用友ERP-U8普及版UFO报表使用手册用友软件股份有限公司二零零五年九月第一章系统介绍2第1章1.1UFO报表简介UFO报表是用友软件股份有限公司开发的电子表格软件。UFO报表独立运行时，是用于处理日常办公事务。可以完成制作表格、数据运算、图形制作、打印等电子表的所有功能。该系统是在当今国际流行的计算机操作平台---Windows下运行的管理型软件，继承了Windows的多任务、多媒体、电子邮件、网络通讯等特性，更加丰富了工资管理的功能，给客户以全新的感受。UFO报表采用面向对象的开发思想。严格地以客观对象为处理目标，彻底摆脱结构划分的弊端，使得财务人员操作起来，更自然，更方便，更适合他们的思维方式。只要掌握Windows的基本操作，就可以操作报表管理软件。UFO报表与帐务系统同时运行时，作为通用财经报表系统使用，适用于各行业的财务、会计、人事、计划、统计、税务、物资等部门。自1990年问世以来，UFO报表（DOS版）获得了财经领域和计算机界的多个奖项。1995年，用友UFO电子表被中国软件行业协会评为“1995年度优秀软件产品”，同年11月用友软件获《计算机世界》报财务软件调查和评测总分第一名。目前，UFO报表已在工业、商业、交通业、服务业、金融保险业、房地产与建筑业、行政事业等各行业得到了推广和应用。1.2UFO报表的主要功能UFO报表与其它电子表格的最大区别在于它是真正的三维立体表，在此基础上提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。UFO报表的主要功能有： 文件管理功能 格式管理功能 数据处理功能 图形功能 丰富的打印功能 强大的二次开发功能 支持多窗口操作第一章系统介绍3 操作更加灵活 易学易用 更加强大的数据处理功能间信息交流功能表模板1.2.1UF件、打开已有的文件、保存文件、备份文件的文件管理功能，并且器，以类似windows资源管理器的风格，将UF式设计功能。如设置表尺寸、画表格线（包括斜线）、调整行高列1.2.3数据处理功能UF理大量不同的表页，能将多达99,999张具有相同格式的报表资料1.2.4图形功能UF的图形分析功能，可以很方便地进行图形数据组织，制作包括直方图、1.2.5丰富的打印功能 提供数据接口 便捷的应用程序 提供应用查询服务 图文混排 注册管理 提供行业报文件管理功能O报表提供了创建新文能够进行不同文件格式的转换。UFO报表的文件可以转换为ACCESS文件、MSEXCEL文件、LOTUS1-2-3文件、文本文件、DBASE文件、XML格式文件、HTML格式文件。上述文件格式的文件也可转换为UFO报表文件。另外V8.51版本增加了文件管理器。文件管理UFO的文件统一管理，同时支持按预先设置的邮件地址将相应文件发送到对应邮件地址1.2.2格式管理功能O报表提供了丰富的格宽、设置字体和颜色等，可以制作符合各种要求的报表。并且内置了11种套用格式和21个行业的标准财务报表模板，可以轻轻松松制表。O报表以固定的格式管统一在一个报表文件中管理，并且在每张表页之间建立有机的联系。提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能；提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式；提供了种类丰富的函数，可以从《账务》《应收》《应付》《工资》《固定资产》《销售》《采购》《库存》等用友产品中提取数据，生成财务报表。O报表提供了很强立体图、圆饼图、折线图等10种图式的分析图表。可以编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色等，并打印输出图表。第一章系统介绍4所见即所得：屏幕显示内容和位置与打印效果一致。打印预览功能：随时观看报表或图形的打印效果。首页尾页功能：自动重复打印报表的表头和表尾。自动分页功能：根据纸张大小和页面设置，对普通报表和超宽表自动分页。强制分页功能：可以根据用户需要进行强制分页。全表打印功能：可以连续打印多张表页。缩放打印功能：可以在0.3到3倍之间缩放打印。控制打印方向、打印品质：可以横向或纵向打印。