公司对账使用手册用友软件股份有限公司二零零五年八月未经用友软件股份有限公司事先书面许可，本手册的任何部分不得以任何形式进行增删、改编、节选、翻译、翻印或仿制。本手册的全部内容用友软件股份有限公司可能随时加以更改，此类更改将不另行通知。具体应用以软件实际功能为准 本手册的著作权属于用友软件股份有限公司·翻制必究用友、UFERP、U8、NC、iCRM为用友软件股份有限公司的注册商标。Windows,WindowsNT,SQLServer是MicrosoftCorporation的注册商标。本书中涉及的其他产品商标为相应公司所有。在中华人民共和国印制。目录第1章系统简介.1第2章对账单位设置.22.1如何增加往来对账设置..22.2如何批量增加往来对账设置..42.3如何快速查找对账单位..4第3章日常操作.63.1往来对账单查询..63.2单位账导出..83.3对方账导入..133.4往来对账..163.5往来自动对账..17第4章账表查询统计.204.1对账结果汇总查询..204.2对账结果明细查询..21第1章系统简介由于单位与单位之间在应收、应付账款的记账、结算上存在着时间差，因此为防止出现差错，或出现问题时能及时发现并纠正差错，财务人员应定期在有往来款项发生的单位之间核对账面余额，按月编制往来余额调节表。核对方法为：根据往来对账单和单位往来账逐笔核对发生额及余额，如发生与往来对账单不一致的记录，先检查双方是否记账错误，若是记账错误，进行更正或通知对方单位更正；若不是记账错误，则查看是否为未达账项。“公司对账”包括公司内部单位间的往来账和非内部单位之间公司与公司（客户、供应商）之间的对账。主要功能： 导出本单位账 往来自动对账 导入对方单位账 对账结果明细、汇总查询统计 对存在业务往来的单位进行对账 查询往来对账单发现往来账有问题的记录1第2章对账单位设置会计科目、外币及汇率、分类定义、编码档案、自定义项和常用摘要的设置请参见《系统管理使用手册》。本章主要描述对账单位设置功能，例如选择参与对账的有哪些单位、主要对哪些科目进行账务核对等。2.1如何增加往来对账设置要进行公司之间或公司内部单位之间的往来对账，首先要设置往来对账单位。【操作界面】选择【设置】——【对账单位设置】功能菜单，显示“往来对账设置”界面。如图2-1：图2-1【操作说明】1.点击〖增加〗按钮，新增一空行，序号由系统自动设置；2.选择对账单位类型，对账单位类型是指您要进行对账的用户是您的客户、供应商或者是您公司内部的各个部门，请在客户、供应商和部门档案中选择： 选择客户：在参照录入对账单位时，参照显示客户档案如图2-2，对账单位类型是客户，选择您需要查账的客户名称。2图2-2 选择供应商：在参照录入对账单位时，参照显示供应商档案，对账单位类型是供应商。 选择部门：在参照录入对账单位时，参照显示部门档案，是对本单位内部门进行对账。3.在“往来对账设置”界面图2-1中，双击科目栏，显示参照图标，点击参照图标从“往来对账科目选择”界面选择要核对的对账科目。如图2-3：图2-33注意 同一对账类型下的对账单位名称不能重复。 图2-3中的对账科目必须是具有客户、供应商和部门科目核算属性的末级科目，例如：当您选择“对账单位类型”为"客户"时，则显示的科目是有客户、客户部门或客户项目核算属性的会计科目。会计科目的核算属性在【会计科目】中设置。2.2如何批量增加往来对账设置为减少工作量，提供以下所述的批量增加对账设置方式。【操作界面】在“往来对账设置”界面点击〖批量〗按钮显示“往来对账批量设置”界面。如图2-4：图2-4【操作说明】1.选择对账单位类型，下面的"可选对账单位"中显示相应的客户档案、供应商档案和部门档案，从中选择要进行对账的客户、供应商或部门。2.选择要进行对账的科目，对账科目必须输入末级科目，而且必须具有对应于对账单位类型的辅助核算属性。例如：对账单位类型选择"客户"，则选择的科目必须是客户、客户部门或客户项目核算科目。3.在"可选对账单位"中选择要进行对账的客户、供应商或部门，选入"已选对账单位"。