行业报表使用手册。目录第1章系统介绍..11.1系统简介..11.2系统的主要特点..11.3系统应用结构和一般业务流程..11.4一般操作流程..31.4.1行业/集团主管操作流程.31.4.2中间管理单位操作流程..51.4.3最基层单位（基层端使用者）操作流程..51.5主要功能介绍..61.5.1系统管理功能..71.5.2单位管理功能..81.5.3传输管理功能..91.5.4样表管理功能..91.5.5数据录入功能..91.5.6数据审核功能..101.5.7报表管理功能..101.5.8汇总表功能..101.5.9检索表功能..101.5.10分析表功能..111.5.11综合查询..111.5.12自由表功能..11第2章安装..122.1安装..122.2启动和退出..122.2.1启动..122.2.2系统的退出..14第3章行业应用..153.1应用单位简介..153.2应用操作过程..153.2.1主管端的应用模型------行业主管单位..153.2.2中间单位..553.2.3基层端应用模型-----省级邮政局及直属企业..56第4章集团应用..644.1应用单位简介..644.2应用操作过程..644.2.1管理端的应用模型-------集团总部.644.2.2管理端的应用模型------二级公司及以下各级汇总单位.1064.2.3基层端的应用模型--------无下属单位的实体公司..113第5章主要概念解释..119附录1表格制作.121附录2函数应用.123附录3公式规范.125第一部分计算公式..125一、计算公式的意义..125二、单元公式形式的计算公式的格式..125三、单元公式的使用..125四、单元公式列表..127五、表页内部的计算公式..127六、表页与表页间的计算公式..131第二部分审核公式..136一、什么是审核公式..136二、本表内的审核公式..136三、各表间的审核公式..138附录4通讯配置.140（一）点对点传输的基本配置..140（二）局域网传输的基本配置..146（三）E-mail传输的基本配置..146附录5问题说明.148第1章1.1系统简介用友行业报表系统是基于WINDOWS9X/NT平台，集报表传输和数据处理于一体的软件。适用于处理有关报表的格式定义、发送表、表收集、数据处理、数据维护以及数据传输、维护功能和基层单位信息管理功能等。它除了针对用友公司的报表格式外，还能处理其他多种电子报表和文本文件。本系统适用于需要进行上网报表数据传输的单位。当用户需要对下级基层单位下发样表和收集基层单位的报表数据进行数据处理的时候，都可以使用本系统。1.2系统的主要特点 统一的WINDOWS操作方式，界面内容丰富，设置、操作灵活。 表格定义自由方便，可以满足各种复杂格式报表的设计。 单位分级管理，可以分级自动汇总，逐级上报。 自定义报表审核公式，能够显示、打印错误信息，提供多种方式的错误信息查询。 数据分析功能强大，由简单到复杂，完成从单个指标到跨报表多个指标的分析；同时由于系统提供丰富的数据提取功能，使得包括时间对比、单位对比、结构分析、报表过渡以及自定义分析在内的各种分析结果可以随意产生。 提供多种数据接口，可以保证准确无误地获取以下几种类型的数据：1、用友财务及其他业务系统数据。2、符合财务软件标准的其他公司报表数据。 数据显示单位可以随意更改为万元、千万元或其他单位，不会影响表中保存的数据的正确性。 数据转出为多种其他格式，包括：文本文件（*.txt）、DBASE数据库文件（*.dbf）、ACCESS数据库文件（*.mdb）、EXCEL文件（*.xls）、LOTUS123文件（*.wk4）。 提供四种实用的数据传输方式，分别是E-mail、点对点、局域网、磁盘方式，可以根据不同地区的具体通讯情况任意组合使用，实现数据的最高效传输。