第1章1.1产品介绍《采购管理》是用友ERP－U8普及版中的重要产品，《采购管理》帮助您对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、开票、采购结算的完整采购流程，用户可根据实际情况进行采购流程的定制。本系统适用于各类工业企业和商业批发、零售企业、物资供销、对外贸易、图书发行等商品流通企业的采购部门和采购核算财务部门。《采购管理》既可以单独使用，又能与用友ERP－U8普及版的《库存管理》、《销售管理》、《存货核算》、《应付款管理》集成使用，提供完整全面的业务和财务流程处理。1.2主要功能《采购管理》可以分为以下主要功能： 设置：对基础档案进行设置和维护，对单据进行显示格式和打印格式设置，录入期初单据并进行期初记账，设置《采购管理》的系统选项。 供应商管理：用户可以设置供应商存货对照表、供应商存货价格表，按照供应商进行查询和分析。 业务：进行采购业务的日常操作，包括请购、订货、到货、入库、开票、采购结算等业务，用户可以根据业务需要选用不同的业务单据、定义不同的业务流程，月末进行《采购管理》的结账操作。用户可以查询《库存管理》的现存量，可以使用【远程应用】功能。 账表：用户可定义【我的账表】，可以查询使用采购统计表、采购账簿、采购分析表。1.3产品接口《采购管理》既可以单独使用，又可以与用友ERP－U8普及版中的《库存管理》、《存货核算》、《应付款管理》、《销售管理》联合使用。【产品接口】2单据流程库存管理－采购管理3 《库存管理》可以参照《采购管理》的采购订单、采购到货单生成采购入库单，并将入库情况反馈到《采购管理》。 《采购管理》可以参照《库存管理》的采购入库单生成发票。 《采购管理》根据《库存管理》的采购入库单和《采购管理》的发票进行采购结算。销售管理－采购管理4 《采购管理》可参照销售订单生成采购订单。 《销售管理》的直运销售订单可参照生成《采购管理》的直运采购订单；直运销售发票与直运采购发票可互相参照。应付款管理－采购管理 采购发票录入后，在《应付款管理》对采购发票进行审核登记应付明细账，进行制单生成凭证。 已审核的发票与付款单进行付款核销，并回写采购发票有关付款核销信息。存货核算－采购管理5 直运采购发票在《存货核算》进行记账登记存货明细账、制单生成凭证。 采购结算单可以在《存货核算》进行制单生成凭证。 《存货核算》根据《采购管理》结算的入库单进行记账和制单；没有结算的入库单进行暂估处理。61.4操作流程【操作流程】1、首先用户进行应用准备工作，参见“应用准备”、“供应商管理”及《系统管理手册》。2、应用准备工作完成后，即可进行日常业务的处理。参见“常用操作”、“业务模式与应用”“采购管理专题”、“日常业务”、“采购账表”。3、期末处理工作包括月末结账、结转上年。参见“应用准备”及《系统管理手册》。1.5使用手册手册内容 第一章：系统概述用户可以对产品有整体的了解与认识。 第二章：应用准备用户启用产品时，需要进行初始设置，包括基础档案、系统选项、期初单据的维护，以及月末结账、结转上年。7 第三章：常用操作用户在使用产品时，需要了解和熟悉单据、单据列表、账表的常用操作。 第四章：业务模式与应用用户可以设置企业类型、采购业务类型，对采购流程进行配置。 第五章：采购管理专题包括价格管理、多计量单位应用、批次管理、保质期管理、自定义/自由项管理等内容。 第六章：供应商管理用户可以设置供应商存货对照表、供应商存货价格表，按照供应商进行查询和分析。 第七章：日常业务用户进行日常业务操作，包括请购、订货、到货、入库、开票、结算，可使用采购远程。 第八章：采购账表用户查询采购账表，包括统计表、采购账簿、采购分析分析表。手册中图形符号约定 《》表示用友ERP－U8的一个产品，如《库存管理》表示库存管理产品。 【】表示系统的一个菜单，如【存货】表示存货档案。 ［］表示系统的一个功能点，如［检验存货权限］表示产品相应的功能点。 〖〗表示系统的一个按钮，如〖增加〗表示按增加按钮。 “”表示手册的一个标题，如参见“单据操作”。8第2章应用准备包括以下工作： 建立账套：用户在新建账套时可以选择工业版、商业版，可设置用户单位信息、分类编码方案、数据精度等信息。 