yonyouup information technology Co.,LtdU8+V12.1 采购管理功能介绍用友优普信息技术有限公司胡娟2015 年 4 月 5 日yonyouup information technology Co.,Ltd一．产品概述1.产品综述2.应用角色3.接口说明二．应用准备1.基础数据2.期初数据3.业务流程配置目录yonyouup information technology Co.,Ltd三．业务介绍1.供应商管理2.价格管理3.业务模式：普通采购4.业务模式：代管业务5.业务模式：固定资产采购6.业务模式：直运采购7.业务模式：受托代销8.其他目录yonyouup information technology Co.,Ltd1.1 产品综述采购管理对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、开票、采购结算的完整采购流程。目前系统处理普通采购、 VMI 采购、固定资产采购、直运采购业务多种业务类型，整合销售、计划、库存、财务等系统，共同完成对物料供给的业务支持。yonyouup information technology Co.,Ltd1.1 产品综述 – 应用框架yonyouup information technology Co.,Ltd1.2 应用角色角色（或岗位）岗位职责应用系统功能采购主管1. 负责拟定采购部门的工作方针与目标，递交上级领导审批 2. 负责编制年度采购计划和采购预算，建立并不断调整改善采购制度和流程 3. 负责及时提供有效的市场信息 4. 负责监控采购人员的作业进度5. 负责与供应商建立良好的关系，掌握供应商物料供应制造与供应能力 6. 负责审核订购单与采购合约，核查采购作业发包、验收和付款流程1. 采购主管角色门户2. 请购单、采购合同、采购订单等单据审批3. 订单执行统计表4. 供应商交货情况分析、质量分析采购业务员1. 负责一般性物料采购 2. 负责查访厂商的供应情况3. 负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等 4. 负责核查供应商提供的物料质量 5. 负责退货 6. 负责收集价格情报、替代品资料、最新产品信息及供应商信息 1. 请购单2. 采购订单3. 到货单4. 发票yonyouup information technology Co.,Ltd1.3 接口说明yonyouup information technology Co.,Ltd1.3 接口说明 - 采购与供应链yonyouup information technology Co.,Ltd一．产品概述1.产品综述2.应用角色3.接口说明二．应用准备1.基础数据2.期初数据3.业务流程配置目录yonyouup information technology Co.,Ltd 2.1 基础数据部门档案人员档案供应商（供应商分类、供应商档案）存货（计量单位、存货分类、存货档案）币种付款条件收发类别采购类型收付款协议供应商存货对照表供应商存货价格表采购管理模块涉及关键基础档案yonyouup information technology Co.,Ltd2.2 期初数据期初暂估入库：没有取得供货单位的采购发票，而不能进行采购结算的入库单，以便取得发票后进行采购结算。期初入库单不影响库存现存量。期初在途存货：已取得供货单位的采购发票，但货物没有入库，而不能进行采购结算的发票，以便货物入库填制入库单后进行采购结算。期初发票不影响应付帐款余额。期初代管挂账确认单：已与代管的供应商进行了耗用挂账，但还没有取得供应商的采购发票，而不能进行采购结算的代管挂账确认单，取得发票后再与之进行结算。期初受托代销商品：没有与供货单位结算完的受托代销入库记录，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算。期初受托代销入库单不影响库存现存量。期初记账：将采购期初数据记入有关采购账。表示期初余额处理完毕，期初记账之后就可以开始处理正常采购业务了。期初记账后不能再录入期初单据。yonyouup information technology Co.,Ltd2.3 业务流程配置按业务类型＋采购类型设置流程模式：设置在这种流程模式之下包括哪些业务环节，并设置与各个环节及与整个业务模式相关的参数。