应用方案手册-2021.05电子会计档案归档用友网络科技股份有限公司1版权用友集团未经用友集团的书面许可，本应用方案手册任何整体或部分的内容不得被复制、复印、翻译或缩减以用于任何目的。本应用方案手册的内容在未经通知的情形下可能会发生改变，敬请留意。请注意：本应用方案手册的内容并不代表用友所做的承诺。用友网络科技股份有限公司2目录版权1变更记录.5名词解释.6第一章整体概述..71.1总体概述.71.2应用概述.91.3应用价值.11第二章应用角色..11第三章应用地图..12第四章应用场景..124.1凭证归档.124.1.1业务描述.124.1.2业务流程.134.1.3应用点清单.134.1.4应用解决方案.134.2账表归档.174.2.1业务描述.174.2.2业务流程.174.2.3应用点清单.174.2.4应用解决方案.174.3报表归档.194.3.1业务描述.194.3.2业务流程.194.3.3应用点清单.194.3.4应用解决方案.194.4业务单据归档.214.4.1业务描述.214.4.2业务流程.214.4.3应用点清单.214.4.4应用解决方案.214.5取消归档.234.5.1业务描述.234.5.2业务流程.234.5.3应用点清单.234.5.4应用解决方案.23第五章初始准备..245.1初始化配置.245.1.1会计期间方案..245.1.2币种..255.1.3业务单元..255.1.4账簿类型..255.1.5财务核算账簿..26用友网络科技股份有限公司35.1.6权限管理..265.1.7打印模板配置..265.2文件传输配置.275.2.1文件传送路径配置..275.2.2文件接收地址配置..27用友网络科技股份有限公司4导读此手册面向实施顾问以及企业关键用户，旨在为实施规划、解决方案制定和落实提供指导。手册围绕应用能够解决的主要业务场景展开，并以此为依托展现应用的关键应用功能，提供业务需求与应用点相匹配的思路。本手册包括五大部分；第一部分是对应用整体方案及其价值的概要介绍；第二部分是对应用角色使用情况说明；第三部分是对应用点分布情况说明；第四部分是对有关本模块的主要业务场景、流程以及对应的应用解决方案的说明；第五部分是初始准备设置；此外，为了便于用户对整体内容加深理解，手册中对一些关键的名词进行了解释，并在附录中对一些可能需要对照查询的关键点进行了补充说明，以便用户查找对照。为突出重点，本手册定位于方案性说明，仅对产品操作中的重要控制点有所描述。若读者希望深入了解特定板块的产品应用，可结合本手册，查阅如下资料：1.《NCCloud应用方案手册-组织管理》-----深入阐述了产品关键概念（如集团、组织、业务委托关系等）以及建模思路，是实施规划、蓝图设计的重要参考资料。2.《NCCloud应用方案手册-流程管理》-----提供关于交易类型、流程设计工具的应用指导。3.《NCCloud应用方案手册-基础数据》-----可对手册第五部分（即初始准备设置）中的有关基础数据的理解和应用进行更详细深入地了解。用友网络科技股份有限公司5变更记录编写人冯星版本修订人审核人起止时间修订/审核章节修订/审核内容2021.05冯星梅志红2021.07.12第四章应用场景4.1-4.5截图有更新（主要是电子档案系统界面有变化，截图随之更新）梅志红2021.07.12第一章1.1总体概述增加新增模块和功能描述，更新财务总体架构图用友网络科技股份有限公司6名词解释档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。会计档案：是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。电子会计档案归档：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料以“电子档案”的形式进行归档管理。用友网络科技股份有限公司7第一章整体概述1.1总体概述NCCloud财务会计遵从会计准则与财务基础工作规范，帮助企业财务人员完成各项会计核算工作，为形成内外部财务报告提供核算基础。NCCloud财务产品提供了全面的审计线索、记录业务操作日志，符合内控要求。同时，作为企业管理系统的核心系统，NCCloud财务会计系统与NCCloud供应链系统共用实现财务业务一体化，与NCCloud预算系统共用实现预算管控，与NCCloud报表系统共用实现账表一体化，与NCCloud共享服务系统共用实现财务共享一体化，与NCCloud财资系统共用实现集团资金管理，与NCCloud报账平台共用实现全员大报账管理。