YonBIPV3.0(R6_2407_1)旗舰版协同云-公文管理用友网络科技股份有限公司2024年9月用户手册1/44版权©2024用友集团版权所有。未经用友集团的书面许可，本用户手册任何整体或部分的内容不得被复制、复印、翻译或缩减以用于任何目的。本用户手册的内容在未经通知的情形下可能会发生改变，敬请留意。请注意：本用户手册的内容并不代表用友网络所做的承诺。用户手册2/44目录第一章名词解释...............................................................4第二章总体概述...............................................................4第三章应用价值...............................................................4第四章应用场景...............................................................54.1场景一：发文流程.......................................................54.1.1业务描述...............................................54.1.2业务流程...............................................54.1.3应用清单...............................................64.2场景二：收文流程.......................................................64.2.1业务描述...............................................64.2.2业务流程...............................................74.2.3应用清单...............................................74.2.4初始准备...............................................84.3发文...................................................................84.3.1总体概述...............................................84.3.2总体价值...............................................84.3.3发文拟稿...............................................84.3.4我的发文..............................................104.3.5待办发文..............................................114.3.6已办发文..............................................134.3.7发文管理..............................................144.3.8收文..................................................154.3.9待登记文件............................................154.3.10收文登记..............................................164.3.11我的收文..............................................174.3.12待办收文..............................................184.3.13已办收文..............................................19用户手册3/444.3.14收文管理..............................................204.3.15公文交换..............