业务执行：录入业务单据时，增加下拉项中显示已定义且启用的流程模式，用户可以直接选择流程模式，系统自动带入相应的业务类型和采购类型；也可以直接录入业务类型和采购类型，由系统读取对应的流程模式。根据单据流程模式，系统进行不同的处理：如果单据使用定义好的流程模式，则按流程模式的设置进行相应的业务控制和处理（如流程模式中定义的必有到货，取价方式等）。如果单据不使用定义好的流程模式，则按系统中所设置的选项进行相应的业务控制和处理（如系统选项中的普通业务必有订单）设置单据来源，按照设置进行控制按照业务类型 + 采购类型设置流程，不允许重复设置流程中各单据的控制规则流程需要启用后才能生效，启用后按流程控制yonyouup information technology Co.,Ltd三．业务介绍1.供应商管理2.价格管理3.业务模式：普通采购4.业务模式：代管业务5.业务模式：固定资产采购6.业务模式：直运采购7.业务模式：受托代销8.其他目录yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商准入供应商资格审批提供对潜在供应商的信息记录、考察以及升级为合格供应商（即转入供应商档案）审核成功后可直接转入供应商档案输入供应商其他信息后保存，直接保存到供应商档案中。保存后资格审批中转入按钮置灰，资格审批表不允许弃审参照已转入供应商档案的供应商，调整相关信息审核后转入供应商档案，实现对供应商档案的变更供应商档案提供选项：是否允许新增或修改供应商档案，不允许新增或修改时只能通过资格审批表和资格审批变更表来实现对供应商档案的严格管理yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商准入供应商供货审批对已经成为企业的供应商是否可以供货以及供哪些货进行控制。审核通过后转入供应商存货对照表审批通过后转入，实现对供应商存货对照表的变更参照已转入供应商存货对照表的记录，调整相关信息提供选项控制是否允许新增或修，不允许新增或修改时，只能通过供货审批表和供货审批变更表实现对对照表的管理yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商档案主要用于设置往来供应商的档案信息，以便于对供应商资料管理和业务数据的录入、统计、分析。采购中可使用的供应商必须具有的属性采购单据，在取表体的税率时，优先按“选项”中设置的取价方式取税率，如果取不到或取价方式是手工录入的时候，取供应商档案上的“税率 %” 值单据中录入供应商时，自动带对应币种取价方式为手工录入时按此选项决定价格标识选中此选项，严格控制账期，发票中必须录入收付款协议单据录入供应商时，默认带出收付款协议，可选立账依据为采购发票、采购入库单和代管挂账确认单的收付款协议供应商不再使用时，可以录入停用日期，单据中不允许录入停用日期之后的供应商yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商存货对照表用于反映某一供应商可以提供哪些存货或某一存货由哪些供应商提供，以及该存货在各供应商间的配额分配和价格水平。供应类型为采购供货的才对采购系统进行供货控制对于该存货，供应商所使用的编码或名称。在填制采购单据时，可直接输入供应商存货编码或名称，自动带出为本企业的存货编码质检存货可编辑此页签，修改检验方式等信息，到货单判断存货是否质检时优先取对照表中检验方式yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商供货控制在做采购业务时，需要通过供货清单来控制供应商是否能够供货，可以供哪些货。系统通过供应商存货对照表来实现这种对业务的控制功能。涉及选项可选择不检查、检查提示、严格控制流程配置yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商供货控制订单、到货单、退货单、专用发票、普通发票手工新增 先录供应商，再录存货时，判断选项的设置（先录存货后录供应商相同控制）选择不检查，则直接参照存货档案选择存货，用户可直接录入存货编码选择检查提示，则参照当前供应商对应的存货列表。