系统启用：在新建账套后，系统提示是否要进行系统启用的设置，只有设置了系统启用，才能使用相应的系统。 权限管理：用户可以对操作员的权限进行管理，包括功能权限、数据权限、金额权限。 基础档案：用户需要进行基础档案的设置。基础档案如有无法设置的栏目，是受系统选项参数的控制，请先到各产品的选项中进行设置。 单据设置：用户可以对《采购管理》的所有单据进行格式设置、编号设置。 采购选项：用户可以设置采购选项，系统选项的设置将决定用户使用系统的业务模式、业务流程、数据流向。 期初数据：用户在初次使用《采购管理》时，应输入期初数据，包括期初暂估入库、期初在途存货、期初受托代销商品。 月末结账：每月底进行月末结账。 结转上年：将上年的数据结转到本年度账套中。2.1建立账套用户在新建账套时可以选择工业版、商业版，可设置用户单位信息、分类编码方案、数据精度等信息。【菜单路径】系统管理－账套－新建账套92.2系统启用在新建账套后，系统提示是否要进行系统启用的设置，只有设置了系统启用，才能使用相应的系统。请参见《系统管理》手册。【菜单路径】企业门户－控制台－基础信息－基本信息－系统启用【启用顺序】为避免启用后续系统时的麻烦，建议用户在启用系统时： 库存与存货在同一月份启用。 采购与存货、库存在同一月份启用。 应付与采购在同一月份启用。10 应收与销售在同一月份启用。【业务规则】 库存未启用时，销售、采购、存货都不维护现存量表。此时用户只需要开票系统，购销互不关联。 应付启用，如下月启用《采购管理》，则《应付款管理》不可录入下月及以后月份的发票，否则需删除。 存货启用，如下月启用《采购管理》，则《存货核算》不可录入下月及以后月份的采购入库单，否则需删除。2.3权限管理用户可以对操作员的权限进行管理，包括功能权限、数据权限、金额权限，参见《系统管理》手册。在《采购管理》可对当前系统是否进行有关档案的数据权限控制进行设置，包括存货、部门、操作员、供应商、业务员，同时可设置采购订单金额审核权限。【系统选项】 系统管理－权限－权限：进行功能权限的设置。 企业门户－控制台－数据权限：进行数据权限的设置。11 企业门户－控制台－数据权限－数据权限控制设置：设置哪些业务对象需要进行数据权限控制。只有设置的业务对象才能在【记录权限设置】对应用户、用户组进行授权，才能在《采购管理》设置是否检查权限。 企业门户－控制台－基础信息－数据权限－数据权限设置－记录权限设置：设置用户、用户组对应档案、单据的数据权限，可设置查询权限、录入权限（包括查询权限）。 《采购管理》设置－采购选项－业务及权限控制－权限控制对《采购管理》是否进行以下档案的数据权限控制进行设置，以下权限如果没有在【数据权限控制设置】中进行设置，则相应的选项置灰，不可选择。在查询单据时只能查询有查询权限的档案及其记录；在填制单据时只能参照、录入有录入权限的档案，该录入权限只是查询和填制单据时的权限，与基础档案的编辑权限不同。12 检查存货权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的存货及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的存货。 检查部门权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的部门及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的部门。 检查操作员权限：打勾选择。如控制，则查询、修改、删除、审核、关闭单据时，只能对单据制单人有权限的单据进行操作；弃审对单据审核人有权限的单据进行操作；打开对单据关闭人有权限的单据进行操作；变更不控制操作员数据权限，仅判断当前操作员是否有变更功能权限和其他几项数据的录入权限。 检查供应商权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的供应商及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的供应商。 