1.2.6强大的二次开发功能提供批命令和自定义菜单，自动记录命令窗中输入的多个命令，可将有规律性的操作过程编制成批命令文件。提供了Windows风格的自定义菜单，综合利用批命令，可以在短时间内开发出本企业的专用系统。1.2.7支持多窗口操作采用亲切友好的图形界面，界面设计和操作流程符合windows习惯，使用过Windows的用户将很容易掌握UFO报表操作。支持多个窗口同时显示和处理，可同时打开的文件和图形窗口多达40个，并有拆分窗口功能，可以将报表拆分为多个窗格，便于同时显示报表的不同部分。1.2.8操作更加灵活针对不同使用水平的用户，提供了菜单操作、命令窗操作和批命令操作三种操作方式，并且可把命令行中的命令记录下来，自动形成批命令文件。可以显示或隐藏屏幕部件，改变窗口的显示方式和显示比例，界面设计更加合理、美观。1.2.9易学易用提供21个行业的标准财务报表模板和11种套用格式，并且支持自定义模板功能，可轻松生成复杂报表。支持全程交互式操作，定义函数、报表汇总等复杂功能，提供导航式操作。提供上下文相关帮助，在任何状态下，都可以得到与当前操作相关的帮助信息。1.2.10更加强大的数据处理功能数据量增大,一个UFO报表能同时容纳99,999张表页,每张表页可容纳9999行*255列.支持绝对计算公式和相对计算公式,支持单值表达式和多值表达式,并可以分类打印各类公式及数据状态下的内容,支持对数据的立体透视,并且可以保存透视结果.新增自动求和,调整表页的行高列宽功能。1.2.11提供数据接口第一章系统介绍5可直接打开多种文件格式的文件，如文本文件、DBASE数据库文件、ACCSE文件、MSEXCEL文件和LOTUS1-2-3（4.0版）文件。UFO报表文件也可以方便地转换为文本文件、DBASE数据库文件、ACCSE文件、MSEXCEL文件和LOTUS1-2-3（4.0版）文件。UFO报表还可以把文本文件、DBASE数据库文件和SQL数据库文件的数据直接取到当前报表中，进行数据处理。提供同其他财务软件文件转换接口（文件的导入及导出）功能。1.2.12便捷的应用程序间信息交流功能UFO报表采用OLE技术，使UFO报表与支持此技术的应用程序（如Microsoftoffice）之间实现信息共享，将选定的信息以对象的形式嵌入UFO报表中。方便用户实现信息共享及更新，可以在UFO报表中插入其它应用程序创建的信息如：MicrosoftExcel电子表格、图表等，而UFO报表也可以嵌入其它应用程序中。使工作更加直观，简单。1.2.13提供应用查询服务为用户提供了应用服务的查询功能，同时应用查询服务提供的函数架起了UFO报表系统和用友软件股份公司的其他业务应用模型（用友公司的总账系统、工资系统等）之间数据传递的桥梁。一旦安装了这些系统，UFO报表可以将它们提供的函数加入到函数向导中。1.2.14图文混排将区域作图生成的图形以对象形式插入到报表中，当数据改变时可以不切换窗口观察到图形的变化，使图表更加直观，并提供对图表对象的预览及打印。1.2.15注册管理UFO报表的注册管理功能。首先您需要在用友“系统管理”中为操作员是否可以使用UFO报表进行授权，然后每次登录UFO报表时，系统将对操作员身份进行合法性判断，只有具有使用UFO报表权限的用户才能登录进入UFO报表主界面。即您可以对普通操作员设置是否能使用UFO报表的权限，并对其中的明细功能进行权限管理。1.2.16提供行业报表模板提供了21个行业的标准财务报表模板，包括最新的《现金流量表》，可以轻松生成复杂报表。提供自定义模板的新功能，可以根据本单位的实际需要定制模板。1.2.17提供联查明细帐功能提供在报表上联查明细账功能，用户可以通过此功能查询与报表数据相关帐务系统中的的明细帐来进行数据的查询分析。第一章系统介绍6第2章2.1什么是报表的格式状态和数据状态UFO报表将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。实现状态切换的是一个特别重要的按钮──“格式/数据”按钮，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。