用友ERP-U8普及版库存管理使用手册用友软件股份有限公司二零零五年九月第一章系统概述2第1章1.1产品介绍《库存管理》是用友ERP－U8普及版的重要产品，能够满足采购入库、销售出库、产成品入库、材料出库、其他出入库、盘点管理等业务需要，提供仓库货位管理、批次管理、保质期管理、出库跟踪入库管理、可用量管理等全面的业务应用。《库存管理》可以单独使用，也可以与《采购管理》、《销售管理》、《存货核算》集成使用，提供完整全面的供应链管理。《库存管理》适用于各种类型的工商业企业，如制造业、食品、批发、零售、批零兼营、集团应用及远程仓库等。系统着重实现工商企业库存管理方面的需求，覆盖目前工业、商业的大部分库存管理工作。1.2主要功能《库存管理》可以分为以下主要功能： 初始设置：用户进行基础档案、系统选项、单据设计、期初数据的维护工作。 日常业务：用户进行出入库和库存管理的日常业务操作。 条形码管理：用户进行条形码规则设置、规则分配、条形码生成、条形码批量生单等操作。 业务处理：用户进行批次冻结、失效日期维护、远程应用、整理现存量、对账结账等操作。 账表：用户可以查询各类账表，包括库存账、批次账、货位账、统计表、储备分析账表。1.3产品接口《库存管理》是用友ERP－U8的组成部分，也是其基础部分，可以与《采购管理》、《销售管理》、《存货核算》集成使用，也可单独使用。【产品接口】第一章系统概述3 《库存管理》与《采购管理》共用采购入库单。 《库存管理》与《销售管理》共用销售出库单。 《库存管理》提供出入库单据，《存货核算》提供出入库成本。《库存管理》－《采购管理》：库存管理采购入库单参照参照采购结算结算参照采购管理采购订单采购到货单单采购发票 《库存管理》可以参照《采购管理》的采购订单、采购到货单生成采购入库单，并将入库情况反馈到《采购管理》。 《采购管理》可以参照《库存管理》的采购入库单生成发票。 《采购管理》根据《库存管理》的采购入库单和《采购管理》的发票进行采购结算。《库存管理》－《销售管理》：第一章系统概述4库存管理销售管理销售可用量销售发货单销售出库单销售发票销售订单参照参照销售订单销售调拨单零售日报销售发货单生成生成生成 根据选项设置，可以在《库存管理》参照《销售管理》的发货单、销售发票、销售调拨单、零售日报生成销售出库单；销售出库单也可以在《销售管理》生成后传递到《库存管理》，《库存管理》再进行审核。 《库存管理》为《销售管理》提供可用于销售的存货的可用量。《库存管理》－《存货核算》：存货核算库存管理出入库单据记账存货明细账凭证制单出入库成本第一章系统概述5 所有出入库单均由《库存管理》填制，《存货核算》只能填写出入库单的单价、金额，其他项目不能修改。 在《存货核算》对出入库单记账登记存货明细账、制单生成凭证。 《存货核算》为《库存管理》提供出入库成本。 《库存管理》期初结存与《存货核算》的期初结存分别录入，库存和存货的期初数据可相互取数及对账，不要求两边的数据完全一致。1.4操作流程库存选项单据设置期初数据日常业务业务处理条形码管理基础档案月末结账对账结转上年应用准备日常业务账表管理期末处理安装ERP-U8建立新账套系统启用权限管理【操作流程】1、首先用户进行应用准备工作，参见“应用准备”、《系统管理》手册。2、应用准备工作完成后，即可进行日常业务的处理。参见“常用操作”、“业务模式与应用”、“库存管理专题”、“库存量管理”、“日常业务”、“账表”。3、期末处理工作包括对账、月末结账、结转上年。参见“应用准备”、《系统管理》手册。1.5使用手册手册内容 第一章：系统概述用户可以对产品有整体的了解与认识。 第二章：应用准备用户启用产品时，需要进行初始设置，包括基础档案、系统选项、期初数据的维护，以及月末结账、结转上年。第一章系统概述6 第三章：常用操作用户在使用产品时，需要了解和熟悉单据、单据列表、账表的常用操作。 第四章：业务模式与应用用户可以设置企业类型、采购业务类型、销售业务类型，对出入库业务流程进行配置。 第五章：库存管理专题包括取价方式、多计量单位应用、仓库管理、库位管理、批次管理、保质期管理、出库跟踪入库管理、自定义/自由项管理等内容。 