................................214.3.16发送文件..............................................214.3.17签收文件..............................................224.3.18公文设置..............................................234.3.19文单设置..............................................244.3.20正文模版设置..........................................294.3.21套红模版设置..........................................304.3.22类型设置..............................................324.3.23文书设置..............................................344.3.24机构组设置............................................354.3.25外部单位设置..........................................364.3.26开关设置..............................................374.3.27公文阅件..............................................394.3.28公文查询..............................................404.3.29公文统计..............................................414.3.30插件下载..............................................43用户手册4/44第一章名词解释公文是党政机关、企事业单位、社会团体等组织，在行政管理活动或处理公务活动中，形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书。是传达贯彻党和国家方针政策、贯彻领导的意图和决策、公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。第二章总体概述公文管理模块是对企业组织的发文、文件交换、收文、归档等公文业务全过程进行管理，建立完善的公文管理体系，以发文登记单和收文登记单为主要公文业务管理依据，对各类发文、收文进行集中统一管理，提供公文业务办理跟踪和数据分析。使企业部门严格的公文管理制度、严谨的公文流转方式等管理制度中的各项条款可以发挥真正的行为约束力，摒除传统管理方式下的弊端，实现安全规范、高效方便、统一管控的公文业务管理。第三章应用价值•覆盖公文全过程管理完全模拟手工公文处理流程，全程覆盖，流程清晰，实现发文、收文、公文交换等公文流转的全周期过程管理。•流程权限灵活设置规范流程与灵活流程自由组合，灵活的流程节点设置，严谨的权限分配，满足公文流转的灵活性和可控性。•多样化公文格式设置公文单样式、公文类型、正文模板、套红模板灵活自定义，降低用户学习和使用时间成本，规范公文内容和格式，避免流转过程中的人为错误，满足公文快速发文处理需求。•过程留痕安全可靠支持电子签名、签章，同时支持全文手写批注和痕迹保留，对修改人、修改时间、修改内容、修改方式等内容可完全记录留痕，让公文办理更加便捷、人性化。•可视化图形展示流程可视化图形直观显示公文流转各节点的处理状态，实时查看公文办理进度与状态。•无缝关联相关业务用户手册5/44收发文过程支持将公文内容进行归档、转任务、转公告、转会议等其他模块的关联，无缝衔接，实现公文业务的外延工作的快速安排和执行。•权限分级管控公文管理员、公务业务人员功能权限分级控制，使用权限可控，降低管控风险，公文类型多级管理，满足管理需要。•提高公文传递时效公文管理全过程均在系统中处理，使用协同系统代替人工流转，大大缩短公文流转时间，节约了经办人员的时间成本。•节约人力物力成本彻底改变人工传递纸质文件的方式，在节约人力物力的同时，替代原来的纸质流转，减少纸张使用、邮寄、交通等行政费用的支出，节约了大量的印刷和邮寄费用。