2.1.1格式状态在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下时，您所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。2.1.2数据状态在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。2.2单元单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。例如：D22表示第4列第22行的那个单元。单元有以下三种类型：2.2.1数值单元是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为-数据-时）输入。数值单元的内容可以是1.7*(10E-308)～1.7*(10E+308)之间的任何数（15位有效数字），数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省第一章系统介绍7为数值。2.2.2字符单元是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为-数据-时）输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。2.2.3表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样在格式状态下（格式/数据按钮显示为-格式-时）输入和修改，在数据状态下（格式/数据按钮显示为-数据-时）不允许修改。一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。【例2-1】：如图2-1为某单位的资产负债表，屏幕显示为格式下的情形。你下那所看到的没有数据的空表内容就是表样。点取“格式/数据”按钮切换到数据状态后，屏幕如图2-2，这时您可以看到表中显示的数据。这个资产负债表中的“年初数”和“期末数”两列所包含的单元就是数值单元。图2-1图2-22.3表页一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为-页标-。页标用-第1页-----第99999页-表示。第一章系统介绍82.4区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO报表中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。2.5组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO报表在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用-B2-、-B3-、或-B2:B3-表示。2.6报表的大小行数：1-9999(缺省值为50行)列数：1-255(缺省值为7列)行高：0-160毫米(缺省值为5毫米)列宽：0-220毫米(缺省值为26毫米)表页数:1-99,999页(缺省值为1页)2.7固定区和可变区固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减。有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。2.8关键字一个UFO报表的各个表页代表着不同的经济含义，例如主管单位把其30下属单位的利润表组成一个报表文件，每个单位的利润表占一张表页。为了在这30张表页中迅速找到特定单位有必要每张表页设置一个标记，例如把单位名称设为标记，这个标记就是关键字。第一章系统介绍9关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。UFO报表共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。 