采购计划使用手册。目录第1章系统介绍..11.1系统概述..11.2产品接口..11.3如何使用本系统功能..21.3.1机械、电子、汽车等行业的应用方案..21.3.2服装、食品、制药、化工、冶金等行业的应用方案.21.3.3其它行业的应用方案..2第2章系统操作流程..32.1操作流程..32.2操作流程图..3第3章应用准备..5第4章系统初始..64.1确定存货分类编码原则..64.2设置存货分类..64.3设置部门档案..74.4设置职员档案..84.5设置存货档案..94.6设置仓库档案..104.7确定采购计划周期..10第5章产品结构..135.1产品结构定义..135.2产品结构查询..135.3产品结构展开..145.4产品材料成本..15第6章业务..186.1采购需求..186.1.1如何添加新的采购需求..206.1.2采购需求“维护”能干什么..216.1.3如何修改采购需求..226.1.4如何审核采购需求..236.1.5如何撤消审核..236.1.6如何对采购需求进行执行完毕标识..236.1.7如何撤消执行完毕标识..236.1.8如何删除采购需求..236.1.9如何定位到一个特定的采购需求..246.1.10如何查询采购需求..246.1.11如何使用过滤按钮..266.1.12如何对采购需求主界面的内容重新排序..266.2相关需求.266.2.1如何生成相关需求..276.2.2相关需求“维护”能干什么..306.2.3如何审核相关需求..316.2.4如何撤消审核..316.2.5如何对相关需求进行执行完毕标识..326.2.6如何撤消执行完毕标识..326.2.7如何删除相关需求..326.2.8如何定位到一个特定的相关需求..326.2.9如何查看相应的采购需求内容..336.2.10如何查询相关需求..336.2.11如何使用过滤按钮..346.2.12如何对相关需求主界面的内容重新排序..346.3独立需求..346.3.1如何添加新的独立需求..356.3.2独立需求“维护”能干什么..366.3.3如何修改独立需求..376.3.4如何审核独立需求..376.3.5如何撤消审核..386.3.6如何对独立需求进行执行完毕标识..386.3.7如何撤消执行完毕标识..386.3.8如何删除独立需求..386.3.9如何定位到一个特定的独立需求..396.3.10如何综合查询独立需求内容..396.3.11如何使用过滤按钮..406.3.12如何对独立需求主界面的内容重新排序..406.4物料需求..406.4.1如何查看指定采购计划期间的物料需求..406.4.2如何查看物料需求明细..416.5采购计划..426.5.1如何生成采购计划..446.5.2采购计划“维护”能干什么..466.5.3如何修改采购计划..466.5.4如何审核采购计划..476.5.5如何撤消审核..476.5.6如何对采购计划进行执行完毕标识..476.5.7如何撤消执行完毕标识..476.5.8如何删除采购计划..476.5.9如何采购计划的查询..486.6采购计划执行维护..506.6.1如何建立采购计划和入库单的关联关系..516.6.2如何查看采购计划内容..536.6.3如何查看入库单内容..536.6.4〖增加〗按钮用来干什么..536.7结转..53第7章统计分析..547.1采购资金预算..547.2采购计划与物料需求差额表..557.3采购计划与实际采购差额表..567.4采购计划未到货物查询..567.5采购计划拖期到货查询..587.6采购计划执行情况..597.6.1按关联入库单查询..597.6.2不关联的入库单查询..61附录A图标操作一览表..63附录B工业企业应用举例.65表B-1存货目录的部分属性.65表B-2产品结构属性.66表B-3产品结构的另一种直观表示.66表B-4产品结构查询.68表B-5产品材料成本.68表B-6采购需求.69表B-7/1相关需求1.69表B-7/2相关需求2.69表B-8独立需求.70表B-9采购计划周期.70表B-10物料需求.70表B-11采购计划.71第1章1.1系统概述采购计划是整个供销链系统的重要组成部分。