用友网络科技股份有限公司U8 服务支持事业部U8+V15.0采购管理课程总纲产品概述产品综述应用角色应用准备基础档案供应商管理期初数据日常业务普通采购固定资产采购代管采购受托代销直运采购专题应用价格管理采购结算产品接口及报表采购月结产品接口说明常用报表分析订单执行统计表采购结算余额表未完成业务明细表常见问题常见高频问题日常业务应用准备产品概述专题应用产品接口及报表常见问题产品概述 1.1 产品综述 1.2 应用角色1.1 产品综述采购管理对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、开票、采购结算的完整采购流程。目前系统处理普通采购、 VMI 采购、固定资产采购、直运采购业务多种业务类型，整合销售、计划、库存、财务等系统，共同完成对物料供给的业务支持。1.1 产品综述 - 应用框架供应商管理• 资格审批• 供货审批• 供货信息• 催货函• 价格分析• 交货情况分析• 交货质量分析• 交货周期分析• 价格对比分析• ABC 分析日常业务• 期初入库单• 期初记账• 请购• 订货• 采购到货• 采购退货• 采购拒收• 采购入库• 采购发票• 采购结算采购统计• 到货明细表• 采购明细表• 入库明细表• 结算明细表• 未完成业务明细表• 执行状况表• 执行进度表• 时效性统计表• 结算余额表采购分析• 采购成本分析• 采购类型结构分析• 采购资金比重分析• 采购费用分析• 采购货龄综合分析• 采购成本趋势分析1.2 应用角色 角色（或岗位）岗位职责应用系统功能采购主管1 、负责拟定采购部门的工作方针与目标，递交上级领导审批 2 、负责编制年度采购计划和采购预算，建立并不断调整改善采购制度和流程 3 、负责及时提供有效的市场信息 4 、负责监控采购人员的作业进度5 、负责与供应商建立良好的关系，掌握供应商物料供应制造与供应能力 6 、负责审核订购单与采购合约，核查采购作业发包、验收和付款流程1 、采购主管角色门户2 、请购单、采购合同、采购订单等单据审批3 、订单执行统计表4 、供应商交货情况分析、质量分析采购业务员1 、负责一般性物料采购 2 、负责查访厂商的供应情况3 、负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等 4 、负责核查供应商提供的物料质量 5 、负责退货 6 、负责收集价格情报、替代品资料、最新产品信息及供应商信息 1 、请购单2 、采购订单3 、到货单4 、发票应用准备 2.1 基础档案 2.2 供应商管理 2.3 期初数据2.1 基础档案 部门档案人员档案供应商（供应商分类、供应商档案）存货（计量单位、存货分类、存货档案）币种付款条件收发类别采购类型收付款协议供应商存货对照表供应商存货价格表采购管理模块涉及关键基础档案 供应商资格审批 提供对潜在供应商的信息记录、考察以及升级为合格供应商（即转入供应商档案）2.2 供应商管理 - 供应商准入输入供应商其他信息后保存，直接保存到供应商档案中。保存后资格审批中转入按钮置灰，资格审批表不允许弃审 供应商供货审批 最终形成供应商存货对照表。用于反映某一供应商可以提供哪些存货或某一存货由哪些供应商提供，以及该存货在各供应商间的配额分配和价格水平。供应商存货对照表也可直接录入维护2.2 供应商管理 - 供应商准入审核通过后转入供应商存货对照表审批通过后转入，实现对供应商存货对照表的变更参照已转入供应商存货对照表的记录，调整相关信息提供选项控制是否允许新增或修，不允许新增或修改时，只能通过供货审批表和供货审批变更表实现对对照表的管理2.2 供应商管理 - 供应商供货控制 在做采购业务时，需要通过供货清单来控制供应商是否能够供货，可以供哪些货。系统通过供应商存货对照表来实现这种对业务的控制功能。订单、到货单、退货单、专用发票、普通发票手工新增 先录供应商，再录存货时，判断选项的设置（先录存货后录供应商相同控制） 选择不检查，则直接参照存货档案选择存货，用户可直接录入存货编码 选择检查提示，则参照当前供应商对应的存货列表。