1/16用友股份-LE支持服务业务本部产品方案--《OA协同套件应用-公文管理》建立日期：2013-05-01修改日期：2013-06-01文档属性：客户文控编号：LE-DY-CP-2013-01752/16文档控制创建记录适用范围审阅人日期审阅签字所属部门发布范围内部员工伙伴客户发布人姓名所属部门发布时间日期作者所属部门邮件地址版本2013-06-01产品支持部V1.0版本领域模块备注3/16目录OA协同套件应用-公文管理.................................................................................................4一、发文管理................................................................................................................4二、公文交换..............................................................................................................10三、收文管理..............................................................................................................12四、签报管理..............................................................................................................13五、公文查询..............................................................................................................15六、公文统计..............................................................................................................15七、公文督办..............................................................................................................164/16OA协同套件应用-公文管理公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。A8公文管理系统提供完备的电子公文管理功能，包括：公文应用设置、发文管理、收文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文查询、公文统计、公文档案。公文应用部分的具体操作包括：发文管理、收文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文查询、公文统计七项功能操作一、发文管理用于完成对外公文的拟文、审核、审批（或会签）、签发、复核、封发和归档的处理过程，形成待交换的公文单与正式公文。所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自行定义，由此保证了系统的灵活性。同时提供公文的催办、督办等操作，保证公文流转的严肃性。OA电子公文发文管理中，发文要素包括：公文的组成、公文的流转、公文的封发进入交换环境。1)公文组成：包括文单、正文、附件等。2)公文流程：根据不同发文需求，可以设置不同的发文流程，本系统支持自建流程和调用公文流程。公文流程中的节点权限也可根据实际需要由单位管理员在公文应用设置中设置。5/16拟文新建公文的发文流程、起草公文内容、以及填写公文文头信息。公文起草的权利需要单独由单位管理员授权，具备公文发起权后才能进行公文的新建/发送等操作。1）点击菜单公文管理，选择发文管理，进入发文管理界面，再点击拟文。自动调用系统设置的缺省公文单，此处还可以选择系统中已经设置好的其他公文单。2）建立流程。点击流程的文本框，在弹出的选择人员窗口中进行人员的选择；用户也可以点击调用模板直接调用公文发文流程模板。3）设置节点权限。点击流程按钮后可以修改每个节点的权限，以便每个接收到的人得到不同的权限4）设置公文督办。点击督办设置按钮，在弹出的公文督办设置窗口中设置督办人员、督办期限、督办主题。5）填写发文单。根据设置的文单信息进行填写，如文件标题、选择公文种类、公文文号、文件密级、行文类型，填写主送单位、抄送单位、抄报单位等文头信息。送往单位可以选择已设置好的机构组。6/166）书写公文内容。点击正文，选择公文正文格式，系统支持word，excel等格式。7）增加附言和附件。点击发送，即可发送到下一个节点的人员。发文管理-总述进行公文发文过程中文件的核稿，复核，文件签发，套红盖章封发等等一系列的处理，完成公文发文的一系列动作，并形成正式的红头公文文件进入公文交换环节。1）公文处理人员，会接收到公文处理提示信息；可以直接点击提示信息进行公文处理，也可以通过待办事项或是发文管理中待办页面中选择公文进行处理。2）点击待办的公文标题后即可显示公文的相关信息，如公文标题、公文种类、公文文号等。3)点击右侧的正文按钮即可显示公文正文内容，进行公文正文的审核，批阅。7/16发文管理-文单签批在公文处理过程中，用户可以在公文单上进行手写签字和盖章，文单签批功能可以通过单位管理员配置公文节点权限的操作来实现。在系统初始安装时，审核和审批、会签等节点已默认授权了文单签批的权限。