材料采购科目借贷发生分析中端客户专业服务部营销制造采购金融财务人力协同平台个人简介简介1.擅长业务链、财务链等2.部门内部培训讲师3.多次获得客户表扬4.累计处理客户问题近6万例CONTENTS目录材料采购借贷方数据来源分析12材料采购借贷方不等原因分析材料采购借贷方数据来源分析营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购科目的应用背景“材料采购”科目一般为企业采用计划成本的情况下，为核算购入材料的采购成本使用，但现在很多企业也用材料采购科目来核算材料的实际成本，会计分录如下：财务确认发票借：材料采购（无税金额）应交税金－应交增值税（进项税）贷：应付账款确认材料成本借：原材料贷：材料采购（无税金额）由于采购入库单与发票之间形成对应的结算关系，因此双方制单时材料采购作为中间过度科目,理论上没有余额。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购科目借贷发生的业务来源鉴于材料采购科目核对的要求，一般针对普通采购业务与普通代管采购业务的处理与核算，使用材料采购科目。建议：不要将其他业务形态（如委外加工、进出口业务等）掺杂进入材料采购科目，其他业务应根据会计核算要求采用其他相关科目处理。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购科目借贷发生的数据来源从U8软件的角度分析材料采购科目借贷发生的数据来源:1）借方数据主要来源于采购系统中已与入库单结算的采购发票和运费发票，并且在应付系统（AP）中已制单的数据；2）贷方数据主要来源于存货系统（IA）以结算状态记帐的采购入库单、采购代管挂账确认单、结算成本处理后产生的蓝字报销单或入库调整单及运费分摊计入成本的入库调整单,并且为已制单数据。材料采购借贷方不等原因分析营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生为什么难查1、材料采购科目的查询横跨采购、存货、应付、总帐四大系统，查询范围广。2、业务处理繁杂且数据量大，这些给查询出最终的差异带来非常大的困扰。3、材料采购科目中除普通采购业务外，还可能混入了如委外或进出口等其他业务，导致核对困难4、因实际业务发生的原因，存在很多跨期间处理的情况。5、在制单的环节有可能存在调整科目的情况，导致与实际业务结果不匹配。由于多是汇总制单，给查询与分析带来很大难度。6、出于管理或调帐的需要，可能会在其他系统中使用材料采购科目处理。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生分析思路1、由于材料采购为过渡科目，首先检查年初（或月初）的科目余额是否为零。2、从问题发生月，逐月检查材料采购科目当期的借贷发生额是否一致，对账的前提应是所有相关单据必须全部制单处理。3、借贷发生额中的发票与入库单，简单的说是通过采购结算与结算成本处理关联在一起的。因此借贷发生不平的本质：借方有，贷方没有贷方有，借方没有借贷两方都有，但金额不等营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生分析思路对于借贷发生不等的一般性核对思路：1）应付系统中对当期发生的已审核已制单发票列表（包括采购发票和运费发票）与材料采购科目的当期借方发生核对。总结：若不一致则可能有制单时调整过科目或在其他系统或用其他业务制单使用过该科目。2）应付系统中对当期发生的已审核已制单发票列表再与采购系统中的当期结算单列表核对总结：若不一致则可能存在未结算的发票、或跨期间结算制单或红蓝入库结算金额不一致等。3）采购系统中的当期结算单列表与材料采购科目的当期贷方发生核对总结：若不一致则可能存在有未结算成本处理，或有以结算记帐的采购入库单、结算成本处理后产生的蓝字报销单或入库调整单等单据未制单，或制单时调整过材料采购科目或科目金额或跨期间制单等。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生分析思路由于本身核对的是材料采购科目的借贷发生，因此按单据列表进行核对与检查也是无法完全或精准定位问题原因的：1、有些单据列表（如结算单列表）无法直接看到是否生成了凭证2、列表中生成凭证的单据无法保证一定正确使用了材料采购科目3、通过单据列表不易判断是否存在跨期间结算、跨期间制单等情况4、制单时若调整过材料采购科目金额，通过单据列表也不易获知上述情况都是在单据列表中无法直接体现的，因此以任何单据列表（发票列表、结算单列表、或是采购入库单、蓝字报销单单列表等）的当期无税金额合计进行核对，都只能作为辅助性的核对方式，不能作为唯一的判断标准或核对依据。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生分析思路从上面的排查与分析中不难得出：材料采购科目的借贷发生不等，在前台查询起来确实非常复杂与繁琐，而发生不等的原因又非常之多，且各种原因之间并没有严谨的逻辑关系，这些都导致了对发生不等的原因无法进行快速精准定位。目前系统中没有专门针对材料采购科目借贷发生不等原因的快速查找功能。特别说明：下面所讲解的是根据刚才在不同单据列表中进行核对时可能出现的不等情况，针对性的对材料采购科目借贷发生不等的常见原因进行分析与总结，并非完整的核对或查询方案。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析1、在总账中查询材料采购科目的明细账，先要将栏目设置中的外部系统标识勾出来，注意：只看标识为AP与IA的（标识为空说明是在总账制单需排除），但有AP标识的就一定正常么？如下图红框：营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析2、IA里同样也有鱼目混珠的情况，如下光标所在行凭证摘要中虽然显示的是采购入库单，但通过联查凭证明细可看到该入库单实际为暂估入库记账（入库单上并无结算标识），其制单时应是误使用了材料采购科目导致。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析3、还有如下光标所在行，通过联查凭证的原始单据可看到其实是一张其他入库单(非普通采购业务)，制单时也是误用了材料采购科目。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析总结：通过案例1至3可以看出：1、科目明细账中的外部系统标识为非IA或非AP，说明是在总账或其他系统中有使用材料采购科目制单的情况。