第1章系统概述1.1产品介绍《委外管理》是用友ERP－U8普及版的重要产品，委外管理帮助您对委外业务的全部流程进行管理，提供委外订单下达、委外材料出库、委外产品入库、委外结算的完整委外流程。本系统适用于各类工业企业，《委外管理》系统与应付系统、销售管理、存货核算、生产管理集成使用，提供完整全面的业务和财务流程处理。1.2主要功能《委外管理》可以分为以下主要功能： 初始设置：用户进行基础档案、系统选项、单据设计、期初数据的维护工作。 日常业务：用户进行委外订单、出入库管理、委外结算的日常业务操作。 委外商管理：用户可以设置供货商存货价格表基础信息。 账表：用户可以查询各类账表，包括委外材料使用情况表、委外订单执行情况表。1.3产品接口《委外管理》是用友ERP－U8的组成部分，与《应付款管理》、《销售管理》、《存货核算》、《生产管理》系统集成使用。【产品接口】如下图1-1所示：2图1-1 《委外管理》中委外发票会传递到《应付系统》，形成应付账款和进行后续付款业务。 《委外管理》中委外订单可以参照《销售管理》的销售订单生成。 《委外管理》中委外材料出库单与委外产品入库单可以在《存货核算》进行成本核算并生成记账凭证。 《委外管理》可以参照《生产管理》生成的MRP委外计划下达委外订单。1.4操作流程如下图1-2所示：3安装ERP-U8普及版建立新账套系统启用权限管理基础档案单据设置委外选项期初数据委外计划委外订单材料出库委外产品入库委外结算应用准备日常业务结转上年图1-2【操作流程】1、首先用户进行应用准备工作，参见“应用准备”、《系统管理》手册。2、应用准备工作完成后，即可进行日常业务的处理。参见“常用操作”、“业务模式与应用”、“委外管理专题”、“日常业务”、“账表”。1.5使用手册【手册内容】 第一章：系统概述用户可以对产品有整体的了解与认识。 第二章：应用准备用户启用产品时，需要进行初始设置，包括基础档案、系统选项、期初数据的维护：包括委外订单期初、委外材料期初。 第三章：常用操作用户在使用产品时，需要了解和熟悉单据、单据列表、账表的常用操作。 第四章：业务模式与应用本系统主要适用于离散型工业行业的委外加工业务管理，如家电、机床、汽车配件、机械配件、阀门管道、五金制品、交通设备等行业。本系统支持的业务特征为：委外前后发生实际物料变化，同时进行实4际收发料存货核算业务的委外业务。本版委外业务以委外订单为核心，必须严格按照委外订单进行收发料的业务处理，支持严格按照委外订单开具委外加工费发票的业务处理。 第五章：委外管理专题包括价格管理、多计量单位应用、权限管理等内容。 第六章：日常业务用户进行日常业务操作，包括委外订单下达、委外材料出库、委外产成品入库、委外发票处理，可使用库存远程。 第七章：账表用户查询委外材料使用情况表，委外订单执行情况表。【手册中图形符号约定】 《》表示用友ERP－U8的一个产品，如《库存管理》表示库存管理产品。 【】表示系统的一个菜单，如【存货】表示存货档案。 ［］表示系统的一个功能点，如［检验存货权限］表示产品相应的功能点。 〖〗表示系统的一个按钮，如〖增加〗表示按增加按钮。 “”表示手册的一个标题，如参见“单据操作”。 第2章应用准备应用准备包括以下内容： 建立账套：用户在新建账套时必须选择工业版，可设置用户单位信息、分类编码方案、数据精度等信息。 系统启用：在新建账套后，系统提示是否要进行系统启用的设置，只有设置了系统启用，才能使用相应的系统。 权限管理：用户可以对操作员的权限进行管理，包括功能权限、数据权限。 基础档案：用户需要进行基础档案的设置。基础档案如有无法设置的栏目，是受系统选项参数的控制，请先到各产品的选项中进行设置。 单据设置：用户可以对《委外管理》的所有单据进行格式设置、编号设置。 期初数据：用户在初次使用《委外管理》时，应输入期初数据，包括期初委外订单、期初委外材料出库单。2.1建立账套用户在新建账套时必须选择工业版，可设置用户单位信息、分类编码方案、数据精度等信息。请参见《系统管理》手册。【菜单路径】系统管理－账套－新建账套，如下图2-1所示：图2-122.2系统启用在新建账套后，系统提示是否要进行系统启用的设置，只有设置了系统启用，才能使用相应的系统。请参见《系统管理》手册。