第六章：库存量管理对现存量、可用量、预计入库量、预计出库量等进行管理，并进行超单据出入库、超项目预算出库、库存预警的检查与控制。 第七章：日常业务用户进行日常业务操作，包括采购入库、销售出库、产成品入库与材料出库、其他出入库、盘点管理、调拨业务、组装拆卸、形态转换、不合格品业务、条形码管理，可使用库存远程。 第八章：库存账表用户查询库存账表，包括库存账、批次账、货位账、统计表、储备分析表。手册中图形符号约定 《》表示用友ERP－U8的一个产品，如《库存管理》表示库存管理产品。 【】表示系统的一个菜单，如【存货】表示存货档案。 ［］表示系统的一个功能点，如［检验存货权限］表示产品相应的功能点。 〖〗表示系统的一个按钮，如〖增加〗表示按增加按钮。 “”表示手册的一个标题，如参见“单据操作”。第一章系统概述7第2章应用准备包括以下工作： 建立账套：用户在新建账套时可以选择工业版、商业版，可设置用户单位信息、分类编码方案、数据精度等信息。 系统启用：在新建账套后，系统提示是否要进行系统启用的设置，只有设置了系统启用，才能使用相应的系统。 权限管理：用户可以对操作员的权限进行管理，包括功能权限、数据权限。 基础档案：用户需要进行基础档案的设置。基础档案如有无法设置的栏目，是受系统选项参数的控制，请先到各产品的选项中进行设置。 单据设置：用户可以对《库存管理》的所有单据进行格式设置、编号设置。 库存选项：用户可以设置库存选项，系统选项的设置将决定用户使用系统的业务模式、业务流程、数据流向。 期初数据：用户在初次使用《库存管理》时，应输入期初数据，包括期初结存、期初不合格品。 库存与存货对账：《库存管理》与《存货核算》进行对账。 库存与货位账对账：库存台账与货位卡片进行对账。 月末结账：每月底进行月末结账。 结转上年：将上年的数据结转到本年度账套中。2.1建立账套用户在新建账套时可以选择工业版、商业版，可设置用户单位信息、分类编码方案、数据精度等信息。请参见《系统管理》手册。【菜单路径】系统管理－账套－新建账套第一章系统概述82.2系统启用在新建账套后，系统提示是否要进行系统启用的设置，只有设置了系统启用，才能使用相应的系统。请参见《系统管理》手册。【菜单路径】企业门户－控制台－基础信息－基本信息－系统启用【启用顺序】为避免启用后续系统时的麻烦，建议用户在启用系统时： 库存与存货在同一月份启用。 采购与存货、库存在同一月份启用。 应付与采购在同一月份启用。 应收与销售在同一月份启用。2.3权限管理用户可以对操作员的权限进行管理，包括功能权限、数据权限，参见《系统管理》手册。在《库存管理》可对当前系统是否进行有关档案的数据权限控制进行设置，包括仓库、存货、货位、部门、操作员。【系统选项】第一章系统概述9 系统管理－权限－权限：进行功能权限的设置。 企业门户－控制台－基础信息－数据权限：进行数据权限的设置。第一章系统概述10 企业门户－控制台－基础信息－数据权限－数据权限控制设置：设置哪些业务对象需要进行数据权限控制。只有设置的业务对象才能在【记录权限设置】对应用户、用户组进行授权，才能在《库存管理》设置是否检查权限。 企业门户－控制台－基础信息－数据权限－数据权限设置－记录权限设置：设置用户、用户组对应档案、单据的数据权限，可设置查询权限、录入权限（包括查询权限）。 《库存管理》初始设置－选项－业务控制－权限控制：对《库存管理》是否进行以下档案的数据权限控制进行设置，以下权限如果没有在【数据权限控制设置】中进行设置，则相应的选项置灰，不可选择。在查询单据时只能查询有查询权限的档案及其记录；在填制单据时只能参照、录入有录入权限的档案，该录入权限只是查询和填制单据时的权限，与基础档案的编辑权限不同。 检查仓库权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的仓库及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的仓库。 检查存货权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的存货及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的存货。 