YonBIPV3.0(R5_2312_1)旗舰版财务云篇-档案服务-档案保存用友网络科技股份有限公司2024年1月用户手册1/43版权©2024用友集团版权所有。未经用友集团的书面许可，本用户手册任何整体或部分的内容不得被复制、复印、翻译或缩减以用于任何目的。本用户手册的内容在未经通知的情形下可能会发生改变，敬请留意。请注意：本用户手册的内容并不代表用友网络所做的承诺。用户手册2/43目录第一章总体概述...................................................41.1产品概述....................................................41.2产品价值....................................................4第二章应用场景...................................................42.1场景一：档案室管理..........................................42.1.1业务描述.............................................42.1.2业务流程.............................................42.2场景二：纸质单据装册........................................52.2.1业务描述.............................................52.2.2业务流程.............................................52.3场景三：纸质凭证装册........................................62.3.1业务描述.............................................62.3.2业务流程.............................................62.4场景四：档案上架............................................72.4.1业务描述.............................................72.4.2业务流程.............................................72.5场景五：离线备份............................................82.5.1业务描述.............................................82.5.2业务流程.............................................8第三章操作指南...................................................93.1档案室管理..................................................93.1.1功能描述.............................................93.1.2业务规则.............................................93.1.3按钮说明.............................................93.1.4栏目说明............................................103.1.5操作说明............................................103.2纸质单据装册...............................................16用户手册3/433.2.1功能描述............................................163.2.2业务规则............................................163.2.3栏目说明............................................173.2.4按钮说明............................................173.2.5操作说明............................................173.3纸质凭证装册...............................................