1.3系统应用结构和一般业务流程用友行业报表系统用于多种行业和集团的应用，以完成财务、统计数据的采集和汇总、分析任务，把大量的手工劳动转化为计算机自动处理。在整个系统运行的过程中，需要各级操作人员特别是行业主管部门和集团总部负责报表业务的人员密切配合，结合自身的特点，充分利用本系统提供的功能，提高实际业务处理的效率。另外，本系统也适用于连锁经营形式的销售行业使用，操作的方式基本与行业应用相同。行业及集团的系统应用结构如下图所示1行业主管部级财务、统计部门集团重点企业集团总部财务、统计部门集团分子公司财务、统计部门省级管理单位省级财务、统计部门行业重点企业PSTN点对点DDN专线Internet行业应用集团应用地级管理单位地区财务、统计部门二级分子公司财务、统计部门县级管理单位县财务、统计部门末级分子公司财务、统计部门企业单位财务、统计部门磁盘网络连接可以是下列方式的任意组合省级重点企业管理端基层端图1-1系统结构图在用友行业报表系统中，我们把使用者分成管理端和基层端。凡是本身有下属单位的使用者都是管理端，管理端中包括了行业/集团主管和中间管理端。除了定义整个行业/集团的单位信息结构和统一的表样格式外，中间管理端与主管单位其他的功能是没有差别的，而且中间管理端可以增加表样用于个别需要。一般业务流程如下图所示：2图1-2一般业务流程图1.4一般操作流程使用用友行业报表系统的用户通常分为三级：行业/集团主管、中间管理单位、以及最基层单位，他们的操作流程将在下面分别介绍。1.4.1行业/集团主管操作流程3图1-3行业/集团主管操作流程图行业/集团主管操作要点：1、单位信息结构的定义一定要考虑满足整个行业/集团多级使用的需要，同时考虑各级分类汇总的需要。2、样表的设计也要考虑每个下属单位的实际情况，把每个单元格指标的含义定义清楚，避免产生基层单位对某个数据项的填写发生疑问。3、样表下发之前要核实每个表中单元公式、审核公式以及表间审核公式的正确性。如果下发以后发现样表有问题，可以修正后重新下发，但这样每个基层单位还要重新接收，会影响整个系统的使用效率。最好把问题在上面解决，尽量减少基层单位的操作，避免过多人为因素对系统产生影响。41.4.2中间管理单位操作流程图1-4中间管理单位操作流程图中间管理单位操作要点：1、在接收上级单位信息结构的基础上，可以增加单位结构字段，要考虑满足使用的需要。2、样表的设计也要考虑每个下属单位的实际情况，把每个单元格指标的含义定义清楚，避免产生基层单位对某个数据项的填写发生疑问。3、本单位制作的新样表在下发之前要核实每个表中的单元公式、审核公式以及表间审核公式的正确性。在上级样表的基础上制作的引用样表也要检查一下新增加的单元公式、审核公式，确保下发后没有问题。1.4.3最基层单位（基层端使用者）操作流程5图1-5最基层单位（基层端使用者）操作流程最基层单位操作要点：数据录入时，要根据上级的要求选择数据录入时间，这样做的目的在于保证所有单位的数据时间都是统一的。比如“利润表”在录年报数据时，如果上级要求数据时间为“XX年12月”，那么时间类型就应该选择“月”。如果把时间属性误选作“日”，虽然在报表录入时间时显示的是“XX年12月”，其实真正的数据时间是“XX年12月XX日”，这样的报表上报后会影响汇总。1.5主要功能介绍基层端提供相对简单的功能模块，仅满足使用者接收上级样表、填入数据、审核数据、上报报表以及对本单位报表数据的查询、备份、删除等日常业务的需要。管理端具有全部基层端的功能。另外管理端具有管理应用所必须的系统管理、单位管理、综合查询以及丰富的各类表管理功能，各种表管理包括样表、报表、汇总表、检索表、分析表、自由表的管理。针对每类表的特点，提供不同的操作。功能结构总图如下所示：6图1-6功能结构总图功能结构总图勾勒出整个系统的功能项，各项功能的含义以及所能完成的工作将分小节一一说明。