〖>〗〖<〗按钮可一次选入或删除一个对账单位；〖》〗〖《〗按钮可一次选入或删除全部对账单位。4.点击〖确定〗按钮保存您所做的设置。返回“往来对账设置”界面可以看到批量增加的内容添加在原列表中。2.3如何快速查找对账单位如果对账单位数量很多，那么如何快速的找到需要查看的对账单位设置呢？您可以使用〖定位〗按钮快速查找。点击〖定位〗按钮显示查找界面如图2-5：4图2-5举例说明：如图选择要查找的“对账单位类型”为“客户”，选择对应的“对账单位”为“保生药业”，选择辅助核算属性与对账单位类型相符的参与对账的末级科目“客户辅助核算科目—1111”，点击〖确定〗按钮显示符合条件的记录“03客户保生药业”如图2-6：图2-6提示 不管是单个新增或批量新增的对账设置，都按照对账单位类型：客户、供应商、部门的顺序依次列表显示。5第3章日常操作3.1往来对账单查询本功能提供往来对账单增删改及查询功能。【操作界面】选择【往来对账单】——【往来对账单查询】功能菜单，显示如图3-1界面：图3-1【查询条件设置】 选择对账单位类型。 选择对账单位名称。 包含自定义项：选择查询的内容是否包含自定义项，选择"是"则在前面的方框中打勾。 如果有外币业务请从下拉列表中选择币种名称，如果不选则显示所有包含的外币业务的货币金额。 选择往来对账单查询的日期范围。 选择要查询的对账单的勾对情况：未勾对、手工勾对、自动勾对、单边勾对。 勾对主要是对单位账和往来对账单进行核对，对于符合对账条件的数据加上两清标志。 自动勾对：由系统自动检查对应记录并进行勾对。 手工勾对：由用户手工在待处理记录上标标志进行勾对。 单边勾对：对于有些业务只在单位账（或往来对账单）一方面内部进行冲销，而往来对账单（或单位账）中无相应的记录，则由用户标上内部核算的标志。这部分数据将不参与平衡检查的计算。查询条件设置完成点击〖确定〗按钮显示符合条件的对账单列表。如图3-2：6图3-2注意 未设置往来对账的单位不能查询往来对账单。【查询结果说明】1、图3-2查询结果界面显示符合查询条件的往来对账单列表。2、点击〖增加〗按钮可以在此界面增加新的需要进行往来对账的记录。3、点击〖删除〗按钮可以删除光标所在行不需要进行对账的记录。4、点击〖导入〗按钮，根据当前选择的对账单位，直接对该单位执行对账单导入处理。具体操作参见第3.3章节对方账导入。5、点击〖查询〗按钮重新设置查询条件，进行再次查询，参见"查询条件设置"。如图3-1：6、在查看对账单列表过程中，如果列的宽度不够会遮住部分数据或文字，这时需要调整列宽。将光标移至要调整的列的表格线处，光标显示为“”，直接拖动表格线，直至列宽调到满意的程度为止。如果要恢复系统默认的宽度，使用〖还原〗按钮返回系统默认的视图效果。【操作说明】 如何增加一条往来对账单在查询结果图3-2界面点击〖增加〗按钮新增一空行，输入对账日期、对账内容摘要、币种、借贷方金额、余额和方向。 对账日期：自动复制上一条记录的日期，可以直接输入格式相符的日期，也可以双击后点击参照图标修改。 摘要：您可以手工输入对账单的摘要内容。 币种：币种不能为空，必须从下拉列表中选择一个已经设置的币种，系统默认为你的本位币。 借贷方金额：您需要输入新增对账单的借方或贷方金额。 方向、余额：方向和余额不用输入，在你保存新增对账单时由系统自动计算结果并显示出来。 点击〖保存〗按钮保存刚才新增的对账单，并根据输入的借贷方金额自动计算出余额，判断并显示余额方向。 如何批量删除7这里为您介绍一种一次删除多条对账单的方法，按住〖Shift〗键用鼠标连续点击您要删除的对账单记录，一次选择多条要删除的记录，然后点击〖删除〗按钮就可以将您刚才选择的多条记录一起删除。 如何在查询结果中再查找如果您要在显示的对账单列表中再缩小范围查找，可以使用过滤功能。方法：1)在查询结果图3-2界面中点击〖过滤〗按钮显示"对账单过滤条件"界面如图3-4，输入要查找的日期范围；选择查找内容的两清方式是未勾对、手工勾对、自动勾对或单边勾对。