采购管理使用手册。目录第1章系统介绍..11.1主要功能..11.2系统特点..21.3产品接口..31.4如何使用本系统功能(应用解决方案).41.4.1工业企业..41.4.2商品流通企业..51.4.3具体方案..51.4.4集成应用方案..5第2章系统操作流程..72.1第一年使用采购管理系统..72.2第二年使用采购管理系统..72.3采购管理日常业务操作流程..7第3章应用准备..103.1设立账套参数..103.1.1编码方案..103.1.2数据精度..103.1.3选项设置..103.2建立分类体系..123.3建立编码档案..123.4设置其他编码..133.5单据设计..13第4章系统初始..174.1期初暂估入库..174.2期初在途存货..194.3期初受托代销商品..214.4期初记账..21第5章采购订单管理..235.1采购订单..235.1.1如何录入采购订单..245.1.2如何根据采购计划编制采购订单..255.1.3何时审核订单..265.1.4何时关闭订单,怎样关闭.275.1.5怎样利用订单列表..275.2采购订单执行..305.2.1订单执行统计表..305.2.2采购订货统计表..325.2.3向供应商发催货单..325.2.4如何处理期初采购订单..33第6章日常业务..346.1采购入库..346.1.1如何进行暂估入库..366.1.2如何输入受托代销入库单..386.1.3如何根据采购订单填制入库单..386.1.4何时根据采购发票填制入库单..406.1.5什么情况进行退货处理，如何退货..406.1.6如何修改入库单..416.1.7怎样利用入库单明细列表..416.1.8采购入库单连续打印..426.2采购发票..426.2.1如何填制增值税专用发票..456.2.2普通发票包含那些发票凭证，如何填制..466.2.3如何填制运费发票..476.2.4如何根据入库单产生发票..476.2.5何时填制红字(负数)发票..486.2.6如何修改发票..486.2.7怎样利用发票明细列表..496.2.8采购发票何时记应付账..506.2.9如何处理采购发票的现付..506.3采购结算..506.3.1如何进行自动结算..506.3.2如何进行手工结算..516.3.3费用折扣结算..546.3.4如何处理采购发生的运杂费用..566.3.5采购货物的“溢余短缺”结算处理..576.3.6如何对红字入库单进行结算..586.3.7如何对红字发票进行结算..596.3.8如何利用采购结算列表..606.3.9如何取消采购结算..616.3.10是否可以跨月结算..626.4受托代销结算..636.4.1如何进行受托代销结算..636.4.2如何取消受托代销结算..646.5现存量查询..64第7章采购账表..667.1我的账表..667.1.1如何建立我的账夹..667.1.2如何给我的账表建口令..687.1.3如何改变我的账夹名称..687.1.4如何删除我的账表和账夹..687.2采购明细..697.2.1如何查询采购明细表..707.2.2如何查询入库明细表..727.2.3如何查询结算明细表..737.2.4如何查询货到票未到明细表..757.2.5如何查询票到货未到明细表..767.2.6如何查询费用明细表..767.2.7如何查受托代销结算明细表..777.3采购统计..787.3.1如何查询采购统计表..797.3.2如何进行入库统计..827.3.3如何进行结算统计..837.3.4如何进行货到票未到统计..837.3.5如何进行票到货未到统计..837.3.6如何查看受托代销结算统计表..847.3.7如何查看采购综合统计表..847.3.8如何查看采购计划综合执行统计表..867.4采购账簿..877.4.1如何查询在途货物余额表..887.4.2如何查询暂估入库余额表..897.4.3如何查询代销商品款余额表..897.4.4如何查询代销商品款台账..907.5采购分析..907.5.1采购成本分析..907.5.2供应商价格对比分析..917.5.3采购类型结构分析..927.5.4采购资金比重分析..927.5.5采购费用分析..937.5.6采购货龄综合分析..94第8章月末结账..96第9章远程应用..97附录A工具栏图标操作一览表..102附录B功能键快捷键一览表.104基本操作键.104命令快捷键.104附录C企业采购管理制度（参考模板）.106一、岗位设置.106二、岗位职责.106三、业务流程.1071第1章采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。