单位名称：字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称 单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号 年：数字型（1980～2099），该报表表页反映的年度 季：数字型（1～4），该报表表页反映的季度 月：数字型（1～12），该报表表页反映的月份 日：数字型（1～31），该报表表页反映的日期除此之外，UFO报表还有自定义关键字功能，当定义为“周”和“旬”时，有特殊意义，可以用于业务函数中代表取数日期，可从其他系统中提取数据。在实际工作中可以根据具体需要灵活运用这些关键字。2.9筛选筛选是在执行UFO报表的命令或函数时，根据用户指定的筛选条件，对报表中每一个表页或每一个可变行（列）进行判断，只处理符合筛选条件的表页或可变行（列）；不处理不符合筛选条件的表页或可变行（列）。筛选条件分为表页筛选条件和可变区筛选条件。表页筛选条件指定要处理的表页；可变区筛选条件指定要处理的可变行或可变列。筛选条件跟在命令、函数的后面，用“FOR<筛选条件>”来表示。2.10关联UFO报表中的数据有着特殊的经济含义，因此报表数据不是孤立存在的，一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在着这样或那样的经济关系或勾稽关系，要根据这种对应关系找到相关联的数据进行引用，就需要定义关联条件。UFO报表在多个报表之间操作时，主要通过关联条件来实现数据组织。关联条件跟在命令、函数的后面，用“RELATION<关联条件>”来表示。如果有筛选条件，则关联条件应跟在筛选条件的后面。2.11二维表和三维表确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中的任何位置的数据。第一章系统介绍10如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z轴）。这一叠表称为一个三维表。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表中的表间操作即称为“四维运算”。第一章系统介绍11第3章在使用UFO报表之前，先熟悉一下我们将要工作的环境。3.1窗口的组成UFO报表有3个重要窗口，系统窗口、报表窗口和图表窗口。启动UFO报表后启动的是系统窗口，此时窗口中没有打开文件。在【文件】菜单中点取【新建】命令，将出现报表窗口，在窗口中显示一个系统自动创建的名为“report1”的报表文件。屏幕如图3-1在[工具]菜单中点取[图表窗口]命令，将出现图表窗口，屏幕如图3-2图3-1图3-2系统窗口与报表窗口类似，下面我们主要说明报表窗口和图表窗口。3.1.1报表窗口的组成菜单栏显示报表菜单。UFO报表有3类菜单：系统菜单、报表菜单和图表菜单。1、系统菜单：2、报表菜单：3、图表菜单：第一章系统介绍12编辑栏用于编辑单元格的内容。如图编辑栏左侧的显示框为名字框，用于显示当前选中区域。在格式状态下时，只显示选中区域的名字；在数据状态下时，显示选中区域的名字和表页号。按钮用于定义单元公式；按钮表示放弃输入内容；按钮表示确认输入内容。当前单元中已有的内容将自动显示在右侧的编辑框中。工具栏工具栏分为常用工具栏和格式工具栏。点中工具栏中的图标可执行相应的命令。当鼠标移动到图标上并稍稍停留时，在图标下方显示此图标的简单提示，在状态栏中显示此图标能够完成的功能。用鼠标拖动工具栏可使工具栏位于屏幕的各个位置。例如：把鼠标移动到图标上时，出现提示“打开（Ctrl+O）”，在屏幕下方的状态栏中显示“打开一个已有的文件”。用鼠标拖动常用工具栏或状态工具栏可使其位于屏幕的各个位置。当把鼠标移动到工具栏窗口的四角上时，鼠标会变为形状或形状，此时拉动鼠标可以改变工具栏窗口的形状。常用工具栏：图标作用创建一个新的报表文件打开一个已有的文件打开模板保存文件打印预览，观看打印的实际效果第一章系统介绍13打印报表把选定内容剪切到剪贴板把选定内容复制到剪贴板把剪贴板的内容粘贴到指定区域录入关键字的值表页排序可变区排序组合单元区域画线联查明细账向右求和向下求和插入图表对象常用批命令打开或关闭命令窗提示信息日志在线帮助格式工具栏：图标作用字体字号选定区域内容的字体显示为粗体选定区域内容的字体显示为斜体选定区域内容的字体加下划线选定区域内容显示在单元格的左侧选定区域内容显示在单元格的中间第一章系统介绍14选定区域内容显示在单元格的右侧调整选定区域的行高调整选定区域的列宽给数值加分节符给数值加百分号给数值加常用货币符号增加小数位数减少小数位数全选钮全选钮在报表的左上角。