二次开发插件介绍－档案管理插件HR实施服务总部二次开发组该插件帮助客户将档案管理的功能如档案目录管理、档案查借阅、档案转递集成到人力资源信息系统，当人力资源系统中完成人事变动的处理后，譬如人员调配等业务操作，系统还将自动产生档案缺件提醒，从而无缝整合人员的管理与人员档案的管理无缝结合起来。成功应用项目：长江三峡。适用版本：NC_HR5.01(oracle)。目录第1页共20页1档案管理基本概念......................................................................................................................22档案管理总体介绍......................................................................................................................32.1档案管理的业务来源和功能介绍...................................................................................32.2档案管理关键流程...........................................................................................................52.2.1档案缺件管理流程..................................................................................................52.2.2新员工入职档案转入流程......................................................................................62.2.3离职人员档案转出流程..........................................................................................62.2.4档案集团内转递......................................................................................................72.3各角色职责及工作流程...................................................................................................83档案管理操作说明......................................................................................................................93.1集团档案管理主管...........................................................................................................93.1.1材料分类定义..........................................................................................................93.1.2常用材料定义........................................................................................................103.1.3缺件规则定义........................................................................................................113.1.4档案模块运行监控................................................................................................123.2各公司档案管理员.........................................................................................................133.2.1缺件管理...............................................................................................................133.2.2档案目录管理........................................................................................................143.2.3档案转入...............................................................................................................163.2.4档案转出...............................................................................................................173.2.5档案查阅...............................................................