【菜单路径】企业门户－控制台－基础信息－基本信息－系统启用【启用顺序】为避免启用后续系统时的麻烦，建议用户在启用系统时： 库存与存货在同一月份启用。 采购与存货、库存在同一月份启用。 应付与采购在同一月份启用。 应收与销售在同一月份启用。 委外与生产管理在同一月份启用。2.3权限管理用户可以对操作员的权限进行管理，包括功能权限、数据权限，参见《系统管理》手册。在《委外管理》可对当前系统是否进行有关档案的数据权限控制进行设置，包括仓库、存货、货位、部门、操作员等等。【系统选项】如下图2-2所示：图2-23 系统管理－权限－权限：进行功能权限的设置。如下图2-3所示：图2-3 企业门户－控制台－基础信息－数据权限：进行数据权限的设置。如下图2-4所示：图2-4 企业门户－控制台－基础信息－数据权限－数据权限控制设置：设置哪些业务对象需要进行数据权限控制。只有设置的业务对象才能在【记录权限设置】对应用户、用户组进行授权，才能在《委外管理》设置是否检查权限。如下图2-5所示：4图2-5 企业门户－控制台－基础信息－数据权限－数据权限设置－记录权限设置：设置用户、用户组对应档案、单据的数据权限，可设置查询权限、录入权限（包括查询权限）。【业务规则】 单据查询（查询、定位）：功能权限＋数据权限，单据上任一数据无权限则整张单据不能查询。 单据编辑（录入、修改）：功能权限＋数据权限，只能参照有录入权限的档案。 单据列表查询：功能权限＋数据权限，表头任一数据无权限则整张单据不显示；表体无权限的存货不显示，有权限的显示。 账表查询：功能权限＋数据权限，过滤时无查询权的数据不能参照、录入，表头任一数据无权限则整张单据不显示、统计；表体无权限的存货不显示、统计。 远程导出基础档案时，系统自动清除档案上的权限组信息，保证导入方对该档案可操作。2.4基础档案用户需要进行基础档案的设置。基础档案如有无法设置的栏目，是受系统选项参数的控制，请先到各产品的选项中进行设置。请参见《系统管理》手册。【菜单路径】 系统管理－账套－新建账套－分类编码方案：确定基础档案的编码方案5 企业门户－控制台－基础档案－基本信息－编码方案 初始设置－分类体系－存货分类、地区分类、供应商分类、客户分类 初始设置－基础档案－存货、计量单位、仓库、货位、收发类别、产品结构、成套件、部门、职员、供应商、客户、项目、常用摘要、自定义项 初始设置－对照表－仓库存货对照表、存货货位对照表2.5单据设置用户可以对《委外管理》的所有单据进行格式设置、编号设置。【菜单路径】格式设置：对单据可以进行单据显示设计、单据打印设计。 企业门户－控制台－基础信息－单据设置－单据格式设置 《委外管理》初始设置－单据设计【单据显示格式】如下图2-6所示：图2-6【单据打印格式】如下图2-7所示：图2-76【单据编号设置】 企业门户－控制台－基础信息－单据设置－单据编号设置如下图2-8所示：图2-82.6期初数据账簿都应有期初数据，以保证其数据的连贯性。初次使用《委外管理》时，应先输入全部委外业务所涉及的期初数据。如果系统中已有上年的数据，在使用【结转上年】后，上年度各委外存货结存自动结转本年。期初数据包括： 委外订单期初：即系统启用前已发出但尚未收回的相应委外商品。 委外材料期初：即系统启用前已发出材料但尚未收回相应加工件的材料。2.6.1委外订单期初初次使用《委外系统》时，应先录入系统启用前已发出但尚未收回的相应委外订单。【菜单路径】初始化设置－委外订单期初，如下图2-9所示：7图2-9【操作流程】1、进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。2、单击〖增加〗按钮，系统自动新增一张空白的单据。3、手工输入单据表头和表体内容：直接录入或参照，录入存货后系统自动带入相关信息。根据业务规则，不同单据有不同的必填栏目，如为空系统提示用户输入。4、要删除某行，将光标移到当前行，单击〖删行〗，即删除当前行。5、要增行，可将光标移到表体尾部空行处录入，也可按〖增行〗增加一行（行前序号由黑变为红）。6、要修改栏目，用鼠标单击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。7、如果不想保存当前输入的单据，单击〖放弃〗按钮，则放弃当前新增的单据。