•提升行政办文效率通过友空间公文模块办理公文，实现非涉密文件跨部门、跨地区、跨层级网上传输，极大地提升行政办公、业务协同的效率。第四章应用场景4.1场景一：发文流程4.1.1业务描述发文指以本机关的名义发出的文件，包括本机关制发、转发、承办之后产生的复文等。按行文关系，党政机关的行文分为上行文、平行文、下行文。发文办理指文件从拟稿到发出的整个过程，一般包括：拟稿、审核、会签、签发、复核、缮印、登记、分发等程序。一个单位或部门制发文件，是在二种情况下形成的。一是被动制文，就是针对本机关收文形成的文件（如：对下级请示的批复、对平级或不相隶属单位的复函等）或是以本部门名义对所属部门转发上级来文；另一种是主动制文，就是根据本机关工作需要而主动形成的文件，如：向上级的请示、报告，向下级部署工作的决定、通知、命令，向平级商洽询问事项的公函等。4.1.2业务流程用户手册6/44流程详细说明•拟稿：部门拟稿人草拟文件初稿；•核稿：按照规定的发文流程，对文件草稿进行逐级审核；•会签：当公文内容涉及其他部门职权范围，主办部门应征得其同意，需要有关部门领导签署意见；•签发：授权负责人对文稿的最终审批，批注签发意见、签注姓名、签发日志，文稿一经签发即为定稿；•核发编号；文件签发后，正式印发前，有秘书部门对公文的审批手续、文种、结构格式等进行最后复核、确定发文字号、文号、分发范围和印制份数，套红头，然后送文印；•用印：对文印好、供对外发出的公盖章文用印；•分发：封装公文，登记即将发出的公文的发文字号、文种、标题和发文范围，将封装完毕的公文以合适的方式发送给收文者；•注结：文件办理完毕、在公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果；•归档：将办理完毕的文件按照归档管理规定，移交档案室；•保管：发文文件的借阅、清退、销毁管理。4.1.3应用清单发文拟稿我的发文待办发文已办发文发文管理4.2场景二：收文流程4.2.1业务描述收文指收到外部党政机关、人民团体、企事业单位和系统内部其他机关送达本机关、单位的公务文件和材料，包括文电信函等。收文处理是指收到文件后组织文件运转，直至阅办完毕用户手册7/44的全过程。收文处理方法在各级机关、各个部门和单位不完全相同，但基本步骤大体一致。一般包括接收、分类登记、编号、拟办、批办、承办、催办、分送传阅、归档等程序。4.2.2业务流程流程详细说明•登记：收文专员对已经签收的来文进行分类，逐项登记来文信息，包括收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数等，填写<收文登记卡>;•拟办：收文登记后，收文管理岗专人填写<收文处理单>，提出拟办意见，一般可分为办理件、阅知件。根据文件类型不同，可能需要领导批办，不需要批办的，直接根据拟办意见进行流转;•批办：领导批阅，针对拟办意见给予审批意见，也可直接修改拟办意见;•传阅：收文管理岗专人收到领导批复后，按批办意见，分送有关部门或人员阅知或办理；•阅办：阅知件按照批示意见进行传阅。传阅中，先送主要领导和分管领导阅读，各部门间送主管部门先看。阅文后要签字、注释。如有阅批意见，要按照意见做好补办工作;•承办：承办单位或人员接到需要办理的文件后，及时办理，急件随到随办。需要两个以上单位承办的文件，分主办、协办、主办单位负责回复办理结果;•督办：对需送有关部门办理的重要文件，要定期或跟踪进行督办检查，以文件催办单形式记录在案，办完后要向分管领导和办公室负责同志反馈结果;•注结：文件办理完毕，在<收文处理单>上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果;•归档：将办理完毕的文件按照归档管理规定移交档案室，移交时，应履行审定、交接手续;•保管：文件的借阅、清退、销毁管理。4.2.3应用清单待登记文件收文登记我的收文待办收文用户手册8/44已办收文收文管理4.2.4初始准备4.2.4.1授权公文业务角色公文管理员授权：各组织机构的组织管理员在管理后台授权本组织的公文管理员角色人员，以及该公文管理员可管理公文业务的组织范围；文书授权：公文管理员在文书设置中授权本组织的文书人员；数据隔离：系统自动判断当前用户所在的组织，当前用户只能看到本组织公文业务数据；多组织管理：一个公文管理人员管理不同组织机构的公文业务，通过切换组织机构名称的方式，来查看和管理不同组织的公文数据。