................................................173.2.6档案借阅...............................................................................................................193.2.7常用查询分析........................................................................................................203.3业务人员........................................................................................................................201档案管理基本概念人事档案：人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩、以及工作变动等内容的文件材料，是全面考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。档案材料：组织人事部门在工作过程中形成的需要归入人事档案的纸质材料。档案目录：说明某员工档案中包含哪些纸质材料的目录，一般按照材料分类列示。缺件（业务概念）：针对员工的历史档案材料，经档案管理人员审核，应归入档案而未归入的档案材料都属于缺件。缺件（系统概念）：在人员信息发生变化或某一人事业务发生时，需新增相应档案材料作为业务发生的依据。第2页共20页档案转递：指档案的转入、转出，管档机构发生变化时需要对档案进行转递。档案的查借阅：指对档案的借阅和查阅，查阅分为外部查阅和内部查阅。集团范围内的所有员工进行的查阅为内部查阅，集团以外的人对档案的查阅为外部查阅。eHR信息：eHR中的静态信息和人事业务信息，静态信息如学历、职称等，动态信息有晋升、调动、薪酬变动等。2档案管理总体介绍2.1档案管理的业务来源和功能介绍档案作为人的最基础资料，是人力资源信息系统的信息来源，人力资源信息系统中的信息应该是纸质档案信息的电子表现，两者对于同类信息的记录应该保持一致。但是在实际的业务过程中，档案管理和人力资源信息系统往往是被割裂开来的两部分，各自独立运行，这样两者的一致性就无法得到保证，数据的准确性也就无从谈起。因此，需要采用信息技术的手段来保证档案材料和人力资源信息系统中信息的一致性和准确性，三峡总公司的档案管理模块就是基于这样的需求设计的，功能结构图如下：第3页共20页图：档案管理功能结构图说明：1、两方面的应用：首先要将档案管理的功能如档案目录管理、档案查借阅、档案转递集成到现在的人力资源信息系统，然后将缺件管理作为人力资源信息系统和档案管理系统的桥梁，保证两者信息的一致。2、上图的上半部分是档案管理部分的功能，包括材料分类、常用材料、缺件管理、档案转递、档案目录、档案查借阅等七部分。3、人员信息、人员变动、薪资管理、福利管理、培训管理、合同管理等模块是档案中缺件清单的数据来源，这些人事信息的变动会通过缺件规则定义产生相应的缺件材料。4、材料分类、常用材料、档案目录、档案转递、档案查借阅等覆盖了档案管理的大部分功能，缺件管理用来保证eHR中的信息与档案材料内容的一致性。2.2档案管理关键流程2.2.1档案缺件管理流程第4页共20页当有人员信息变化或业务数据变化时，需要产生档案材料的缺件，流程图如下：图：档案缺件管理流程流程说明：1、档案管理人员根据业务处理通知，核对档案材料，维护缺失档案材料，生成缺件清单；2、系统每天晚上自动抽取个人信息与前一天的数据做对比，根据对比结果和缺件产生规则生成缺件清单。3、档案管理人员根据缺件清单，核对档案材料，对档案材料进行归档；4、档案材料缺件归档后，自动生成档案目录。第5页共20页2.2.2新员工入职档案转入流程图：档案集团外转入流程流程说明：1、新员工入职之前，准备好档案材料，或通知档案代管机构准备好档案材料；2、员工管理岗人员为新员工注册账号，员工信息可由新员工自己录入或员工管理岗人员帮助录入；3、档案管理人员根据档案转入清单，对员工档案进行审核；4、档案管理人员根据缺件清单清点档案材料，催交缺件，然后进行档案材料的归档；档案和档案材料归档之后，生成档案目录。2.2.3离职人员档案转出流程当有员工离职时，需要进行档案的转出，流程如下：第6页共20页图：离职人员档案转出流程流程描述：1、员工管理岗人员对员工进行离职业务处理。2、档案管理员根据档案转出清单，进行档案转递。更新档案状态为已转出。2.2.4档案集团内转递当发生集团内调动时，要发生档案的集团内转递流程，如下图：第7页共20页图：集团内档案转递说明：1、由员工管理岗的业务人员做人员的集团内调配。2、系统抽取当天变动数据，对于集团内调配的人员产生档案转出清单。3、转出方档案管理员处理档案转出清单，如果需要转出，就填写相应的档案编码，进行档案转出，档案接收方会产生档案转入清单。如果不需要转出，修改档案编码进行转柜。4、接受方档案管理员处理档案转入清单，进行档案归档。2.3各角色职责及工作流程根据集团型企业档案管理业务的特点，将档案模块的功能分成三个角色来做，集团档案主管、公司档案管理员和各业务人员。这三个角色的职责如下：集团档案管理主管：负责集团材料分类、常用材料和缺件产生规则的定义，监控集团档案模块的运行。工作流程如下图：第8页共20页图：集团档案管理员工作流程公司档案管理员：负责档案的缺件管理、档案目录管理、档案转递、档案查借阅，监控系统数据与档案材料的一致性等。公司档案管理员的工作流程如下图：图：公司档案管理员工作流程业务人员：是指相关人力资源管理人员，党群、审计、监察、出国等相关产生档案材料岗位的工作人员。负责按业务规程维护eHR系统信息，向档案管理人员提供档案材料。3档案管理操作说明3.1集团档案管理主管3.1.1材料分类定义按中组部规定材料分为十大类，本系统已经按照分类进行了预置。