采购计划也是供销链系统的入口。及时准确的采购计划，对减少库存、保证生产正常进行有重要意义。采购计划是在MRP理论的基础上，调查研究我国工业企业的实际应用水平总结而成的。采购计划本身属于计划范畴，并且本系统又充分考虑了现代非常流行并且相对成熟的管理理论－MRP理论，所以本系统对加强企业管理有重要意义。采购计划管理系统主要管理产品结构、采购需求、相关需求、独立需求、物料需求、采购计划、采购资金预测以及采购计划执行情况等内容。采购计划的编制是根据“采购需求”和“产品结构”生成“相关需求”；“相关需求”和“独立需求”汇总生成“物料需求计划”；“物料需求计划”考虑现有库存和安全库存及经济批量等生成“采购计划”。这样，采购计划的编制就更加科学，可以极大地减少编制采购计划的工作量，同时对帮助企业提高管理水平，减少库存货物，降低资金占用，保证生产正常进行具有非常重要的意义。采购计划与入库单建立对应关系后，可以有效监控计划的执行情况。对保证采购计划的按时到货和准确到货有重要意义。本系统基本功能包括：产品结构单级和终级展开；计算产品材料成本；根据采购需求生成相关需求；根据相关需求和独立需求汇总生成物料需求计划；根据物料需求计划，考虑现有库存、安全库存、经济批量等情况生成采购计划；采购计划资金预算；采购计划执行维护；查询采购计划的执行情况等。主菜单如表1-1所示。基础设置产品结构业务统计分析存货分类部门档案职员档案存货档案仓库档案采购计划周期产品结构定义产品结构查询产品结构展开产品材料成本采购需求相关需求独立需求物料需求采购计划采购计划执行维护采购资金预算采购计划与物料需求差额表采购计划与实际采购差额表采购计划未到货物查询采购计划拖期到货查询采购计划执行情况（按关联入库单查询）不关联的情况下查询）表1-1采购计划主菜单1.2产品接口采购计划的到货入库情况要根据采购入库单查询，所以涉及到采购入库单的“采购管理系统”、“库存管理系统”、“存货核算系统”都与采购计划有关系。同时，采购计划是采购订单制定的基础，采购订单是采购计划的落实。采购计划与系统管理、采购管理、库存管理的关系如图1-1所示。1产品结构定义初始设置采购计划产品结构查询产品结构产品材料成本产品结构展开采购需求相关需求独立需求物料需求采购计划采购资金预算采购执行维护计划执行情况采购订单管理采购管理（采购入库单）库存管理（现存量）存货分类职员档案部门档案存货档案仓库目录采购计划周期图1-1产品接口1.3如何使用本系统功能工业、商业版均可使用采购计划系统。1.3.1机械、电子、汽车等行业的应用方案机械、电子、汽车等行业的产品结构比较复杂，一般产品结构都在三层以上。应用的关键是产品结构的设置。另外，设置存货目录时要慎重考虑“是否外购”、“提前期”、“安全库存”、“经济批量”等属性的设置。设置好存货属性及产品结构以后就可以按照下一章的操作流程使用采购计划。使用本系统制定采购计划既可以节省大量工作时间，又可以降低非合理库存，还能满足生产制造的需要。比如汽车厂生产一辆汽车涉及到的零件可能有几千个，其中外购件就有近千种。为了满足每个月的装配及生产任务，采购部门需要进行大量细致的工作。但是，实际情况往往很糟糕。有些零件严重积压，有些零件不能及时供货。这导致库存占用资金很高，却不能满足生产的正常需要。归根及底，企业为了满足生产的需要，没有解决好“在什么时候？”、“采购什么？”、“采购多少？”等问题。使用采购计划管理系统后，能有效帮助企业解决好这些问题。采购计划管理系统从采购需求开始，考虑生产产品的产品结构，也考虑了非生产部门的独立需要，综合形成物料需求，最后根据库存情况确定采购计划。总之采购计划管理系统，可以帮助用户计算复杂的相关需求；考虑现存量、安全库存、经济批量等因素决定采购计划；从而使得采购计划既能满足生产需要，又能避免库存积压。