4.2.4.2系统操作流程第一次使用公文模块，需要先进行公文的基础数据设置，才能进行发文、收文的流程管理。4.3发文4.3.1总体概述发文是管理公文发文业务的子模块。包括发文业务人员进行发文拟稿，提交发文办理流程；查看本人发起的发文流程办理进度，并进行发文流程管理；发文办理人员查看需要办理的发文流程，和本人已经办理过的发文流程；公文管理员通过发文管理可查看组织内所有的发文流程并进行管理。4.3.2总体价值•集中管理公文发文业务能集中管理文件从拟稿到发出的整个过程，一般包括：拟稿、审核、会签、签发、复核、缮印、登记、分发等程序。•可按照不同角色管理不同发文业务4.3.3发文拟稿用户手册9/444.3.3.1功能描述发文拟稿人员在“发文拟稿”功能中起草发文文件内容，包括文单和正文内容，完成后，提交审批流程。4.3.3.2操作说明用户进入“发文拟稿”菜单，显示的发文类型名称为当前用户可发起的发文类型（在类型设置中设置），如下图：点击类型名称，进入发文拟稿内容编写页面，如下图：用户手册10/44填写文单内容，然后点击右上角的<编辑正文>功能，系统弹出编辑正文页面，可进行正文内容的编辑。如下图：系统自动调用该表单对应的正文模板，可直接利用模板进行内容编辑；可以通过<打开文件>功能，加载本地文件到编辑器中，编辑完成后，点击<保存文件>进行保存。4.3.4我的发文4.3.4.1功能描述查看当前用户自己发起或暂存的发文流程。4.3.4.2业务规则•撤回发文流程发文拟稿人员可以对已经提交，下一环节审批人员还未审批的公文流程进行撤回操作，撤回的流程状态为草稿，可修改后重新提交。•查看具体人员对公文文件的阅读情况通过分发记录功能，来查看传阅给具体人员的文件，每个人员的阅读情况。•对已经结束的公文正文转公告发布。通过转公告功能，将已经结束的公文正文关联公告模块儿进行发布。用户手册11/444.3.4.3操作说明对于“草稿”状态的流程，点击标题打开，可继续进行编辑，重新提交审核。对于“进行中”和“已完成”状态的流程，点击具体标题内容，可跟踪流程办理情况和办理进度。•删除：删除暂存的发文；•撤回：撤回下一环节还未审核的发文流程，重新拟稿；•沟通：选中当前办理人，直接进行IM沟通，催办流程；•归档：对于“已完成”状态的发文流程，可归档至文库或档案系统；•分发：对于“已完成”状态的发文流程，可分发给相应接收人和接收单位。接收人在“公文阅件”中查看分发过来的文件，接收单位的文书人员将会在公文交换中的“签收文件”菜单中查看到该文件，可进行签收操作；•分发记录：可查看分发给内部人员的分发记录，包括查看人、阅读状态、阅读时间；对分发给内部人员的文件进行收回，或再次分发；•转公告：对于“已完成”状态的发文流程，通过转公告将发文正文内容以公告的形式发布出去。4.3.5待办发文4.3.5.1功能描述当前用户可查看需要本人办理的发文流程，点击标题，查看公文表单、正文，进行公文办理。用户手册12/444.3.5.2操作说明4.3.5.3查看待办发文流程审批中可执行的操作权限，通过流程设置环节进行设置。详情：查看发文单的内容；公文正文：显示公文正文内容；在移动端上审批公文流程时，可在正文页签中查看pdf格式的正文文件，可点击文件名称查看正文详情。4.3.5.4公文编号操作过程1.选中“字号”中的具体内容；2.点击<编号>；用户手册13/443.系统自动编号，可修改编号；4.确认保存公文编号。4.3.5.5正文操作说明点击<公文文正>，弹出正文审批页面，如下图：•下载文件：下载当前正文内容到本地；•打印正文：直接打印正文内容；•批注：通过插入批注的方式审核正文；•文档清稿：清除批注内容和修改痕迹，生成正式文件；•套红：为正文进行套红操作，点击【套红】，选择所使用的套红模板名称，确定后套红内容将自动添加到正文中；•盖章：为正文进行盖章操作，点击【盖章】，选择要章的类型，确认后，执行盖章操作；•显示痕迹：显示修改痕迹；•隐藏痕迹：隐藏修改痕迹；•历史文稿：查看针对该文件的历史修改痕迹。每清稿一次，记录一次历史修改内容。4.3.6已办发文用户手册14/444.3.6.1功能描述当前用户可查看本人已经办理的发文流程。4.3.6.2操作说明点击标题，查看公文表单、正文，流程办理记录。4.3.7发文管理4.3.7.1功能描述公文管理员角色用户可查看所在组织中所有发文流程，并对发文流程进行管理操作。