检查货位权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的货位及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的货位。 检查部门权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的部门及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的部门。第一章系统概述11 检查操作员权限：打勾选择。如检查，则查询、修改、删除、审核、关闭、打开单据时，只能对单据制单人有权限的单据进行操作；弃审对单据审核人有权限的单据进行操作。【业务规则】 单据查询（查询、定位）：功能权限＋数据权限，单据上任一数据无权限则整张单据不能查询。 单据编辑（录入、修改）：功能权限＋数据权限，只能参照有录入权限的档案。 单据列表查询：功能权限＋数据权限，表头任一数据无权限则整张单据不显示；表体无权限的存货不显示，有权限的显示。 账表查询：功能权限＋数据权限，过滤时无查询权的数据不能参照、录入，表头任一数据无权限则整张单据不显示、统计；表体无权限的存货不显示、统计。 远程导出基础档案时，系统自动清除档案上的权限组信息，保证导入方对该档案可操作。2.4基础档案用户需要进行基础档案的设置。基础档案如有无法设置的栏目，是受系统选项参数的控制，请先到各产品的选项中进行设置。请参见《系统管理》手册。【菜单路径】确定基础档案的编码方案 系统管理－账套－新建账套－分类编码方案：确定基础档案的编码方案 企业门户－控制台－基础档案－基本信息－编码方案 初始设置－分类体系－存货分类、地区分类、供应商分类、客户分类 初始设置－基础档案－存货、计量单位、仓库、货位、收发类别、产品结构、成套件、部门、职员、供应商、客户、项目、常用摘要、自定义项 初始设置－对照表－仓库存货对照表、存货货位对照表2.5单据设置用户可以对《库存管理》的所有单据进行格式设置、编号设置。【菜单路径】格式设置：对单据可以进行单据显示设计、单据打印设计。 企业门户－控制台－基础信息－单据设置－单据格式设置 《库存管理》初始设置－单据设计单据显示格式第一章系统概述12单据打印格式单据编号设置 企业门户－控制台－基础信息－单据设置－单据编号设置2.6库存选项系统选项也称系统参数、业务处理控制参数，是指在企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的设置将决定用户使用系统的业务模式、业务流程、数据流向。用户在进行选项设置之前，一定要详细了解选项开关对业务处理流程的影响，并结合企业的实际业务需要进行设置。由于有些选项在日常业务开始后不能随意更改，用户最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。【菜单路径】初始设置－选项注意在相关业务已开始后，最好不要随意修改库存选项。 在进行库存选项修改前，应确定系统相关功能没有使用，否则系统提示警告信息。2.6.1通用设置第一章系统概述13业务设置 有无组装拆卸业务：打勾选择，不可随时修改。参见“组装拆卸业务”。 有无形态转换业务：打勾选择，不可随时修改。参见“形态转换业务”。 有无委托代销业务：打勾选择，不可随时修改。有委托代销业务时，销售出库单的业务类型增加“委托代销”，可查询【委托代销备查簿】。参见“委托代销业务”。 有无受托代销业务：打勾选择，不可随时修改。只有在建立账套时选择企业类型为“商业”的账套，才可启用受托代销业务。有受托代销业务时，可在存货档案中设置受托代销存货；采购入库单的业务类型增加受托代销，可查询【受托代销备查簿】。参见“受托代销业务”。 有无成套件管理：打勾选择，默认为否，不可随时更改。有成套件管理时： 可在【存货档案】中设置某存货为成套件。 可设置【成套件】档案。 【收发存汇总表】、【业务类型汇总表】可将成套件按照组成单件展开进行统计。 有无批次管理：打勾选择，默认为否，不可随时修改。