2、在应付系统中有用其他应付业务（非普通采购，与入库无关）制单时使用材料采购科目。3、存货系统中用其他业务单据或非结算状态的采购入库单制单使用材料采购科目。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析4、光标处的这张已制单采购发票，凭证金额为借方800，但通过联查凭证上附带的原始发票，发现其无税金额为5000，应是制单时修改了材料采购科目的金额导致。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析5、同样采购入库单制单金额为4400，通过联查凭证上的已记账单据，可以看到这张已结算的采购入库单，其金额应为5000，也是在制单时修改过材料采购科目的金额。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析总结：通过案例4和5，可以看出：1、生成凭证的发票无税金额(含已结算和未结算的)与凭证上材料采购科目的金额之间不等，说明可能存在调整科目的情况。2、已制单结算的采购入库单、采购代管挂账确认单以及运费发票产生的入库调整单等其账面金额与凭证上材料采购科目金额不一致，也说明可能存在调整科目的情况。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析6、若运费发票单独制单并使用1401科目，一般多是单独与对应入库单或存货结算，进行结算成本处理后通过对入库调整单制单保持1401借贷平衡，但看账面上并没有发现与运费相关的存货制单数据。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析7、已结算已制单的普通采购发票，在存货系统未结算成本处理，也就无法通过对应的篮字报销单制单，导致1401科目借贷不一致。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析8、运费发票结算并结算成本处理后系统自动生成的入库调整单，通过对应运费发票制单保持1401借贷一致。但该笔业务实为手工录入的入库调整单，与运费发票并无关联，也会导致1401科目借贷发生不等。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析总结：通过案例6到8，可以看出:1、本期是否存在已制单但未结算的采购发票(或运费发票)注：运费结算2、已制单已结算的采购发票(或运费发票)但未在存货系统中进行结算成本处理。3、手工单独做的入库调整单（与运费、结算无系统关联），但在制单时使用过1401科目。单独结算和入库及发票一并结算营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析9、存货系统中已结算的采购入库单制单1401科目贷方有发生，通过联查该入库单及结算单发现对应的采购发票未审核制单，也会导致1401科目借贷发生不等。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析10、已结算已制单的采购发票对应的采购入库未记账（或部分结算但未结算成本处理），也会导致1401科目借贷发生不等。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析11、红蓝入库单结算对冲数量为零但金额不为零导致1401科目借贷发生不等。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析12、前期已制单发票，与本期入库单跨期间结算后入库单制单，导致1401科目当期借贷发生不一致。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析总结：通过案例9到12，可以看出:1、已结算已制单的入库单据其对应的结算发票未制单。2、已结算已制单的采购发票对应的已结算的采购入库未记账（或部分结算未做结算成本处理）3、红蓝入库单结算后对冲数量为零但金额不为零，制单后导致材料采购科目借方有余额。4、以结算状态记帐的采购入库单和结算成本处理后产生的蓝字报销单以及采购代管挂账确认单与发票之间存在跨月结算并制单的情况(包括以前年度已制单发票本期结算其对应报销单制单)。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷发生不等分析其他原因总结：1、已结算并制单的发票对应的已结算采购入库单上仍有未记账记录，导致该入库单无法生成凭证。2、成本卷积自动记账的情况，可能因采购入库单记账时间在运费发票单独与该入库单结算的日期之后，在成本卷积后需恢复期末处理再做一次结算成本处理，并对所产生的入库调整单进行制单处理。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购科目不平如何处理若材料采购以前期发生有余额且无法返帐，总体处理思路：先排除与材料采购相关的操作是否有未完成的情况。1、先恢复存货系统当前期的月末结账和全部期末处理，同时恢复采购系统与应付系统月末结账。2、在采购系统将能结算的入库单与发票全部结算处理完毕。3、在应付系统中将此前已与入库单结算完毕但尚未审核的发票全部审核完毕，并制单处理。4、在存货系统中的进行结算成本处理的操作，注意选择包含未全部结算完毕的单据。5、存货系统以结算状态记帐的采购入库单、采购代管挂账确认单、结算成本处理后产生的蓝字报销单或入库调整单及运费分摊计入成本的入库调整单等记账并制单处理。6、注意制单过程中不要人为调整材料采购科目或材料采购科目的金额。目的是最大化减少材料采购科目余额，若上述处理全部完成后仍有不平，则可考虑在总账中手工录入转账凭证对材料采购科目予以相应的转账调整处理。营销制造采购金融财务人力协同平台材料采购借贷不等快速核对若想快速查询1401材料采购科目当期借贷发生的不等原因，目前只有通过后台形成规律性的脚本进行查询，不仅查询效率高，而且能够对当前月的材料采购不平原因进行精准定位，想了解的同事可以期待后续进阶版材料采购科目借贷不等后台查询方案的讲解与分析。谢谢大家！营销制造采购金融财务人力协同平台课后测验本期课程配套的课后习题已上线。自测时间：2020年9月16日19:40-23:59自测解析：自测结束后发送至各位报名的邮箱。互动交流：微问答社区#U8听我说#专栏或新浪微博@U8服务还没报名参加今年U8听我说的小伙伴们赶紧扫码加入我们吧~扫码进入服务圈-微测验进行课后自测吧扫码提交报名，参与今年的《U8听我说》课程吧