1.5.1系统管理功能图1-7系统管理功能结构图系统管理主要有三项：报表管理、操作员管理、权限管理。报表管理实现增加删除报表；操作员管理实现增加删除操作员，报表与操作员之间的对应关系如图1-8。权限管理是分级别赋予操作权限，分为A、B、C、D、E五级，系统默认状态为：A级进行全部功能的操作B级进行初始设置类操作（传输设置，字段结构和单位信息定义，样表和样表间审核关系定义，下发字段结构、样表、表间审核关系）C级进行录入操作（数据录入）D级进行数据处理及对各种表的操作E级进行查询及打印操作各级的权限实际可操作的功能，用户可以根据自己的实际需要自行设定。7图1-8用户与操作员关系图从上图我们可以看出报表与操作员之间是多对多的关系，即一个报表可对应多个操作员，一个操作员亦可对应多个报表。1.5.2单位管理功能图1-9单位管理功能结构图单位管理功能包括字段结构定义和单位信息定义。字段结构定义是单位信息定义的基础，只有在字段结构定义中定义过的字段才可能在单位信息定义中出现。字段定义包括字段名称、长度、编码等内容。字段分为两种类型，一类如“单位名称”、“单位序号”等，每个单位都会有不同的单位名称及序号，没有规律，所以没必要进行编码；另一类如“所属地区”、“行业类型”等，可以根据情况将“所属地区”分为北京、天津等，将“行业类型”分为国有、集体等。为了处理方便，我们常常给每一种分类一个数字编码值，数字编码和对应的文字内容一起作为一个完整的编码。单位信息受已规定好的字段结构限制，每个基层单位的信息都必须完全符合字段结构。【例1-1】一个单位管理的实例1、字段结构定义00北京字段是否编码01天津单位名称否02河北00工业单位序号否03山西01通讯所属地区是02电子行业类型是03金融2、单位信息定义根据字段结构定义单位信息有四个字段单位名称：北京华龙电子公司…………单位序号：00006所属地区：北京（编码00）行业类型：电子（编码02）81.5.3传输管理功能图1-10传输管理功能结构图传输管理功能可以进行传输设置以及收件箱、发件箱管理。有三种传输方式可供设置：电子邮件（E-MAIL）方式，局域网方式，点对点方式。同时还可对上级单位地址进行设置。发件箱管理是把要发送的东西（可能是字段结构，可能是样表、审核关系，也可能是报表）发到发件箱，在发件箱中集中发到相应单位。收件箱管理是收集对方发送的内容，对于基层单位是收集上级发送的字段结构、样表、审核关系，对于上级单位则是收集下级单位发送的数据。1.5.4样表管理功能图1-11样表管理功能结构图样表管理功能包括样表格式定义，表集定义，表间审核关系定义。表格式定义类似于用友UFO报表格式的定义，当上级下发给下级单位的样表包含若干张时，可把这些表都定义在一个表集中，表间审核关系的定义确保了下发样表的正确性。上级单位定义样表下发给基层单位，基层单位也可以定义引用样表，把上级单位定义的样表引用到新样表中，通过增加行、列形成新的样表，而上报时的数据仍能保持原有格式。1.5.5数据录入功能图1-12数据录入功能结构图数据录入功能是基层单位对上级下发的样表输入数据。数据录入功能可以选择时间，系统默认一开始进入系统是确定的当前时间，可以选择单位，也就是选择是本单位还是其他单位，可以选择表名，也就是选择录入的表对象。录入的方式有四种如上图所示。91.5.6数据审核功能图1-13数据审核功能结构图数据审核功能包括表间及表内关系的审核。可对所选时间、表集、单位进行选择，表内关系的审核是在数据录入完毕系统自动进行的，而表间关系审核则是用户自己选择审核关系及单位进行审核的。若审核正确则出现“审核结果完全正确”的提示，若审核错误出现相应错误提示。