图3-42)自动勾对：由系统检查对应记录并匹配上的记录自动打上勾对标志。 余额勾对：本单位与往来单位最后的余额相同、方向相反，系统认为全部对上，则将符合条件的单位账和往来对账单全部打上自动勾对成功的标志。 按发生总额勾对：按符合条件的单位的借方金额合计是否与对账单的贷方金额合计相等，相等时将这两方数据勾对；单位的贷方金额合计是否与对账单的借方金额合计相等，相等时将这两方数据打上勾对标志。 逐笔勾对：按每笔金额相同、方向相反进行勾对。3)手工勾对：由用户手工在待处理记录上标注勾对标志。4)单边勾对：对于有些业务只在单位账（或往来对账单）一方面内部进行冲销，而往来对账单（或单位账）中无相应的记录，则由用户标上内部核算的标志。这部分数据将不参与平衡检查的计算。5)选择摘要中包含的内容和余额方向；如果您知道要查找的对账单的金额的大概数量，还可以输入要查询的对账单的金额数量范围。3.2单位账导出本功能可以将不同对账单位的对账单导出，而且可以查看到导出的日志记载。【操作界面】选择【往来对账单】——【单位账导出】菜单，显示如图3-5界面：8图3-5【操作步骤】1.在左边的显示区内选择要导出对账的客户、供应商或部门；2.点击工具栏上的〖导出〗按钮，显示"对方账对账单导出条件"界面，如图3-6；图3-63.选择导出对账单的对账单位类型。4.选择对账单位名称。95.选择要导出的凭证的起始日期和结束日期，注意起始日期不能小于系统启用日期。6.包含该日期范围内已经导出过的凭证：在选中该项时，表示在符合以上条件的凭证范围内，本次导出操作将导出已经导出过的凭证。否则该部分凭证不予导出。7.系统根据输入的导出条件自动将符合条件的凭证信息生成一个符合标准格式的.XML文件，并且可以保存到用户需要存放的目录中。点击参照图标选择文件存放的路径。如图3-7：图3-78.如果您觉得设置完成没有问题，点击导出界面的〖导出〗按钮，显示单位账导出明细，如图3-8：图3-8109.确认是您要导出的凭证后，点击〖导出〗按钮，将凭证导出。10.单位导出账列表中显示导出的详细记录，包括导出的时间、导出账的操作人、导出凭证的记账起始日期和结束日期、导出的文件夹和文件名等，如图3-9：图3-9【功能按钮】 〖清空〗按钮：如果导出的对方账信息需要更新，则可使用〖清空〗按钮，清空所有的导入、导出的操作日志记录。 〖是否自动导出〗按钮：如果您在"基础档案"的"客户档案、供应商档案、部门档案"设置中输入EMAIL地址，则启用〖是否自动导出〗按钮。您选择此项，系统将自动把对账报告发送到您输入的EMAIL邮箱中。邮件服务器的设置在U8服务器管理--配置预警--邮件设置中。【操作说明】 如何使用自动导出功能举例说明：1.先在【设置】——【编码档案】——【客户档案】中选择客户，如图3-10选择“宁波康城医院”，在“联系页”中输入客户的EMAIL地址：11图3-102.第二步：在【设置】1——【对应单位设置】中设置对应单位。如图3-11：图3-11123.第三步：在【往来对账单】——【单位账导出】中选择“对账单位”——“客户”为“康城医院”，注意这里的“康城医院”是“宁波康城医院”的简称。如图3-12：图3-12这时“是否自动发送”选项启用，如果选择“√”则设置完成后系统自动将对账结果发送到指定的EMAIL邮件地址。3.3对方账导入对于那些需要对账的客户、供应商或单位，可以将其对账单内容引入到U8账套中，为以后的对账提供数据来源。选择【往来对账单】——【对方账导入】菜单，显示如图3-13界面：13图3-13【操作步骤】1.在左边的对应单位显示区选择要进行对账的客户、供应商或部门；2.点击〖导入〗按钮，显示"对方账对账单导入条件"界面，选择对账单位类型和对账单位名称，选择要导入的对账单的存放路径和对账单文件名称，这里导入的文件格式必须是符合U8标准格式的.XML文件。3.点击参照图标选择文件存放的路径和导入文件名。如图3-14：14图3-144.点击“对方账对账单导入条件”界面的〖导入〗按钮，将对方单位账导入。5.导入后界面显示导入的时间、导入账的操作人、对方账导出凭证的起始和结束日期、导入的文件夹和文件名，如图3-15。