手工录入不属于该供应商对应的存货，则提示：“存货 XXX 不在当前供应商供货范围内，是否继续？”选择是，允许录入；选择否，清空所输存货。选择严格控制：参照录入存货时，可参照当前供应商对应的存货列表。手工录入不属于该供应商的存货，提示：“存货 XXX 不在当前供应商供货范围内，请重新录入存货”，确定后清空所录存货订单参照请购单、 ROP 计划、采购计划、销售订单、出口订单生单 在参照单据前已录供应商，再参照单据时，根据选项判断： 选择不检查，则直接参照所有符合条件的列表。 选择检查提示或者严格控制，则只列示订单中已选供应商可供货的存货列表。 在参照单据前未录入供应商，选择参照单据，然后再录入或修改供应商，不检查对应关系。 到货单参照订单，退货单参照订单、到货单生单，拒收单参照到货单生单，入库单参照订单、到货单生单，发票参照订单、入库单生单，不控制供应商与存货的对应关系，但生单后如果允许手工增行，则增行时要控制供应商与存货的对应关系。对 " 应税劳务 " 或 " 折扣 " 类存货的录入不做控制，无论选项如何，均不做校验。运费发票不做控制。yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商存货调价单针对不同供应类型（采购、委外、进口）进行价格设置，包括：含税单价、税率、无税单价，币种等。提供价格的完整审批流程，审批通过的价格形成有效价格，转入供应商存货价格表，审批后不允许弃审提供完整的定价调价流程，支持阶梯定价、价格有效期、促销价等存货档案中是采购定价的自由项才允许输入，支持按自由项定价支持批量调整价格：按一定比率或者额度进行价格的成批调整 支持参照供应商存货对照表和已有供应商存货价格表，实现快速录入支持批量调整价格：按一定比率或者额度进行价格的成批调整 yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商存货调价单针对不同供应类型（采购、委外、进口）进行价格设置，包括：含税单价、税率、无税单价，币种等。选择此选项，供应商存货调价单和采购比价申请单表体的自动失效价格表字段的值为是，否则为否审核后价格表自动失效将供应商存货价格表中所有没有失效日期的相同供应商 + 存货 + 定价自由项记录（生效日期小于等于当前失效日期）自动把失效日期置为当前生效日期 -1yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商存货价格表用于供应商存货价格的查询、调价。在填制采购单据（订单、到货单、发票）时，可以设置从供应商存货价格表中取价。对所选记录进行调价，价格表不能直接修改或删除，通过下拉选择修改或删除，形成操作类型为修改或删除的调价单，审核后修改或删除价格表记录可选：最新调整价格和当前生效价格 最新调整价格：只显示最后一次调价的记录 当前生效价格 ：只显示到价格查询日期生效的价格 价格选择为最新调整价格时，不允许编辑价格查询日期；价格选择当前生效价格时，价格查询日期必填yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商配额管理为了保证供给的充足与稳定，企业对同一种物料，往往会维持多个相同或者类似的供货源。对于这些货源，有些是企业的主要供货商（从交货能力、成本以及质量等方面考虑），有些是次要供应商。对主要供应商，需要长期的保持其合作关系；同时为了避免供货风险，必须发展和保持同次要供应商的关系。因此，对于企业的采购，需要按照企业所制定的采购策略在供应商间进行分配。通过配额算法，将采购需求在多个供应商间进行分配，批量生成采购订单。同时可以考虑各种供货约束。基本参数最小包装量或者每次供货的倍量供应商每次最大供货量供应商每次最小供货量供应商对某存货供货的比例。用来计算供应商对某存货应该分配多少采购量对配额比的一种扩展，用于累计比例配额算法。采用累计比例配额，理论上给该供应商分配的比例是“配额比* 实际完成率上限”，也就是允许下达给供应商的最高比例。