YonBIPV3.0(R6_2407_1)旗舰版协同云-个人办公用友网络科技股份有限公司2024年9月用户手册1/27版权©2024用友集团版权所有。未经用友集团的书面许可，本用户手册任何整体或部分的内容不得被复制、复印、翻译或缩减以用于任何目的。本用户手册的内容在未经通知的情形下可能会发生改变，敬请留意。请注意：本用户手册的内容并不代表用友网络所做的承诺。用户手册2/27目录第一章总体概述...............................................................................................................................................3第二章总体价值...............................................................................................................................................3第三章应用清单...............................................................................................................................................3第四章操作指南...............................................................................................................................................34.1通讯录...................................................................................................................................................34.1.1功能描述...........................................................................................................34.1.2业务规则...........................................................................................................34.1.3栏目说明...........................................................................................................44.1.4操作说明...........................................................................................................44.2日程......................................................................................................................................................114.2.1功能描述.........................................................................................................114.2.2业务规则.........................................................................................................114.2.3栏目说明.........................................................................................................124.2.4操作说明.........................................................................................................12用户手册3/27第一章总体概述个人办公包括审批中心、协同服务初始化、通讯录和日程四个模块，是用户在办公场景中的必备应用，优化个人办公效率，提升用户办公体验。第二章总体价值•通讯录实现企业内部组织架构和人员统一查看和管理。•日程作为日程统一中心，可以汇集考勤、会议、项目、任务等与时间相关的应用的日程信息，也可以同步手机本地的日程信息，实现所有日程信息的汇总，统一查看、统一提醒，高效且方便。第三章应用清单•通讯录•日程第四章操作指南4.1通讯录4.1.1功能描述企业统一通讯录，实现了企业内部组织架构和人员统一查看和管理。内部员工可以轻松通过组织架构、姓名、电话、邮箱等快速查找需要进行沟通的人员进行文字、图片、电话等形式的沟通。为了实现企业内外沟通，提供外部联系人查看入口，外部用户专管员可以及时与管辖的供应商或客户专管员进行沟通。