税 务 云 事 业 部 王 敏2 0 2 1 年 3 月用友电子档案三问目录01为什么02是什么03怎么做CONTENTPART 1为什么宏观角度 1 ：国家政策推动2015.12 第 79 号（转折点）财政部 国家档案局发布《会计档案管理办法》 ... 相关内容明确会计档案满足相关条件可以仅以电子形式归档保存 2017 年《电子商务“十三五”发展规划》 国家档案局召开第二批试点单位的试点方案评审会，对继续扎实试点工作提出要求：新形势下，试点工作继续探索三维电子文件、电子发票、电子证照等的归档问题2019.10 《会计法》《中华人民共和国会计法修订草案 》 ... 电子副本文件进行会计核算的，应当符合前款关于利用电子会计凭证进行核算的有关要求。2020.3 第 6 号文（推动力）财政部、国家档案局发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，对及时规范电子会计凭证的报销入账归档，推行电子文件电子化单套制归档，实现会计凭证报销入账归档全流程电子化等均具有重要意义2020.6.20 《中华人民共和国档案法》（加速器）新增档案信息化专章 1984 年《会计档案管理办法》2020.11 《电子档案单套管理一般要求》从前置性条件、制度建设需求、系统建设需求、资源建设与管理需求及安全管理需求五个方面提出了对应的管理要求。 2021.2 《关于增值税电子普通发票使用有关事项的公告》财政部、档案局、税务局联合发文明确有电子档案、无电子档案的入账存档的相关要求。宏观角度 2 ：电子发票、电子档案是国家数字经济战略的重要基础电子会计凭证报销入账归档一体化试点（前两批）电子化报销入账归档一体化试点（第三批）增值税专票电子化电子会计档案驱动产业互联网落地数字经济战略提升企业受票能力推进企业全流程电子化、一体化进程为全国范围开电专奠定基础专票电子化开票试点电子发票入账数据标准财务报表数据标准试点2021 修订档案行业标准开票试点、一体化试点扩大基础通联创社会级数字化协同社会级降本增效数字化角度：电子档案作为核心的数字化资产倒逼业务数字化、产业化新华书店的电子档案中冶赛迪的电子档案碧桂园的电子档案企业管理角度：他们为什么选择电子档案？降本增效某一级央企的电子档案降本增效数据管理合规、完整业务链审计应用、文件共享PART 2是什么——用友电子档案电子会计档案电子税务档案文书档案综合档案数据挖掘分析数据采集会计资料（证、账、表、其他会计资料 ... ）税务资料（税务综合、申报、稽查 ... ）合同档案文书资料（发文、文书审批 ... ）其他合同（销售合同、采购 ... ）企业其他档案的基础管理用友电子档案业务体系案例众多（ 2017-2020 年电子档案客户）客户覆盖地区截止目前，电子档案系统应用分布较广，覆盖全国 27个省 / 直辖市，相对集中分布在北京、广东、山东、四川等地。图示说明：橘色部分为用友电子档案客户分布区域电子档案系统应用覆盖各个行业，包括商业服务业、制造业、信息传输、软件和技术业、交通运输业等，其中大型企业占 84% 。客户覆盖行业02468101214客户行业分布金融行业一体化电子档案系统全生命周期管理多异构系统集成大量交易下的高效处理•统一外围系统与档案系统在结构化数据和非结构化数据传递模式 •完善会计档案标准化管理，简化实体档案归档操作 •建立中间服务层中转业务系统与档案系统数据交互•以几何级数增加的业务交易量，实现全宗归档电子档案系统——逐渐改变着金融行业与科技融合、风险控制、合规风控，提升数据治理能力，数据价值充分挖掘，实现数据驱动业务，支撑数据价值发现。中国建设银行分行农垦分行湖南省分行恒丰银行郑州银行中银富登村镇银行......中央国债登记结算及理财国金证券华西证券华龙证券红塔证券中信建投证券......五矿信托天津市房地产信托.......五洲保险其他保险......建信理财有限责任公司交银理财有限责任公司......万达碧桂园绿城美的置业多业态管理模式会计档案与税务档案房地产行业四川蓝光按项目建账套归档管理税务档案归档管理异地档案管理多异构行业系统应用融合•依地产行业性特点，归档非账套模式，而是按项目模式•一期归档会计档案，二期规划税务档案，按税种进行归档•按业务发展，分布全国各地，涉及集中管理与服务共享•涉及 SAP 、 Orcale ，及行业业务系统融合场景梳理会计档案管理多异构（ Orcale ） + 档案管理NCC+ 档案管理投资集团应用客户010203060405北控水务 ( 中国 ) 投资广东恒健投资广东省南粤交通投资安徽省投资集团株洲市国有资产投资贵阳市农业农垦投资广西交通投资宏华 ( 中国 ) 投资 ......其他行业北京公交山东高速......交通行业烟草能源非营利医院院校中国医学科学院整形外科医院河北中医学院......甘肃交通职业技术学院重庆城市职业学院......长春水务中国节能环保......农业农村部财会服务中心中国直升机设计研究所......广东中烟中国烟草......信息技术及其他 ...上海东曦天音通信控股中冶焦耐工程贵州广思信息曹妃甸港智能集装箱云上贵州大数据......