手工录入不属于该供应商对应的存货，则提示：“存货 XXX 不在当前供应商供货范围内，是否继续？”选择是，允许录入；选择否，清空所输存货。 选择严格控制：参照录入存货时，可参照当前供应商对应的存货列表。手工录入不属于该供应商的存货，提示：“存货 XXX 不在当前供应商供货范围内，请重新录入存货”，确定后清空所录存货 到货单参照订单，退货单参照订单、到货单生单，拒收单参照到货单生单，入库单参照订单、到货单生单，发票参照订单、入库单生单，不控制供应商与存货的对应关系，但生单后如果允许手工增行，则增行时要控制供应商与存货的对应关系。对 " 应税劳务 " 或 " 折扣 " 类存货的录入不做控制，无论选项如何，均不做校验。运费发票不做控制。2.2 供应商管理 - 供应商分析 供应商存货价格分析 分析供应商某区间的价格波动情况，支持按周、按月、按季三种查询方式，包括不同期间的平均价、最高价、最低价及最新价 供应商存货交货情况分析 分析供应商某区间内相关订单的到货情况、付款情况、准时交货情况。满足用户检测供应商交货准时率的需求 供应商交货质量分析 可查询供应商到货的质检情况，包括检验日期、检验方式、检验结果等，综合分析供应商所提供货物的质量情况供应商交货周期分析 已供应商的订单为依据。通过已审核的采购订单的到货时间、数量。分析计算订单的平均交货周期 .2.2 供应商管理 - 供应商分析 供应商价格对比分析 可查看一段区间内，某存货对于各供应商的供货价格、参考成本、最新成本等。可用户对比价格分析供应商存货准时交货率分析 按入库审核时间或到货单审核时间两个维度来分析采购订单的准时交货率2.3 期初数据 期初暂估入库：没有取得供货单位的采购发票，而不能进行采购结算的入库单，以便取得发票后进行采购结算。期初入库单不影响库存现存量。 期初在途存货：已取得供货单位的采购发票，但货物没有入库，而不能进行采购结算的发票，以便货物入库填制入库单后进行采购结算。期初发票不影响应付帐款余额。 期初代管挂账确认单：已与代管的供应商进行了耗用挂账，但还没有取得供应商的采购发票，而不能进行采购结算的代管挂账确认单，取得发票后再与之进行结算。 期初受托代销商品：没有与供货单位结算完的受托代销入库记录，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算。期初受托代销入库单不影响库存现存量。 期初记账：将采购期初数据记入有关采购账。表示期初余额处理完毕，期初记账之后就可以开始处理正常采购业务了。期初记账后不能再录入期初单据。2.3 期初数据业务规则： 采购期初记账前手工输入期初单据，单据日期为采购系统启用日期之前的日期。 期初的采购入库单，代管挂账确认单在库存模块中不统计此部分的库存量。 没有期初数据时，也需期初记账，以便输入日常采购单据。 期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。 期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以后月份的单据 。日常业务 3.1 普通采购 3.2 固定资产采购 3.3 代管采购 3.4 受托代销 3.5 直运采购3.1.1 普通采购 - 系统流程3.1.1 普通采购 - 简易流程图采购请购单采购订单采购到货单采购入库单采购发票采购结算采购询价3.1.1 普通采购 - 系统流程简要说明1.请购单：企业内部各部门向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求列出采购清单。请购是采购业务处理的起点，也是采购计划与采购订单的中间过渡环节。2.采购询价：企业申请采购物料时，由于物料的价格变化频繁且波动较大，为了达到最优采购，首先向供应商发起采购询价，由供应商反馈物料的当前供货价格，最后定向向指定供应商采购3.采购订单：企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。4.采购到货报检：采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。 