223.3.1功能描述............................................223.3.2业务规则............................................223.3.3栏目说明............................................233.3.4按钮说明............................................233.3.5操作说明............................................233.4档案上架...................................................273.4.1功能描述............................................273.4.2业务规则............................................273.4.3按钮说明............................................273.4.4栏目说明............................................283.4.5操作说明............................................283.5离线备份...................................................383.5.1功能描述............................................383.5.2业务规则............................................383.5.3栏目说明............................................393.5.4按钮说明............................................393.5.5操作说明............................................39第四章初始准备..................................................42用户手册4/43第一章总体概述1.1产品概述档案保存是针对当前阶段无法实现全部电子档案的情况下，满足纸电共存应用场景，通过纸质凭证或纸质单据装册等功能，同步纸质档案至系统内，完成纸电同步装册、归档及上架操作，实现纸质档案的电子化保存，保证档案系统档案完整性，也便于后续纸电关联检索利用。1.2产品价值维护虚拟档案室，与实体库房映射，实现电子档案与纸质档案库位关联。同步纸质档案上架到档案室档案柜信息，实现纸质电子同步管理；对档案系统的档案数据及文件，进行离线备份，将需要备份的文件存储在服务器上。满足凭证不打印，单据及附件打印归档场景下的纸质单据装册需求满足传统纸质归档模式下，凭证、单据及票据等均纸质归档，实现纸质凭证装册需求。第二章应用场景2.1场景一：档案室管理2.1.1业务描述维护系统内虚拟库房，设置档案存储设备类型及库位信息，为后续档案上架提供基础。2.1.2业务流程用户手册5/432.2场景二：纸质单据装册2.2.1业务描述针对不打印凭证，只有纸质单据和附件的情况下，对单据级别进行装册、归档操作。2.2.2业务流程用户手册6/432.3场景三：纸质凭证装册2.3.1业务描述满足传统纸质档案管理模式下，会计凭证、单据及票据资料等均按月打印装订归档的需求；核算系统同步到“档案整理-会计档案”凭证数据，且纸质凭证有相关条形码或二维码，通过扫码设备，扫描纸质凭证，系统自动将“档案整理-会计档案”页面数据同步到“纸质凭证装册”页面，实现纸质档案装册的同时，系统自动关联电子档案进行装册操作。2.3.2业务流程用户手册7/432.4场景四：档案上架2.4.1业务描述同步纸质档案上架到档案室档案柜信息。2.4.2业务流程用户手册8/432.5场景五：离线备份2.5.1业务描述根据“GBT18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范”中提到应结合单位电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案的真实、完整、可用和安全基础上，统筹制定电子档案备份方案和策略，实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。用友电子档案系统对电子档案目录、全宗、档案期间生成备份文件，客户可通过该功能随时进行档案备份操作。