有批次管理时，可在【存货档案】中设置批次管理存货，可执行【批次冻结】，可查询【批次台账】、【批次汇总表】。参见“批次管理”。 有无保质期管理：打勾选择，默认为否，不可随时更改。有保质期管理时，可在【存货档案】中设置保质期管理存货，可执行【失效日期维护】，可查询【保质期预警】。参见“保质期管理”。 修改现存量时点：企业根据实际业务的需要，有些单据在单据保存时进行实物出入库，而有些单据在单据审核时才进行实物出入库。为了解决单据和实物出入库的时间差问题，用户可以根据不同的单据制定不同的现存量更新时点。该选项会影响现存量、可用量、预计入库量、预计出库量。参见“库存量管理”。第一章系统概述14业务校验 检查仓库存货对应关系：打勾选择，默认为否，可随时修改。参见“仓库管理”。 不检查，填制出入库单据时参照存货档案中的存货。 如检查，填制出入库单据时可以参照仓库存货对照表中该仓库的存货；手工录入其他存货时，系统提示“存货××在仓库存货对照表中不存在，是否继续？” 如果继续，则保存录入的存货。 否则返回让用户重新录入。 检查存货货位对应关系：打勾选择，默认为否，可随时修改。参见“货位管理”。 不检查，填制出入库单据时参照表头仓库的所有货位。 如检查，填制出入库单据时参照存货货位对照表中表头仓库的当前存货的所有货位；手工录入存货货位对照表以外的货位时，系统提示“货位××在存货货位对照表中不存在，是否继续？” 如果继续，则保存录入的货位。 否则返回让用户重新录入。 调拨单只控制出库仓库权限：打勾选择，默认为否，可随时修改。参见“调拨业务”。 若选择是，则只控制出库仓库的权限，而不控制入库仓库的权限。 若选择否，出库、入库的仓库权限都要控制。 该选项在［检查仓库权限］设置时有效；如不检查仓库权限，则该选项不起作用。 审核时是否检查货位：打勾选择，默认为是，可随时修改。参见“货位管理”。 若选择是，则单据审核时，如果单据表头仓库是货位管理，则该单据所有记录的货位信息必须填写完整才可审核，否则不能审核。 若选择否，则审核单据时不进行货位检查，货位可以在单据审核后再指定。 用户进行货位管理时，最好设置该选项，可以避免漏填货位。 是否库存生成销售出库单：打勾选择，默认为否，可随时修改。参见“销售出库业务”。 《销售管理》生成出库单：《销售管理》的发货单、销售发票、零售日报、销售调拨单在审核/复核时，自动生成销售出库单；《库存管理》不可修改出库存货、出库数量，即一次发货一次全部出库。第一章系统概述15 《库存管理》生成销售出库单：销售出库单由《库存管理》参照上述单据生成，不可手工填制；在参照时，可以修改本次出库数量，即可以一次发货多次出库；生成销售出库单后不可修改出库存货、出库数量。 在由《库存管理》生单向《销售管理》生单切换时，如果有已审核/复核的发货单、发票未在《库存管理》生成销售出库单的，将无法生成销售出库单，因此应检查已审/复核的销售单据是否均已全部生成销售出库单后再切换。 出库跟踪入库存货入库单审核后才能出库：打勾选择，默认为否，可随时修改。若选择此项，则出库跟踪入库时只能参照已审核的入库单。此选项《库存管理》、《销售管理》共用。参见“出库跟踪入库”。 是否显示未审核的产品结构：若选择此项，则未审核的产品结构也可使用；否则不可使用。权限管理：对《库存管理》是否进行以下档案的数据权限控制进行设置，以下权限如果没有在【企业门户－控制台－基础信息－数据权限－数据权限控制设置】中进行设置，则相应的选项置灰，不可选择。参见“权限管理”。 检查仓库权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的仓库及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的仓库。 检查存货权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的存货及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的存货。 