4.3.7.2操作说明点击具体标题，可跟踪发文流程办理情况和办理进度；•修改：可修改发文流程的公文文单或正文内容，修改后内容直接保存，流程还保持在当前环节；用户手册15/44•驳回：可驳回发文流程至具体已办理环节重新办理；•沟通：选中当前办理人，直接进行IM沟通，催办流程；•分发：对于已完成状态的发文流程，可分发给相应接收人和接收单位，接收单位的文书人员将会在公文交换中的“签收文件”菜单中查看到该文件，可进行签收操作；•分发记录：可查看分发给内部人员的分发记录，包括查看人、阅读状态、阅读时间；对分发给内部人员的的文件进行收回，或再次分发；•归档：可将已结束审批的公文归档至文库或第三方档案系统；可按照单页显示的最大记录数来归档；•转公告：对于已完成状态的发文流程，通过转公告将发文正文内容以公告的形式发布；•删除：可删除状态为“审批中”的发文流程。4.3.8收文4.3.8.1总体概述收文主要包括收文业务人员对签收后的文件进行登记，也可以直接登记外部来文文件，提交收文办理流程；查看本人发起的收文流程办理进度，并进行收文流程管理；收文办理人员查看需要办理的收文流程，和本人已经办理过的收文流程；公文管理员通过收文管理可查看组织内所有的收文流程并进行管理。4.3.8.2总体价值•集中管理公文收文业务能集中管理文件从接收到归档的整个过程，一般包括接收、分类登记、编号、拟办、批办、承办、催办、分送传阅、归档等程序。•可按照不同角色管理不同收文业务4.3.9待登记文件4.3.9.1功能描述接收单位的文书人员，通过此功能菜单可查看本单位所有已经签收的文件。用户手册16/444.3.9.2操作说明点击标题，查看来文文件的文单和正文内容。光标定位在来文文件上，点击右边出现的<登记>功能按钮，选择收文类型，确定后，进行收文登记。4.3.10收文登记4.3.10.1功能描述收文登记人员对于外来文，如外部单位来文、纸质来文、电子文档来文，可直接进行收文登记，提交收文审批流程。4.3.10.2操作说明收文登记类型用户手册17/44收文登记单当前用户进入“收文登记”菜单，显示的收文类型名称为当前用户可发起的收文类型（在类型设置中由公文管理员所设置的），点击类型名称，可填写收文登记文单内容和正文内容，然后提交审核。支持上传PDF、OFD、word格式正文，上传正文后，将不能再通过“编辑正文”功能来编辑word格式的正文，系统只支持一个正文文件。收文登记上传正文大小为500M。4.3.11我的收文4.3.11.1功能描述在此功能界面，可以查看当前用户自己发起或暂存的收文流程。4.3.11.2业务规则•撤回收文登记人员可以对已经提交，下一环节审批人员还未审批的公文流程进行撤回操作，撤回的流程状态为草稿，可修改后重新提交。•传阅记录通过传阅记录功能，来查看分发给具体人员的文件，每个人员的阅读情况。•转公告通过转公告功能，将已经结束的公文正文关联公告模块进行发布。用户手册18/444.3.11.3操作说明对于草稿状态的流程，点击标题打开后，可继续进行编辑，提交审核；对于进行中和已完成状态的流程，点击具体标题内容，可跟踪流程办理情况和办理进度。该页面的主要功能按钮说明：•删除：删除暂存的收文；•撤回：撤回下一环节还未审核的收文流程，重新拟稿；•沟通：选中当前办理人，直接进行IM沟通，催办流程；•归档：对于已完成状态的收文流程，可进行归档至文库；•传阅：对于已完成状态的收文流程，可传阅给相应接收人；•传阅记录：可查看传阅给内部人员的传阅记录，包括查看人、阅读状态、阅读时间；对传阅给内部人员的的文件进行收回，也可以再次传阅；•转公告：对于已完成状态的收文流程，通过转公告将收文正文内容以公告的形式发布出去；•转任务：对于已完成状态的收文流程，通过转任务将收文正文内容以任务的形式发布出去；•转发文：可将已完成状态的收文流程进行转发文，点击<转发文>功能，选择发文类型，确认后，执行发文拟稿操作，收文中的正文和附件内容将作为发文单中的附件进行存储。4.3.12待办收文用户手册19/444.3.12.1功能描述当前用户可查看需要本人办理的收文流程，点击标题，查看公文表单、正文，进行公文办理。4.3.12.2操作说明点击标题，查看公文表单、正文，进行公文办理，可进行同意或是驳回等操作。重要的待办流程可以进行关注。4.3.13已办收文4.3.13.1功能描述在已办收文界面，当前用户可查看本人已经办理完的收文流程。4.3.13.2操作说明点击标题，可查看公文表单、正文，流程办理记录。如果提交人提交完成之后，下一个环节还没有办理，可以点击撤回重新来办理。用户手册20/444.3.14收文管理4.3.14.1功能描述公文管理员角色用户可查看所在组织中所有收文流程，并对收文流程进行管理操作。