2.5.2业务流程用户手册9/43第三章操作指南3.1档案室管理3.1.1功能描述档案室管理，维护档案室、档案柜信息，保证线上线下信息一致。3.1.2业务规则该页面支持档案室的新增、编辑、删除等功能。3.1.3按钮说明<查看>：点击行操作<查看>按钮，查看档案室、档案柜基本信息以及已授权全宗。<新增>：点击行操作<新增>按钮，根据要求录入档案室、档案柜基本信息，支持同时授权给全宗使用。用户手册10/433.1.4栏目说明栏目名称说明库房编码档案室所在库房的编码库房名称档案室所在库房名称3.1.5操作说明操作路径：财务云>档案服务>档案保存>档案室管理3.1.5.1修改档案柜信息点击<档案柜信息>按钮，页面弹出修改档案柜信息窗口，支持编辑档案柜的柜组、柜号、门位、层级、格数表头字段的值，修改后，在档案上架等选择档案柜的时候，按用户修改的值显示。用户手册11/43若是档案密集架，可按照下图所示将上下级关系修改为“排-面-列-层-格”。3.1.5.2新增档案室点击<新增>按钮，根据要求录入档案室、档案柜基本信息，支持同时授权给全宗使用。用户手册12/433.1.5.2.1档案门类设置档案架时，需按档案门类设置，不同档案门类不在同一档案架上架。上架时自动按门类过滤上架位置。同一门类下，类型不能重复。例如，当门类为会计档案时，不能两行都是档案密集架，但可以一行是档案密集架，一行是铁皮柜。不同门类下，类型可重复。例如，档案门类分别为会计档案和合同档案，类型可同为“档案密集架”。3.1.5.2.2类型指档案柜子类型，如密集架、铁皮柜等。3.1.5.2.3前缀/数量/起始号关于数量，除最高层级的“排”，意思为总数外，其余层级的“面”“列”“层”“格”，意思均为最大值。例如，一间档案库房里一共有60排密集架，则排的数量为60；一排有且仅有两面，面的数量为2；一面有且仅有5列，则列的数量为5；一列有且仅有6层，则层的数量为6。起始号默认设置为1，设置后按起始号生成上架位置。3.1.5.2.4末级最大装盒/册数量支持设置末级最大盒/册数，对上架的盒数或册数进行控制。盒与册不能混合上架到同一末级位置。（关于末级，若档案密集架的“格”不设置，则认为末级为“层”；若档案密集架的“格”与“层”均不设置，则认为末级为“列”。）3.1.5.3行操作按钮行操作按钮有：查看、编辑、授权、删除、已上架档案。用户手册13/433.1.5.3.1查看点击行操作<查看>按钮，查看档案室、档案柜基本信息以及已授权全宗。3.1.5.3.2编辑点击行操作<编辑>按钮，编辑档案室、档案柜信息。用户手册14/433.1.5.3.3授权点击行操作<授权>按钮，将档案室授权给全宗使用。3.1.5.3.4删除点击行操作<删除>按钮，可以删除未被授权的档案室。若已有上架数据，则不允许修改和删除，系统提示“请下架档案后删除”。若已授权全宗，则不允许修改和删除，系统提示“请取消全宗后删除”。3.1.5.3.5已上架档案点击行操作<已上架档案>按钮，系统弹出“XXX（档案室名称）已上架档案”窗口。用户手册15/43弹窗内显示在该档案室上架的全宗名称、档案门类、档案目录、档案所属年月、册号、盒号、上架时间、上架位置、借出状态。支持按全宗、会计期间搜索列表数据。用户手册16/433.2纸质单据装册3.2.1功能描述纸质单据装册的应用场景是：记账凭证不打印，但需要将凭证的单据及附件打印成纸质。支持对单据级的档案的装册、归档、装盒操作，对应系统里的凭证也会装册、归档、装盒，册内的数据依旧是以凭证为主线，只有待装册是以单据为主线。3.2.2业务规则纸质单据装册，针对不打印凭证，仍有纸质附件，打印单据的场景，保证线上与线下册内数据一致；用户手册17/43“档案整理-会计档案”的凭证附件，自动同步到纸质单据装册页面，根据纸质单据及附件进行装册。3.2.3栏目说明栏目名称说明题名档案数据名称文号档案数据编号关键词档案数据关键词摘要档案数据摘要责任人档案数据责任人所属日期档案数据日期来源档案数据来源3.2.4按钮说明<新增>：点击<新增>按钮，出现新增页面；<装册>：点击<装册>按钮，会将勾选的档案数据装成一册；<勾选装盒>：点击<装盒>下拉<勾选装盒>按钮，可对已归档的册装盒；<装到指定盒>：点击<装盒>按钮的下拉选项<装到指定盒>按，可对已归档的册按照指定的档案盒进行装盒；<封皮>：点击<封皮>按钮，会将档案凭证数据生成封皮，支持打印；<删除>：点击<删除>按钮，该条目直接删除；<拆册>：点击<拆册>按钮，会将装成的册拆开；<归档>：点击<归档>按钮，会将册里的文件归档。3.2.5操作说明操作路径：财务云>档案服务>档案保存>纸质单据装册用户手册18/433.2.5.1待装册查询输入查询信息，点击<查询>按钮，支持查询所有单据级数据。装册勾选具体数据，点击<装册>按钮，会将勾选的档案数据装成一册。