档案管理标准规范的修订单位之一唯一一家民营企业参与修订携手同行：用友财务云四家客户电子档案管理获准试点 浙江省新华书店集团有限公司广东省南粤交通投资建设有限公司大连万达集团股份有限公司行业内唯一一家会计档案实现电子化、数字化管理，也是浙江省唯一一家入选试点的省属国企业广东省唯一一家广东省省属企业实施会计电子档案管理的财务共享中心与 Oracle 连接，加快向无纸化、智能化以及数字化转型曹妃甸港智能集装箱运力有限公司基于用友产品的电子发票电子化报销、入账、归档一体化PART 3怎么做怎么做业务设计组织设计信息化建设价值观建设价值观建设电子档案价值分析纸张耗材等成本：节约70~80%降本增效空间：节约 80%时间：减少 90%安全：提升 100%仓储成本：节约上百平米、 80% 以上纸张成本：节约 80%打印成本：节约 80%物流成本：节约 80%人工：节约 70%管理成本：节约 80%查询调阅成本：节约 80%重复工作量：节约 80%推进一体化数据资产财务人员转型风险控制加速业票财税资档一体化进程电子发票电子化归档报销入账归档一体化业票财税资一体化档案损毁风险控制档案数据风险控制倒逼业务风险控制档案数据资产共享集团档案一本账数字化转型管理会计转型档案数字化利用隐性风险及管理成本大大降低集团管控模式的新选择内外部审计数据共享怎么做业务设计组织设计信息化建设价值观建设业务规划与设计1 档案范围规划与建设计划①第一步：新进会计档案电子化归档及重点历史档案转换②第二步：税务档案、文书档案等电子化归档③第三步：历史档案电子化归档业务规划3 档案全生命周期管理设计①倒逼业务：财务与业务的梳理，明确业务流程及相关的审核要素，归档的范围、附件要求、业务管理规范等②多系统对接方案设计③电子档案与实物档案管理流程④其他管理流程优化2 档案标准化体系建设①分类标准②格式标准③鉴定标准④保存期限⑤电子文件封装、编码规则等⑥电子档案、实物档案对应标准⑦档号编制规则⑧电子会计档案的外系统对接标准4 档案管理制度及流程体系建设①原始单据档案管理规范、电子会计档案凭证，报告报表，账簿，数码照片其他等业务管理规范②电子会计档案归档流程、操作指引③电子会计档案的借阅、权限、移交、销毁、标签管理、缺补、手工上传、对外提供及归还管理规范④会计档案销毁流程规范⑤安全保密规范：存储、传输、人员权限等⑥档案室管理规范怎么做业务设计组织设计信息化建设价值观建设1 会计档案管理岗位设置宏观管理体制微观管理体制财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国会计档案工作实行监督和指导，我国会计档案管理工作坚持统一领导、分级管理的原则。《会计档案管理办法》单位应加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案管理制度，单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责本单位的会计档案，也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。且出纳人员不得兼管会计档案。建立档案机构（规模较小可兼职管理）建立会计档案管理制度为会计档案工作配备必要的设备（安全措施）企业负责人按照归档范围和归档要求，负责定期将应归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册，到期销毁监督会计部门负责管理本单位的会计档案，对所属单位的会计档案工作实行监督和业务指导档案部门信息部门、法律部门或其他部门协助档案部门开展到期档案的鉴定工作，参加到期档案的鉴定会议其他部门档案工作外包给其他有关机构，但必须符合《档案服务外包工作规范》，也可委托给下属单位。外包管理明确会计机构、档案管理部门、信息技术部门的管理职责，确保会计档案管理全流程管控2 会计档案人员转型电子会计档案管理的工作方式、管理角色和管理思维需要转变传统模式电子模式纸质管理为主主要进行纸质档案管理工作，手工进行凭证匹配装订，封盒装柜，纸质借阅管理、台账登记管理等。电子管理为主更多的工作依托于系统，在系统中完成整理、归档、利用、鉴定销毁的全生命周期管理规范管理主要保证按照相关规定要求从单据收集到装订成册，立卷归档，到后续利用的各管理环节都是规范化的被动思维传统档案管理是，档案管理人员主要负责日常保管，很少去挖掘档案跟有利的价值价值提升依托于系统自动完成，新模式下加强对档案信息的统计分析，实现档案更加规范和利用价值主动思维新模式下，档案管理人员更好发挥自身智能，不断提高自身业务水平，掌握计算机技术，更好的提升工作效率，不断挖掘价值工作方式管理角色管理思维怎么做业务设计组织设计信息化建设价值观建设电子档案系统建设规划需求调研蓝图设计系统实施与测试系统上线与支持1.项目准备2.业务调研分析3.系统调研分析4.财务主管及财务人员调研分析5.业务流程梳理1.系统集成开发、链条2.档案系统开发（根据项目确定）3.SIT/UAT 测试1.蓝图方案编写2.详细业务解决方案3.接口设计4.集成方案设计1.上线支持2.问题跟踪3.项目验收0.5~1 个月1~2 周根据项目1~2 周项目总体进展关键点：1. 附件要求梳理：业务流程流程2. 完成解决方案：完成业务需求调研和系统沟通工作，并梳理业务解决方案和系统集成改造内容3. 建设规划：根据实际业务、数据现状，初步规划分阶段上线的策略规划电子会计档案系统建设全流程推进，大项目先试点后全面推广应用产品成熟度高，交付快，批量复制 截至 2020 年，百＋客户，覆盖全国各地，和各个各行业，应用连接系统 sap 、 oracle 、 oa 、其他业务系统等。•五矿信托 2 个月交付•中信建投 2 个月交付•美的置业 3 个月交付•碧桂园电子税务档案 1 个月交付