质检存货通过到货单进行报检。5.采购入库：通过采购到货、质量检验环节，对到货合格的、让步接收或不合格但可以降级接收的存货办理入库手续。6.采购发票：供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。7.采购结算：也称采购报账，是指采购核算人员根据采购发票、采购入库单核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单。8.付款申请：依据供应商的订单或发票，生成付款申请单据，然后进行审核后支付给供应商相应的款项。3.1.2 普通采购 - 请购变更后需要再次审核才能生效支持直接进入单据格式设置，设置完毕能可以及时更新模板支持对单据格式进行保存，如调整列宽支持引用 MRP/MPS 计划、 ROP 计划、生产订单、销售订单生成请购单进入采购请购单批量订货界面，可批量生成采购订单如果存货档案中录入了主要供货单位，可自动带出3.1.3 普通采购 - 采购询价请购单询价计划单采购订单供应商报价单比价审批单供应商存货价格列表选择审核定价无来源手动创建询价结果生订单更新已订货量，按总量控制 可根据请购单上需要采购的物料向供应商进行询价或直接发起询价。 供应商反馈的供货价格可以是单一价格，也可以是阶梯价格。 审批后的询价结果可更新供应商存货价格表或直接下达采购生成采购订单3.1.3 普通采购 - 采购询价 启用询价业务 选中选项：启用询价业务，可看到询价计划单、供应商报价单和采购比价审批单菜单 不选中选项：询价相关菜单不可见 比价审批单必有询价计划单 选中选项：采购比价审批单只能通过参照询价计划单生单。 不选中此选项：可以通过参照询价计划单生单，也可以手工录入单据。 询价审批表表体默认排序 设置控制采购询价审批单表体的排序规则采购询价相关选项3.1.4 普通采购 - 采购订货新增单据时支持对表体记录按数量或行数进行拆分，修改时不支持进行 PTO 件的选配，带入展开的子项记录，可以新建、删除、选择常用 BOM下拉可选择刷新表体现存量：浏览和编辑状态都可使用，更新表体所有行的现存量，方便打印3.1.4 普通采购 - 采购订货 采购订单相关选项允许超计划订货 选中选项：参照 MPS/MRP 计划生成的采购订单的数量不能大于对应 MPS/MRP计划的计划数量 * （ 1+ 存货档案“订货超额上限”），参照 ROP 计划不控制数量。 不选中此选项：则参照采购计划（ MPS/MRP 、 ROP ）生成采购订单时，累计订货量不可超过采购计划的核定订货量。允许超请购订货 选中选项：参照请购单生成的采购订单的累计订货量不能大于对应请购单数量* （ 1+ 存货档案“请购超额上限”）。 不选中此选项，则参照请购单生成采购订单时累计订货量不可超过请购单量。订单变更 选中选项，则系统记录变更历史，可直接查询订单变更历史或在内部审计中查询检查金额审核权限 选中选项，检查当前订单总金额与当前操作员采购限额，订单金额≤采购限额，订单审核成功；订单金额＞采购限额，提示“对不起，您的订单审核上限为×××× 元，您不能审核 XXX 号单据。”（金额审核权限在系统服务 - 权限 - 金额权限分配中设置）取价方式为供应商存货价格表，控制订单没有价表记录不允许保存，赠品行存货不受控制3.1.4 普通采购 - 采购订货 采购订单相关选项 -- 订单自动关闭业务场景定义关闭条件，对符合条件的采购订单调用定时任务进行自动关闭，避免在月末或数据卸出时集中关闭订单；关闭选项入库完成 选中选项：订单累计入库数量≥订单数量时表示入库完成，符合自动关闭条件发票完成 选中选项：订单累计开票数量≥订单数量时表示发票完成 ,符合自动关闭条件 勾选发票完成，会自动勾选入库完成；去掉勾选发票完成 ,自动去掉勾选入库完成付款核销完成 选中选项：订单累计本币收 / 付款已核销金额≥订单本币价税合计表示付款核销完成，符合自动关闭条件 勾选付款核销完成，会自动勾选入库完成、发票完成；去掉勾选付款核销完成，自动去掉勾选入库完成、发票完成3.1.4 普通采购 - 采购订货自动关闭特殊控制：直运业务 