检查业务员权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的业务员及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的业务员。 检查金额审核权限：打勾选择。如检查，则订单审核时检查当前订单总金额与当前操作员采购限额，在【企业门户－控制台－基础信息－数据权限－金额分配权限－采购订单级别】设置当前操作员的采购限额。 订单金额≤采购限额保存成功，将当前操作员信息写入订单，订单状态变为已审核。 订单金额＞采购限额，提示“对不起，您的订单审核上限为××××元，您不能审核XXX号单据。”【业务规则】 单据查询（查询、定位）：功能权限＋数据权限，单据上任一数据无权限则整张单据不能查询。 单据编辑（录入、修改）：功能权限＋数据权限，只能参照有录入权限的档案。 单据编辑（变更）：功能权限＋数据权限（不含操作员数据权限），只能参照有录入权限的档案。 单据列表查询：功能权限＋数据权限，表头任一数据无权限则整张单据不显示；表体无权限的存货不显示，有权限的显示。 账表查询：功能权限＋数据权限，过滤时无查询权的数据不能参照、录入，表头任一数据无权限则整张单据不显示、统计；表体无权限的存货不显示、统计。 远程导出基础档案时，系统自动清除档案上的权限组信息，保证导入方对该档案可操作。132.4基础档案用户需要进行基础档案的设置。基础档案如有无法设置的栏目，是受系统参数的控制，请先到各产品的选项中设置。请参见《系统管理》手册。【菜单路径】确定基础档案的编码方案 系统管理－账套－新建账套－分类编码方案：确定基础档案的编码方案 企业门户－控制台－基础档案－基本信息－编码方案 设置－分类体系－存货分类、地区分类、供应商分类 设置－编码档案－部门、职员、供应商、存货档案、仓库档案、仓库存货对照表、收发类别、常用摘要、项目档案、计量单位 设置－其他设置－采购类型、付款条件、发运方式、结算方式、外币设置、非合理损耗类型 设置－自定义项2.5单据设置用户可以对《采购管理》的所有单据进行格式设置、编号设置。【菜单路径】格式设置： 设置－单据设计 企业门户－控制台－基础信息－单据设置－单据格式设置单据显示格式14单据打印格式单据编号设置 企业门户－控制台－基础信息－单据－单据编号设置2.6采购选项系统选项也称系统参数、业务处理控制参数，是指在企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的设置将决定用户使用系统的业务流程、业务模式、数据流向。用户在进行选项设置之前，一定要详细了解选项开关对业务处理流程的影响，并结合企业的实际业务需要进行设置。由于有些选项在日常业务开始后不能随意更改，用户最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。【菜单路径】设置－采购选项－业务及权限控制设置－采购选项－公共及参照控制设置－采购选项－采购预警和报警注意 在相关业务已开始后，最好不要随意修改采购选项。 在进行采购选项修改前，应确定系统相关功能没有使用，否则系统提示警告信息。2.6.1业务及权限控制15业务选项 普通业务必有订单：打勾选择，以订单为中心的普通采购业务。参见“必有订单业务模式”。 直运业务必有订单：显示《销售管理》选项，不可修改。在《销售管理》的【设置－选项－业务控制－是否有直运销售业务】、【设置－选项－直运销售必有订单】进行设置。参见“直运业务”。 受托代销业务必有订单：打勾选择，可随时修改。参见“受托代销业务”。 只有在建立账套时选择企业类型为“商业”的账套，而且在【设置－选项－业务及权限控制－启用受托代销】设置有受托代销业务时，才能选择此项。 启用受托代销：打勾选择。参见“受托代销业务”。 启用表示企业有受托代销业务，采购系统菜单中会出现有关受托代销的单据、受托代销结算功能、受托代销统计账表。 用户可以在《采购管理》设置，也可以在《库存管理》设置，在其中一个系统的设置，同时改变在另一个系统的选项。 是否允许超订单到货及入库：打勾选择，可随时修改。 如不允许，则参照订单生成到货单、入库单时，不可超订单数量。 