检查货位权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的货位及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的货位。 检查部门权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的部门及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的部门。 检查操作员权限：打勾选择。如检查，则查询、修改、删除、审核、关闭、打开单据时，只能对单据制单人有权限的单据进行操作；弃审对单据审核人有权限的单据进行操作。 自动指定批号（CTRL＋B）：单选，可随时修改，自动指定批号时的分配规则。填制出库单据时，可使用快捷键[CTRL+B]，系统根据分配规则自动指定批号。《库存管理》、《销售管理》分别设置。参见“批次管理”。 批号先进先出：按批号顺序从小到大进行分配。 近效期先出：当批次管理存货同时为保质期管理存货时，按失效日期顺序从小到大进行分配，适用于对保质期管理较严格的存货，如食品、医药等；非保质期管理的存货，按批号先进先出进行分配。第一章系统概述16 自动出库跟踪入库（CTRL＋Q）：单选，可随时修改。自动指定入库单号时，系统分配入库单号的规则。填制出库单据时，可使用快捷键[CTRL+Q]，系统根据分配规则自动指定出库单号。《库存管理》、《销售管理》分别设置。参见“出库跟踪入库”。 先进先出：先入库的先出库，按入库日期从小到大进行分配。先入库的先出库，适用于医药、食品等对存货的时效性要求较严格的企业。 后进先出：按入库日期从大到小进行分配。适用于存货体积重量比较大的存货，搬运不很方便，先入库的放在里面，后入库的放在外面，这样出库时只能先出库放在外面的存货。 出库默认换算率：单选，默认值为档案换算率，可随时更改。填制出库单据时，浮动换算率存货自动带入的换算率，可再进行修改，参见“多计量单位应用”。 档案换算率：取计量单位档案里的换算率，可修改。 结存换算率为该存货最新的现存数量和现存件数之间的换算率，可修改。 结存换算率＝结存件数/结存数量。 批次管理的存货取该批次的结存换算率。 出库跟踪入库的存货取出库对应入库单记录的结存换算率。 不带换算率：手工直接输入。 系统启用月份：根据《库存管理》的启用会计月带入，不可修改。远程应用：《库存管理》、《采购管理》、《销售管理》、《应付款管理》、《应收款管理》共用，即在一个系统中改变设置，在其他四个系统中也同时更改。参见“远程应用”。 有无远程应用：默认为否，可随时修改。有远程应用时，可设置远程标识号，可执行【业务处理－远程应用】。 远程标识号：标识号可设定为两位，最大为99，可随时修改。指集团内部总公司分公司之间或企业内部各仓库与远程仓库之间唯一的标识号，此编号必须唯一，以保证数据传递接收时不重号。第一章系统概述172.6.2专用设置业务开关 允许货位零出库：打勾选择，默认为否，可随时修改。货位零出库指该货位在出库后，结存小于零，即负库存。参见“货位管理”。 如不允许，则指定货位时，如果有零出库，货位不能保存。 如允许，则系统不控制。超单据出入库：参见“超单据出入库”、“参照生单”、“参照生产订单出库”。 如允许超单据出入库，当出入库数量没有超过来源单据数量的超额上限，即来源单据数量*（1+出入库上限），可以出入库；超过上限时不可出入库。 如不允许超单据出入库，则出入库数量不可超过来源单据的数量。 允许超发货单出库：打勾选择，默认为否，可随时修改。参照发货单时，销售出库单的数量是否可超发货单数量。 如用户设置《销售管理》生成出库单，则不可修改出库数量，此选项无效。 如用户设置《库存管理》生成出库单，在参照销售发货单窗口可修改本次出库数量，生成销售出库单后不能再修改数量。 允许超调拨单出库：打勾选择，默认为否，可随时修改。调拨单生成其他出库单，其他出库单的出库数量是否可超调拨单数量。 允许超生产订单领料：打勾选择，默认为否，可随时修改。参照生产订单时，材料出库单、配比出库单的出库数量、限额领料单的计划出库数量是否可超生产订单数量。 允许超限额领料：打勾选择，默认为否，可随时修改。 