8、该张单据被确认正确后，单击〖保存〗，保存该单据；也可以按〖保存〗右上角箭头，择新增、复制，则系统自动新增一张单据，或将当前单据内容复制到新增单据上。9、未保存单据时，如按〖退出〗退出当前界面，则系统提示“单据数据已经改变，保存吗？”，如选择是，则不做保存退出；如选择否，则返回录入状态。10、单据增加完毕，再重复2-9步骤，增加下一张单据。11、当所有单据填制完毕，用鼠标单击〖退出〗按钮或当前窗口右上角〖×〗，退出单据窗口。8【操作说明】1、新增单据为录入状态，可以进行修改、删除操作。2、在未保存前可以按〖放弃〗，放弃当前填制的单据。3、在保存后可以按〖删除〗，删除当前未审核的单据。4、同一张单据上可以有相同存货、相同自由项的记录存在。5、用户选择或输入存货后，系统自动将该存货的代码、名称、规格型号、计量单位、自定义项、单价等信息带入单据。6、单据执行完毕，该单据就可以关闭了；对于确实不能执行的某些单据，经主管批准后，也可以关闭该单据。如果单据已关闭，但又要执行，可以打开单据。单据只能整张关闭/打开，不可拆单。《委外管理》需要关闭的单据：期初委外订单、委外订单下达。【操作规则】 订单号根据用户设置自动生成或手工录入，但要保证此处的订单号和期初材料出库单中的订单号一致 所选择的委外产品必须具有〖委外〗属性2.6.2委外材料期初初次使用《委外系统》时，为保证其数据的连贯性。应先录入系统启用前已发出材料但尚未收回相应加工件的材料。【菜单路径】初始化设置－委外材料期初，如下图2-10所示：图2-109【操作流程】1、进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。2、单击〖增加〗按钮，系统自动新增一张空白的单据。3、选择委外供应商，在委外订单号中自动显示该供应商的期初委外订单号，表体内容按照委外订单期初商品的BOM展开子件的标准数量，录入单价，系统自动计算金额4、要删除某行，将光标移到当前行，单击〖删行〗，即删除当前行。5、要增行，可将光标移到表体尾部空行处录入，也可按〖增行〗增加一行（行前序号由黑变为红）。6、要修改栏目，用鼠标单击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。7、如果不想保存当前输入的单据，单击〖放弃〗按钮，则放弃当前新增的单据。8、该张单据被确认正确后，单击〖保存〗，保存该单据；也可以按〖保存〗右上角箭头，择新增、复制，则系统自动新增一张单据，或将当前单据内容复制到新增单据上。9、未保存单据时，如按〖退出〗退出当前界面，则系统提示单据数据已经改变，保存吗？，如选择是，则保存退出；如选择否，则不保存退出；如选择取消，则返回录入状态。10、单据增加完毕，再重复2-8步骤，增加下一张单据。11、当所有单据填制完毕，用鼠标单击〖退出〗按钮或当前窗口右上角〖×〗，退出单据窗口。第3章常用操作用户在使用产品时，应该了解单据、单据列表、操作关闭的单据。。3.1栏目•单据号：录入或自动生成。用户可以设定单据生成规则，同一类型的单据号保证唯一•入系统时输入的操作日期，可修改为任意日期。期，可以录入本月及 照，必填。参见供应商档案应商，或用键盘直接输入供应 供应商确定后，如该单据的部门及业务员未录入，则将分管部门、专营业务员 已停用，不可参照录入，不可用于新增单据；但可以进行单据、账表查询。账表的常用操作；并经常练习，以提高准确性和操作速度。常用操作包括以下内容： 单据常用栏目：单据表头、表体的常用栏目说明。 单据状态：不需审核的单据、需要审核的单据、需要 单据操作：日常单据的常用操作。 单据列表操作：单据列表的常用操作 账表操作：账表的常用操作。单据栏目3.1.1单据表头性。参见《基础设置》帮助。单据日期：录入或参照，必填。 默认值为当前业务日期，即进 参照日历；录入必须符合日期格式，即-yyyy-mm-dd-。 订单的单据日期必须输入大于等于当前会计月第一天的日以后任意日期。供应商：录入或参 用鼠标单击〖参照〗按钮或按F2键，选择一个供商，确定后按[Enter]键。对于委外订单、到货单只能参照录入供应商属性为委外的供应商，委外发票只能参照录入供应商属性为委外或服务的供应商。自动带入到部门、业务员栏，可修改。停用日期小于或等于单据日期的供应商为2 设置检查供应商权限，则填制单据时只能参照录入有权限的供应商。