如允许，可超订单数量，但不能超过订单数量入库上限，即订单数量*（1+入库上限），入库上限在存货档案中设置。 是否允许超计划订货：打勾选择，可随时修改。 如不允许，则参照采购计划生成采购订单时，累计订货量不可超过采购计划的核定订货量； 如允许，系统不控制。 入库单是否自动带入单价：单选，可随时更改。只有在《采购管理》不与《库存管理》集成使用，即采购入库单在《采购管理》填制时可设置。参见“取价方式”。 手工录入：用户直接录入。 参考成本：取存货档案中的参考成本，可修改；若无则手工录入。 最新成本：取存货档案中的最新成本，可修改；若无则手工录入。 订单\到货单\发票单价录入方式：单选，可随时更改。 手工录入：用户直接录入。16 取自供应商存货价格表价格：带入无税单价、含税单价、税率，可修改；若无则手工录入。 最新价格：系统自动取最新的订单、到货单、发票上的价格，包括无税单价、含税单价、税率，可修改。取价规则参见历史交易价参照设置。 历史交易价参照设置：填制单据时可参照的存货价格，最新价格的来源也为此设置，可随时更改。 来源：单选，选择内容为订单、到货单、发票。用户可选择在业务中作为价格基准的单据，在参照历史交易价和取最新价格时取该单据的价格。 是否按供应商取价：打勾选择。选中则按照当前单据的客户带入历史交易价。按照供应商取价能够更加精确地反映交易价，因为同一种存货，从不同供应商取得的进价可能有所差异。 显示最近（）次历史交易价记录：录入，默认为10次。 最高进价控制口令：录入，系统默认为“system”，可修改，可为空。参见“最高进价控制”。 设置口令，则在填制采购单据时，如货物本币无税单价高于最高进价（存货档案），系统提示，并要求输入控制口令，口令不正确不能保存采购单据。 不设置口令，则在填制采购单据时，如货物本币无税单价高于最高进价，系统提示，不需输口令，确定后即可保存。 修改税额时是否改变税率：打勾选择，默认为不选中。税额一般不用修改，在特定情况下，如系统和手工计算的税额相差几分钱，用户可以调整税额尾差。参见“价税管理”。 若选择是，则税额变动反算税率，不进行容差控制。 若选择否，则税额变动不反算税率，在调整税额尾差（单行）、保存单据（合计）时，系统检查是否超过容差： 超过则不允许修改。 未超过则允许修改。当不选中上选项时，要进行税额的容差控制，必填以下两项。 单行容差：录入，默认为.06。修改税额超过容差时，系统提示，取消修改，恢复原税额。17 合计容差：录入，默认为.36。保存单据超过合计容差时，系统提示，返回单据。提示 税额变动时，根据“无税金额×税率－税额”是否大于设置的容差数值进行判断。大于时，提示“输入的税额变化超过容差”；小于时，不需要提示。 单行容差根据表体无税金额、税额、税率计算；合计容差根据无税金额合计、税额合计、表头税率计算。 若单据表体存在多种税率，则系统不进行合计容差控制。结算选项 商业版费用是否分摊到入库成本：打勾选择，根据商业企业的特殊需求，由用户来决定采购费用是否要分摊到存货成本中。只有商业版可选，工业版置灰。 如选中，则可以进行费用折扣分摊。 如未选中，则不能使用分摊功能，手工结算时费用记录不能分摊到入库单记录，费用折扣结算时运费发票记录不能与采购入库单记录、存货结算。权限控制对《采购管理》是否进行以上档案的数据权限控制进行设置，参见“权限管理”。2.6.2公共及参照控制 本系统启用的会计月、启用日期：根据《采购管理》的启用月和会计月的第一日带入，不可修改。公共选项 供应商是否分类：打勾选择。显示建立账套时的设置，不可修改。 存货是否分类：打勾选择。显示建立账套时的设置，不可修改。18远程应用：《库存管理》、《采购管理》、《销售管理》、《应付款管理》、《应收款管理》共用，即在一个系统中改变设置，在其他四个系统中也同时更改。参见“采购远程”。 启用远程：默认为否，可随时修改。有远程应用时，可设置远程标识号，可执行远程应用功能。 远程标识号：标识号可设定为两位，最大为99，可随时修改。指总部及各分支机构之间分配的唯一标识号，此编号必须唯一，以保证数据传递接收时不重号。 专用发票默认税率：录入，必填，默认为17，可修改。用户填制采购单据时自动带入采购单据（订单、到货单、专用发票）的表头税率，可修改。