3.2.5.2已装册拆册点击<拆册>按钮，会将装成的册拆开。用户手册19/43归档点击<归档>按钮，会将册里的文件归档。装盒“已归档”页面，勾选待装盒的册：勾选装盒：点击<勾选装盒>按钮，系统自动装盒，生成盒号：用户手册20/43装到指定盒：点击<装到指定盒>按钮，弹出档案盒选择列表：勾选盒号后，点击<确定>，系统自动将勾选的册装入该档案盒完成装盒操作后，可对档案盒进行档案上架操作。3.2.5.3已归档打印封面点击<打印封面>按钮，支持所有册的封面打印：用户手册21/43取消归档点击<取消归档>按钮，自动校验“是否启用取消归档流程”参数的启用状态。若参数启用，且已配置取消归档流程，则发起取消归档审批流程，申请单见【审批管理-我的提交】页面。若参数启用，未配置取消归档流程，则提示：用户手册22/43若未启用参数，则执行取消归档操作，会将已归档的册进行取消归档操作。下载原件页面支持下载原件查看附件内容3.3纸质凭证装册3.3.1功能描述在此对纸质凭证进行装册、归档管理。3.3.2业务规则针对目前依旧打印凭证的用户，纸质凭证按月分多册装册管理，电子凭证装一册的场景（纸质凭证管理与电子凭证管理是分开的，不是统一保持一致的管理）可将对应期间内纸质凭证进行装册；需要【会计档案】菜单有数据；扫描凭证条码，会复制【会计档案】菜单的数据到该菜单下用户手册23/433.3.3栏目说明栏目名称说明凭证条形码扫码时该字段带出题名可通过接口传输过来，也可以自己编辑凭证号接口传输过来的不可编辑3.3.4按钮说明<查看>：点击<查看>按钮，可查看条目详情；<扫码装册>：点击<扫码装册>按钮，弹出装册页面；<从本册移除>：点击<从本册移除>按钮，将选中条目移除；<打印目录>：点击<打印目录>按钮，打印目录；<打印封面>：点击<打印封面>按钮，打印封面。3.3.5操作说明操作路径：财务云>档案服务>档案保存>纸质凭证装册系统支持“扫码装册”，在查询为空，点击<扫码装册>按钮进行装册。用户手册24/43光标定位到条形码框中，进行扫码操作，凭证数据显示在列表中，点击<装册>按钮，进行装册操作。该凭证装册成功后，不允许重复装册。根据该凭证内容，系统可智能为其匹配相应全宗及所属期。用户手册25/43在该全宗下，刚刚扫码装册的文件独立成一册，等待纸质册上架。并且在新的册子里可查看到刚才归集的凭证。如希望将会计凭证归集到现有册子中，则现在查询中将要归集进的册子检索出来，再点击<扫码装册>。用户手册26/43光标定位在条形码的文本框里，进行扫码装册，点击<装册>按钮，系统会提示装册成功，重复数据不允许再次装册。返回目录信息页面，可看到该条目已进入该册子中。到档案上架模块下，找到需要上架的纸质档，进行上架操作。用户手册27/433.4档案上架3.4.1功能描述档案上架是对已归档的册或盒进行上架操作，支持选择一级、二级目录对某个全宗进行全部档案的批量上架操作，也支持选择末级目录进行详细册或盒的上架操作。支持对接密集柜等档案系统，实现自动上架。3.4.2业务规则针对已归档的档案册，支持按照册或档案盒进行上架操作。通过上架操作，指定档案室库位码，记录档案上架位置，实现档案上架操作；同时，支持册或档案盒下架操作；移除盒操作等。选择非末级目录时，显示全宗时根据当前用户所拥有的全宗权限显示，显示当前用户有权限的全宗。盒号生成规则：档案盒删除时盒号占用规则，假如已有盒号1、2、3、4；全部删除，则从1开始重新生成；删除盒号4，则重新生成盒号4；先删除3，再删除4，则重新生成盒号3；若删除中间盒号2，新装盒时从盒号5开始。3.4.3按钮说明<打印封面>：系统内档案装册完成后，点击<打印封面>，打印案卷封皮；<新增档案盒>：点击<新增档案盒>，可手工增加档案盒，录入盒号；<上架>：纸质档案装册后，在系统内对应纸质册，点击<上架>，指定库位，上架入库；用户手册28/43<批量上架>：点击<批量上架>，弹出批量上架界面，批量指定库位，完成上架；<扫码上架>：点击<扫码上架>，弹出扫码条形码页面，扫码自动加载待上架的册；<下架>：点击行操作<下架>按钮，对已上架的档案进行下架操作；<查看>：点击行操作<查看>按钮，对已上架的档案进行查看。3.4.4栏目说明栏目名称说明全宗编码全宗单位编码全宗名称全宗单位名称上架进度该全宗的所有档案目录的是否上架，点击<上架进度>，可穿透查看3.4.5操作说明操作路径：财务云>档案服务>档案保存>档案上架3.4.5.1手工上架册上架“待上架”页面，选择筛选条件：全宗、年、月，选择电子册或纸质册。用户手册29/43月份带绿点的表示已有上架数据。点击<上架>按钮，把选择的多册档案上架到一个档案室档案柜位置。档案盒上架若上架档案形态为档案盒，筛选条件选择“档案盒”，勾选档案盒列表：用户手册30/43勾选待上架的档案盒后，点击<上架>按钮，把选择的多个档案盒上架到一个档案室档案柜位置。