4.1.2业务规则•支持组织架构和人员的多样化的信息维护，包括导入、集成、邀请、手工维护方式；•支持组织架构以及人员的排序，满足企业显示需求；•支持人员模糊查询，按照姓名、拼音、邮箱、电话、部门搜索联系人，并在联系人中拨打电话、发送即时消息、发送微邮；•支持水印设置，保护通讯录安全；用户手册4/27•支持组织架构数据查看权限控制；•敏感字段查看权限精细化控制，保障个人信息安全o支持高管模式，高管人员设置为白名单，可以查看其他员工联系方式，但是其他员工不能查看高管的联系方式；o支持会务场景可以设置全部客户联系方式隐藏，工作人员设置为白名单，其联系方式针对所有人可见，并可查看所有客户联系方式。•支持员工个人名片的字段显示及排序，满足企业个性化要求o支持员工个人名片字段的拖拽排序、显示与隐藏，比如隐藏职级字段场景；o支持员工自定义项字段展示，如企业为员工新增短号设置。4.1.3栏目说明栏目名称说明姓名默认勾选，不能取消工作手机默认勾选，不能取消，受权限影响，若设置工作手机隐藏则不显示工作邮箱默认勾选，不能取消，受权限影响，若设置工作邮箱隐藏则不显示上级上下级构造规则默认按照部门负责人，则此字段展示为部门负责人；若按照主管构造上下级，则此字段展示为上级下级点击查看对应下级的人员4.1.4操作说明4.1.4.1系统集成及组织架构同步使用友企连连接NC，执行数据同步任务。对于人员修改的信息和新增的人员信息，设置定时任务，以保证与NC及其他第三方系统的数据一致性。用户手册5/27查看组织、部门、人员、搜索联系人按照组织架构展示组织部门和人员信息，仅外部用户专管员可以查看外部联系人入口，浏览所管辖的供应商、客户等外部身份用户。支持按照姓名、拼音、电话号码模糊查询，快速找到联系人。可即时发起IM沟通、发送微邮或电话。组织机构及人员排序支持在组织单元节点进行上移、下移排序，以及在员工节点对部门内人员进行排序（部门负责人默认显示在第一位）。用户手册6/27我的分组查看与管理用户可以自建个人分组把常用联系人建立一个分组，支持excel导入，分组内的成员支持排序功能。在协同业务过程中可以快速选择用户的个人分组和有权限的公共分组。仅管理员可以快速建立公共分组。用户手册7/274.1.4.2通讯录权限控制管理员可以对通讯录权限进行设置，满足企业对组织及人员数据的查看控制。支持工作手机和工作邮箱的查看权限控制：•可以设置部分用户工作手机、工作邮箱隐藏，隐藏的成员间可以设置为彼此可见，适用员工不能查看高管，但是高管彼此可见场景；•针对会务场景可以设置全部人员联系方式隐藏，工作人员设置为白名单，其联系方式针对所有人可见，并可查看所有客户联系方式；•针对高管场景可以设置全部员工联系方式隐藏，高管人员设置为白名单，可以查看其他员工联系方式，但是其他员工不能查看高管的联系方式。进入数字化建模>协同建模>基础配置>通讯录权限中，设置工作手机权限，启用右上角的全局隐藏，启用时会提示“当前空间下所有用户的工作手机将会被隐藏，但以下白名单用户公开”点击<确定>后，在右上角可以通过<添加白名单>按钮加白名单用户。用户手册8/27通讯录数据组织分级查看权设置，支持严格的组织分级查看权限控制，可以设置组织内成员只允许查看本组织通讯录，同时可以设置白名单（不受此规则限制的人员）和额外可见。如下规则，设置受控范围是协同人力产品部，可见范围是本组织。规则解读：当用户属于协同人力产品部或者其下属部门的员工时，该用户查看通讯录和选人组件，只能看到协同人力产品部及其下级组织或部门的人员。其他用户可以查看所有通讯录的数据。通讯录隐藏权限（目前通讯录新模型适用）用户手册9/27管理员可以组织、部门和员工进行隐藏操作，对于受控范围的对象，默认所有人都不可见，可以增加白名单人员。当可见权限与隐藏权限冲突时，隐藏权限生效。4.1.4.3个人详情字段显示及排序默认显示姓名、工作手机、工作邮箱、组织、部门、岗位、职务、兼职信息、办公电话、工作地址、员工号、上级、下级、员工照片等，字段允许拖动排序、是否显示。4.1.4.4个人详情自定义项设置支持新增自定义项展示在通讯录上。自定义项来源于员工UI模版上定义的扩展项，在数字化建模>基础数据>自定义项设置进行设置，并分配给员工信息使用。用户手册10/274.1.4.5常用电话设置管理员可以设置企业或组织的常用联系电话，并可以设置是否在移动端显示，以便员工方便查找企业内部常用联系方式。进入数字化建模>协同建模>基础配置>常用电话设置，支持新增、批量新增、删除常用电话。常用电话分类管理默认公共服务分类，支持新增业务分类、编辑业务分类、查看业务分类。并可以设置常用电话是否在移动端显示。4.1.4.6通讯录常用参数设置•支持通讯录组织人数数字是否显示：当选择为否，无法看到通讯录的组织和部门的人数;•通讯录组织架构的组织显示全称还是简称：默认显示为全称。如果选择简称，当简称为空时，会自动显示全称;用户手册11/27•通讯录的上下级按照部门负责人构造还是按照主管构造：上下级构造规则默认按照部门负责人，则个人详情字段展示为部门负责人；若按照主管构造上下级，则个人详情字段展示为上级;•通讯录某业务单元下的同级部门和业务单元的排序规则：默认部门在前面，支持配置业务单元在前面;•管理员可以对通讯录权限进行设置，满足企业对组织及人员数据的查看控制。第一，支持严格的组织分级查看权限控制，设置组织内成员只允许查看本组织通讯录，同时可以设置白名单和额外可见的组织。第二，可以设置敏感字段权限控制。企业为了保护个人信息的隐私安全，允许设置敏感信息的字段查看权限，如手机号和邮箱信息。支撑高管、会务等复杂场景的字段隐私查看权。