图3-1515【操作说明】 〖清空〗按钮：如果导入的对方账信息需要更新，则可使用〖清空〗按钮，清空所有的导入、导出的操作日志记录。3.4往来对账主要是对单位账和对方账进行对照查询，查看是否有误记或未达账项。选择【往来对账】菜单，显示如图3-16查询条件设置界面：图3-16【操作步骤】1.选择对账单位类型。2.选择对应的对账单位名称。3.包含自定义项：选中时，表示查询显示的内容包含自定义项。4.如果有外币业务请从下拉列表中选择币种名称，如果不选则显示所有包含的外币业务的货币金额。5.选择往来对账单查询的日期范围。6.选择要查询的对账单的勾对情况：手工勾对、自动勾对、单边勾对。7.查询条件设置完成点击〖确定〗按钮显示单位账和对方账对照表。如图3-17：图3-17168.如图所示，对方账7.22日有两笔凭证发生，本单位账没有，请查询是因为误记账造成的还是未达账项。【勾对含义】勾对主要是对单位账和往来对账单进行核对，对于符合对账条件的数据加上两清标志。 自动勾对：由系统自动检查对应记录并进行勾对。 余额勾对：本单位与往来单位最后的余额相同、方向相反，系统认为全部对上，则将符合条件的单位账和往来对账单全部打上自动勾对成功的标志。 按发生总额勾对：按符合条件的单位的借方金额合计是否与对账单的贷方金额合计相等，相等时将这两方数据勾对；单位的贷方金额合计是否与对账单的借方金额合计相等，相等时将这两方数据勾对。 逐笔勾对：按每笔金额相同、方向相反进行勾对。 手工勾对：由用户手工在待处理记录上标标志进行勾对。 单边勾对：对于有些业务只在单位账（或往来对账单）一方面内部进行冲销，而往来对账单（或单位账）中无相应的记录，则由用户标上内部核算的标志。这部分数据将不参与平衡检查的计算。注意 未设置往来对账的单位不能查询往来对账单。3.5往来自动对账对账又称为勾对，即两清。在往来对账单与单位账中查找对应的记录，并打上两清标志的过程。选择【往来自动对账】菜单，显示如图3-18自动对账界面：图3-18【操作步骤】1、首先选择对账单位，有三种选择的方法： 可以使用〖全选〗按钮一次选择全部的对账单位，或使用〖全消〗按钮取消已选择的单位重新选择对账单位。 在要选择的对账单位前的"选择栏"用鼠标点击打"√"。 使用过滤条件过滤选择：参见操作说明中“如何过滤选择对账单位”。2、选择对账方式： 余额勾对：本单位与往来单位最后的余额相同、方向相反，系统认为全部对上，则将符合条件的单位账和往来对账单全部打上自动勾对成功的标志。17 按发生总额勾对：按符合条件的单位的借方金额合计是否与对账单的贷方金额合计相等，相等时将这两方数据勾对；单位的贷方金额合计是否与对账单的借方金额合计相等，相等时将这两方数据勾对。 逐笔勾对：按每笔金额相同、方向相反进行。3、选择对账的截止日期，这个日期是指单位账中的凭证日期和对账单中的对账单记录日期。4、如果有外币业务请从下拉列表中选择币种名称，如果不选则显示所有包含的外币业务的货币金额。5、选择对账条件： 方向相反、金额相同：系统按照金额一致、方向相反的原则进行自动勾对。 摘要相同：按照摘要相同的单据进行勾对。 日期相差*天：举例说明，如果输入日期相差5天，那么本单位凭证记账日期为12月5日，对方单位在12月5日-12月10日之间记账的凭证，只要方向相反、金额相同都可以认为是对应的往来凭证进行勾对。6、在对账过程中显示如图3-19对账进度提示框：7、对账完成后点击〖对账报告〗按钮可查看对账报告，如图3-20：图3-19图3-20对账报告内容包括本次对账的单位类型、参与本次自动对账的单位名称和不同类型的勾对比数。 按余额勾对笔数：若该单位本次按余额勾对上了，则自动显示本次被自动勾对的勾对笔数。 按发生总额勾对笔数：若该单位本次按发生总额勾对上了，则自动显示本次被自动勾对的勾对笔数。 逐笔勾对笔数：本次自动勾对时逐笔勾对的勾对笔数。18 未勾对笔数：参与本次自动勾对，且没有勾对的勾对笔数。提示 如果选择摘要相同、自定义项相同的对账条件时，只对逐笔对账有效。