当手工新增委外订单、发票时，必须先输 入表头的供应商，然后才能输入表体 照〗按钮或按F2键，选择一个部门，或用键盘直接输入部门，确定后 则系统自动带入供应商档案中的分管部门，可修改。照录入有权限的部门。参见权限管理 〖参照〗按钮或按F2键，选择一个业务员，或用键盘直接输入业务员，确 员档案，则只能参照该部门的业务员，但可手工录入其定义的货物运输方式，如空运、路运等，参见发运方式。付款条件。 账时，自动带入当前操作员。参见《存货核算管理》帮助。数据。 部门：录入或参照，可为空，参照内容为部门档案。单击〖参按[Enter]键。 若部门分级，只能录入最末级的部门。若先输入供应商， 设置检查部门权限，则填制单据时只能参。 业务员：录入或参照，可为空，参照内容为人员档案。单击定后按[Enter]键。 若先输入供应商，则系统自动带入供应商档案中的专营业务员，可修改。若先输入部门再参照人他业务员。 设置检查业务员权限，则填制单据时只能参照录入有权限的业务员。参见权限管理 运输方式：录入或参照，可为空，默认为供应商档案中的到货方式，可修改。由用户 付款条件：录入或参照，可为空，默认为供应商档案中的付款条件，可修改。付款条件的信用天数从发票日期计算，而不是从受订日期计算。参见 订金：录入，可为空，本单位预付给供应商的订金。外币名称：录入或参照，必填，默认为本位币（一般为人民币），可修改。参见外币业务 备注：录入或参照，可为空，参照内容为常用摘要，可手工录入常用摘要中不存在的内容。 表头自定义项：为满足业务需要，用户可自定义表头自定义项。参见自定义/自由项管理 制单人：新增或修改单据保存时，系统带入当前操作员。参见新增单据、修改单据 审核人：审核时，自动带入当前操作员。参见审核/弃审单据记账人：记 关闭人：关闭时，自动带入当前操作员。参见关闭/打开单据。3提示：设置检查操作员权限时，则查询、修改、删除、审核、关闭单据时，只能对行操作；打开对单据关闭人有权限的单据进行操作；变更不控制操作员数据权限，仅判断当前除、审核、关闭、打开单据时，只能对单据制单人有权限的单据进行操作；弃审对单据审核人有权限的单据进行操作。3.1.1单据表体栏目 存货编码：录入或参照，必填，参照内容为存货档案。，系统带入存货名称、规格型号、存货自定义项、主计量、单位、换算率等栏目。外-属性的存货。•于单据日期的存货为已停用，不可参照录入，不可用于新增入有权限的存货。参见权限管理则调用物料参照，可实现存货和•存自•生产日•为2，保质期单位为年，如果录入生产日期2007年6月4日，则失单据制单人有权限的单据进行操作；弃审对单据审核人有权限的单据进操作员是否有变更功能权限和其他几项数据的录入权限。提示 设置［检查操作员权限］，则查询、修改、删•根据存货编码•委外订单参照存货时，只能参照存货档案中具有-委•同一张单据上可以有相同的存货及自由项。停用日期小于或等单据；但可以进行单据、账表查询。•设置检查存货权限，则填制单据时只能参照录•存货自由项：录入或参照，结构性自由项必须输入。在存货录入的单元格中，使用参照和F2都调用存货参照，使用CTRL+F2自由项同时代入。对于结构自由项，存货+结构性自由项必须在物料组合范围内。货定义项：根据存货编码带入，不可修改。期、保质期单位、保质期、失效日期：参见保质期管理保质期管理的存货，生产日期、失效日期必须输入，非保质期管理存货不能输入。•保质期管理的存货，首先必须是批次管理存货。•公式：失效日期=生产日期+保质期。注：根据保质期单位和保质期计算，例如保质期效日期为2009年6月4日。•保质期单位和保质期从存货档案中带入，不可修改。4 主计、多计量单位应用 换算率的存货：系统带入主计量，数量必填；换算率、单位、件数不可编辑。、单位（采购默认单位）、换算率；数量、件数 一项，系统根据换算率自动计算另一项；可以改变换算率， 金额不能小于0；红字 含税单价、原币金额、原币价税合计：录入或反算，必填。金额。00。率优先，可修修改。 专用发票的税额＝无税金额*税率%。）、本币税额、本币价税合计：录入或反算，有增加本币价格栏目。 （一般为人民币）的价格。量换算率、单位（辅计量）、数量、件数（辅数量）：参见 录入数量或件数，必填，大于0。