普通发票的表头税率默认为0；运费发票的表头税率默认为7。参见“价税管理”。参照控制的模糊参照方式，可以在录入、查询单据时快速地过滤出您想要的供应商、勾选择。。上五项只能选择其中一项。，则可以位栏目，录入参照内容，点击参照按钮，系统根据参照控制选项，显示符公司入全称。部分内容相符，如-北京市-。，可以参照所有供应商档案。选择不同存货等方面的档案资料。 基于基串精确匹配：打 基于基串向后匹配：打勾选择。 基于基串向前匹配：打勾选择。 基于基串前后模糊匹配：打勾选择 查询全部不做模糊匹配：打勾选择，以 单据录入过程中参照存货时允许选择多条存货：打勾选择。选中此项在参照存货档案时选择多条存货档案。应用举例在供货单合条件的供应商档案。供应商名称：北京市北天 基于基串精确匹配：必须录 基于基串向后匹配：必须与字串的左侧 基于基串向前匹配：必须与字串的右侧部分内容相符，如-公司-。 基于基串前后模糊匹配：可以录入字串的任一内容，如-北-。 查询全部不做模糊匹配：不使用带参参照，输入的参照内容无效192.6.3采购预警和报警采购预警设置 自动进行采购订单预警和报警：打勾选择，默认为不选。 如选择，有需预警、报警的记录时，登录《采购管理》时弹出预警和报警录入天数，默认值为0；为空时，表示不对临近记录进行预警。当前日：订单数量＞累计到货数量且计划到货日期－当前日期2.7以保证其数据的连贯性。初次使用时，应先输入《采购管理》。如果系统中已有上年的数据，在使用【结转上年】后，上年度采购数账。《采购管理》时，没有取得供货单位的采购发票，而不算的入库单输入系统，以便取得发票后进行采购结算。单后统，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算。窗口。 如不选择，不弹出窗口，但用户可查询“采购订单预警和报警表”。 提前预警天数： 提前预警的订单记录：订单数量＞累计到货数量且0≤计划到货日期－期≤提前预警天数 逾期报警天数：录入天数，默认值为空。为空时，表示不对过期记录进行报警。 逾期报警的订单记录＜0且当前日期－计划到货日期≥逾期报警天数。期初数据账簿都应有期初数据，的期初数据据自动结转本年。期初记账是将采购期初数据记入有关采购账；期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以后月份的单据，在【月末结账】功能中记入有关采购账。期初数据包括： 期初暂估入库：将启用能进行采购结 期初在途存货：将启用《采购管理》时，已取得供货单位的采购发票，但货物没有入库，而不能进行采购结算的发票输入系统，以便货物入库填制入库进行采购结算。 期初受托代销商品：将启用《采购管理》时，没有与供货单位结算完的受托代销商品数据输入系【菜单路径】业务－入库－采购入库单、红字入库单：期初暂估入库单20业务－入库－受托代销入库单、红字受托代销入库单：期初受托代销入库单业务－发票-采购发票（蓝字、红字）：期初在途存货【后，进入相应菜单界面，输入期初单据。期初记账界面。击〖取消记账〗，系统将期初记账数据设置为未期日期与启用自然日期不同，系统启用日期为当前会计月的第一天，期了采购结算。2.8【操作流程】1、进入【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框。账，将所选各月采购单据按只有在当前会计月所有工作全部完成的前提才能进行月末结账，否则会遗漏某些业务。最后月份的《采购管理》入库单、采购发票不可修改、删除。设置－采购期初记账操作流程】1、《采购管理》启用2、进入采购3、单击〖记账〗，则系统开始记账。4、记账后，如取消记账，则单初记账状态。【业务规则】 没有期初数据时，也可以期初记账，然后输入日常采购单据。 系统启用初数据以系统启用日期为准，启用日期以前的数据为期初数据。 以下情况不能取消记账： 《采购管理》已进行【月末结账】。 《采购管理》已经进行 《存货核算》已进行期初记账。月末结账月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。2、选择结账的月份，必须连续选择，否则不允许结账。