4.3.14.2操作说明点击具体标题，可跟踪收文流程办理情况和办理进度；•修改：修改收文流程的公文文单，修改后内容直接保存，流程还保持在当前环节；•驳回：可驳回收文流程至具体已办理环节重新办理；•沟通：选中当前办理人，直接进行IM沟通，催办流程；•传阅：对于已完成状态的收文流程，可传阅给相应接收人；用户手册21/44•传阅记录：可查看传阅给内部人员的传阅记录，包括查看人、阅读状态、阅读时间；对传阅给内部人员的的文件进行收回，也可以再次传阅；•归档：可将已结束审批的公文归档至文库或第三方档案系统；可按照单页显示的最大记录数来归档；•转公告：对于已完成状态的收文流程，通过转公告将收文正文内容以公告的形式发布出去；•转发文：可将已完成状态的收文流程进行转发文，点击<转发文>功能，选择发文类型，确认后，执行发文拟稿操作，收文中的正文和附件内容将作为发文单中的附件进行存储；•删除：可删除状态为“审批中”的收文流程。4.3.15公文交换4.3.15.1总体概述公文交换实现不同组织之间公文交换业务的管理。文件发送方通过可查看本组织待发送文件和已经发送出去的公文文件内容，并可发送，撤回、查看签收登记进度。收文单位通过签收文件查看需要本组织待签收和已签收的文件内容，并进行文件签收，退回操作。4.3.15.2总体价值•是组织公文交换的统一管理平台，实现不同组织之间公文交换的业务处理；•实现公文交换的数据处理的闭环管理。4.3.16发送文件4.3.16.1功能描述文书人员查看等组织带发送和已经发送出去的文件，并可查看接收方签收情况，对文件进行管理。4.3.16.2业务规则•查看本组织所有的待发送和已发送文件。用户手册22/44机构级别的文书，通过发送文件功能可以查看本组织所有的待发送和已发送文件。兼职机构文书，可切换兼职组织查看已经分发的公文流程记录。部门级别的文书，通过发送文件功能可以查看发起部门为授权部门所有的待发送和已发送文件。•补发文件可以对忘记分发文件的接收单位进行补发文件，选中单位名称，确认后直接发送文件。•收回文件对于发错的文件可以进行收回操作。4.3.16.3操作说明•收回：接收单位未签收的文件，可以进行收回操作，收回后，该文件的记录状态为“已收回”；•补发：对于“已收回”状态的记录，或者需要补发给其他单位，可执行补发功能，选择需要接收的单位名称，该文件将补发给接收单位；•对于“已退回”状态的文件，鼠标移动到状态栏，显示被退回的原因；•删除：对于“未签收”、“已收回”、“已退回”状态的文件，可进行删除操作；•催办：对未签收的文件发送催办提醒消息，提醒签收人进行文件签收。4.3.17签收文件4.3.17.1功能描述当前机构单位的所设置的收发文人员查看需要本单位签收和已经签收完成的所有来文文件。用户手册23/444.3.17.2业务规则•签收发给本组织的文件机构级别的文书，通过待签收页签，查看所有发送给本组织文件，并进行签收。•签收发给具体部门的文件部门级别的文书，通过待签收页签，查看所有发送给授权部门的文件，并进行签收。•退回文件对于未签收的文件，如果是分发错误了，可以进行退回。•取消签收对于已经签收的文件，发现签收错误，可以进行取消签收。4.3.17.3操作说明点击<签收>，进行文件签收，确认后，系统自动记录当前用户为签收人，当前日期为签收日期，文件进入待登记文件界面，点击登记后该文件就进入已签收列表中。也可直接在当前页面点击直接登记按钮，确定后文件转入已签收列表。点击<退回>功能，填写退回说明，确认退回，退回的文件在列表中不再显示。4.3.18公文设置4.3.18.1总体概述在开展公文发文和收文业务之前，需要通过公文设置来对公文业务的基础数据进行配置，以便能正常开展发文和收文业务。用户手册24/44公文设置包括文单设置、正文模板设置、套红模板设置、类型设置、外部机构设置、文书设置、机构组设置、开关设置等。4.3.18.2总体价值•通过文单设置可将纸质的文档格式电子化，并保持同线下文件一致的样式；•将类型设置中具体的公文类型分配给不同人员，可实现不同人员执行不同公文业务的发文拟稿，收文登记流程；•利用文书设置功能，设置组织文书和部门文书，来接收外来文件。4.3.19文单设置4.3.19.1功能描述用户实际收发文业务需要填写收文登记单、发文拟稿单等内容，需要通过“文单设置”功能进行设计和维护，以便在系统中进行收文登记和发文拟稿时填写具体内容，发起收文流程或发文流程。