NCCloud财务会计系统应用了人工智能技术，包括RPA流程自动化机器人与VPA智能助理机器人。NCCloud财务会计系统包括基础档案及规则、总账、收入管理、应收管理、应付管理、费用管理、固定资产、存货核算、收付款合同、电子会计档案归档、财务自助分析模块。财务会计产品架构如下图所示。财务会计产品作为NCCloud的关键基础领域，在本领域内部发展同时，不断与其他产品领域相互集成融合，为企业提供各类一体化集成化应用解决方案。1、财务会计产品以总账为核心，通过会计平台，提供灵活生成凭证的会计引擎，将固定资产、存货、收入、应收、应付等细化核算模块的业务单据生成凭证汇集到总账系统中。用友网络科技股份有限公司82、财务会计产品与供应链、报表平台、财资管理、税务管理等产品领域紧密关联，实现业财一体化、账表一体化、财资一体化、财税一体化（1）存货核算、固定资产、收入管理、应收管理、应付管理、费用管理分别核算明细账业务，分别与供应链、资产管理、财资管理、项目管理等业务系统对接，实现财务业务一体化。财务业务一体化有效消除企业内部的信息孤岛、简化业务处理流程、实现业务财务数据的共享、在业务过程中控制财务风险。在供应链业务流程中提供财务处理功能（收入\成本\应收\应付确认），流程实现“事找人”关键业务环节嵌入财务控制财务期末处理不影响业务（2）所有财务核算模块的数据可以被集团报表通过取数函数进行取数，自动生成各类财务报告，实现账表一体化。（3）对接财资领域，实现现金、票据、信用证等资金收付管理与财务管理一体化。（4）对接税务云：在应付单、付款单处理过程中，可以扫描纸质发票、上传电子发票到税务云，进行发票验伪并形成发票台账数据，降低财税风险。应收单可以对接税务云进行直连开票，内部交易业务下，应收单开具的销项发票可以协同生成进项发票。总账月结可以将科目余额表上传税务云，自动生成纳税申报表，实现财税一体化。3、财务会计所有核算模块与企业绩效管理产品领域集成，实现全面预算、事中控制、事后分析。4、财务会计与财务共享领域共同构建大报账平台：固定资产、收入、应收、应付、总账、费用模块的单据可以在“报账平台”由全员发起各类业务流程，在财务核算模块终审制单，实现财务风险点前移、财务风险控制边界扩大的管理目标。5、财务会计与财务共享领域实现财务共享服务一体化：固定资产、收入、应收、应付、总账、费用管理的单据可以在“报账平台”由全员发起各类业务流程，在共享服务作业平台完成核算相关的作业任务处理，实现财务共享服务一体化。6、财务会计中实现基于合同的财务收付款：应收、应付、费用管理和现金管理等涉及收付款的模块与收付款合同模块集成，实现以合同为中心的财务风险管理。7、财务会计中实现以合同为基础的收入管理：按合同信息识别收入确认政策，提前管控收入核算合规风险和其他财税风险；支持销售出库、客户签收、销售开票、期末处理等不同业务环节自动进行收入确认，提升收入核算灵活、易用和准确性。用友网络科技股份有限公司98、财务会计对接电子会计档案：总账凭证及主要上游业务单据、总账账表按电子会计档案要求的格式，导出数据到电子会计档案系统，全面实现无纸化。9、财务会计提供智能财务服务，通过小友嵌入实现对话式交互，采用人工智能技术，替代人工操作处理，提升处理效率。10、财务会计中通过财务自助分析，提供更加灵活便捷的查询功能。1.2应用概述从计算机未普及时的大量纸质档案，到各种软件产品的更新换代所遗留下的电子数据，企业累积了大量的信息化核算数据，如何更好、长期有效地保管这些重要的财务数据，避免因系统、环境的变迁导致会计档案毁损，同时保证这些数据不被任意篡改和查询、输出，成为企业关注的重点，因此电子会计档案归档产品应运而生，会计资料的安全性和保密性也成为了电子会计档案归档产品的重要目标。电子会计档案归档是独立的系统，具备会计资料的归档功能，具有符合国家统一标准的数据接口，可以同时对业务单据及其影像（凭证的部分上游单据及影像）、凭证、总账、明细账、现金日记账、银行日记账、科目余额表、会计报告一并进行归档，也可对多个组织、多个期间的数据一并执行归档操作。