无 固定换算率的存货：系统带入主计量可以填写其中一项，系统根据换算率自动计算另一项；可以改变单位，系统根据新换算率、件数反算数量。浮动换算率的存货：系统带入主计量、采购单位、换算率（存货档案默认换算率）；数量、件数可以填写其中根据［浮动换算率计算规则］设置，以数量或件数为主进行反算。蓝字单据（不包括发票），存货的数量、件数必须大于零。红字单据（不包括发票），存货的数量、件数必须小于零。 在一张发票中可以同时输入正负数量的商品，但蓝字发票的总不能大于0。 价格有关栏目参见价税管理原币单价、原币 单价指无税单价、金额指无税 原币单价、原币含税单价根据取价方式带入，可修改，不能为负数。 税率：录入或带入，必填，0≤税率＜1 取值方式为手工录入时，表体取存货档案税率或表头税率，存货档案税改。 取值方式为供应商存货价格表时，表体取供应商存货价格表的税率，没有的取表头税率，可 一张单据中允许有不同的税率；同一种存货在同一张单据中也允许有不同的税率。 税额：录入或反算，必填。税额＝原币金额*税率%。 普通发票税额＝价税合计*税率% 外币有关栏目参见外币业务 本币单价（无税）、本币金额（无税外币业务的，需要在单据设计 原输入的单价、金额等都视作原币，汇率改变时，系统自动重算本币。其中原币价格为表头币种的价格，本币价格为本位币5 用户输入其中一个价格时，系统根据业务规则计算其他价格（本币、原币）。属 或参照，参照内容为项目档案。3委外管理》的单据可分为：需要审核的单据和需要关闭的单据。需要审核的单据：只有审核的单据才为有效单据。从业务上可分为三种状态：录入、有下游单据生成的，系统视为已执行，不可弃审。需库单 自定义项（表体）：为满足业务需要，用户可自定义表体自定义项。 项目大类编码：录入或参照，参照内容为项目档案。录入项目，自动带入该项目所的项目大类。 项目大类：根据项目大类编码带入，不可修改。项目编码：录入 项目：根据项目编码带入，不可修改。.2单据状态根据单据状态，《3.2.1需要审核的单据未审核、已审核；有些单据要审核的单据：期初材料、期初订单、委外订单、委外材料出库单、委外产成品入。如下图3-1所示：图3-1【操作流程】61、〗，进入单据录入状态，参见新增单据；可以生单的，按〖生单〗进行如未保存退出，系统提返回录入为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。参见审核单据人与审核人必须为3.2.2完毕，该单据就可以关闭了；对于确实不能执行的某些单据，经主管批准如果单据已关闭，但又要执行，可以打开单据。单据只能整张关闭操作的单据。〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需要关闭/打开的单据；操作员写入前单据，再重复2-4步骤，直至所有需要关闭/打开的单据关闭/打开进入单据查询界面。2、点击〖增加参照生单。3、输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。4、填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。5、在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据查询界面；示“此单据尚未保存，确定退出吗？”如选择是，则不保存单据退出；否则界面。6、保存单据，单据状态为未审核。未审核的单据可以修改、删除。参见修改单据、删除单据7、审核单据：未审核的单据可以审核，单据状态为已审核，不能修改、删除。已审核的单据8、弃审单据：已审核未执行的单据可以弃审，弃审后单据状态为未审核。有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不能弃审。参见弃审单据【注意事项】已审核的单据不能直接修改，需取消审核才能修改，取消审核同一人需要关闭的单据单据执行后，也可以关闭该单据。/打开，不可拆单。《委外管理》需要关闭的单据：期初委外订单、委外订单。【操作流程】1、进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次2、用鼠标点击3、关闭当前单据：点击〖关闭〗按钮，系统将当前单据关闭，并将当前表尾-关闭人-。