1.3.2服装、食品、制药、化工、冶金等行业的应用方案服装、食品、制药、化工、冶金等行业的产品结构比较简单。并且产品结构以配方、工艺或用料计划的形式存在。化工和冶金行业还有可能存在“倒三角结构”的产品结构。比如冶金，同一种矿石可以冶炼出若干种中间产品和最终产品。这时产品结构就呈现为倒三角形式。总之，产品结构以配方、工艺或用料计划等不明显的产品形式存在时，也要将其以用什么制造什么或装配什么的有层次的产品结构形式表现出来。然后就可以根据采购需求调用产品结构生成相关需求，将相关需求和独立需求按照采购周期汇总生成物料需求，然后考虑现有库存、安全库存、经济批量等生成采购计划。1.3.3其它行业的应用方案其它行业可以根据自己的实际情况灵活应用。具体可以参照1.3.1和1.3.2实施。2第2章2.1操作流程第一步：进行基础设置。设置的主要内容有：编码原则、存货分类、部门档案、职员档案、存货档案、仓库档案、采购计划周期。第二步：定义产品结构。产品结构是生成相关需求和采购计划的基础，所以产品结构的定义一定要准确。第三步：录入采购需求。采购需求只要录入最终产品即可，系统会根据产品结构自动计算相关需求。第四步：审核采购需求。只有审核过的采购需求才能生成相关需求。第五步：生成相关需求。根据采购需求，调用产品结构自动生成相关需求。第六步：审核相关需求。相关需求必须审核后，才能汇总生成物料需求。第七步：录入独立需求。不能直接从采购需求通过产品结构计算得出的物料需求，可以通过独立需求录入。一般情况下由各非生产部门根据实际需要向采购部门提交。第八步：审核独立需求。独立需求必须审核后，才能汇总生成物料需求。第九步：按采购计划周期汇总物料需求。第十步：生成采购计划。第十一步：修改审核采购计划。对生成的采购计划用户可以修改其采购数量。一般情况下不用修改。对采购计划审核后，就不能修改、删除。第十二步：建立采购计划和入库单的关联关系。第十三步：查询采购计划的执行情况。建立关联关系后就可以进行采购计划未到货物查询、采购计划拖期到货查询、采购计划执行情况。同时还可以不按关联关系查询采购计划的执行情况。（详见第二部分第7章统计分析）2.2操作流程图如图2-1所示3生成相关需求按周期汇总生成物料需求建立采购计划与入库单的关联关系计划执行情况查询录入基本设置录入产品结构录入采购需求审核采购需求录入独立需求审核相关需求审核独立需求生成采购计划审核采购计划图2-1操作流程4第3章系统应用前应该准备的基础数据有：编码方案、存货分类、存货目录、部门档案、职员档案、仓库档案以及产品结构的详细资料。同时，要根据企业采购控制的实际情况确定采购计划周期。现在该往哪里去？ 如果您刚刚购买系统管理程序和采购计划管理系统，请遵循‘系统管理使用手册’中的指南，把模块安装在您的计算机上。如果您已经安装了系统管理程序，可以按《系统管理使用手册》中的指示，安装采购计划管理系统。 如果您已经安装了采购计划管理系统，在您开始用自己的数据使用采购计划管理系统之前，我们建议您阅读本手册的第二部‘应用操作’。5第4章系统初始的详细内容在系统管理手册中阐述，这里只就采购计划中涉及到的内容简要介绍一下。4.1确定存货分类编码原则一般情况下，编码原则要综合考虑财务系列和供销链系列的应用来确定，所以当您进入采购计划时，编码原则也许早就设定好了。如果其它系统没有设置，您可以在建账时设置。如图4-1所示。在采购计划中只用到编码原则中的“存货分类编码级次”。图4-1详细内容请查阅系统管理手册。4.2设置存货分类一般情况下，存货分类要综合考虑企业的具体情况确定。既要考虑财务系列应用的需要，又要考虑供销链系列软件的应用需要来确定。当您进入采购计划时，存货分类也许早就由其它系统（比如存货核算、库存管理等）设定好了。如果其它系统没有设置，您可以在“基础设置”——“存货分类”中设置。如图4-2所示。详细操作方法请参阅系统管理手册。6图4-24.3设置部门档案设置您所在企业的部门，一定要按照实际管理设置。