4.3.19.2业务规则•新建文单将线下纸质文单样式通过创建表单的方式来进行定制，并设置该表单对应的业务审批流程。•修改文单修改已经存在的文单，修改后的文单将在新发起的流程中生效，并可通过查看历史版本的方式来查看历史文单样式。4.3.19.3栏目说明栏目名称说明文单公文线下的文单样式和内容所属分类文单所属的分类，包括发文和收文4.3.19.4操作说明文单设置包括三方面内容：表单设计、流程设计、打印设计。4.3.19.4.1设置文单格式点击“新建文单”，输入文单名称，确认后，弹出文单设置页面。用户手册25/44文单列表文单编辑页面系统调用表单设计工具来进行文单设置，具体表单工具操作过程请参见表单工具操作说明文件。这里特别提出的是表单控件中，提供了为公文定制的相关控件，请根据实际收文单和发文单的内容要求，选用公文定制控件，设计发文单、收文单的内容。4.3.19.4.2标题显示内容设置选中公文标题控件，在设置中选中下图标记选项，则在公文模块的标题字段内容显示表单中实际录入的公文标题内容，比较直观。用户手册26/444.3.19.4.3发文编号设置发文编号需要在表单中定义。首先在表单中放一个“选项”类型的控件，修改控件名称字号或其他名称，并维护控件选项内容，如集团字、财务字、人力字等。再放一个公文控件中的发文字号控件，设置该控件的自动编号规则，如下图所示：•采用大流水规则：选中表示编号使用的大流水规则，所有选项内容共用一个编号，如人力字【2018】003号，财务字【2018】004号，集团字【2018】005号；不选中，表示采用小流水规则，每个字用自己的编号规则，如人力字【2018】003号，人力字【2018】004号，人力字【2018】005号，财务字【2018】003号，财务字【2018】004号，财务字【2018】005号；用户手册27/44•编号不补零：选中后，编号格式为5，不选中，编号格式为0005；•编号可修改：选中后，编号过程中，编号内容可修改，否则，不可修改；•具体编号操作是在流程审批环节，先选择字号内容，然后点击【编号】操作，系统会根据字号自动生成一个编号，可以修改编号，确定后，完成发文字号的编制。4.3.19.4.4设置文单审批流程每个文单对应一个流程，设置完文单格式后，必须设置该文单需要走的流程审批环节，该文单业务将按照所设置的进行流转，点击“流程设置”页签，进入流程设置页面。流程设置的具体操作参见流程管理操作说明。流程设置流程设计中可对公文正文操作权限进行设置分配，包括分发、套红、用印等，分配完成的操作权限将在流程审批页面中体现。用户手册28/44•可分发：分发文件给具体接收人、接收部门、接收单位；•可套红：支持对正文文件进行套红操作；•可用印：支持对正文文件进行盖章操作，前提是当前用户需要被分配了可使用的印章；•可修改正文：支持审批时可修改正文内容；•可正文打印：支持打印正文内容；•可修改文号：支持对发文单进行编号操作；•可签发：当前环节可以执行签发操作；•可下载：可下载正文文件内容到本地；•可转发文：可将该审批流程的文单内容和正文内容转为发文拟稿内容，发起发文流程。4.3.19.4.5设置打印模板通过打印模板来设置文单内容的打印样式，可让用户打印文单内容或归档文单内容为pdf格式文件内容。用户手册29/444.3.20正文模版设置4.3.20.1功能描述正文模板设置是用来设置发文中正文模板内容，用于发文拟稿时，填写类型对应的正文模板内容。4.3.20.2业务规则•创建正文模板创建不同发文类型对应的正文模板内容。•正文插入文单标签编辑正文模板时，通过“插入标签”功能，可将该正文模板对应的文单上控件作为标签插入到正文中，当发文拟稿填写文单内容后，编辑正文时，系统自动将文单上控件的内容带入到正文中。4.3.20.3字段说明字段名称说明正文模板不同发文类型，如通知，通告，函等对应的正文模板内容用户手册30/444.3.20.4操作说明4.3.20.4.1新增正文模板点击<新增正文模板>时，需要选择该模板对应的文单名称，确认后，文单上的字段内容，可通过“插入标签”的方式插入到正文模板中，在实际的发文拟稿时，正文内容可直接提取文单上对应的字段内容，提高公文撰写及发布的效率。在流程审批中，各个环节人员进行修改正文后，可保留修改痕迹。4.3.21套红模版设置用户手册31/444.3.21.1功能描述套红模板设置用来进行公文套红红头内容4.3.21.2业务规则•创建套红模板新增套红模板内容，保存的套红模板在流程套红环节中，可显示所有的套红模板来进行套红操作。