【操作说明】 如何过滤选择对账单位在“自动对账条件”界面图3-18中选择对账单位时可以使用过滤选择。具体操作方法：点击〖过滤〗按钮显示"过滤条件"设置窗口如图3-21：图3-21选择要对账的对账单位类型和单位的编码范围，例如选择001-005，则对001单位至005单位共5各单位进行往来自动对账。除了设置编码范围外，还可以通过输入单位名称中的内容进行模糊查询。例如查询与医药有关的单位，在"单位名称中含"中输入"药"，则对账单位显示区显示所有单位名称中包含"药"字样的单位。如图3-22：图3-2219第4章账表查询统计4.1对账结果汇总查询提供按对账单位汇总查询其已勾对和未勾对的数据合计信息。选择【账表】——【对账结果汇总查询】菜单，显示如图4-1汇总查询条件设置界面：图4-1因为刚才第3.5章节往来自动对账中只对001-005单位进行自动对账，所以这里只能对001-005单位进行对账结果的汇总查询。【查询条件设置】 选择对账单位类型和对应的对账单位名称，可以一次进行多家对账单位的汇总，所以在选择对账单位名称时，可以选择多家单位名称。例如您选择汇总A客户--B客户的对账结果，那么A客户的客户编码是001，B客户的客户编码是005，则汇总001-005之间所有客户的对账结果。 如果有外币业务请从下拉列表中选择币种名称，如果不选则显示所有包含的外币业务的货币金额。 选择对账的截止日期，即只对截止日期前的对账结果进行汇总。这个日期是指单位账中的凭证日期和对账单中的对账单记录日期。 如果您要对未勾对的结果进行汇总，请选择包含的勾对方式为"未勾对"；如果您要对已勾对的结果进行汇总，请选择包含的勾对方式为"已勾对"。两种方式可以同时选择。 查询条件设置完成点击〖确定〗按钮显示符合条件的对账单列表。注意 未设置往来对账的单位不能进行对账结果汇总查询。【查询结果说明】 查询结果界面显示符合查询条件的往来对账汇总结果。 〖查询〗按钮：点击〖查询〗按钮重新设置查询条件，进行再次查询，参见"查询条件设置"。 〖方向〗按钮：将单位及对方的余额反方向显示，可以反复点击该按钮，每点击一次就改变一次余额方向。 〖明细〗按钮：显示光标所在行的对账结果的明细往来信息。 〖还原〗按钮：还原列宽。在查看对账单列表过程中，如果列的宽度不够会遮住部分数据或文字，这时需要调整列宽。将光标移至要调整的列的表格线处，光标显示为""，直接拖动2021表格线，直至列宽到满意的程度为止。如果要恢复系统默认的宽度，使用〖还原〗按钮返回系统默认的视图效果。4.2对账结果明细查询提供按对账单位明细查询其已勾对和未勾对的数据信息。选择【账表】——【对账结果明细查询】菜单，显示如图4-2明细查询条件设置界面：图4-2【查询条件设置】 选择对账单位类型和对应的对账单位名称，如果有外币业务请从下拉列表中选择币种名称，如果不选则显示所有包含的外币业务的货币金额。 选择查询明细对账的日期范围，这个日期是指单位账中的凭证日期和对账单中的对账单记录日期。日期范围中的截止日期不能超过当前登录时间。 ，举例说明：如图中所示"到2002.09.12为止未勾对天数达30天"，那么系统会将截止到2002.09.12日前记账的凭证在30天内未勾对的凭证显示出来。 如果您要对未勾对的结果进行汇总，请选择包含的勾对方式为"未勾对"；如果您要对已勾对的结果进行汇总，请选择包含的勾对方式为"已勾对"。两种方式可以同时选择。 查询条件设置完成点击〖确定〗按钮显示符合条件的对账单列表。注意 未设置往来对账的单位不能进行对账结果明细查询。【查询结果说明】界面显示符合查询条件的往来对账汇总结果。 〖查询〗按钮：点击〖查询〗按钮重新设置查询条件，进行再次查询，参见"查询条件设置"。 〖还原〗按钮：还原列宽。在查看对账单列表过程中，如果列的宽度不够会遮住部分数据或文字，这时需要调整列宽。将光标移至要调整的列的表格线处，光标显示为""，直接拖动表格线，直至列宽到满意的程度为止。如果要恢复系统默认的宽度，使用〖还原〗按钮返回系统默认的视图效果。