电子签章：对文单进行盖章操作，由单位管理员授权印章，用户在个人事务-印章密码管理对印章密码进行修改。（需要电子签章插件）手写签名：对文单进行手写签字，添加自己的意见和批注。文字签批：可以选择系统已设定好的签批文字，也可以手工输入签批内容。发文管理-修改征文对起草的公文正文进行核查，通过修改正文进行文件的修改完善。修改正文包括以下操作：正文编辑、手写批注、文字批注、文档清稿、显示痕迹、隐藏痕迹等操作。文字批注：输入文字进行文件修改，系统保留修改文字的痕迹。用户可以按显示痕迹按钮，把文字批注的痕迹以其他颜色显示，并记录相应的修改人员。手写批注：是模拟手写文字进行文件修改，点击手写批注，此时鼠标变成铅笔形状，用户可以直接在正文内容区书写。用户可以更换不同颜色进行书写。8/16文档清稿：文档清稿是进行修改文字的整理，点击文档清稿，页面会分成上下两个部分，上面是带有文字修改痕迹的稿件，下面是未修改的文字原稿。用户需要对照上面修改的文字，在原稿上重新整理文件。文档清稿后，修改痕迹会被清掉，形成最终文稿。完成正文的修改，填写处理意见，点击提交完成发文管理发文管理-修改文单对公文文单进行修改，操作前提是具备公文文单修改的权限，文单中可以修改的项包括：公文标题、密级、主送、抄送、主题词、文号等多项。发文管理-文号修改修改公文文号，有手工输入文号和断号选择两种方式。断号选择：显示公文处理过程中被使用过但尚未封发的文号，可以是终止的公文流程、也可以是流程未结束的公文号。手工输入公文文号：手工输入公文号，修改公文号后，公文单的公文号变为新修改的文号。发文管理-转公告将公文转发为公告，前提是操作者必须具备公告板块的发布权限和转公告的公文操作权限。9/16联合发文正文相同、文号、发文单位、主送等不同的两套公文，可经过一次审批流程定稿，分别经过两次不同格式的套红，形成两套公文，分别发往不同单位。文单中包含两套文号、发文单位、主送单位、抄报单位、抄送单位、印发份数，则系统自动将该公文标记为联合发文。1）启用公文元素中公文文号B、主送单位B等第二套元素数据。2）InfoPath制作文单，元素包含两套文号、主送等。3）上传该文单。4）拟文，设置流程及文单内容，注意仅使用一个封发节点，发送。5）套红。选择第一套数据，套红；再选择第二套数据，套红，此时增加了两套正文，提交。6）进行公文交换。交换中心中，分别形成两套不同的待交换公文，分别发送即可。10/16二、公文交换文交换用于完成向主送、抄送、抄报单位发送公文，以及接收单位对外来公文的签收，只有部门收发员或单位收发员才具有此功能菜单。1）公文发送方选择待发送中的公文，点击发送按钮。公文交换要求接收方已设置了公文收发员。发送后，公文进入已发送页签中2）接收方在首页待办或公文交换的待签收页签中打开接收到的公文，输入签收编号、保存期限，设置登记人，点击【签收】按钮。签收后，公文进入已签收页签中。11/163）签收公文时设置的登记人进入收文管理-待登记，勾选待登记公文后，点击登记按钮，进入收文编辑界面，进入收文流程。4）发送员进入已发送页签中，查看已发送公文的回执情况撤销公文公文交换时，难免会出现交换错误的情况。为此，系统专门提供了撤销的功能，对于已交换，但对方未签收的公文，允许进行撤销操作补发公文公文交换后，如果有漏发的单位，可以通过补发的功能进行公文补发。12/16三、收文管理用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记，以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自定义。点击一级菜单公文管理，选择收文管理，进入收文管理界面点击一级菜单公文管理，选择收文管理，通过待登记公文列表,选择公文，点击登记，进行公文登记。13/16文件登记发送后，下一个进行公文办理的人员会收到公文的提示信息，在系统的首页的待办事项中显示该公文。办理人员可以直接点击打开进行办理，同时在公文管理中收文管理的待办事项中也列出了所有要办理的公文。办理者可以对文件内容以手写批注，手写批注等方式进行文件的批阅，批示等操作。四、签报管理用于组织内部的公文流转，以形成一个拟文、审核、审批（或会签）、签发、批示、办理、阅读和归档的处理过程。所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自行定义。签报和发文流程设置区别在于：公文发文必须要有封发节点，封发后进入公文交换，而签报在组织内部流转，不需要公文交换，因此不需要封发节点。签报拟文点击一级菜单公文管理，选择签报管理，进入签报管理界面14/16建立流程。点击新建流程输入框，或选择模板调用，调用公文模板建立签报流程。填写签报单。根据设置的文单信息进行填写，如文件标题、选择公文种类、公文文号、文件密级、行文类型、填写抄送单位，主送单位，抄报单位等文头信息，并进行公文正文内容的编写。发送签报。点击发送按钮，将签报发送出去。签报处理进行公文签报过程中文件的核稿、审核、文件签发、盖章等一系列的处理。1）点击首页我的待办事项或是发文管理中待办页签中选择签报进行处理2）点击待办的签报标题后即可显示公文的相关信息，如公文标题、公文种类、公文文号等。3）点击右侧的正文按钮即可显示签报正文内容，可以进行正文的审核、批阅，具体签报的处理方式如修改正文、修改文单、文单签批等处理方式与发文管理处理方式相同15/16五、公文查询用于查询当前用户参与的公文流程。对于已归档的公文，只能查询出文件密级为普通的公文，其他级别的公文不能查询。六、公文统计按照公文的收文发文进行统计，并提供相应的查询，将查询的数据导出为excel文件。点击列表中的公文条目，可以查看文单详细内容。只有部门收发员或单位收发员才具有此功能菜单。部门收发员统计本部门的公文，单位收发员统计本单位的公文。收发查询16/16收发统计七、公文督办公文督办人对公文进行督促办理，向办理公文的人员发出督办意见，并可以改变正在进行着的公文的处理流程。