4、打开当前单据：点击〖打开〗按钮，系统将当前单据打开，取消-关闭人-。5、关闭/打开完当完毕。73.3单据操作3.3.1工具按钮说明单据卡片界面可分为两种状态：录入状态、查询状态。【工具按钮】单据查询状态 进入单据界面即为单据查询状态，不可用按钮置灰（〖修改〗、〖删除〗、〖审核〗在单据未审核时可用）。图标说明按定义的单据打印模版，将屏幕中显示的单据输出到打印机中打印。按定义的单据打印模版，将屏幕中显示的单据进行打印预览。将屏幕中显示的内容输出到系统支持的各类型文件中，可输出至文件或打印机中。增加记录，由查询状态转到录入状态。按右侧箭头，选择：复制表头：复制当前单据的表头记录到新增单据。复制单据：复制当前单据记录到新增单据。修改记录，由查询状态转到录入状态，已审核的单据〖修改〗置灰，不可使用。删除当前单据。已审核的单据〖删除〗置灰，不可使用。审核当前单据，审核后的单据不能再修改或删除，审核后〖审核〗按钮置灰。对已审核的单据可以弃审，弃审后〖弃审〗按钮置灰。单据保存后，在查询或录入状态，可指定当前存货记录的货位。按〖货位〗后，可按〖自动〗，系统根据存货货位对照表，自动指定当前存货记录的货位，自动指定将清除未保存的货位，已指定货位的不再分配。8单据保存后，在查询或录入状态，可清除当前单据所指定的全部货位。检查当前单据各存货的现存量、可用量。参见“单据可用量查询”。提示：用户可以在单据设计增加栏目－现存量、可用量，则填制单据时能够实时查看当前存货的现存量、可用量。显示第一张单据。显示当前单据的上一张。显示当前单据的下一张。显示最后一张单据。对单据进行定位。参见“定位单据”。按右侧箭头，选择：上查、下查，进行单据联查，即查询当前单据的上下游单据。在查询状态下，对当前屏幕显示的单据重新显示。进入当前界面的在线帮助，也可按F1键。退出当前操作界面。单据录入状态 按〖增加〗、〖修改〗进入单据录入状态，只有未审核单据才可使用〖修改〗按钮。图标说明对当前单据进行保存操作。如单据信息不完整、不合法，系统提示错误信息。按右侧箭头，选择：新增：保存当前单据后新增空白单据。复制：将当前单据内容复制到新增单据。9放弃对单据的修改操作，退回查询状态。表体追加一行记录，行前序号由黑变为红；用户也可不使用〖增行〗，而直接在表体尾部空行处直接录入。在表体中删除光标所在行，以下各行的行号一律前移。检查当前单据各存货的现存量、可用量。提示：用户可以在单据设计增加栏目－现存量、可用量，则填制单据时能够实时查看当前存货的现存量、可用量。进入当前界面的在线帮助，也可按F1键。退出当前操作界面。其他常用按钮图标说明参照按扭，将光标移至可参照字段，单击项目区域，在项目右侧显示参照按扭，按参照按钮可进入参照窗口。日期参照按钮，将光标移至日期栏目，单击项目区域，在项目右侧显示参照按扭，按参照按钮可进入参照窗口。3.3.2单据右键操作【单据查询状态】在单据查询状态，在表体点击鼠标右键，则系统弹出右键菜单。如下图3-2所示：图3-2 查询现存量：进入现存量查询。10 仓库档案：进入仓库档案。 存货档案：进入存货档案。 客户档案：进入客户档案。 供应商档案：进入供应商档案。 货位档案：进入货位档案。 计量单位：进入计量单位档案。【单据录入状态】如下图3-3所示：图3-3在单据录入状态，除以上功能外，还增加： 复制当前行：将当前行复制到表体尾部的空行处。 替换件：将当前行的存货替换为该存货档案中的替换件。3.3.3新增单据新增单据时，可以人工输入，也可以参照上游单据生成。具体采用何种方式新增单据，取决于企业采用的业务模式和参数设置。【菜单路径】各种单据菜单－〖增加〗各种单据菜单－〖保存〗－新增、复制【操作流程】1、进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。2、单击〖增加〗按钮，系统自动新增一张空白的单据。3、如果用户新填制的单据为红字单据，用鼠标点击单据右上角的红字单据选择框。4、手工输入单据表头和表体内容：直接录入或参照，录入存货后系统自动带入相关信息。根据业务规则，不同单据有不同的必填栏目，如为空系统提示用户输入。5、要删除某行，将光标移到当前行，单击〖删行〗，即删除当前行。6、要增行，可将光标移到表体尾部空行处录入，也可按〖增行〗增加一行（行前序号由黑变为红）。