点中全选钮之后，当前表页的所有单元全部被选中。行标和列标行标为按钮。用鼠标点中行标，可选中整行。在行标按钮上拖动鼠标可选中一个多行区域。行标与行标之间为行高调节区，鼠标移动到行标之间时，会变为形状，拖动鼠标可调整行高。当行高调整为0时，这一行被隐藏。把鼠标移动到有隐藏行的行标之间时，会变为形状，拖动鼠标可拉出隐藏的行。列标为按钮。用鼠标点中列标，可选中整列。在列标按钮上拖动鼠标可选中一个多列区域。列标与列标之间为列宽调节区，鼠标移动到列标之间时，会变为形状，拖动鼠标可调整列宽。当列宽调整为0时，这一列被隐藏。把鼠标移动到有隐藏列的列标之间时，会变为形状，拖动鼠标可拉出隐藏的列。格式/数据按钮点取-格式/数据-按钮可在格式状态和数据状态之间切换。页标和页标滚动钮点取-格式/数据-按钮进入数据状态，页标显示出来。页标是表页在报表中的序号，在表页的下方用-第1页-到-第99999页-表示。建一个新文件时默认只有一张表页，页标为-第1页-。页标为白色表示这张表页为当前表页，相应的页号显示在编辑栏中的名字框中。想要对某张表页进行操作，首先要点中它的页标，使它成为当前表页。当表页数较大时，所有的页标不可能同时显示。使用页标滚动钮可使要找表页的页标显示在屏幕上。使用页标滚动钮时，页标随之移动，当前表页不变。第一章系统介绍15水平滚动条和垂直滚动条水平滚动条的两端有两个按钮，按向左按钮可使屏幕显示表页左面的内容，按向右按钮可使屏幕显示表页右面的内容。水平滚动条中有一个滚动块，把鼠标放在滚动块上，按住主按钮拖动滚动块也可左右移动显示表页。在数据状态下，把鼠标移动到水平滚动条左端的竖条上，鼠标变为形状，拖动鼠标可以改变水平滚动条的长短。垂直滚动条的两端有两个按钮，按向上按钮可使屏幕显示表页上部的内容，按向下按钮可使屏幕显示表页下部的内容。垂直滚动条中有一个滚动块，把鼠标放在滚动块上，按住主按钮拖动滚动块也可上下移动显示表页。水平拆分钮和垂直拆分钮拆分钮分为“水平拆分钮”和“垂直拆分钮”，当鼠标放置在拆分钮上时会变为形状或形状，拖动鼠标可以将窗口拆分为多个子窗口。3.1.2图表窗口的组成图表窗口的组成与报表窗口类似，区别在于工作区和工具栏图标。图表工作区用于显示图表，工具栏图标用于图表的有关操作。工具栏图标作用打开一个已有的文件打印预览，观看打印的实际效果打印报表或图表显示上一个图形显示下一个图形显示第一个图形显示最后一个图形删除图形用上一组数据作图用下一组数据作图第一章系统介绍16定义数据组把图表格式改变为普通直方图把图表格式改变为求和直方图把图表格式改变为堆积直方图把图表格式改变为成组直方图把图表格式改变为立体直方图把图表格式改变为立体成组直方图把图表格式改变为普通折线图把图表格式改变为成组折线图把图表格式改变为圆饼图把图表格式改变为面积图3.2改变窗口的外观您可以选择窗口显示或不显示哪些部件，缩放窗口，改变窗口颜色等。3.2.1状态栏第一次启动UFO报表后，状态栏自动显示在屏幕底部。您可以关闭状态栏。以后启动UFO报表时，状态栏将保持上次关闭UFO报表时的状态。【操作步骤】点取[工具]菜单中的[状态栏]，可以看到在【状态栏】菜单前面有一个√，表示此时状态栏已显示。点取【状态栏菜单就可以】将隐藏状态栏。再一次点取[状态栏]菜单项，将显示状态栏。3.2.2工具栏第一次启动UFO报表后，工具栏自动显示在菜单栏下方。您可以用鼠标拖动工具栏，使它位于屏幕的不同位置，或者关闭工具栏。以后启动UFO报表时，工具栏将保持上次关闭UFO报表时的状态。【操作步骤】点取【工具】菜单，可以看到的【常用工具栏】与【格式工具栏】的菜单前都有一个√，表示此是工具栏已显示。点取【常用工具栏】或【格式工具栏】的菜单可以隐藏常用工具栏。再一次点取【工具】菜单中【常用工具栏】与【格式工具栏】的菜单，可以显示常用工具栏。第一章系统介绍173.2.3命令窗第一次启动UFO报表后，命令窗并不显示在屏幕上。点取工具栏中的命令窗图标，或者点取【文件】菜单中的【命令窗】，可以打开命令窗。