当您进入采购计划时，部门档案也许早就由其它系统（比如存货核算、库存管理等）设定好了。如果其它系统没有设置，您可以在“基础设置”——“部门档案”中设置。如图4-3所示。详细操作方法请参阅系统管理手册。7图4-34.4设置职员档案这里的职员档案主要是设置各系统涉及到的业务员。在采购计划中涉及到的业务员有采购需求计划员、审核人，独立需求、相关需求、物料需求、采购计划审核人。当您进入采购计划时，职员档案也许早就由其它系统（比如存货核算、库存管理等）设定好了。如果其它系统没有设置，您可以在“基础设置”——“职员档案”中设置。如图4-4所示。详细操作方法请参阅系统管理手册。8图4-44.5设置存货档案在这里设置存货档案。主要包括编号、名称、规格、主计量单位、是否外购件等基本属性；计划价、参考成本等成本属性；提前期、安全库存、经济批量等控制参数。如果其它系统没有设置，您可以在“基础设置”——“存货档案”中设置。如图4-5所示。详细操作方法请参阅系统管理手册。图4-59注意 存货档案停用日期为非空，视同该档案已封存。已封存的存货档案不可用于新增采购需求和独立需求，但可以继续做相关需求、物料需求和采购计划，可用于各账表查询。4.6设置仓库档案一般情况下，仓库档案在存货核算或库存管理中设置。采购计划管理系统中，产品结构、采购入库单中涉及到仓库。如果其它系统没有设置，您可以在“基础设置”——“仓库档案”中设置。如图4-6所示。详细操作方法请参阅系统管理手册。图4-64.7确定采购计划周期采购计划周期是汇总物料需求和制定采购计划的基础。在采购计划管理系统中必须首先确定采购计划周期。在生成采购计划周期时，系统提供天、旬、月、季、半年五种选择。即将用户选定的时间段，按照天、旬、月、季或半年进行划分。采购计划周期设置时，可选择自动生成采购计划周期，也可选择自行设置。周期的期间数、各期间的天数没有限制。【操作步骤】 增加： 第一步：将光标定位到要增加的采购计划周期上。 第二步：按下〖增加〗按钮即可。在增加一个采购计划周期时自动给出一个周期编号,起始日期=结束日期=登录日期,您应根据需要修改起始日期和结束日期（起始日期应小于等于结束日期）。注意 增加时,光标处于哪个周期就在哪个周期后面增加一个新的周期（如图4-7）。10图4-7 生成：将一个已有的计划周期分解成更小时间单位的若干个计划周期。 第一步：选定要生成的采购计划周期，将光标定位到要生成的采购计划周期上。 第二步：按下〖生成〗按钮。系统弹出一窗口，让您选择：按天、按旬、按月、按季度、按半年自动生成采购周期（如图4-8）。选择后，系统自动将其分解成若干个更小时间单位的计划周期。11图4-8注意 只能将一个计划周期分解成更小时间单位的计划周期，而不能反向操作。比如您可以将年周期分解成半年、季、月、旬、日，而不能将日周期分解成旬、月等。 删除：将光标定位在要删除的某个计划周期上，按下〖删除〗按钮，可以将选择的采购计划周期删除。已生成采购需求后的采购计划周期不能删除。 检查：用于检查采购计划周期的起止日期是否连续。如果不连续的话将给予提示。【重要技巧】快速编制采购计划周期的方法（以分解年计划周期为例）：1、按〖增加〗按钮，将新增的采购计划周期的起始日期改为当年的1月1日，终止日期改为当年的12月31日，即年计划周期。2、按〖生成〗按钮，选择按月生成采购计划周期，系统自动将年周期分解成月周期。3、选择其中的某一月，再按〖生成〗按钮，选择按旬生成采购计划周期，系统自动将该月周期分解成旬周期。用类似的方法可迅捷地分解生成您想要的采购计划周期。注意 如果按月生成采购计划期间，结束日期必须为月末。 如果按季度生成采购计划期间，结束日期必须为季度末。 如果按半年生成采购计划期间，结束日期必须为6月30日或年末。 如果按天生成采购计划期间，起始日期、结束日期可随意。如起始日期可以为3，结束日期可以为9。 采购计划周期修改过程中，如果起始日期为空，就不能修改结束日期；反之，如果结束日期为空，就不能修改起始.