集团档案管理员可根据工作需要对材料分类进行增、删、改，亦可对子类进行定义，如下图：第9页共20页图：材料分类定义操作说明：1、上级编码是用来设置子类的，表明与大类的上下级关系，如上图第九类就有四个子类。2、已经被档案材料引用的材料大类不能删除。3.1.2常用材料定义人事工作过程中会产生相应的档案材料，其中多数为固定搭配，如干部任免时通常会产生干部任免审批表和考察材料，本系统将人事工作形成较为固定搭配关系的档案材料定义为常用材料，当系统人事信息发生变化或有业务操作时触发以常用材料为名称的缺件。集团档案管理主管可以在定义好材料分类的基础上，定义常用材料，进行增加、删除或修改。如下图：第10页共20页图：常用材料定义说明：1、增加、删除、修改常用材料时，在上图所示的界面中选中左边列表显示的材料分类，对界面右边显示的此分类下的常用材料进行设置。2、已经与缺件产生规则关联的常用材料不能删除。3.1.3缺件规则定义缺件规则定义是eHR业务系统和档案管理模块联系的纽带，用来定义eHR业务系统中某项信息变动需要触发哪些材料缺件。缺件规则按照A、B、C三类档案管理方式分别定义，在缺件触发时，各类人员采用各自的缺件产生规则。业务人员根据这些缺件向业务人员索要相应的档案材料。如下：第11页共20页图：缺件规则定义操作说明：1、左边列表按照集团内管档机构管理、委托管理和其他三类列出了会产生档案材料的基本信息和子集信息。2、选中一个信息项或信息集，右边列表显示已经添加的需要产生缺件的常用材料。3、点增加，增加常用材料保存即可。是否产生缺件选项默认是勾选状态，如果取消勾选，则不会产生缺件。3.1.4档案模块运行监控集团档案管理主管可以通过报表实时的监控各所属公司档案模块的运行情况，如各公司缺件处理情况，各公司档案材料收集情况等，如下图是第四大类材料的执行情况监控表：第12页共20页图：缺件执行监控操作说明：1、进入档案管理下的常用查询分析节点，选择需要监控的业务报表，点浏览，选择需要监控的所属公司，就可以显示所选公司的档案材料执行情况。3.2各公司档案管理员各公司档案管理员可以定义公司私有的材料分类、常用材料和缺件规则，处理缺件管理的缺件，管理档案目录，处理档案的转递和查借阅等。3.2.1缺件管理缺件管理是档案管理员对由信息变动产生的缺件进行管理，包括对需要归档的缺件进行归档，对无效的缺件进行删除等。如下图：第13页共20页图：缺件管理注意：1、对于B和C类员工，缺件产生按照所在公司的缺件规则产生。A类员工，缺件产生规则按照所在管档机构的缺件规则产生。2、B和C类员工的缺件，由所在公司进行管理（可进行增、删、改、查），A类员工的缺件，由管档机构进行管理（可进行增、删、改、查），如果某A类员工的管档机构和所属公司不同，则所属公司只有查看此员工缺件的权限。3、档案管理员选中一个缺件，修改其名称和实际材料一致，点归档，则材料进入档案目录。4、选择一个人，点查看档案目，可以联查到此人的档案目录。5、默认查询出前一天产生的缺件。3.2.2档案目录管理档案目录管理是对员工纸质材料清单的维护，档案管理员对员工的档案目录进行增加、修改、删除和查询，还可以按照中组部的标准打印出档案目录，如下图：第14页共20页图：档案目录管理操作说明：1、左边人员列表显示出当前公司或当前管档机构管理的所有员工，选中某员工，右边显示该员工的所有档案材料。2、B、C类员工，档案目录由所在公司档案管理员进行维护，可以增、删、改、查档案材料。3、A类员工，档案目录由管档机构管理员进行维护，如果某员工所在的公司和管档机构不同，则所在公司只可以查看该员工的档案目录。4、选中某员工后，点打印，可以打印该员工的档案目录如下图：第15页共20页图：打印档案目录3.2.3档案转入当发生新员工入职或集团内调入时，会产生档案转入清单，档案人员需要处理档案转入清单将档案转入，如下：图：档案转入第16页共20页操作说明：1、节点打开之后，就会在上面的列表部分显示出由前一天新员工入职、集团内调入产生的档案转入清单。2、档案管理员填写接收档案的信息（上图的下半部分），进行档案归档。3、对归档有误的档案，点取消归档按钮进行取消归档。3.2.4档案转出当发生员工离职或集团内调出时，系统会自动产生档案转出清单，档案人员需要处理档案转出清单将档案转出，如下图：图：档案转出说明：1、节点打开之后，就会在上面的列表部分显示出由前一天员工离职、集团内调出产生的档案转出清单。2、档案管理员填写转出档案的信息（上图的下半部分），进行档案转出。3.2.5档案查阅在日常工作中，往往需要对某些员工的档案进行查阅，本系统提供查阅的网上申请、审批或直接记录的方式对档案查阅情况进行登记。如下图：第17页共20页图：档案查阅申请操作说明：1、外部查阅不能够通过网上申请查阅，内部员工可以通过员工自助节点申请档案查阅。2、查阅人填完申请单点提交，就将查阅申请单提交给档案管理员。3、档案管理员对提交的查阅单进行审批，或直接登记查阅信息，如下图：图：档案查阅登记和审批操作说明：1、在左边列表查询出未批准的查阅单，档案管理员进行审核。2、如果满足查阅要求的，就批准查阅，否则拒批。第18页共20页3.2.6档案借阅当发生档案借阅时，需要在系统对借阅信息进行登记。可以通过员工自助节点进行网上申请，由档案管理员进行审批，或者由档案管理员直接录入：如下图：图：档案借阅申请操作说明：1、员工可以通过员工自助节点申请档案借阅。2、借阅人填完申请单点提交，档案管理员就可以对提交的借阅单进行审批，如下图：图：档案借阅审批操作说明：第19页共20页1、左边列表查询出未批准的借阅单，档案管理员进行审核。2、如果满足查阅要求的，就批准查阅，否则拒批。3、也可以由档案管理员直接录入借阅单，不走审批。3.2.7常用查询分析本节点挂接档案模块所有相关的报表，如查借阅情况表、档案转递情况表、缺件处理情况表等。3.3业务人员各公司人力资源相关的业务人员包括员工管理岗、薪酬管理岗等，这些业务岗位的人员可以通过查询报表监控由各自负责的业务的缺件产生情况和处理情况，如下表：图：员工管理岗缺件监控表第20页共20页