3、用鼠标单击〖记账〗按钮，计算机自动进行月末结会计期间分月记入有关账表中。4、月末结账后，可逐月取消结账，选中已结账最后月份，单击〖取消记账〗，则取消该月的月末结账。注意 结账前用户应检查本会计月工作是否已全部完成，下， 月末结账之前一定要进行数据备份，否则数据一旦发生错误，将造成无法挽回的后果。 没有期初记账，将不允许月末结账。 不允许跳月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账；不允许跳月取消月末结账，只能从一个月逐月取消。 上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。 月末结账后，已结账21【集成使用】 《采购管理》月末结账后，才能进行《库存管理》、《存货核算》、《应付款管理》的月末结账。人员，要求他们的系统取消月末结账。企业是持续经营的,因此企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年度账时，就需要将上年度中账套的余额及其他信息结转到新年度账中。【菜上年度12月份会计月结账后，才能结转上年度数据。行【结转上年】操作，否 结转上年后，转入的数据为期初数据，用户需进行期初记账。 如果《采购管理》要取消月末结账，必须先通知《库存管理》、《存货核算》、《应付款管理》的操作 如果《库存管理》、《存货核算》、《应付款管理》的任何一个系统不能取消月末结账，那么也不能取消《采购管理》的月末结账。2.9结转上年一般情况下，末，启用新年结转上年是将上年的基础数据和各种单据的数据转入本年度账套中，起承上启下的作用。如果系统中没有上年度的数据，将不能进行结转。结转上年操作在服务器上的《系统管理》进行，具体操作说明参见《系统管理》手册。单路径】 服务器：系统管理－年度账－结转上年数据注意 第一次使用《采购管理》，或没有上年数据时，不用使用此功能。 只有 只有在上一会计年度所有工作全部完成并准确无误的前提下，才能进则会造成结转到本会计年度的数据不正确。 只有上年度与本年度存货编码完全相同的存货才能结转。上年与新年度不对应的存货编码，其数据将不结转。22第3章用户在使用产品时，应该了解单据、单据列表、以提高操作准确性和操作速度。常用操作包括以下内容： 单据常用栏目：单据表头、表体的常用栏目说明。 单据状态：不需审核的单据、需要关闭的单据。 单据操作：日常单据的常用操作。 单据列表操作：单据列表的常用操作。 账表操作：账表的常用操作。3.1单据常用栏目3.1.1单据表头栏目 业务类型：手工新增时选择；参照生单时带入，不可修改。 只有设置相关业务时，才可以选择相关的业务类型，如受托代销。 有表体记录时，不可修改；只能在清空表体记录后才可修改。 请购单：选择，非必填。不选时，可混输普通存货、受托代销存货。 普通采购：表体上只能填写外购且非受托属性的存货。 受托采购：表体上只能填写外购且受托属性的存货。 采购订单：选择，非必填。不选时，可混输普通存货、受托代销存货。 普通采购：表体上只能填写外购且非受托属性的存货。 受托采购：表体上只能填写外购且受托属性的存货。 直运：直运采购的采购订单，只能参照直运销售订单生成，不可手工填制。 到货单：选择，必填。 普通采购：表体上只能填写外购且非受托属性的存货。 受托采购：表体上只能填写外购且受托属性的存货。 采购入库单只有普通、受托两种类型，且单据分开处理，只能填写、参照对应业务类型的采购订单、到货单，没有业务类型的采购订单只能参照订单上对应属性的存货。 采购发票有普通采购、受托采购、直运三种业务类型，必填。 受托发票只能根据受托结算生成，不能新增。 新增发票只能选择普通采购、直运两种业务类型。账表的常用操作，并经常练习，23 运费发票只有普通采购类型。 采购类型：录入或参照，可为空。默认为采购类型设置的默认值，可修改。 单据号：录入或自动生成，必填。用户可以设定单据生成规则，同一类型的单据号保证唯一性。参见《系统管理》手册。 单据日期：录入或参照，必填。 默认值为当前业务日期，即进入系统时输入的操任意日期。期必须输入大于等于当前会计月第一天的日期，可以期。