117、要修改栏目，用鼠标单击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。8、如果不想保存当前输入的单据，单击〖放弃〗按钮，则放弃当前新增的单据。9、该张单据被确认正确后，单击〖保存〗，保存该单据；也可以按〖保存〗右上角箭头，选择新增、复制，则系统自动新增一张单据，或将当前单据内容复制到新增单据上。10、未保存单据时，如按〖退出〗退出当前界面，则系统提示“单据数据已经改变，保存吗？”，如选择是，则不做保存退出；如选择否，则返回录入状态。11、单据增加完毕，再重复2-9步骤，增加下一张单据。12、当所有单据填制完毕，用鼠标单击〖退出〗按钮或当前窗口右上角〖×〗，退出单据窗口。注意 新增单据为录入状态，可以进行修改、删除操作。在未保存前可以按〖放弃〗，放弃当前填制的单据。在保存后可以按〖删除〗，删除当前未审核的单据。同一张单据上可以有相同存货、相同自由项的记录存在。用户录入存货后，系统自动将该存货的代码、名称、规格型号、计量单位、自定义项、单价等信息带入单据。3.3.4修改单据修改已填制的单据有两种方法： 在单据界面进行修改。 在单据列表界面选择单据，进入单据卡片界面进行修改。【菜单路径】各种单据菜单－〖修改〗【操作步骤】在单据界面进行修改1、进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。2、用鼠标点击〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需修改的单据；或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找需要修改的单据。3、在当前单据，点击〖修改〗按钮，进入单据录入状态。4、要删除某行，将光标到当前行，单击〖删行〗，即删除当前行。5、要增行，可将光标移到表体尾部空行处录入，也可按〖增行〗增加一行，行前序号由黑变为红。6、要修改栏目，用鼠标单击要修改的数据项，直接输入要修改的数据；只能修改单据上置白的项目，置灰项目不可修改。7、如果不想保存修改内容，单击〖放弃〗按钮，则放弃当前修改内容。8、修改完成后，按〖保存〗按钮，保存本次修改的内容。129、未保存单据时，如按〖退出〗退出当前界面，则系统提示“单据数据已经改变，保存吗？”，如选择是，则不做保存退出；如选择否，则返回录入状态。10、修改完当前单据，再重复2-7步骤，直至所有需要修改的单据修改完毕。在单据列表界面选择要修改的单据1、进入单据列表界面，显示过滤界面。2、输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏〖查询〗按钮重新查询。3、将光标移到要修改的单据的任一行记录，或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找要修改的单据记录，双击该单据行进入该单据卡片界面，进行单据修改，操作说明见上。注意下列情况不允许修改单据： 已审核的单据。如要修改，则需将已审核未执行的单据弃审，已执行的单据不可弃审。已关闭的单据。如要修改，则需将已关闭的单据打开并弃审，已执行的单据不可弃审。有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行。单据已经执行的（如记账、制单等），则需取消下游相关操作；有效单据为审核状态的单据还需要再弃审。已结账月份的单据。3.3.5删除单据单据如不需要，则可以将该单据删除。单据只能整张删除，单据行的删除请参见修改单据。删除已填制的单据有三种方法： 在单据卡片界面进行删除。 在单据列表界面选择单据，进入单据卡片界面进行删除。 在单据列表界面选择多张单据，进行批量删除。【菜单路径】各种单据菜单－〖删除〗单据列表－〖删除〗【操作步骤】在单据界面进行删除1、进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。2、用鼠标点击〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需修改的单据；或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找需要修改的单据。