无论是工业企业还是商业企业，“采购”业务的状况都会影响到企业的整体运营状况。过多的库存，会使企业产生下列不良影响：一、产生额外的库存管理费用，如：仓库租赁费、保险费等。二、造成资本的僵化，使周转资金紧张。三、过多的库存，会因陈旧而变成废料，或削价出售，导致收益的恶化。虽然库存发生的原因可能来自生产过程，但是管理不善的采购作业所导致的生产缺料或物料过甚仍会造成企业无法计算的损失。采购管理追求的目标是：密切供应商关系，保障供给，降低采购成本。采购管理系统是U8管理软件分销系统的一个子系统。它与“应付款管理系统”一起使用可以追踪采购业务的付款情况，及时交款以取得合理折扣和商业信誉；与“库存管理系统”联合使用可以追踪存货的出库信息，把握存货的畅滞信息，从而减少盲目采购，避免库存积压；与“存货核算系统”一起使用可以将采购结算成本自动记录到存货成本（原材料、库存商品）账中，便于财务部门及时掌握存货采购成本。本系统适用于各类工业企业和商业批发企业以及医药、物资供销、对外贸易、图书发行等商品流通企业的采购部门和采购核算的财务部门。1.1主要功能1、采购订货采购订单：可以由采购计划确定供应商后，产生采购订单，也可以直接编制采购订单。经供货单位确认后的订单，可以生成入库单和采购发票。单张订单执行情况：可以查询某张采购订单的到货入库情况和货款支付情况。订单执行统计表：可以查询某业务员、某供应商或某货物的订单的到货入库和货款支付详细情况。采购订货统计表：可以查询某业务员、某供应商或某货物的订单的到货入库和货款支付汇总信息。按币种查询订单执行情况：可以查询各种外币采购业务的订单详细执行情况。供应商催货函：对拖期没有按时到货的供货单位，能及时向供应商发出催货函。2、采购业务采购入库：可以根据采购订单和实际到货数量入库，可以暂估入库，可以根据采购发票报账入库。支持退货负入库和冲单负入库，并可处理采购期初退货。受托代销商品入库：可以处理商业企业接受代销单位的货物，并填制受托代销入库单，录入暂估金额。采购发票：能对取得供货单位开具的发票进行处理。采购发票分为增值税专用发票、普通发票、运费发票、其它票据等。发票可以根据入库单产生，受托代销业务的发票可以由采购结算单产生。可以处理负数发票。可以进行现付款结算。采购结算：采购结算是针对非受托代销业务的入库单，根据发票确认其采购入库成本。采购结算可以由计算机自动结算也可以由人工进行结算。自动结算：按日期、供应商、存货、制单人等条件选择未报账的发票和入库单，将存货同等数量的发票不含税金额记入入库单。人工结算：可以对发票数量与入库数量不相等的情况进行处理；可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算；可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算；支持三角债结算，即支持甲单位的发票可以结算乙单位的货物。费用分配：工业企业可以将采购发票的费用或费用发票的金额按入库数量或入库金额分摊到入库成本中。受托代销结算（商业）：受托代销结算是商业企业销售完委托代销单位的货物后，与供货单位办理付款结算的一种手续。结算时要开具代销商品结算单，交给委托代销单位。23、采购账表货到票未到统计表：根据没有结算的入库单，按日期范围、供货单位、部门、业务员、存货等条件统计采购入库的报表。货到票未到明细表：根据没有结算的入库单，按日期范围、供货单位、部门、业务员、存货等条件明细查询的入库明细信息。受托代销结算统计表（商业）：对受托代销类型的商品按已结算、未结算，日期范围、供货单位、货物等条件筛选入库单存货发票结算方面的汇总信息。受托代销结算明细表（商业）：对受托代销类型的商品按已结算、未结算，日期范围、供货单位、货物等条件筛选入库单存货发票结算方面的明细信息。票到货未到统计表：票到货未到统计表是将结算日期为空（未结算）的采购发票按供货单位、存货统计的汇总表。票到货未到明细表：票到货未到明细表是将结算日期为空（未结算）的采购发票按供货单位、存货逐条记录详细列表的明细表。费用明细表：费用明细表是对采购发票分已结算、未结算，按发票日期、发票号、费用名称逐条记录详细列表的明细表。结算统计表：结算统计表是根据业务类型为“一般采购”的结算单，按供货单位、存货统计的汇总表。结算明细表：结算明细表是根据业务类型为“一般采购”的结算单，按供货单位、存货逐条记录详细列表的明细表。存货采购余额一览表：采购存货一览表是根据入库单和采购发票按供货单位、存货名称分类汇总记载的统计表。