应商，或用键盘直接输入供及业务员未录入，则将分管部门、专营业务改。已停用，不可参照录入，不可用于新增单据；但以做完，可以进行单据、账表查询。 查供应商权限］，则填制单据时只能参照录入有权限的供应商。参照，可为空，参照内容为部门档案。入部门，确定 输入业务员，，可修改。，但可，则填制单据时只能参照录入有权限的业务员。 作日期，可修改为 参照日历；录入必须符合日期格式，即“yyyy-mm-dd”。 入库单、发票的单据日录入本月及以后任意日 供货单位：录入或参照，必填。 用鼠标单击〖参照〗按钮或按F2键，选择一个供应商，确定后按［Enter］键。 供应商确定后，如该单据的部门员自动带入到部门、业务员栏，可修 停用日期不为空的供应商为老业务可设置［检 部门：录入或 单击〖参照〗按钮或按F2键，选择一个部门，或用键盘直接输后按［Enter］键。 若部门分级，只能录入最末级的部门。 若先输入供应商，则系统自动带入供应商档案中的分管部门，可修改。 设置［检查部门权限］，则填制单据时只能参照录入有权限的部门。业务员：录入或参照，可为空，参照内容为职员档案。 确定后按［Enter］键。单击〖参照〗按钮或按F2键，选择一个业务员，或用键盘直接 若先输入供应商，则系统自动带入供应商档案中的专营业务员 若先输入部门再参照职员档案，则只能参照该部门的业务员手工录入其他业务员。 设置［检查业务员权限］ 运输方式：录入或参照，可为空，默认为供应商档案中的到货方式，可修改。由用户定义的货物运输方式，如空运、路运等。 到货地址：录入或参照，可为空，默认为供应商档案中的到货地址，可修改。付款条件：录入或参照，可为空，默认为供应商档案中的付款条件，可修改。付款条件的信用天数从发票日期计算，而不是从受订日期计算。运费：录入，可为空，本单位付给供应商的运费。订金：录入，可为空，本单位预付给供应商的订金。24 外币名称：录入或参照，必填，默认为本位币（一般为人民币），可修改。限，可修改。内容为常用摘要，可手工录入常用摘要中不 限］，则查询、修改、删除、审核、关闭单据时，只能对单据制单人有权单据进行操作；打开对单据关闭人有权限的单几项3.1.2货时，只能参照存货档案中具有“外购”属性的存货。在开票时可以没有数量，只有增单据；但老权限的存货。 表体中已录入数据，币种也可修改。 改变币种时，汇率根据外币设置带入，原币价格不变，反算本币价格。 汇率：根据【外币设置】带入，可修改。 税率：必填，0≤税率＜100。 订单、到货单、专用发票的表头税率，根据［专用发票默认税率］带入，可修改。 普通采购发票的表头税率默认为0，可修改。 运费发票的表头税率默认为7 备注：录入或参照，可为空，参照存在的内容。 表头自定义项：为满足业务需要，用户可自定义表头自定义项。 制单人：新增或修改单据保存时，系统带入当前操作员。 变更人：变更时，自动带入当前操作员。 审核人：审核时，自动带入当前操作员。记账人：记账时，自动带入当前操作员。参见《应付款管理》帮助。 关闭人：关闭时，自动带入当前操作员。注意 设置［检查操作员权的单据进行操作；弃审对单据审核人有权限的据进行操作；变更不控制操作员数据权限，仅判断当前操作员是否有变更功能权限和其他数据的录入权限。单据表体栏目 存货编码：录入或参照，必填，参照内容为存货档案。 根据存货编码，系统带入存货名称、规格型号、存货自定义项、主计量、单位、换算率等栏目。 采购单据参照存 采购发票可以参照“应税劳务”的存货，用于采购发票上的运费费用、包装费等采购费用。 采购发票可以参照设置“是否折扣”的存货，金额，或者在蓝字发票中开成负数。 同一张单据上可以有相同的存货及自由项。 停用日期不为空的存货为已停用，不可参照录入，不可用于新业务可以做完，可以进行单据、账表查询。 设置［检查存货权限］，则填制单据时只能参照录入有25 存货自由项：录入或参照，可为空。 存货自定义项：根据存货编码带入，不可修改。计量，数量必填；换算率、单位、件数不可编辑。可以填写其中一项，系统根据换算率自动计算另一项；可以改变单、换算率（存货档案默认换算率）；根据新换算率、件数反算数量。可以不输入数量、，只输入金额。 原币单价、原币含税单价、原币金额、原币价税合计：录入或反算，必填。 