单据，显示完成入职申请审批的“谷徳升”的具体定调资内容，系统自动推送的单据对于薪酬业务来说是不完整，需要薪酬专员进行内容补充。注意：与业务流成功推送薪资单据的相关条件，请参考“薪酬管理”的“定薪、调薪”中的描述。第六步：合同签订在入职单据审批通过并执行后，如该张单据选择了对应的业务流程，则合同用户在【人员合同管理】→【劳动合同管理】→【合同签订】功能节点，可以查看到入职人员的一条未生效的劳动合同，如下图：双击打开“谷徳升”的未生效劳动合同信息，显示具体信息。系统自动推送的单据对于合同签订业务来说是不完整，需要合同专员进行内容补充。第七步：协议签订（劳务派遣协议、保密协议）新入职员工在完成合同签订的同时，还可能需要签订医院要求的例如劳务派遣协议、保密协议等协议。合同用户在【人员合同管理】→【协议管理】→【协议签订】功能节点中，按人员的到职日期等信息查询当前需进行协议签订的员工，进行业务处理。3.3员工信息维护3.3.1业务描述员工信息发生变化时，人事专员需要实时进行更新维护。医院中进行人员管理时，通常会按照不同的维度，对人员进行归类，区别管理，常见的如按医技人员、护理人员、关键人员、职能后勤人员、学生人员等划分人员类别，不同类别的人员其人事信息结构不同人力资源管理的业务范围、流程也可能不同。3.3.2系统操作步骤员工信息维护涉及到如下节点：领域产品模块功能节点人力资本人员信息管理人员信息维护HR自助人事管理我的档案第一步：人事专员维护员工信息用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【员工信息维护】功能节点，查看维护员工的基本信息及人员子集，如下图所示：（1）修改选择某一员工，点击【修改】进入卡片编辑界面，对于业务子集（表头标红的子集）是不允许手工维护的，如下图所示：（2）生成自助用户在浏览状态下人员卡片或人员列表界面，选择一个或多个员工，点击【生成自助用户】，选择该用户对应的用户组，确定后生成相应的自助用户，如下图：（3）批改在列表中勾选需修改信息的员工，点击【批改】按钮，可对当前所选人员的基础信息或非业务子集的最新记录进行批量修改，一次批改操作只能修改某一信息集的单个信息项，如下图所示：第二步：员工本人维护个人信息员工本人登录协同门户，在【HR自助】→【人事管理】→【员工自助】→【我的档案】节点，可维护本人的相关信息。本人信息修改后，并不是立即生效，需提交修改申请后，由人事专员进行审核。HR专员在【自助信息审核】节点中进行员工信息修改申请的审核处理。3.4学生员工信息维护3.4.1业务描述员工信息发生变化时，人事专员需要实时进行更新维护。医院中进行人员管理时，通常会按照不同的维度，对人员进行归类，区别管理，常见的如按医技人员、护理人员、关键人员、职能后勤人员、学生人员等划分人员类别，不同类别的人员其人事信息结构不同人力资源管理的业务范围、流程也可能不同。3.4.2系统操作步骤员工信息维护涉及到如下节点：领域产品模块功能节点人力资本人员信息管理学生员工信息维护HR自助人事管理我的档案第一步：人事专员维护员工信息用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【医技员工信息维护】功能节点，查看维护员工的基本信息及人员子集，该节点下的所有人员均需要在学生入职登记后转入学生档案人员范畴如下图所示：（1）批量修改选择某几位员工，点击【批量修改】，对于工作信息进行批量修改，如下图：（2）生成自助用户在浏览状态下人员卡片或人员列表界面，选择一个或多个员工，点击【生成自助用户】，选择该用户对应的用户组，确定后生成相应的自助用户，如下图：第二步：员工本人维护个人信息员工本人登录协同门户，在【HR自助】→【人事管理】→【员工自助】→【我的档案】节点，可维护本人的相关信息。本人信息修改后，并不是立即生效，需提交修改申请后，由科教部人事专员进行审核。HR专员在【学生自助信息审核】节点中进行员工信息修改申请的审核处理。第三步，科教部维护员工轮岗信息医院学生类员工需要进行轮岗业务设定，用户可在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【学生员工信息维护】功能节点，点击修改维护表体节点信息轮岗记录如下图：第四步，查询学生人员相关考勤及绩效医院需要查询人员出勤情况，用户可在【医院考勤管理】出勤并产生月报数据后，在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【学生员工信息维护】功能节点，查询个人出勤情况如下图：医院需要查询人员出勤情况，用户可在【绩效管理】考核指标后，在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【学生员工信息维护】功能节点，查询个人绩效指标情况如下图：3.5医技员工信息维护3.5.1业务描述员工信息发生变化时，人事专员需要实时进行更新维护。医院中进行人员管理时，通常会按照不同的维度，对人员进行归类，区别管理，常见的如按医技人员、护理人员、关键人员、职能后勤人员、学生人员等划分人员类别，不同类别的人员其人事信息结构不同人力资源管理的业务范围、流程也可能不同。