税 务 云 事 业 部 蔡 堃2 0 2 1 年 3 月 1 7 日电子会计档案最佳实践 - 万达商业创新 如此便捷用友三家客户电子会计档案管理获准试点 2浙江省新华书店集团有限公司广东省南粤交通投资建设有限公司大连万达集团股份有限公司行业内唯一一家会计档案实现电子化、数字化管理，也是浙江省唯一一家入选试点的省属国企业广东省唯一一家广东省省属企业实施会计电子档案管理的财务共享中心与 Oracle 连接，加快向无纸化、智能化以及数字化转型01商业创新 如此便捷信息化现状业态：院线商管酒店文化地产儿童百货…系统：Oracle 总账久其报表资产租赁财管系统普联共享税务系统融资系统…01商业创新 如此便捷4管理目标数据管理与现有的业务系统建立统一的接口标准和规范，通过系统集成和数据共享实现会计数据集中管理符合标准排序显示规范符合财务人员要求凭证 + 单据自动匹配制度规范明确归档范围明确归档要求统一归档时间电子会计档案建设目标万达集团创立于 1988 年，经过 30 年发展，已成为以现代服务业为主的大型跨国企业集团。万达是世界领先的不动产企业、世界领先的影视企业、世界领先的体育企业、世界领先的儿童产业企业。万达广场、万达影城、万达酒店、万达文化旅游城、万达宝贝王成为中国知名品牌。 2018 年企业资产 6257 亿元，收入2143 亿元。01商业创新 如此便捷5亮点 1: 全异构系统连接，各板块业务归档收入类财管系统共享系统总账系统电子会计档案影像系统支出类XML 文件（ GBT24589 ）凭证 PDF 版式文件XML 文件PDF 文件（待决）权益卡明细权益卡摊销券销售单卡销售单银收凭证影城薪金表院线收入院线代收影城分账明细代垫费用设备分成凭证……会计凭证有合同付款申请单（有验收）无合同付款申请单（有验收）有合同付款申请单（无验收）计提凭证XML 文件（ GBT24589 ）凭证 PDF 版式文件XML 文件（包含 Url 链接）工单 JPG 文件PDF 文件房租计提单物业计提单有合同收入计提单……手工类纸质原始凭证影像接口会计凭证支付申请单员工报销单会计凭证XML 文件（ GBT24589 ）凭证 PDF 版式文件XML 文件（包含 Url 链接）工单 JPG 文件XML 文件（ GBT24589 ）凭证 PDF 版式文件院线业务板块示意通过符合国家统一标准的数据接口，从核算系统中将会计资料进行归档，存储到电子会计档案系统当中 01商业创新 如此便捷归档机制前端业务系统共享系统凭证账簿总账系统凭证-- 工单申请总账明细账电子会计档案影像系统临时存储区总账临时凭证目录a通知扫描目录Oracle 关账后，凭证号已经生成【凭证归档】按钮12总账关账后，手工点击【账簿归档】总账临时账簿目录c接到总账【账簿归档】扫描目录b接到总账【凭证归档】扫描目录工单申请4实时任务发送，无人工触发共享临时存储区资产租赁系统业务单据 - 收款单业务单据 - 冲抵业务单据 - 退款收入账单 - 结转智能电表 - 账单财务管理系统权益卡明细权益卡摊销券销售单卡销售单银收凭证影城薪金表院线收入院线代收影城分账明细代垫费用设备分成凭证……5实时任务发送，无人工触发资产租赁存储区3财管系统存储区4实时任务发送，无人工触发久其报表资产负债表现金流量表损益表合并报表6久其报表存储区d通知扫描目录同时通知总账报表归档状态资产负债表现金流量损益表凭证-- 收款单凭证-- 银收凭证需要校验总账关账状态，已关账才允许推送【报表归档】按钮通知归档申请通知归档申请01商业创新 如此便捷各系统归档时机、菜单按钮例如：以 Oracle 