如允许，分单时本次出库数量不可超过计划出库数量的超额上限；单据审核后再次领料时，“本次出库数量＋累计出库数量”不可超过计划出库数量的超额上限。 如不允许，分单时本次出库数量不可超过计划出库数量；单据审核后再次领料时，“本次出库数量＋累计出库数量”不可超过计划出库数量。 允许超采购订单入库：打勾选择，默认为否，在《库存管理》中只能查询，不能修改；与《采购管理》用同一个选项，在《采购管理》中修改。参照采购订单时，采购入库单的本次入库数量是否可超采购订单数量。在参照采购订单窗口修改本次入库数量，生成采购入库单后不能再修改数量。 允许超生产订单入库：打勾选择，默认为否，可随时修改。参照生产订单时，产成品入库单的入库数量是否可超生产订单数量。第一章系统概述18预警设置 保质期预警：打勾选择，默认为否，可随时修改。设置保质期预警，用户进入系统时，弹出“保质期预警”窗口对临近、到期、过期失效的存货进行预警。参见“保质期管理”。 失效存货报警：打勾选择，默认为否，可随时修改。设置失效存货报警，在填制单据输入失效存货时进行报警。参见“保质期管理”。最高最低库存管理：参见“最高最低库存预警与控制”。 最高最低库存预警：打勾选择，默认为否，可随时更改。进入系统时，如果存货的可用量小于最低库存量或大于最高库存量，系统提供预警。 最高最低库存控制：打勾选择，默认为否，可随时修改。保存单据时，若存货的预计可用量低于最低库存量或高于最高库存量，则系统提示报警的存货，用户可选择是否继续。预计可用量包括当前单据未保存前的数量。 如果继续，则系统保存单据。 如果选择否，则用户需重新输入数量。 按仓库控制最高最低库存量：打勾选择，默认为否，可随时更改。 选择按仓库控制，则最高最低库存量根据仓库存货对照表带入，预警和控制时考虑仓库因素；如当前存货在仓库存货对照表中没有设置的，取存货档案的最高最低库存量。 若不选择，则最高最低库存量根据存货档案带入，预警和控制时不考虑仓库因素。盘点参数管理：参见“盘点管理” 盘点预警：打勾选择，默认为否，可随时修改。选择盘点预警，登录《库存管理》时，弹出“盘点预警”窗口，显示到盘点周期的存货。 按仓库控制盘点参数：打勾选择，默认为否，可随时修改。 选择此项，则每个仓库可以设置不同的盘点参数，系统从仓库存货对照表中取盘点参数。 否则，盘点参数适用于所有仓库，系统从存货档案中取盘点参数。第一章系统概述19取价方式 自动带出单价的单据：复选，默认为否，可随时修改。参见“取价方式”。 入库单成本：单选，必填。默认值为最新成本，可随时修改。填制入库单据时，按照当前设置带入单价，用户可修改。 出库单成本：单选，必填，可随时修改。默认为按计价方式取单价，但只有《存货核算》启用时才能选择按计价方式取单价。填制出库单据时，按照当前设置带入单价，用户可修改。2.6.3可用量控制参见“可用量控制”2.6.4可用量检查参见“可用量检查”、“库存展望”。2.7期初数据账簿都应有期初数据，以保证其数据的连贯性。初次使用《库存管理》时，应先输入全部存货的期初数据。如果系统中已有上年的数据，在使用【结转上年】后，上年度各存货结存自动结转本年。期初数据包括： 期初结存：即仓库的期初库存数据。 期初不合格品：即期初未处理的不合格品结存量。2.7.1期初结存用于录入使用《库存管理》前各仓库各存货的期初结存情况。 不进行批次、保质期管理的存货，只需录入各存货期初结存的数量。 进行批次管理、保质期管理、出库跟踪入库管理的存货，需录入各存货期初结存的详细数据，如批号、生产日期、失效日期、入库单号等。 进行货位管理的存货，还需录入货位。【菜单路径】初始设置－期初数据－期初结存第一章系统概述20【操作流程】1、进入期初结存界面，选择仓库，可选择录入顺序。2、按〖修改〗进行录入状态。3、按〖选择〗，选择存货；或按〖增行〗增加存货，可〖删行〗，按〖保存〗保存记录。4、按〖货位〗可指定货位，按〖清货〗清除货位。5、可审核、弃审，批审、批弃。6、可从《存货核算》取数，可与《存货核算》对账。【操作说明】修改期初结存 未审核的期初结存可随时更改，结转下年后仍可修改期初数据。 批次管理的存货，如果已出库则修改后的数量和件数必须大于等于累计出库数量和件数。