133、在当前单据，点击〖删除〗按钮，系统提示：“确实要删除当前的单据吗？”确定则删除单据，否则不删除单据。4、删除完当前单据，再重复2-3步骤，直至所有需要删除的单据删除完毕。在单据列表界面选择要删除的单据1、进入单据列表界面，显示过滤界面。2、输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏〖查询〗按钮重新查询。3、将光标移到要删除的单据的任一行记录，或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找要删除的单据，双击单据行进入该单据卡片界面，进行单据删除，操作说明见上。在单据列表界面进行批量删除1、进入单据列表界面，显示过滤界面。2、输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏〖查询〗按钮重新查询。3、点击〖选择〗，则选择当前行；再点击，则取消选择；可〖全选〗、〖全消〗。选择单据的任一行记录，则系统对该记录所属的整张单据进行操作。4、选单后按〖删除〗，则系统对所选的所有单据进行删除操作。操作完毕，系统显示操作成功/失败单据清单。注意下列情况下不允许删除单据，〖删除〗按钮置灰，不可使用。 已审核的单据。如要删除，则需将已审核未执行的单据弃审，已执行的单据不可弃审。已关闭的单据。如要删除，则需将已关闭的单据打开并弃审，已执行的单据不可弃审。有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可删除。如需删除，则需将生成的下游单据删除，或取消其他系统的相关操作；有效单据为审核状态的单据还需要再弃审。已结账月份的单据。指定了货位的单据，不可删除，必须首先清除货位才能删除单据。用户要尽量少用〖删除〗按钮删除单据，如果单据确实不正确，可以修改该单据。3.3.6审核/弃审单据在实际业务过程中，审核常常是对当前业务完成的确认。有些单据只有经过审核，才是有效单据，才能进入下一流程，被其他单据参照或被其他功能、其他系统使用。单据审核后，14可以弃审。有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可弃审。单据只能整张审核/弃审，不可拆单。审核/弃审单据有三种方法： 在单据卡片界面进行审核/弃审。 在单据列表界面双击单据记录，进入单据卡片界面进行审核/弃审。 在单据列表选择单据记录，进行批量审核/弃审。【菜单路径】需要审核的单据菜单－〖审核〗、〖弃审〗单据列表菜单－〖审核〗、〖弃审〗【操作步骤】在单据界面进行审核/弃审1、进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。2、用鼠标点击〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需要审核/弃审的单据；或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找需要审核/弃审的单据。3、审核当前单据：点击〖审核〗按钮，系统将当前单据审核，并将当前操作员写入表尾审核人，同时〖审核〗按钮置灰。4、弃审当前单据：点击〖弃审〗按钮，系统将当前单据弃审，取消审核人，同时〖弃审〗按钮置灰。5、审核/弃审完当前单据，再重复2-4步骤，直至所有需要审核/弃审的单据审核/弃审完毕。在单据列表界面选择要审核/弃审的单据1、进入单据列表界面，显示过滤界面。2、输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏〖查询〗按钮重新查询。3、将光标移到要审核/弃审的单据的任一行，或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找要审核/弃审的单据，双击单据行进入该单据查询状态，进行单据审核/弃审，操作说明见上。在单据列表界面进行批量审核/弃审1、进入单据列表界面，显示过滤界面。2、输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏〖过滤〗按.