图1.2-1应用分布图用友网络科技股份有限公司10图1.2-2应用架构图电子会计档案是NCCloud财务领域中的重要环节，是连接财务系统与档案系统的桥梁，将财务领域的电子会计资料以图形化数据及结构化数据的形式传送给电子档案系统，它在财务领域总体架构中所处的地位及归档过程具体如下图：图1.2-3NCCloud财务领域总体架构用友网络科技股份有限公司11图1.2-4归档过程1.3应用价值1.给企业带来可观的效益，使企业大幅度减少纸质凭证和会计档案的打印、传递、保管费用，优化业务流程。2.有效遏制虚假发票，防止利用虚假发票侵占公司财产和税收流失。3.便于政府监管，提升监管效率，从而规范电子商务市场秩序，促进经济发展。第二章应用角色电子会计档案归档的主要使用者：财务人员。用户日常工作可通过桌面设置，在权限范围内选择小应用并放置桌面上，通过桌面分组调整上下排列顺序，制定完全“私有”的工作桌面。用友网络科技股份有限公司12图2-1财务人员工作桌面第三章应用地图分类应用基础账表归档初始设置一键归档第四章应用场景本版支持多账簿档案进行归档，具体操作如下。4.1凭证归档4.1.1业务描述月底结账后，需要将凭证及其影像附件以电子档案的形式进行归档留存。用友网络科技股份有限公司134.1.2业务流程无。4.1.3应用点清单领域产品模块应用财务会计电子会计档案归档初始设置一键归档4.1.4应用解决方案1.归档模板设置“初始设置”节点，设置需要归档的财务核算账簿以及凭证归档需要使用的模板，需要设置的模板包括普通凭证归档模板、数量凭证归档模板、外币凭证归档模板及外币数量归档模板。图4.1-1凭证归档模板设置2.执行归档操作1)“一键归档”节点，选择“财务核算账簿”及“归档期间”，查询出当前需要归档的账簿，对于归档状态为“未归档”的账簿，可以选中一条，也可以选中多条，点击“归档”进行归档。用友网络科技股份有限公司14图4.1-2财务系统归档操作2)归档的数据必须结账后才可进行归档操作，否则会给出提示，且归档后不可取消结账。图4.1-3财务系统归档数据未结账提示3)正在进行归档的数据，不允许进行重复归档，否则会进行提示。图4.1-4财务系统重复归档提示4)归档凭证时，凭证附件中的全部附件会和凭证一起进行归档处理。凭证的部分直接上游单据及影像附件也会同凭证一起进行归档（直接上游单据归档具体详见下文4.4业务单据归档），下图为电子档案系统接收凭证数据界面：用友网络科技股份有限公司15图4.1-5电子档案系统接收凭证数据5)电子档案系统接收到数据且未装册时，财务系统中核算账簿的归档状态由“未归档”变为“归档中”。图4.1-6财务系统凭证归档中6)电子档案系统装订成册并执行归档且成功后，归档状态由“归档中”变为“已归档”。图4.1-7电子档案系统执行装册及已装册用友网络科技股份有限公司16图4.1-8电子档案系统执行归档及已归档图4.1-9电子档案系统归档成功图4.1-10财务系统归档状态变为已归档7)归档传递过程中如凭证传FTP时出错，归档状态会变为“未归档”状态。用友网络科技股份有限公司174.2账表归档4.2.1业务描述月底结账后，需要将账表以电子档案的形式进行归档留存。4.2.2业务流程无。4.2.3应用点清单领域产品模块应用财务会计电子会计档案归档初始设置一键归档4.2.4应用解决方案1.归档模板设置“初始设置”节点，设置需要归档的财务核算账簿以及账表归档需要使用的模板，包括总账归档模板、明细账归档模板、日记账归档模板、科目余额表归档模板。用友网络科技股份有限公司18图4.2-1账表归档模板设置2.执行归档操作1)“一键归档”节点，选择“财务核算账簿”及“归档期间”，查询出当前需要归档的账簿，对于归档状态为“未归档”的账簿，点击“归档”进行归档，财务系统及电子档案系统具体归档操作及规则同4.1凭证归档。2)电子档案系统接收到账表数据且未装册时，财务系统核算账簿由“未归档”变为“归档中”。图4.2-2电子档案系统接收账表数据图4.2-3财务系统账表归档中用友网络科技股份有限公司193)电子档案系统装订成册并执行归档且成功后，归档状态由“归档中”变为“已归档”。图4.2-4财务系统归档状态变为已归档4.3报表归档4.3.1业务描述报表上报后，需要将报表以电子档案的形式进行归档留存。4.3.2业务流程无。4.3.3应用点清单领域产品模块功能节点财务会计电子会计档案归档初始设置一键归档4.3.4应用解决方案1.归档模板设置“初始设置”节点，定义哪些集团报表参与报表归档，参照全局下关键字为“单位+会计月”和“单位+会计月+币种”的集团报表，先选择任务，再选择报表，报表上报后才可执行归档。