知识点：

部门档案及职位设置

问题描述：

部门档案和职位档案的设置流程介绍

问题步骤：

部门档案作为基础的档案资料，在整个系统中使用最频繁，涉及到财务、供应链等业务单据，如采购订单、采购发票等单据；固定资产系统中的卡片上；基础档案中的人员档案需对应所在部门，等等，因此必须维护好。

职位档案，是针对部门下的详细岗位介绍，在人事管理和管控过程中有一定的作用。

下面介绍下部门档案及职位档案是如何设置的。

部门档案

Ø 部门编码规则

在建立部门档案初始，必须根据企业自身的部门情况，确定好部门编码，进入【基础设置】-【基本信息】-【编码方案】，维护好。

注意：设置后一旦使用，则无法调整。

Ø 部门档案建立

根据是否启用了人事模块，可区分如下：

l 未启用人事模块情况下：

增加部门档案，可进入【基础设置】-【基础档案】-【机构人员】-【部门档案】，进行增加维护，按照设定的部门编码维护一级和二级明细，必须先设置上级部门，才能设置下级部门。

如：编码规则为 第一级次1位，第二级次2位；

此时先设置一级部门1 车间部，在设置二级部门 102一车间；依次类推。

l 启用了人事管理

启用人事管理模块后，此时进入【人事管理】-【机构设置】-【机构设置】中，进行增加部门档案，此时维护的信息自动同步到基础档案中的部门档案中。

Ø 部门撤销

与之前部门档案建立相同；未启用人事管理，部门档案撤销，进入【基础设置】-【基础档案】-【机构人员】-【部门档案】，点击撤销并维护对应替换的部门即可。启用了人事管理，此时进入【人事管理】-【机构设置】-【机构设置】，点击“撤销”，选择替换的部门，在输入撤销日期。

撤销后，部门档案的撤销日期会更新，新的业务不能在选择此部门信息，也可以反撤销操作。

反撤销操作，需勾选下方“包含撤销部门和职位”显示已撤销部门，此时点击对应需要反撤销的档案，点击“反撤销”即可。

撤销后，部门档案所属人员档案记录会自动调整为新的部门，查看人员档案可以看到对应的调整记录。

在人员档案中的“任职情况”可以看到历史的任职部门记录信息。

反撤销，部门档案的撤销日期会取消，人员档案在会依旧保留在之前替换的部门记录下。

注意：在人员档案中修改行政部门，务必保证“行政部门”和“任职情况”中的最新纪录所对应的“部门”相符，否则会提示：保存失败（任职情况子集：人员当前任职部门必须是其行政部门）

职位档案

职位设置过程还可设定明确的定位，如职等、职级等维度，此部分设置可以结合关联“职位”信息一起使用；因此在设置职位过程中，先对职位设置相关的职级、职等设置流程 ，先做个介绍。

职等/职级设置

Ø 职等设置

职等的维护，可进入【人事管理】-【职位体系】-【职等设置】，增加不同的等级，如图所示：

Ø 职级设置

系统预制的“职级”分类为“管理、专业、行政、操作”等几类，如不符合实际需求，也可进行修改。

职级分类调整 ，可进入【人事管理】-【职位体系】-【职级设置】，点击“职级分类”，进行修改和调整。

各职级分类下设置不同的职级，并定义好职级中对应的职等情况。如图所示：

注意：不同职级，所设置的职等不可存在重叠部分。

职位设置

职位的维护和调整，需要使用了人事管理模块才可以维护，在职位设置存在“职级”“职等”的问题，根据企业不同的职位结构，确定详细的薪酬制度，制定标准薪酬调资结构（此部分应用的范围较多，需结合薪资管理一起应用）。

职位档案维护，进入【人事管理】-【机构设置】-【机构设置】中增加“职位”，在职位设置的细化过程中，可选择对应的 “职级分类”，此时可以选择“职等”“职级”范围，此三者内容互相关联。

以上维护好每个部门下设置的职位之后，此时在人员档案可针对人员具体确定具体的职位信息；

职位撤销

与部门撤销一样，此时进入【人事管理】-【机构设置】-【机构设置】，点击需要撤销的职位，点击“撤销”，此时维护对应的撤销日期即可，撤下成功后，撤销日期会更新；如需反撤销，点“反撤销”操作。

总结：

1、 部门档案设置作为基础资料，必须根据实际情况维护，设置基本不做大范围调整；

2、 职位档案根据人事管控的需求，来制定明细制度，不是必须设置的环节；

3、 部门撤销后，新的业务将不能选择撤销的部门信息。