1.5.7报表管理功能图1-14报表管理功能结构图1.5.8汇总表功能图1-15汇总表功能结构图汇总表管理功能是对选定时间及表集的表按用户选择的汇总类型分类进行汇总，这里所说的汇总是数据的叠加。系统以向导的形式来引导用户一步步进行操作。汇总类型有三种：下属基层单位汇总、分类基层单位汇总、自定义条件汇总。下属基层单位汇总即把确定时间，确定表集的报表按用户选择的下属基层单位进行汇总，生成汇总表。分类基层单位汇总即把确定时间，确定表集的报表按用户选择的分类条件，把满足分类条件的基层单位进行汇总，生成汇总表。自定义条件汇总即把确定时间，确定表集的报表按用户自己定义的条件进行汇总，生成汇总表。1.5.9检索表功能10图1-16检索表功能结构图检索表功能是对选定时间及表集的表按用户选定的模式及检索类型进行检索，生成检索表。系统以向导的形式引导用户一步步进行操作。检索表有两种模式：标准模式、简单模式。标准模式下用户可自己定义或选择检索表的格式，简单模式下用户不用定义表格式，只需选择表名及字段名。无论选择哪个模式都是分三种类型进行检索，即下属基层单位检索、分类基层单位检索、自定义条件检索，这与汇总表的三种类型是相似的，这里就不再重复叙述了。注意 标准模式生成的表自动保存在相应的表集下，简单模式生成的表是临时的，不予保存，如果想保存，则必须用菜单项上的[另存为]项进行保存。1.5.10分析表功能分析表相对来说比较复杂，它相当于几个检索表的集合。用户对于确定的时间和表集进行分析表操作。分析表可以由用户自己定义格式，定义报表格式的方法类似于用友UFO报表格式定义，也可以利用分析表模型快速生成新分析表。表中的每个单元均可按实际需要定义统计条件、提取公式以及定义是否展开，实际上每个单元格是由统计条件和提取公式同时决定的。当然满足条件的单位可能有若干，这就需要用到行展开、列展开。对分析表的具体描述将通过第三章的实例详细说明。1.5.11综合查询图1-17综合查询功能结构图综合查询功能是方便用户对于报表的查询，管理。在上报情况查询中，可以查看接收到的报表的名称、发送单位、时间等信息，还能查看到已上报报表的名称、时间、接收单位名称等信息。在接收情况查询中，可以查看到基层单位的上报情况，比如是否已上报、时间等等。综合查询功能极大的方便了用户及时了解报表的上报以及接收情况。1.5.12自由表功能对于一些临时表格或与上报、下发无关的表，可以利用自由表功能实现表格式定义，数据录入及一些简单的数据处理。自由表管理分为新建、编辑、删除等功能，其使用与样表管理类似。11第2章2.1安装用户要使用行业报表系统首先要安装该软件，我们的产品包括三部分：产品安装、加密盒和《用友行业报表系统用户手册》，用户需要用产品安装盘进行安装，步骤如下：1、启动WINDOW9X/NT操作系统2、进入资源管理器3、将安装盘插入光驱4、在资源管理器中选中光驱，双击，显示文件列表，在其中找到安装文件“setup.exe”,双击运行5、进入安装画面，按向导提示逐步进行安装2.2启动和退出2.2.1启动成功安装用友行业报表软件后，就可以启动了。点击“开始”菜单，指向〖程序〗中的〖用友行业报表〗，选中〖用友行业报表〗进入系统，此时便启动了该系统。如下图所示：12图2-1启动行业报表系统若是第一次使用本系统，需要进行系统设置，即增加报表体系及操作员，具体操作步骤请参考第三章的实例。若不是首次进入本系统，则出现如图2-2所示对话框图2-2选择报表体系及操作员选择报表体系及操作员并输入操作员口令，单击〖确认〗。而后，弹出报表数据时间和表集设置对话框，用户根据实际情况设置完毕，点击〖确认〗按钮，即可进入系统主界面，如图2-3所示。13图2-3系统主界面在系统主界面的上方是菜单条和工具条，左侧是常用的一些功能，这样设计给用户带来了很大的方便。