命令窗显示在屏幕的底部，如图3-3。图3-3命令窗可以改变大小。把鼠标移动到命令窗的上线上，鼠标将变为形状，拖动鼠标可以改变命令窗的大小。再次点取工具栏中的〖命令窗〗图标，或者点取【文件】菜单中的【命令窗】，将关闭命令窗。再次启动UFO报表后，命令窗将保留上次关闭UFO报表时的状态。例如上次关闭UFO报表时命令为打开的窗，则再次启动UFO报表时将会自动打开命令窗。3.2.4命令窗的使用命令窗打开之后，可以在其中输入命令。一个命令输入它的前4个字母即可。例如APPEND命令可以书写为APPE。一个命令输入完毕之后，按回车执行该命令。在报表窗口中可以看到命令执行的过程。如果命令书写有误，将出现警告提示框。关闭提示框后，把输入点“I”移动到这条命令上，按F1键，将弹出有关此命令的帮助正文，在其中可以查到命令规范等内容。这一条命令执行完毕之后，命令窗中的输入点“I”自动移动到下一行的开始，等待输入下一条命令。UFO报表把执行过的所有的命令自动记录下来。当您需要重复执行某些命令时，只需将光标移动到以前曾经输入的命令行上，按回车即可执行该命令。执行完毕之后，可以看到这条命令再次出现在命令窗的最新位置上。同时按下<Ctrl>键和<Tab>键，可以使命令窗和报表窗口轮流成为当前窗口。第一章系统介绍183.3改变报表显示比例通过改变显示比例可以缩小或放大窗口的显示，窗口的内容只是改变了外观，实际大小并没有改变。【操作步骤】点击【工具】菜单中的【显示比例】，将弹出“显示比例”对话框。编辑框中输入30～900之间的整数。 注意如果输入的显示比例数字不符合规范，将出现提示框：“请输入一个在30和900之间的整数。”3.4改变报表的显示风格利用【显示风格】菜单，可以改变报表的外观：显示或隐藏行标和列标，按单元类型分颜色显示，或者改变网格的颜色。UFO报表的单元分为数值单元、字符单元、表样单元三种类型。在一般情况下，数值单元、字符单元和表样单元在显示时无法加以区分。设置【显示风格】后，数值单元的内容显示为兰色，字符单元的内容显示为紫色，表样单元的内容显示为绿色。根据不同的显示颜色，可以很容易把不同类型的单元区别开来。但单元内容实际的颜色并没有改变，只是改变了显示的颜色。【操作步骤】1、点取【工具】菜单中的【标准显示】，将弹出“显示风格”对话框如图3-4图3-42、点取对话框中的-隐藏行标-后，不显示行标；点取-隐藏列标-后，不显示列标。3、点取对话框中的-标准颜色-后，数值单元的内容显示为兰色，字符单元的颜色显示为紫色，表样单元的颜色显示为绿色。4、在-网格颜色-中列出了16种颜色，缺省为浅灰色。在其中选取颜色可以改变在格式状态下的网格显示颜色。5、要恢复原有设置，重复1、2、3、4步即可。第一章系统介绍19提示按F5键也可以调出“显示风格”对话框。 把“网格颜色”设为白色将不显示网格线。3.4.1拆分窗口当报表很大时，可以拆分窗口，以设置不滚动行（垂直拆分窗口）和不滚动列（水平拆分窗口）。点取【窗口】-【拆分窗口】菜单，可以自动在当前单元的位置拆分窗口。点取【窗口】-【撤消拆分窗口】菜单，可以取消拆分窗口，恢复正常。例如，把当前单元放在A3单元-单位-，选择【拆分窗口】，如下图用鼠标拖动“拆分钮”可以拆分到任何位置，将报表拆分为窗格。拆分钮分为“水平拆分钮”和“垂直拆分钮”。【操作步骤】1、指向垂直滚动条顶端和水平滚动条右端的拆分钮。2、当鼠标放置在拆分钮上时会变为形状或形状，拖动鼠标可以将窗口拆分为多个子窗口。如图3-5图3-53、当鼠标变为小手时请单击鼠标左键提示双击拆分框可取消拆分。 第一章系统介绍20第4章4.1启动和退出UFO报表4.1.1启动UFO报表成功安装UFO报表后,将在Windows开始菜单的“程序”组中自动加入一项“用友ERP-U8普及版”。点取此项后出现下级菜单，再点取其下级菜单中的“财务会计”中的“UFO报表”后可以启动UFO报表。4.1.2退出UFO报表下面的方法都可以退出UFO报表：点取【文件】菜单，在下拉菜单中点取【退出】，可以退出UFO报表。按[ALT+F4]键，可以退出UFO报表。点取屏幕右上角的〖关闭窗口〗按钮可退出UFO报表。