存货采购明细表：采购存货明细表是根据入库单和采购发票按供货单位、存货名称明细记载的表。采购综合统计表：采购综合统计表是根据入库单、发票，分别按供货单位或地区采购部门、业务员、存货分列汇总的统计表。该表分为：供货单位采购统计表、地区采购统计表、采购部门采购统计表、业务员采购统计表、存货采购统计表。采购计划综合统计执行表:是商业企业将采购业务发生的采购订单、采购入库单、销售出库单、其他出库单等情况按存货大类、存货进行统计，综合反映该企业购销存状况的统计表。4、采购分析采购成本分析：根据发票，对某段日期范围内的存货与参考成本进行价格对比分析。供应商价格对比分析：根据发票，对某种货物各供货单位实际供货价格进行对比分析。采购资金比重分析：根据采购总账，进行某段时期内各种货物占用采购资金比重分析。采购类型结构分析：根据发票，对某段时期内各种采购类型的业务比重进行分析。采购货龄分析：对已入库未结算的存货，分析到目前为止它们各自的货龄。1.2系统特点1、适应性能： 可以由用户定义单据项目内容，满足企业管理需要。 可以由用户根据企业需要自定义入库单、采购发票、采购账表的格式。 可以由用户定义编码规则，自行定义基础数据编码 单据的存货数量及单价小数位数可由用户自定义 可以由用户根据需要调整票据的输入栏目，自行调整打印输出格式 可以由用户自行添加“我的账表”。2、正确、真实、及时性： 加强了数据控制能力。已结算、已记账的票据不能修改，已出库的入库单据不能修改 对于错结算、错记账的单据，可以取消结算、取消记账，并允许修改单据 用户可以随时查询任意时间段内的账表 提供强大的溯源功能，可以由统计表查到明细表，由明细表追查到单据3、完整性： 支持受托代销业务核算，支持部门、业务员采购效绩考核 支持多币种订货、到货、发票结算处理 支持双计量单位核算处理34、强制性： 对已月末处理的单据，不能再录入，只能输入到下一月份，或者取消该月的月末处理再录入。已审核的单据不能修改、删除；已由其它系统记账处理的单据不能再修改、删除。5、保密性： 提供操作权限管理功能，不同的操作员处理不同的功能 由操作员随时修改自己的保密口令 提供上机日志，便于检查系统运行情况6、安全性： 事件回卷安全机制，实现不论出现任何意外情况，如断电等，都能始终保证数据的完整性和一致性。 采用准C/S结构和数据库加锁技术，数据安全可靠性进一步提升7、可恢复性： 可以由用户进行后悔操作 由用户随时进行数据的硬盘备份和软盘备份 提供利用备份数据，恢复系统正常运行功能 提供删除以前年度数据功能，便于腾出硬盘空间8、易操作性： 能在录入单据时将以前单据或相关单据复制到当前单据上，提高录入速度 对于所有有编码档案的栏目，能在录入单据的栏目时参照录入 提供操作的在线帮助功能，为用户随时提供当前操作帮助，丰富的日积月累，使用时更加得心应手。9、界面友好性： “所查即所需，所见即所得”。可对显示出的账簿栏目进行任意拖放及缩放，使用户非常方便地改变栏目内容的次序和栏目宽度。提供完备的打印预览、页面设置等功能，根据用户设置纸张的大小自动缩放，并可从屏幕上观看到打印效果。10、开放性： 提供采购管理业务取数函数：有利于用户进行系统的二次开发。用户可以利用用友UFO软件设计、编制一系列综合报表，满足企业实际管理需要。 提供按多种格式（如：Excel、文本文件等）的数据引入，引出功能。便于用户用商用电子表、字处理软件进行数据再处理。11、技术先进性： 全面支持Internet，支持在Internet上浏览各种账表。 远程实时处理，可通过远程通讯网，实现远程操作软件的各种功能。 支持双语（中英文） 采用组件技术，软件易于升级、维护。1.3产品接口采购管理系统既可以单独使用，又能与用友《库存管理系统》、《存货核算系统》、《应付管理系统》联合使用。采购管理系统填制的入库单，库存管理系统能够审核确认，存货核算系统能够记账。采购管理系统没有结算的入库单，存货核算系统可做暂估记账处理；采购管理系统填制输入的采购发票，在采购结算处理后，自动向应付管理系统记载应付账款信息。采购管理系统的采购入库单、采购结算单，其记账凭证由《存货核算系统》编制，而根据采购发票编制记账凭证由《应付账款系统》编制。采购管理系统能把本系统的单据、账表数据以文本文件和ACCESS文件、Excel文件等格式输出，以便于用户利用这些数据进行二次开发。采购管理系统与相关产品接口关系如图1-1所示。4付款信息存货核算系统库存管理系统应付账款系统采购管理系统采购计划管理系统管理采购入库单采购结算单采购计划采购入库单采购入库单采购发.