删除期初结存 未审核的期初结存可随时更改，结转下年后仍可修改期初数据。 批次管理的存货，如果已出库则不允许删除。审核/弃审期初结存 审核没有数据修改功能，如果发现单据的数据有错误的话，可以先进行修改，修改后再作审核。 审核即将期初数据记账。 批次管理的存货，本年度已作出库处理的期初数据不能弃审。 已审核的单据不能再修改、删除，不能再审核。取数从《存货核算》取期初数。只有第一年启用时，才能使用取数功能；以后年度结转上年后，取数功能不能使用，系统自动结转期初数据。1、进入单据界面，显示当前仓库的结存表。2、按〖修改〗进入单据录入状态。3、按〖取数〗，系统提示：“库存已存在期初数据，您要覆盖原来的数据吗？”4、选择〖是〗，则将取得的数据覆盖原来的数据；选择〖否〗，则将期初数据加到表体尾部；选择〖取消〗，则返回原来界面。业务规则 取《存货核算》与《库存管理》启用月份相同的会计月的期初数。 启用月份不同时，即《存货核算》先启，则将《库存管理》启用日期之前的《存货核算》的发生数进行汇总。第一章系统概述21 由于《存货核算》没有批号、自由项等信息，因此退出期初数据录入功能时，系统对当前仓库的所有期初数据进行合法性检查，并提示不完整的数据项，用户需填写完全。对账将《库存管理》的期初数据与《存货核算》相同月份的期初数据核对，并显示核对不上的数据。1、进入单据界面，显示当前仓库的结存表。2、在单据查询状态，按〖对账〗，弹出查询条件窗。3、录入要对账的条件，按〖确认〗。4、系统弹出“库存与存货期初对账表”，显示库存数量（《库存管理》期初数量）、存货数量（《存货核算》期初数量）、差异数量（库存数量－存货数量）。5、可按〖查询〗继续查询，或按〖退出〗，返回期初结存界面。 注意《库存管理》和《存货系统》的期初数据分别录入处理，则《库存管理》和《存货系统》可分别先后启用，不必一起启用。即允许先启《存货系统》再启《库存管理》，或相反。2.7.2期初不合格品用于录入使用《库存管理》前发生的未处理的不合格品结存量，以不合格品记录单的形式录入。期初不合格品记录单可进行不合格品处理，参见“不合格品记录单”。【菜单路径】初始设置－期初数据－期初不合格品【操作流程】1、期初不合格品手工录入。2、期初不合格品可以修改、删除、审核、弃审。2.8库存与存货对账《库存管理》与《存货核算》对账的内容为某月份各仓库各存货的收发存数量。【菜单路径】业务处理－对账－库存与存货对账【操作步骤】1、进入对账界面，系统显示输入窗，用户可输入对账月份。2、输入对账月份后，用鼠标单击〖确认〗按钮进行确定，系统开始对账。第一章系统概述223、如果核对正确，系统将提示用户对账工作全部完成，并退出对账功能；如果核对不上，系统则将对不上的数据显示在对账报告中。用户退出对账报告时，系统将退出对账功能。注意 只有在《库存管理》和《存货核算》对账月份都已结账，而且《存货核算》对账月份没有压单的情况下，数据才有可能核对上。2.9库存与货位账对账本系统提供库存台账与货位卡片对账的功能。【菜单路径】业务处理－对账－库存账与货位账对账【栏目说明】仓库、存货、批次、台账结存数量、货位结存数量、结存数量差额（台账结存数量－货位结存数量）。【操作步骤】1、进入对账界面。2、系统显示库存账与货位账对账数据。2.10月末结账月末结账是将每月的出入库单据逐月封存，并将当月的出库数据记入有关账表中。【菜单路径】业务处理－月末结账【操作步骤】1、进入月末结账界面，屏幕出现结账窗口，光标位于未结账的第一个月。2、按〖结账〗则对该月进行结账；按〖取消结账〗则对当前月的上月取消结账，即已结账的最后一个月才能取消结账。3、结账或取消结账成功，已经结账标志改变；若未成功，系统提示错误信息。 注意结账前用户应检查本会计月工作是否已全部完成，只有在当前会计月所有工作全部完成的前提下，才能进行月末结账，否则会遗漏某些业务。不允许跳月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账；不允许跳月取消月末结账，只能从最后一个月逐月取消。上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。