4.1.3UFO报表的功能键[F1]帮助键：在任何状态下，显示帮助内容。在没有菜单项和对话框被激活时，按[F1]键弹出【帮助主题】窗口；在有菜单项和对话框被激活时，按[F1]键弹出与当前操作相关的帮助内容。[Alt]+菜单字母：用来选择菜单，激活菜单上的指定菜单项。[Tab]：在对话框中各个选项之间或在录入的数据项间正向转换。[Shift+Tab]：在对话框中各个选项之间或在录入的数据项间逆向转换。[Esc]：输入时，放弃已输入内容；在对话框时，等同于取消按钮。[PageUp]：第一章系统介绍21数据处理时，到上一屏。[PageDown]：数据处理时，到下一屏。[Home]：数据处理时，到本行的开始。[End]：数据处理时，到本行的末尾。[←Backspace]：删除当前光标前一个字符。[Del]：输入时，删除当前光标所在字符。如果输入项被全部选中则删除输入项全部内容。报表处理时，等同于【编辑】菜单中的【清除】菜单项。[Enter]：报表处理时，当前单元下移；在输入单元内容时，确认输入；在字处理窗口换行。对话框的确认键，数据录入的回车键。[空格键]：录入空字符。[←]：光标左移[→]：光标右移[↑]：光标上移[↓]：光标下移[Ctrl]+[PageUp]：报表处理时，翻到上一页。[Ctrl]+[PageDown]：报表处理时，翻到下一页。[Ctrl]+[Home]：第一章系统介绍22报表处理时，到当前表页的第一个单元；在字处理窗中，到第一行[Ctrl]+[End]：报表处理时，到当前表页的最后一个单元；在字处理窗中，到最后一行4.1.4UFO报表的命令快捷键您在熟练使用UFO报表之后,不用打开菜单,直接在键盘上按下列命令快捷键就可以完成相应操作。新建报表[Ctrl+N]打开报表[Ctrl+O]关闭报表或图表[Ctrl+F4]保存报表或图表[Ctrl+S]设置文件口令[Ctrl+R]打印[Ctrl+P]退出[Alt+F4]剪切[Ctrl+X]复制[Ctrl+C]粘贴[Ctrl+V]编辑单元公式[=]显示风格[F5]插入图表对象[Ctrl+F2]会计日历[F7]计算器[F9]4.2制作一个报表的流程4.2.1制作一个UFO报表的流程在以下步骤中，第一、二、四、七步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。第一步启动UFO报表，建立报表点取Windows开始菜单的“程序”组中“U8管理软件”后出现下级菜单，再点取其下级菜单中的“财务会计”中的“UFO报表”后可以启动UFO报表。启动UFO报表后，首先要创建一个报表。点取【文件】菜单中的【新建】命令，将自动创建一个空的报表文件，文件名显示在标题栏第一章系统介绍23中，为“report1”。这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时用自己的文件名给这张报表命名。第二步设计报表的格式报表的的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。可能包括以下操作： 设置表尺寸：即设定报表的行数和列数。 定义行高和列宽。 画表格线。 设置单元属性：把固定内容的单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等定为表样单元；把需要输入数字的单元定为数值单元；把需要输入字符的单元定义为字符单元；设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。 定义组合单元：即把几个相邻单元合并成一个使用。 设置可变区：即确定可变区在表页上的位置和大小。（根据实际情况而定） 确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月、日等。 设计好报表格式之后，可以输入表样单元的内容，如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等。如果需要一个标准的财务报表如资产负债表等，可以利用UFO报表提供的财务报表模板自动生成标准财务报表。UFO报表还提供了11种套用格式，可以选择与报表要求相近的套用格式，再进行一些必要的更改即可。