第三，开启通讯录水印，防止截屏信息泄漏，保障通讯录数据安全;•管理员可以对通讯录个人详情界面进行个性化定制，满足企业个性化显示要求。包括个人详情字段的排序、是否显示、以及扩展自定义项的信息。4.2日程4.2.1功能描述日程作为日程统一中心，可以汇集考勤、会议、项目、任务等与时间相关的应用的日程信息，也可以同步手机本地的日程信息，实现所有日程信息的汇总，统一查看、统一提醒，高效且方便。4.2.2业务规则•统一日程中心将所有与时间&提醒相关的信息统一到日程中，用户可以自己控制日程是否可以被他人查看，注重隐私性；用户可以设置日程为公开日程还是私密日程。•以人为中心日程是以人为本，不区分企业和空间，日程数据不会因企业的切换而显示不同数据，不同应用同步进来的数据会显示其来源。•授权&共享日程可以设置日程助理，授权他人安排日程，合理规划授权人时间安排，及时提醒授权人。用户手册12/27•日程多创建入口场景化、智能化创建日程，通过群聊、小友、快速发起区域、日程应用内的多入口快速创建日程。•展示冲突日程中心可以主动提醒你的冲突日程，方便进行日程的查看和具体事项的抉择。•导出日程支持导出日程详情，方便日程信息统计。4.2.3栏目说明栏目名称说明创建日程创建一个工作日程共享给我的显示其他人共享给我的日程我共享的显示把我的日程共享给具体哪些人导出日程支持导出日程信息4.2.4操作说明4.2.4.1创建日程1.支持在日程中创建会议，实现会议日程一体化在页面中的合并，实现pc、web、移动三端均可在日程入口创建会议；2.支持在日程中直接打开视频会议；3.支持语音创建日程；4.支持自定义按照间隔N天、N周、N月重复日程。方法一：web端用户在日历首页点击“+”可快速创建日程，填写关于日程详情的具体内容，包括主题、时间、日程的重复周期、添加地址、参与人（日程创建成功后参与人可收到日程通知）、日程提醒（可设置多次时间提醒）、日程类型（工作、培训，出差等）、日程是否公开（可设置私密日程）、日程描述（简要的日程描述可让参与人更快理解此次日程的意义）、添加附件等。用户手册13/27移动端用户搜索应用“日程”并点击右下角的+号即可开始新建日程。方法二：web端用户在日历首页直接点击日历上对应日期，鼠标点击某个时间段即会弹出创建日程的界面，设置日程的具体内容即可完成创建。用户手册14/27移动端用户直接进入日程应用后，点击时间段即会弹出新建日程的提示，直接发起创建即可。用户手册15/274.2.4.2共享权限设置支持日程共享权限设置，可选择是否默认开启同意邀请（目前仅租户管理员有权限操作）。4.2.4.3共享给我的日历允许共享，别人可以将日历全权限共享给我，提升工作协作效率。web端用户可以在”共享给我的”的区域查看共享给我的人员信息，根据共享权限对共享给我的日历进行相关的功能操作。用户可以邀请别人将日历共享给自己用户手册16/27移动端用户可通过下面按钮查看。还可以通过以下操作查看共享给我的日程。用户手册17/274.2.4.4我共享的日历允许共将自己的日历共享给其他成员，被共享人可以查看你的忙闲程度，提升工作协作效率。web端用户操作如下：用户手册18/27可以添加一个共享人，选择某个同事代理自己的日程。日程的代理权限会分为查看和创建、编辑：首先是查看权限，分为查看忙闲、查看标题和查看详情。查看忙闲就是在你查看的时候能查看到这个用户是否有占用的情况，看不见标题也没有办法点进去看详情；查看标题就是在日程上面能看到标题但是没办法看详情；查看详情就可以看到日程的具体信息包括这个参与人等。而创建和编辑是和查看权限并存的功能，如果分配了创建和编辑的权限，该用户可替你创建日程，可编辑删除由该用户替你创建的日程。需要注意的是，如果分了代理权限给多个人员，非该用户创建的日程仅有查看权限，不能编辑和删除。移动端通过以下操作设置我的共享：用户手册19/27用户手册20/274.2.4.5导出日程用户可以导出自己和共享给我的用户的某一时间段内的日程详情，方便查看日程整体详情。4.2.4.6团队日程•用户可以新建团队日历来进行以团队为核心的日程管理；•用户角色分为创建人、管理员、参与人；用户手册21/27•创建人可以编辑团队日历管理员、新增团队日历参与人员、转交该团队、解散团队等操作；•管理员可以编辑团队日历管理员、新增团队日历参与人员等操作；•参与人作为团队日历的参与者，可以收到团队日历信息。用户手册22/27•团队管理员可通过“通知管理”开关，控制是否给日程参与者发送通知。用户手册23/274.2.4.7日程智能识别新建日程时，主题部分如果输入了包含日程时间、地址、参与人等信息时，点击主题右侧的AI图标即可将主题中粘贴的所有内容进行分隔自动放入相应的文本框中。支持移动端和web端。【解决问题】解决邮件日程无法一步同步到友空间的问题，可以通过粘贴到文本框识别完成创建；【应用价值】提高日程模块的智能化水平，降低邮件日程创建到友空间的费力度。4.2.4.8日程PC端和移动端弹框通知发送方给接收方添加日程时，创建、编辑、提醒、删除四个条件都会触发接收方日程的弹窗提醒。在友空间设置界面中也可以关闭此提醒。默认为开启状态。用户手册24/27【解决问题】解决日程通知提醒不及时的问题；【应用价值】提高信息传递效率，提升日程的使用效率，提高用户体验。4.2.4.9日程安卓端支持桌面小组件日程安卓端支持桌面小组件4.2.4.10分享日程•日程支持以信息及智能生成海报形式分享到会话中。用户手册25/27•分享日程给他人，他人拒绝时，说明拒绝理由；用户手册26/274.2.4.11协同任务•支持在日程视图展示协同任务•支持在日程中创建协同任务4.2.4.12删除日程•删除日程时，说明删除理由，告知参与此日程的其他人。