2.2.2系统的退出退出系统有三种方法：1、在系统主界面菜单项上选择〖系统〗→〖退出系统〗2、在系统主界面按[ALT+F4]键3、在系统主界面点击左上角的图标，在下拉菜单中选择〖关闭〗14第3章3.1应用单位简介国家邮政总局是邮政系统的行业主管单位，下属31个省级邮政局和10多个总局直属通讯企业。总公司对省级邮政局和直属通讯企业下发统计表样，每月初收集数据进行汇总，然后生成各类过渡表、分析表，提交给信息产业部和邮政总局相关部门领导。报表传送以E-mail为主。3.2应用操作过程3.2.1主管端的应用模型------行业主管单位3.2.1.1系统管理在此进行系统应用准备工作，大致包括三方面：定义报表体系，定义操作员，分配操作员权限。第一步定义报表体系，即定义业务报表处理工作在哪一个体系下进行。如果是第一次使用本系统，启动系统后需要先设置这些信息，单击该提示框的[确定]按钮，进行系统设置。菜单条上有两个菜单项，分别是“系统”和“帮助”，点击[系统]，在下拉菜单中选择[系统管理]，弹出系统管理员口令对话框，输入口令：system，确定后进入报表体系管理界面，如图3-1。图3-1报表体系管理界面点击工具栏上的按钮，弹出增加报表体系对话框，键入报表体系名称：“中国邮政局”，确定后返回报表体系管理界面。此时你会看到刚才增加的报表体系已显示在报表体系目录下。15第二步定义日常业务的操作员。选择菜单项上的[当前工作内容]，在下拉菜单中选择[操作员管理]，便进入了操作员管理界面。点击工具条上的按钮，弹出增加操作员对话框，依次输入操作员名称：可佳；口令：kj；确认口令：kj；选择权限级别：A级别，如图3-2。图3-2增加操作员确定后弹出选择报表体系对话框，选择操作员可以操作的报表体系，选择完毕，单击[确定]，同样道理可以增加若干操作员。第三步设置权限级别。报表体系和操作员都设置完毕，就要进行权限级别的设定了。权限级别划分为A、B、C、D、E五级，系统有一个默认状态，每级赋予不同的权限，如果用户认为符合自己的需要，则不必进行修改，如果用户需要自己设定权限，则要修改系统的默认状态，操作如下。点击菜单项中的[当前工作内容]，在下拉菜单中选择[权限划分管理]，出现权限划分管理界面，选择左侧的权限级别，相应级别的操作权限便会显示在右侧，如图3-3。点击权限前的选择框可以选中或去掉该项权限，修改完毕，关闭此界面即可。16图3-3权限划分管理此时报表体系、操作员、权限均已设置好，最后要做的工作就是更换报表体系，进入到系统主界面。点击菜单项的[系统]，在下拉菜单中选择[更换当前报表体系]，弹出选择报表体系及操作员对话框，如图3-4所示。图3-4选择报表体系及操作员选择报表体系、操作员、输入操作员口令后，点击[确认]便可进入系统初始设置向导。如果不是第一次使用该系统，即已设置过报表体系、操作员、权限级别，并进行过单位管理，则启动系统后，直接出现如图3-4选择报表体系及操作员对话框，选择完报表体系、操作员、输入口令后便可进入系统主界面。3.2.1.2单位管理在此进行单位信息结构定义及本单位和其下属单位信息定义。第一步单位信息结构定义第一次使用系统的用户，进行完第一步报表体系、操作员、权限设置后，自动进入初始设置向导，设置单位信息结构及单位信息。首先出现选择单位类型的界面，如图3-517图3-5系统初始设置（1）点击“主管部门”前的单选钮，即选中主管部门，点击[下一步]，进入到系统初始设置的第二步。系统初始设置的第二步是定义单位结构，如图3-6所示。这是系统初始设置中最重要的一步，因为单位信息完全取决于用户定义的单位信息结构，单位信息结构定义了什么字段，单位信息中就有什么字段。图3-6系统初始设置（2）系统的默认状态是字段不能少于一个，单位邮件地址是系统设定的。在单位信息结构框中点击鼠标右键，弹出一个菜单项，用户可利用此菜单项实现新建、编辑、删除、保存、读入、定义编码功能。