第三步定义各类公式UFO报表有三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式，公式定义在格式状态下进行。 单元公式：定义了报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入“=”就可直接定义计算公式，所以称之为单元公式。 审核公式：用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确，需要用【审核公式】菜单项定义。 舍位平衡公式：用于报表数据进行进位或小数位取整时调整数据，避免破坏原数据平衡，需要用【舍位平衡公式】菜单项定义。第四步报表数据处理报表格式和报表中各类公式定义好之后，就可以录入数据并进行处理了。报表数据处理在数据状态下进行。可能包括以下操作： 因为新建报表只有一张表页，需要追加多个表页。 如果报表中定义了关键字，则录入每张表页上关键字的值。 在数值单元或字符单元录入相应数据。第一章系统介绍24 如果报表中有可变区，可变区初始只有一行或一列，需要追加可变行或可变列，并在可变行或可变列中录入数据。 随着数据的录入，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果。如果报表有审核公式和舍位平衡公式，则执行审核和舍位平衡。需要的话，做报表汇总和合并报表。第五步报表图形处理选取报表数据后可以制作各种图形，如直方图、圆饼图、折线图、面积图、立体图。图形可随意移动；图形的标题、数据组可以按照要求设置，并可以打印输出。第六步打印报表可控制打印方向，横向或纵向打印；可控制行列打印顺序；不但可也设置页眉和页脚，还可以设置财务报表的页首和页尾；可缩放打印；利用打印预览可观看打印效果。第七步退出UFO报表所有操作进行完毕后，不要忘记保存报表文件。保存后可以退出UFO报表系统。如果忘记保存文件，UFO报表在退出前将提醒您保存文件。4.3设计一个固定表在UFO表中，一个表文件其实就是一个特殊的文件夹，在这个文件夹中，有一个样板专门用来存放表的格式，这个样板建立后，就可以根据它作出众多格式相同，但内容不同的报表，这些报表则用来存放那些反映经济业务的数据。样板和一般的数据表的最直观的区别在于窗口左下角的“格式/数据”按钮的状态，如果按钮为“格式”，则表明当前表示样板；如果按钮为“数据”，则表明当前表是数据表。可以通过点击该按钮在样板和一般数据表之间进行切换。下面我们将制作一个具体的报表，如图4-1。为了初步了解UFO报表制作报表的过程，请您按照下面步骤一步一步操作。图4-1第一步创建报表文件点取【文件】菜单中的【新建】命令，将自动创建一个空的报表，并进入格式状态。文件名显示在标题栏中为“report1”。第二步设置表尺寸第一章系统介绍25点取【格式】菜单中的【表尺寸】，将弹出对话框如图4-2。在“行数”框中输入“8”，在“列数”框中输入“7”，点取“确认”按钮。第三步画表格线选取A3:F7区域，点取【格式】菜单中的【区域画线】，将对话框如图4-3图4-2图4-3在对话框中点取“确认”按钮。报表窗口如图4-4。图4-4第四步设置组合单元选取B1:E1区域，点取【格式】菜单中的【组合单元】，将弹出下面对话框，在对话框中点取“整体组合”按钮。如图4-5所示。图4-5按照相同步骤，分别把B3:C3、D3:E3、F3:F4区域设置为组合单元。完成之后，报表窗口如图4-6第一章系统介绍26图4-6第五步设置单元属性选取B5:F7区域，点取【格式】菜单中的【单元属性】，将弹出对话框如图4-7在“单元类型”中选中“数值”，在“格式”中选“逗号”和“小数位数”。选取A3单元，点取【格式】菜单中的【单元属性】，弹出“单元属性”对话框，选择[边框]页签，单击下边框，设为空。提示：小数位的控制可通过格式工具栏中的增减数位按钮实现。设置完成后，选取组合单元B1:E1，点取【格式】菜单中的【单元属性】，选择[字体图案]页签，如图4-8。图4-7图4-8在“字号”框中选“16”，在“背景色”框中选黄色，在[对齐]页签中旋水平方向“居中”和垂直方向“居中”，按同样操作，分别把A3:A7、B3:F4的单元风格设置.