3.5.2系统操作步骤员工信息维护涉及到如下节点：领域产品模块功能节点人力资本人员信息管理医技员工信息维护HR自助人事管理我的档案第一步：人事专员维护员工信息用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【医技员工信息维护】功能节点，查看维护员工的基本信息及人员子集，该节点下的所有人员均需要在专业技术职务下面为卫生技术人员（医生）和卫生技术人员（药剂）、卫生技术人员（技师）人员范畴如下图所示：（1）批量修改选择某几位员工，点击【批量修改】，对于工作信息进行批量修改，如下图：（2）生成自助用户在浏览状态下人员卡片或人员列表界面，选择一个或多个员工，点击【生成自助用户】，选择该用户对应的用户组，确定后生成相应的自助用户，如下图：第二步：员工本人维护个人信息员工本人登录协同门户，在【HR自助】→【人事管理】→【员工自助】→【我的档案】节点，可维护本人的相关信息。本人信息修改后，并不是立即生效，需提交修改申请后，由医务部人事专员进行审核。HR专员在【医技自助信息审核】节点中进行员工信息修改申请的审核处理。第三步，查询医技人员相关考勤及绩效医院需要查询人员出勤情况，用户可在【医院考勤管理】出勤并产生月报数据后，在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【医技员工信息维护】功能节点，查询个人出勤情况如下图：医院需要查询人员出勤情况，用户可在【绩效管理】考核指标后，在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【医技员工信息维护】功能节点，查询个人绩效指标情况如下图：3.6护理员工信息维护3.6.1业务描述员工信息发生变化时，人事专员需要实时进行更新维护。医院中进行人员管理时，通常会按照不同的维度，对人员进行归类，区别管理，常见的如按医技人员、护理人员、关键人员、职能后勤人员、学生人员等划分人员类别，不同类别的人员其人事信息结构不同人力资源管理的业务范围、流程也可能不同。3.6.2系统操作步骤员工信息维护涉及到如下节点：领域产品模块功能节点人力资本人员信息管理护理员工信息维护HR自助人事管理我的档案第一步：人事专员维护员工信息用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【医技员工信息维护】功能节点，查看维护员工的基本信息及人员子集，该节点下的所有人员均需要在专业技术职务下面为卫生技术人员（护理）范畴如下图所示：（1）批量修改选择某几位员工，点击【批量修改】，对于工作信息进行批量修改，如下图：（2）生成自助用户在浏览状态下人员卡片或人员列表界面，选择一个或多个员工，点击【生成自助用户】，选择该用户对应的用户组，确定后生成相应的自助用户，如下图：第二步：员工本人维护个人信息员工本人登录协同门户，在【HR自助】→【人事管理】→【员工自助】→【我的档案】节点，可维护本人的相关信息。本人信息修改后，并不是立即生效，需提交修改申请后，由护理部人事专员进行审核。HR专员在【护理自助信息审核】节点中进行员工信息修改申请的审核处理。第三步，查询护理人员相关考勤及绩效医院需要查询人员出勤情况，用户可在【医院考勤管理】出勤并产生月报数据后，在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【护理员工信息维护】功能节点，查询个人出勤情况如下图：医院需要查询人员出勤情况，用户可在【绩效管理】考核指标后，在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【护理员工信息维护】功能节点，查询个人绩效指标情况如下图：3.7关键人员管理3.7.1业务描述关键人员即在医院经营管理中发挥关键作用的员工，医院对关键人员的划分维度各不相同，员工可能被划分至多个分类中，关键人员的信息结构、管理组织不同与普通员工，通常也会由专门人员管理。例如分医院院长、科主任、主任医师，在人事业务中与普通员工区分管理，并且对于关键人员管理的信息集与员工也不尽相同。可以分别建立不同的组进行管理。关键人员的人事事务交由集团统一管理。业务流程图如下：3.7.2系统操作步骤关键人员管理业务涉及到如下节点：领域产品模块功能节点人力资本人员信息管理关键人员管理员工管理范围第一步：建立关键人员组用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【关键人员管理】功能节点，点击左树上的【增加】按钮定义关键人员组，如下图所示：第二步：维护关键人员组成员（1）增加关键人员用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息维护】→【关键人员管理】功能节点，选择“01医院负责人组”要增加该组中管理的关键人员，在“**医疗集团总部”这一人力资源组织管理范围内的所有人员的参照中选人，演示数据中将各院总院长（这部分人员已经在人员管理范围中进行了人事业务委托）加入到医院负责人组中，选择：如下图所示：（2）人员人事业务委托在【人力资本】→【人员信息管理】→【员工管理范围】功能节点中，增加人员的人事业务委托时，可直接选择管理的HR组织下的组，将当前人员加入到所选关键人员组中，如下图所示：第三步：关键人员信息维护加入到关键人员组中的员工可在此节点中进行人员信息的维护（关键人员不再在【人员信息维护】节点中显示），如下图：如员工的关键人员业务被终止（即人员没有未结束的关键人员历史信息），则只能在勾选显示人力成员时显示，并且在本节点中不允许维护其信息，需进入【员工信息维护】节点处理。