月末结账后将不能再做已结账月份的业务，只能做未结账月的日常业务。月末结账之前一定要进行数据备份，否则数据一旦发生错误，将造成无法挽回的后果。第一章系统概述23如果用户认为目前的现存量与单据不一致，可通过【整理现存量】功能将现存量调整正确。 本功能与系统中所有功能的操作互斥，即在操作本功能前，应确定其他功能均已退出；在网络环境下，要确定本系统所有的网络用户退出了所有的功能。【集成使用】月末结账顺序图采购管理销售管理库存管理应付款管理存货核算应收款管理总帐 如果《库存管理》和《采购管理》、《销售管理》集成使用，只有在《采购管理》、《销售管理》结账后，《库存管理》才能进行结账。 如果《库存管理》和《存货核算》集成使用，《存货核算》必须是当月未结账或取消结账后，《库存管理》才能取消结账。2.11结转上年一般情况下，企业是持续经营的，因此企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年末，启用新年度账时，就需要将上年度中账套的余额及其他信息结转到新年度账中。结转上年是将上年的基础数据和各种单据的数据悉数转入本年度账套中，起承上启下的作用。如果系统中没有上年度的数据，将不能进行结转。结转上年操作在服务器上的《系统管理》进行，具体操作说明参见《系统管理》手册。【菜单路径】系统管理模块－年度账－结转上年数据注意第一次使用本系统，或没有上年数据时，不可使用此功能。 只有在上一会计年度所有工作全部完成并准确无误的前提下，才能进行【结转上年】操作，否则会造成结转到本会计年度的数据不正确。只有上年度12月份会计月末结账后，才能结转上年度数据。第一章系统概述24 只有上年度与本年度存货编码完全相同的存货才能结转。上年与新年度不对应的存货编码，其数据将不结转。结转上年后，转入的数据为期初数据，用户需进行期初数据审核。第一章系统概述25第3章用户在使用产品时，应该了解单据、单据列表、账表的常用操作；并经常练习，以提高操作准确性和操作速度。常用操作包括以下内容： 单据常用栏目：单据表头、表体的常用栏目说明。 单据状态：不需审核的单据、需要审核的单据、需要关闭的单据。 单据操作：日常单据的常用操作。 单据列表操作：单据列表的常用操作。 账表操作：账表的常用操作。3.1单据栏目3.1.1单据表头栏目 单据号：录入或自动生成，必填，可录入数字和字母。用户可以设定单据生成规则，同一类型的单据号保证唯一性。参见《系统管理》手册。 单据日期：录入或参照，必填。 默认值为当前业务日期，即进入系统时输入的操作日期，可修改。 参照日历；录入必须符合日期格式，即“yyyy-mm-dd”。 单据日期必须输入大于等于当前会计月第一天的日期，可以录入本月及以后任意日期。 仓库：录入或参照，必填，参照的内容为仓库档案。 单击〖参照〗按钮或按F2键，选择一个仓库，或用键盘直接输入仓库，确定后按[Enter]键。 必须首先选择表头仓库，才能录入表体存货。 《库存管理》的多数出入库单据只有表头仓库，即一张单据只能由一个仓库出入库。 设置［检查仓库权限］，则填制单据时只能参照录入有权限的仓库。 供应商：录入或参照，必填，参照内容为供应商档案。 单击〖参照〗按钮或按F2键，选择一个供应商，或用键盘直接输入供应商，确定后按[Enter]键。 供应商确定后，如该单据的部门及业务员未录入，则将分管部门、专营业务员自动带入到部门、业务员栏，可修改。第一章系统概述26 停用日期≤当前业务日期的供应商为已停用的供应商，不可参照录入，不可用于新增单据；但老业务可以做完，可以进行单据、账表查询。 客户：录入或参照，必填，参照内容为客户档案。 用鼠标单击〖参照〗按钮或按F2键，选择一个客户，或用键盘直接输入客户，确定后按[Enter]键。 客户确定后，如该单据的部门及业务员未录入，则将分管部门、专营业务员自动带入到部门、业务员栏，可修改。 停用日期≤当前业务日期的客户为已停用的客户，不可参照录入，不可用于新增单据；但老业务可以做完，可以进行单据、账表查询。 部门：录入或参照，可为空，参照内容为部门档案。 单击〖参照〗按钮或按F2键.