该值默认为100 ，不可为负值，建议不要低于100累计下达给该供应商的某存货的总订单量，订单保存时回写，删除和关闭时也回写，不可为负设置需要进行参与配额的存货，选中的存货才能在配额生单中过滤出来进行配额分配时，有些采购数量较小的采购需求，企业并不希望将需求按照比例在多个供应商间进行分割，而是全部给实际完成率比较低（即按排序规则排在最前）的那个供应商配额中供应商排序规则：供应商实际完成率（升序） + 供应商配额百分比（降序）选中选项，对配额结果进行向上取整yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商配额管理配额生单可选请购单（不含受托代销、固定资产采购）、 MRP 计划、 MPS 计划、 ROP 计划选中是，请购单中有供应商的记录参与配额，否则不参与简单比例配额：不考虑该供应商的历史供货量，严格按照供应商的配额比进行计算累计比例配额：考虑历史供货量，每次配额时，实际完成率最低的优先分配。通过供应商的历史累计供货量、实际完成率上限及其配额比来决定谁优先进行分配，分配多少考虑单次最大供货量：选中，配额结果大于最大供货量，则分配量取最大供货量考虑单次最小供货量、配额量小于单次最小供货量时是否配额：选中考虑单次最小供货量，才可选择配额量小于单次最小供货量时是否配额，二者都选中，配额结果小于最小供货量，则分配量取最小供货量；不选中后者，不进行配额考虑供货批量：对配额结果进行批量处理，采取向上取整，必须是供货批量的整数倍考虑最小分割量：小于最小分割量，将可分配量全部给这个供应商；大于最小分割量，按算法配额配额结果是否取整：与存货档案切除尾数同时选中才起作用，按向上取整规则计算分配量配额比为 0 或空的供应商参与配额：控制对于未定义供应商存货对照表或对照表中配额比为 0 或空的供应商是否参与配额汇总依据可以选择存货、来源、需求日期、自由项。存货、业务类型和采购类型是固定的汇总条件。支持按价格选项取对应价格对供应商存货对照表中没有配额比的存货可手工填写供应商批量生成采购订单支持对本次配额量进行手工修改，数量不能为 0yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商分析根据采购订单的计划到货日期，查询在规定的到货日期货物还未完全到货或入库时的记录，以便催促供应商尽快到货根据订单记录查询供应商的到货情况、准时到货情况、退货情况及付款情况可查询供应商到货的质检情况，包括检验日期、检验方式、检验结果等，综合分析供应商所提供货物的质量情况。yonyouup information technology Co.,Ltd3.1 供应商管理 - 供应商分析以采购订单为依据，通过已审核采购订单到货时间和数量，计算出订单存货平均交货周期 .分析供应商某区间的价格波动情况，支持按周、按月、按季三种查询方式，包括不同期间的平均价、最高价、最低价及最新价按入库审核时间或到货单审核时间两个维度来分析采购订单的准时交货率yonyouup information technology Co.,Ltd3.2 价格管理 - 取价取价相关选项 订单 \ 到货单 \ 发票单价录入方式手工录入：录入采购单据时，单价取值为空，由用户手工录入。根据供应商从供应商档案中带入默认币种和价格标识。取自供应商存货价格表：录入采购单据时，根据当前的单据日期、供应商、币种、存货、定价自由项、数量，带出供应存货价格表中，供应类型为“采购”的符合条件的价格记录，找不到对应价格，价格显示 0最新价格：根据最新价格的来源带出对应单据的最新价格，包括价格标识、价格、税率等。历史交易价参照设置来源：可选订单、到货单、发票按供应商取价：单价录入方式为最新价格时，选中此选项，按照单据中所选供应商 + 存货取最新价格，不选中按照存货找最新价格。显示最近历史交易价记录次数：默认显示 10 ，设置价格参照及价格查询时显示的记录数选中选项，取价方式为价格或最新价格时，修改表头供应商自动对表体记录进行重新取价不选中选项，修改表头供应商表体价格保持不变yonyouup information technology Co.,Ltd3.2 价格管理 - 取价 取价规则参照其他系统单据按取价方式取价，如请购单拷贝 MRP\MPS\ROP 计划参照本系统单据，不论来源单据是否有价格，都带来源单据的价格，如到货单拷贝订单，但不包括订单拷贝请购单；需要取价可用重新取价功能 重新取价取价方式为供应商存货价格表或最新价格时才支持重新取价右键菜单：支持整单取价和按行取价关闭行和已记账行不支持重新取价整单取价：只对从价格表取价有意义，数量取当前单据中相同存货＋定价自由项的数量之和进行取价，对...