档案盒新增、删除若无对应的档案盒，可手工新增，点击<新增档案盒>按钮，手工录入盒号：确定后，档案盒列表中增加该盒号：用户手册31/43【删除】：点击<删除>，可删除未上架的空档案盒，已上架的或盒内有档案的数据不允许删除。需要先下架操作，从档案盒内移除数据：该盒内无数据时，可以进行删除操作。档案盒删除后，盒号生成规则如下：假如已有盒号1、2、3、4；全部删除，则从1开始重新生成；删除最大盒号4，则重新生成盒号4；先删除3，再删除4，则重新生成盒号3；若删除中间盒号2，新装盒时从盒号5开始。档案上架，选择档案柜信息时，下拉框支持模糊搜索。用户手册32/43批量上架勾选具体册或档案盒，点击<批量上架>按钮，把选择的多册或多盒具体档案上架到多个档案室档案柜位置。用户手册33/43选择非末级目录批量上架操作时，显示全宗时根据当前用户所拥有的全宗权限显示，显示当前用户有权限的全宗。扫码上架支持根据纸质档案的条形码，快速定位待上架的案卷册。点击<扫码上架>，弹出扫码上架页面，鼠标自动定位条形码区域，通过扫码枪等设备，可以快速选择待上架案卷册。用户手册34/43扫码完成，自动勾选，点击<上架>或<批量上架>，完成上架操作。档案盒查看筛选条件切换到“档案盒”页面：点击盒列表行按钮<查看>，显示盒内册列表：点击册列表的行按钮<查看>，可查看册内文件信息。用户手册35/43已上架册查看“已上架”页面，列表字段可以查询上架的档案柜类型、上架日期、借出状态等信息点击行操作<查看>按钮可以查看册内详细档案信息：点击已上架数据中“变更上架位置”，支持对已上架的册重新选择上架位置。用户手册36/43移除盒针对未上架的档案盒，支持移除盒操作。筛选条件切换到“档案盒”页面：点击<查看>，显示盒内册列表，勾选待移除的册，点击<移除盒>。用户手册37/43操作成功后，该册可以重新装盒。下架点击行操作<下架>按钮，对已上架的档案进行下架操作：3.4.5.2自动上架系统对接方式，电子会计档案系统对接其他档案管理平台，接收实物档案存储信息。自动装册通过接口集成，接收业务系统传输的业务系统全宗、目录、期间、册号、barcode、装册信息、上架信息，接收完成后根据业务系统传输册号，完成自动装册。在“会计档案-已装册”页签查看：用户手册38/43注：所有装册操作均针对待装册、已装册档案，已归档档案不进行自动装册。自动上架根据业务系统传输装册信息时的上架位置，档案系统根据业务系统册号记录档案上架位置，若在业务系统传输上架位置后，用户在档案系统再次进行上架，则上架信息依然展示业务系统上架位置；如记录档案上架位置的册进行了拆册操作，不保存该上架位置。记录档案上架位置后，用户在档案系统手动对册内文件进行修改时，不改变上架位置。3.5离线备份3.5.1功能描述离线备份，按全宗、目录、档案期间生成备份文件，将需要备份的文件存储在服务器上。3.5.2业务规则电子档案中归档完成的才支持离线备份。离线备份选择档案目录时，若存在全宗级的档案门类和目录，则分类展示界面按照全宗级展示；批量备份进入【批量操作进度】节点，支持在批量操作进度菜单进行管理。用户手册39/433.5.3栏目说明3.5.4按钮说明<下载>：点击<下载>按钮，文件进行下载；<删除>：点击<删除>按钮，该条目直接删除；<生成备份文件>：点击<生成备份文件>按钮，页面弹出备份全宗、备份目录、档案期间选项；<档案备份>：下拉按钮包括<会计档案批量备份>、<税务档案批量备份>、<公文档案备份>、<合同档案备份>。点击不同的按钮生成不同档案门类的备份文件。3.5.5操作说明操作路径：财务云>档案服务>档案保存>档案上架左上角可以通过多项选择全宗，过滤已生成备份文件。页面中<档案备份>按钮有四个下拉按钮，对应不同门类的档案备份。栏目名称说明离线备份客户可按目录、全宗、档案期间生成备份文件，将需要备份的文件存储在服务器用户手册40/43离线备份点击页面中<生成备份文件>按钮，页面弹出备份全宗、备份目录、档案期间选项，弹窗里支持选择切换全宗，备份目录按照备份全宗进行过滤，仅显示有权限的档案目录；若全宗对应的档案门类为全宗级档案门类，则该界面展示全宗级门类及目录选择好备份全宗、备份目录、档案期间，点击<保存>按钮，档案开始备份。用户手册41/43随后系统开始进行档案备份中，系统会将备份状态实时反馈在页面显示。备份成功的档案可点击<下载>或<删除>按钮，点击<下载>按钮，文件进行下载。点击<删除>按钮，该条目直接删除，页面下方是下载历史记录。离线备份支持导出单据级元数据及附件级元数据。用户手册42/43页面支持翻页操作，也可设置页面条目数量。通过选择本地存储地址下载备份文件包含对应的XML元数据文件，且生成下载记录。第四章初始准备档案室已在档案系统维护并授权；数据已在档案系统归档。档案数据已上架支持外借。