3.5常用查询3.5.1业务描述人事专员除进行日常的人事业务处理，还需要对人员的各种数据进行盘点，实时分析医院人员构成情况。3.5.2系统操作步骤常用查询涉及到如下节点：领域产品模块功能节点人力资本管理人员信息管理人事报表设置人事报表分配员工信息查询人员卡片人员花名册第一步：人员花名册制作用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【基础设置】→【人事报表设置】节点中定义人员花名册，可以进行新增后开始报表设计，也可以直接进入【设计向导】，如下图所示：选择在花名册中需要显示的字段（可以选择不同信息集中的内容），并设置人员显示的排序字段。第一步：人员卡片制作用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【基础设置】→【人事报表设置】节点中定义人员卡片，可以进行新增后开始报表设计，也可以直接进入【设计向导】，如下图所示：人员卡片的设计是调用word插件方式实现，点击设置，直接打开word程序。注意：进行卡片设置前，需安装MicrosoftWord和UAP提供的插件UAPWordTemplateSetUp.exe（非卡片设计人员不需安装插件）。第二步：人事报表分配用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【基础设置】→【人事报表分配】节点中将设置好的花名册分配给具体的角色或用户使用，如下图所示：第三步：员工信息查询用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息查询】→【员工信息查询】节点中可以查看行政体系中各组织任职的员工，如下图所示：查询左树为行政组织体系树。可查询的人员包括：在职人员：主职是本组织，存在管理范围是本组织或其他组织的两种情况；在职人员：兼职是本组织（存在跨集团兼职）；离职人员：历史组织是本组织（相当于调离人员）；离职人员：当前组织是本组织；第四步：常用查询方案在人员信息维护、查询等业务节点，都可设置常用查询方案，按照操作员的日常业务应用模式设置查询方案。第五步：员工自助用户作为员工角色登录协同门户，在【HR自助】→【人事管理】→【员工自助】→【我的档案】节点中可以查看本人的档案，如下图所示：第六步：科主任自助用户作为经理角色登录协同门户，在【HR自助】→【人事管理】→【员工自助】→【我的档案】节点中可以查看其管理部门的人员信息和岗位信息，如下图所示：在部门信息中，用户xx已被设置为**医院的财务部的主管。双击管辖内的具体人员，可查看该人员的详细信息。第七步：人员卡片(1)查询用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息查询】→【人员卡片】节点中查询本人有权限查询的人员卡片，选择人力资源组织和花名册后进行人员的查询，如下图所示：(2)人员信息卡片联查用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息查询】→【人员信息维护/员工信息查询】查询人员信息时，可以查看员工的人员卡片，如下图所示：第八步：人员花名册(1)查询用户在【人力资本】→【人员信息管理】→【信息查询】→【人员花名册】节点中查询本人有权限查询的人员花名册信息，选择人力资源组织和花名册后进行人员的查询，如下图所示：3.6业务演练1、请模拟10个人的信息，将其采集或者导入系统。要求：1）个人信息中的【学历】字段由学历子集的最高学历回写。2）个人信息中增加一个信息项【用工形式】。2、请按下列格式制作标准卡片姓名身份证号性别出生日期照片民族政治面貌参加工作日期进入集团日期进入本单位日期个人身份用工形式最高学历专业任职信息任职开始日期任职结束日期任职单位任职部门履历信息履历开始日期履历结束日期单位部门学历信息入学开始日期入学结束日期学校学历专业制表人：日期：3、请按下列格式制作标准花名册人员编码姓名身份证号性别出生日期参加工作日期进入集团日期人员类别所属部门岗位名称人员属性进入本单位日期政治面貌就业学历学历专业健康状况社会保障号户口性质办公电话个人身份员工性质用工形式将二级单位总经理的人事、薪酬、合同业务委托到集团医院进行管理。将医院院长、党办人员、医院干部列为关键人员信息，各医院人事不能修改，集团总部人事才有权限进行调整。将两人增加至集团黑名单。针对集团总部所有人员增加一条奖励信息。奖励名称：抗震救灾突出团体假奖励表彰类别：综合性表彰奖励奖励机构：国家民政部奖励日期：2012-05-30奖励事由：特大地震对每个人的人员信息记录档案里的档案来处更改为集团人才服务中心。