若想增加一个信息结构，则点击右键选择新建，弹出字段内容定义对话框如图3-718图3-7字段内容定义在进行操作之前，先对几个概念进行解释 字段名称：用户欲定义字段的名称，比如单位编码，单位名称，地区等。 长度：如果该字段不编码这里定义的长度即为该字段的最大长度，如果该字段编码这里定义的长度即为编码长度。 是否关键字段：为了唯一确定一个单位，需要用某一个或最多两个字段作为关键字段，只有关键字段可以唯一标识一个单位。比如想把单位编码作为关键字段，则在定义时选中是否关键字段使其前面的选择框打上对勾。 是否编码：对于象地区类别、单位性质这样可以分类的字段，需要进行编码。比如地区类型可分为华北、东北、华东等。 是否进行校验：不编码的字段，可以进行校验，分为长度、文字、数字三种校验。校验的目的是检验用户输入的正确性。比如进行长度校验，则该字段定义的长度是多少用户就必须输入多长，否则会出现错误提示；文字校验就是该字段必须输入汉字或字母，不能输入数字、字符；数字校验就是该字段必须输入数字，其实编码就是一种数字校验。国家邮政局的单位结构比较简单，只有两级，国家邮政总局是邮政系统的行业主管单位，作为一级单位，也就是上级，下属31个省级邮政局和10多个总局直属通讯企业，作为二级单位，也就是下级。根据需要单位信息结构定义9个字段：单位编码、单位名称、地区类别1、地区类别2、单位性质、以及四个自定义项。由于结构简单，下属单位主要以省划分，数量不大，所以用单位编码和单位名称作为关键字段唯一标识一个单位。地区类别1、地区类别2、单位性质可编码。确定好以上内容后就可以定义信息结构了。首先定义单位编码，在如图3-7所示的字段内容定义框中依次输入字段名称：单位编码；长度：6，依次选择是否关键字段：是；是否编码：是；是否进行校验：否，然后单击[下一个]，进行下一个字段的设定，依次操作直至9个字段设置完成。如图3-8所示19图3-8单位信息结构定义对于是否编码项选择“是”的字段还要进行编码，操作如下：将鼠标移至单位编码字段所在行，点击右键，在弹出的菜单项中选择[定义编码]，进入编码定义框。单击工具条上的按钮，弹出编码定义框，如图3-9，依次输入编码值：010000；文字内容：北京市，然后单击[下一个]按钮，继续编码。同样道理可对地区类别1、地区类别2、单位性质进行编码。20图3-9编码定义单位信息结构全部定义完毕，关闭该界面，出现提示：“您保存这次修改的内容吗？”，点击是，又出现提示：“本单位信息为空，您现在要录入它吗？”选择是则立刻录入本单位信息，选择否，则以后在单位管理中再录入。假如我们选择是，便进入单位信息录入，此时录入的是本单位信息。第二步输入行业主管单位的单位信息。如图3-10为单位信息输入框，根据实际情况输入各项，其中有编码的字段可以从其下拉菜单中选择相应项，左侧显示编码，右侧显示内容。输入完毕，单击[确定]，本单位信息设置完成回到系统主界面。图3-10本单位信息录入21第三步输入下属单位信息。因为本单位是主管单位，需要进行下级基层单位的设置。点击[单位管理]菜单项，在下拉式菜单中选择[单位信息定义]。用户可以看到刚才设置过的本单位名称“国家邮政局”显示在单位信息列表框中，前面有一个图标，此图标代表下属基层单位，这是系统的默认状态。在本单位信息设置完毕后，系统默认本单位为下属基层单位，所以我们需要做的第一件事就是更改单位类型，改为主管单位。在单位列表框中点击鼠标右键，选择[更改单位类型]菜单项，然后确定更改，这时图标变为，证明系统已确认本单位为主管单位了。下一步要做的就是增加下属单位并输入其信息了，由于对于邮政局来讲单位只分为两级，除了国家邮政局为主管单位外，其他均为下属最基层单位，所以直接在国家邮政局下增加即可。点击鼠标右键选择[新建]，出现定义单位信息输入框，如图3-11。逐项输入完毕，点击[下一个]，则进入到下一单位的输入，重复操作直至输入完最后.