用友网络科技股份有限公司20图4.3-1报表归档设置2.执行归档操作财务系统及电子档案系统具体归档操作同4.1凭证归档，电子档案系统接收报表数据，下图为电子档案系统接收报表数据界面。图4.3-2档案系统接收报表数据用友网络科技股份有限公司214.4业务单据归档4.4.1业务描述月底结账，业务单据及其影像和附件需要随同凭证以电子档案的形式进行归档留存。4.4.2业务流程无。4.4.3应用点清单领域产品模块应用财务会计电子会计档案归档初始设置一键归档4.4.4应用解决方案1.归档模板设置“初始设置”节点，设置需要归档的财务核算账簿以及指定业务单据的归档模板，支持归档单据类型包括：【费用管理-费用申请单、费用预提单、借款单、报销单（含还款单、费用调整单）】【应收应付-应收单、应付单、收款单、付款单】【资金调度-上收单、下拨单】【资产管理-资产增加、资产减少、调出单、拆分单、合并单】【共享服务-工单】。用友网络科技股份有限公司22图4.4-1业务单据归档模板设置2.执行归档操作凭证归档时即同时归档业务单据，业务单据及其影像和附件会连同凭证一起归档（支持银行电子回单作为付款单的附件进行归档），财务系统及电子档案系统具体归档操作同4.1凭证归档，下图为电子档案系统接收业务单据界面。图4.4-2电子档案系统业务单据归档完成用友网络科技股份有限公司234.5取消归档4.5.1业务描述归档完成后，发现归档错误或者有遗漏，需要取消归档后重新归档。4.5.2业务流程无。4.5.3应用点清单领域产品模块应用财务会计电子会计档案归档初始设置一键归档4.5.4应用解决方案1.电子档案系统取消归档电子档案系统，选择已归档页签，点击【取消归档】按钮，进行取消归档。图4.5-1电子档案系统取消归档2.电子档案系统取消装册取消归档后，继续在电子档案系统的已装册页签，点击右侧【拆册】按钮进行拆册。用友网络科技股份有限公司24图4.5-2档案系统取消装册3.财务系统取消结账并进行重新归档。重新归档参考上面文档所述归档操作内容。第五章初始准备5.1初始化配置5.1.1会计期间方案动态建模平台-基础数据-公共信息-会计期间，核算需要的会计期间。图5.1-1会计期间增加用友网络科技股份有限公司255.1.2币种动态建模平台-基础数据-公共信息-币种，核算需要使用的币种。图5.1-2增加币种5.1.3业务单元动态建模平台-组织管理-组织结构定义-业务单元，需要归档的财务组织。图5.1-3业务单元增加5.1.4账簿类型动态建模平台-组织管理-组织结构定义-账簿类型，需要归档的具体账簿类型，对应会计期间方案、科用友网络科技股份有限公司26目体系及本位币。图5.1-4账簿类型设置5.1.5财务核算账簿动态建模平台-组织管理-组织结构定义-财务核算账簿，需要归档的财务核算账簿（财务组织+账簿类型），对应具体的科目表，并设置为主账簿，本版只支持主账簿进行归档。图5.1-5财务核算账簿增加5.1.6权限管理维护电子会计档案归档操作相关的职责、角色并分配给相关用户。5.1.7打印模板配置归档模板配置需要调用打印模板，因此需要对总账凭证、账表及相关业务单据的打印模板设置好：用友网络科技股份有限公司27领域产品模块功能节点动态建模平台客户化配置模板设置-集团5.2文件传输配置5.2.1文件传送路径配置财务系统，打开“初始设置”节点，配置FTP相关信息。图5.2-1FTP配置具体配置参考电子档案云那边的相关操作说明。5.2.2文件接收地址配置电子档案管理系统，打开NCHOME\resources\arcparam\ConfigARC.xml文件，将下图红框中的“IP地址：端口号”修改为电子档案管理系统的ip地址及端口号。用友网络科技股份有限公司28具体配置参考电子档案云那边的相关操作说明。第六章归档范围清单2021.05版支持的归档范围如下：领域模块归档对象名称财务会计总账管理普通凭证数量凭证外币凭证外币数量凭证三栏式总账三栏式明细账日记账科目余额表费用管理费用申请单费用预提单借款单报销单还款单费用调整单应收应付应收单应付单收款单用友网络科技股份有限公司29付款单资金调度上收单下拨单资产管理资产增加资产减少调出单拆分单合并单共享服务工单企业绩效集团报表集团报表用友网络科技股份有限公司30大型企业数字化平台ADigitalPlatformforLarge-scaleEnterprises用友网络科技股份有限公司YonyouNetworkTechCo.Ltd.用友网络科技股份有限公司