总账凭证归档为例，财务人员在 Oracle 总账系统关账成功，凭证号确定以后，打开【凭证归档】菜单，查询待归档单位 + 年 + 月，点击“凭证归档”按钮，凭证 PDF 顺序生成，同时开始生成 XML文件，存储归档财管系统共享系统总账系统久其报表资产租赁系统归档菜单系统归档菜单名称归档按钮名称归档时机归档数据核对服务Oracle凭证归档账簿归档【凭证归档】 - 「凭证归档」【账簿归档】 - 「账簿归档」总账关账后，顺序生成 PDF 、 XML档案系统解析后提供归档报告，提供对比无无无实时生成 PDF/XML ，传递归档档案系统解析后提供归档报告，提供对比无无无实时生成 PDF/XML ，传递归档档案系统解析后提供归档报告，提供对比无无无实时生成 PDF/XML ，传递归档档案系统解析后提供归档报告，提供对比久其系统报表归档【报表归档】 - 「报表归档」总账关账后，顺序生成 PDF 、 XML档案系统解析后提供归档报告，提供对比01商业创新 如此便捷性能优化异步传输，减小各系统性能压力海量核算主体，每月归档数据海量。方案设计为前端业务系统实时传输单据及影像等，共享系统每天定时凌晨传输单据及影像等，总账系统每月集中传输凭证。把各个系统传输时间错开，减小各系统及服务器性能压力。实现以凭证为主体的联查以凭证为主体，以单据、凭证附件为二级目录，以单据附件、影像为三级目录，实现凭证、单据及其附件影像的联查，最大化方便财务、审计人员使用，解决核算系统联查不方便的问题。01商业创新 如此便捷亮点 2 ：归档实物中的条码应用04条码查询：根据条形码，预览条形码对应的电子凭证，根据任意一张原始凭证，都能查找到对应的凭证03影像识别条形码：自动识别凭证、自动归属凭证、批量扫描识别02打印条形码凭证封面：将纸质凭证进行整理，按顺序装册，避免散乱的原始凭证，无法整理01扫码装册：纸质装册与电子册一致，业务单据有条形码，则根据条形码识别对应凭证，手工装册。01商业创新 如此便捷凭证打印设计会计手工凭证（电子表格、手工）电子会计档案影像系统记账凭证原始凭证 1原始凭证 2打印凭证，纸质凭证盒 = 电子凭证盒1纸质凭证 1纸质凭证 2纸质凭证盒扫描上架会计人员手工选择「电子凭证盒」上架位置 = 「纸质档案盒」上架位置2原始凭证 3ERP 系统生成凭证（共享系统支出凭证、各个业态收入凭证） （存在纸质发票、纸质收据）纸收据 1纸收据 2打印凭证打印条形码不打印凭证打印条形码上架位置打印条形码，纸质条形码盒 =电子凭证盒纸质凭证盒扫描上架21ERP 系统生成凭证（共享系统支出凭证、各个业态收入凭证） （不存在纸质发票、纸质收据）电子凭证电子凭证不打印凭证不打印条形码仅电子凭证盒，无纸质单据 / 纸质条形码 / 纸质单据会计人员手工选择「电子凭证盒」上架位置 = 「纸质条码盒」上架位置01商业创新 如此便捷11条形码打印输出— Oracle 实现部分手工类凭证，必须要打印输出的，条形码在凭证页面打印打印效果示意实现方式：条形码套打在每页凭证上。1.与电子会计档案影像系统统一条形码生成规则2.需要 oracle 总账对条形码生成后，凭证打印模板进行调整01商业创新 如此便捷亮点 3 ：统计展板01商业创新 如此便捷应用价值节约凭证管理成本解决集团会计账册耗材成本，节约存储空间，需要系统管理所有会计凭证档案保管安全防止凭证丢失情况、无备份、档案信息外泄无记录等情况提高查询效率纸质档案异地存储后，可以实时在线查看，影像附件查看可以下载到本地，提高查看效率完善统计管理打破各个单位独立维护档案数据的问题，实现集团统一查看