单价指无税单价、金额指无税金额。 税率：录入或带入，必填，0≤税率＜100。 取值方式为［手工录入］时，表体取表头的税率，可修改。取供应商存货价格表的的税率；同一种存货在同一张单据中也允许有不同的、专用发票的税额＝无税金额*税率%。 其中原币价格为表头币种的价格，本币价格为本位币（一般为人民币）的价格。 主计量、换算率、单位（辅计量）、数量、件数（辅数量）： 录入数量或件数，必填，大于0。 无换算率的存货：系统带入主 固定换算率的存货：系统带入主计量、单位（采购默认单位）、换算率；数量、件数位，系统根据新换算率、件数反算数量。 浮动换算率的存货：系统带入主计量、单位数量、件数可以填写其中一项，系统根据换算率自动计算另一项；可以改变换算率，系统 蓝字单据（不包括发票），存货的数量、件数必须大于零。 红字单据（不包括发票），存货的数量、件数必须小于零。 在一张发票中可以同时输入正负数量的商品，但蓝字发票的总金额不能小于0；红字不能大于0。 单价采购发票可输入折扣类存货，折扣类存货价格有关栏目参见“价税管理” 原币单价、原币含税单价根据［取价方式］带入，可修改，不能为负数。普通发票、运费发票中的“单价”栏目为含税单价、“金额”栏目为价税合计。 取值方式为［最新价格］时，表体取最新价格的税率，没有的取表头税率，可修改。 取值方式为［取自供应商存货价格表价格］时，表体税率，没有的取表头税率，可修改。 一张单据中允许有不同税率。 税额：录入或反算，必填。税额＝原币金额*税率%。 采购订单、到货单 普通发票、运费发票的税额＝价税合计*税率%外币有关栏目参见“外币业务” 本币单价（无税）、本币金额（无税）、本币税额、本币价格合计：录入或反算，有外币业务的，需要在【单据设计】增加本币价格栏目。 原输入的单价、金额等都视作原币，汇率改变时，系统自动重算本币。26 用户输入其中一个价格时，系统根据业务规则计算其他价格（本币、原币）。义表体自定义项。自动带入该项3.2 3.2.1有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。有：采购到货单（到货退回单）、采购发票、采购核。5、已审核、已执购订单。 自定义项（表体）：为满足业务需要，用户可自定 项目大类编码：录入或参照，参照内容为项目档案。录入项目，目所属的项目大类。 项目大类：根据项目大类编码带入，不可修改。 项目编码：录入或参照，参照内容为项目档案。 项目：根据项目编码带入，不可修改。单据状态根据单据的状态，可以将单据分为：不需审核的单据 需要关闭的单据不需审核的单据不需审核的单据：保存单据即为下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不可修改、删除。在《采购管理》中不需审核的单据结算单、期初暂估入库单、期初发票、期初受托代销入库单；未与《库存管理》集成使用时，《采购管理》的采购入库单不需审【操作流程】1、进入单据查询界面。2、点击〖增加〗，进入单据录入状态。3、输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。4、填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。、在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据查询界面；如未保存退出，系统提示“此单据尚未保存，确定退出吗？”如选择是，则不保存单据退出；否则返回录入界面。6、保存单据，单据可以修改、删除。3.2.2需要关闭的单据有些单据可以关闭单据，从业务上可分为五种状态：录入、未审核行、关闭。需要关闭的单据：采购请购单、采【单据流程】27【操作流程】1、进入单据查询界面。2、点击〖增加〗，进入单据录入状态。3、输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。4、填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。5、在单据保存前，可出当前界面，则系统提以放弃当前单据，返.