直运采购的订单，只需要判断发票和付款核销是否完成，只要发票和付款核销完成，即使勾选了入库完成，也认为订单符合自动关闭条件订单中所录存货为折扣、劳务类存货 订单中所录存货为折扣或劳务类存货，只需要判断发票和付款核销是否完成，只要发票和付款核销完成，即使勾选了入库完成，也认为订单符合自动关闭条件代管采购 代管采购的订单，只需要判断入库是否完成，只要入库完成，即使勾选了发票完成和付款核销完成，也认为订单符合自动关闭条件固定资产采购 不支持自动关闭（注：关闭的订单无法转固定资产卡片）3.1.5 普通采购 - 采购到货支持对于合同标的不为空且合同启用执行单的记录，审核后自动生成合同执行单，一条记录只能生成一次合同执行单支持引用订单生成对质检存货生成报检单，支持按单报检和明细报检支持全流程单据的查询3.1.6 普通采购 - 采购入库•支持引用采购订单、采购到货单生成采购入库单•支持引用检验单或来料不良品处理单生成（质检存货）•显示各单据的业务状态，如关闭、开立、已结算等3.1.6 普通采购 - 采购入库到货单及入库单相关选项普通业务必有订单 选中选项：适用以订单为中心的管理模式，订单之后的单据都必须参照来源单据生成，不允许手工录入 不选中：到货单可手工录入允许超订单到货及入库 选中选项：参照订单，数量不能超过订单数量 * （ 1+ 存货档案”入库超额上限” ) 不选中：参照订单生成到货单时，数量不能超过订单数量支持按条码生成到货单、退货单、拒收单3.1.7 普通采购 - 采购发票支持引用采购订单、采购入库单、代管挂账确认单、合同执行单、生成采购发票应付启用付款申请，支持对已复核发票推式生成付款申请单参照入库单生成时可直接进行结算，其他生单方式不支持直接结算支持参照或手工录入入库单号，实现快速录单3.1.7 普通采购 - 采购发票发票相关选项不计入成本的入库单需开票 选中选项：不记入成本仓库对应入库单可以生成采购发票，但不参与采购结算 不选中：不记入成本仓库对应入库单不能生成采购发票，对应入库单也不参与采购结算。 固定资产入库单是否可以开票不受此选项设置的控制，无论此选项是否勾选，固定资产入库单都可以开票和结算发票参照生单携带源单汇率 选中选项：发票参照订单、入库单生成，汇率带入库单的汇率 不选中：发票参照订单、入库单生成，汇率取当期汇率3.1.7 普通采购 - 采购发票1. 按业务性质分：蓝字发票、红字发票2. 按发票类型分：增值税专用发票、普通发票、运费发票 增值税专用发票：扣税类别为应税外加，不可修改。 普通发票：包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据，其扣税类别为应税内含，不可修改。默认税率为 0 ，可修改。 运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。扣税类别为应税内含或应税外加。默认税率为7 ，可修改。采购发票类型3.1.8 普通采购 - 采购结算（概念）采购结算的概念： 采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购发票、采购入库单核算采购入库成本；采购结算的结果就是生成采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。 采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣结算。3.1.8 普通采购 - 采购结算（概念） 参照采购入库单生成发票时，可以直接点击采购发票上的“结算”按钮进行结算，结算后生成如下的结算单：3.1.8 普通采购 - 采购结算（概念）采购结算相关选项商业版费用是否分摊到入库成本 选中选项：手工结算和费用折扣结算时允许进行费用分摊 不选中：手工结算和费用折扣结算时不允许进行费用分摊选单只含已审核的发票记录 选中选项：自动结算和手工结算只包含已审核的发票。 不选中：自动结算和手工结算可选未审核的发票选单检查数据权限 选中选项：手工结算及费用折扣结算过滤入库单及发票时，根据需要检查的权限进行数据权限控制 不选中：手工结算及费...