•插入文单公文专用控件作为模板标签通过插入标签功能，显示表单设置工具中公文专用控件名称，可选择控件作为标签插入到套红模板中，套红时自动将文单上的控件的内容自动带入到套红模板中。4.3.21.3字段说明字段名称说明套红显示公文红头内容的文件4.3.21.4操作说明4.3.21.4.1创建套红模版设置通过“新建套红模板”来创建套红模板；用户手册32/44可设置多个套红模板，在流程中进行套红操作时，可在多个套红模板选择一个，进行套红操作。可用范围：授权范围内的用户可使用【注意】套红模板中必须插入正文标签，否则在流程中套红操作无法正常进行，发文号为表单中发文编号内容。4.3.22类型设置4.3.22.1功能描述设置发文和收文的文件类型，如通知、公告、函、请示、通告等；支持类型的多级类型管理4.3.22.2业务规则•创建类型根据发文和收文业务需求，设置不同的公文业务类型，如通知、通告、纪要、命令、请示、函等，并且为每个类型设置可用人员范围，具有可用权限的人员可发起该类型的发文和收文流程。•设置归档参数用户手册33/44类型设置中可每个类型的公文流程文件归档参数，可归档到文库或第三方档案系统（清华紫光档案、用友电子会计档案系统）4.3.22.3字段说明字段名称说明可用范围能够发起该类型具体发文和收文流程的人员。关联正文模板发文类型所关联的正文模板名称，收文业务类型不需要设置归档时重新选择归档目录在进行归档操作时，可以重新选择文件归档至文库的路径。4.3.22.4操作说明4.3.22.4.1新建类型在类型列表页面中，点击“新建类型”，显示类型维护页面；类型列表设置发文和收文的文件类型，如通知、公告、函、请示、通告等；支持类型的多级管理；用户手册34/44类型设置•关联正文模板：属于发文的类型，需要对应一个正文模板，在发文拟稿中发起该类型的发文流程，系统自动提取对应的正文模板和文单表单，发文人员可直接填写提交。属于收文的类型，只需要对应一个收文文单即可；•可用范围：可控制每个类型的使用人员范围，用户根据所授权使用的文件类型，来发起发文拟稿或收文登记流程，在“发文拟稿”和“收文登记”功能可看到被授权的公文类型；•归档目录：用来设置该类型的流程文件归档到文库中的位置，在执行归档操作后，流程中的表单打印单、表单附件、正文自动归档到归档目录所定义的位置。“至文库”，表示文件可归档至文库模块的指定目录下。•“至用友电子会计档案”，表示归档至用友的电子会计档案系统中，客户需要另行购买用友电子会计档案系统。•“至紫光档案系统”表示归档至用友的电子会计档案系统中，客户需要另行购买用友电子会计档案系统。•可以控制归档时是否重新选择归档文库目录。4.3.23文书设置用户手册35/444.3.23.1功能描述维护本单位的文书人员，用于接收分发公文文件，或签收给本组织或部门的来文文件。4.3.23.2字段说明字段名称说明级别包括机构和部门两种级别选项，选择机构，说明该文书人员可发送和签收本组织的文件，选择部门，说明该文书人员可发送和签收授权部门的公文文件4.3.23.3操作说明文书人员可以使用“公文交换”功能,进行所在组织公文的分发和签收工作。级别为机构的文书，可以在“公文交换”中查看本机构所有的已发出文件和需要本机构签收的所有来文文件；如果选择了不可签收属性的机构文书，则文书人员在查看签收文件的时候，是不能进行签收操作的。级别为部门的文书，可以在“公文交换”中查看“发送文件”所授权部门的所有的待发送和已发送的文件，在“签收文件”中查看和签收需要所授权部门的签收的所有来文文件；4.3.24机构组设置用户手册36/444.3.24.1功能描述公文管理员角色用户可维护本组织的机构组信息，将本组织的不同部门或机构，分配到不同的机构组，以便在发文单和收文单中的主送或抄送控件、分发选择范围的页面中选择机构组信息，达到快速选择的效果。4.3.24.2业务规则•机构组设置在机构组设置列表，可新建机构组，也可修改或删除已存在的机构组。4.3.24.3操作说明4.3.24.3.1新建机构组机构组设置列表中，点击“新建机构组”，显示机构组维护页面，输入机构组名称，选择机构组所包含的部门（支持添加和清除部门），点击确认即可完成新建机构组这一操作。4.3.25外部单位设置4.3.25.1功能描述公文管理员角色用户可维护本组织的外部单位信息，以便在发文单中的主送、抄送控件选择外部单位信息，记录分发到外部单位的公文。4.3.25.2业务规则•外部单位设置在外部单位设置列表页面，支持新建外部单位，也可修改和删除已存在的外部单位，另...
