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医药等行业对商品整个信息管控流程要求严格，要求必须对公司内商品的生产、流通等环节进行强管控，并确保每批次产品的唯一性和可追溯性。如何保障以上严格的管理要求呢？

本期将以来自一线的实际案例，介绍如何通过启用批号管理和保质期管理，通过批号主档关联追踪商品的业务移动轨迹等，来确保以上全业务过程的管理需求。

撰稿人：金蝶-杨育俊

【温馨提示：因企业业务场景存在不同程度的差异，此案例仅供参考，请根据现场实际业务情况探讨最优解决方案，并在上线前进行充分验证。】

一、业务背景

业务现状

Y集团是超大型的多业态的集团企业，其主营业务有医药零售业务、中药生产和销售、医药批发销售等。根据GSP（药品经营质量管理规范）要求，需要对公司内药品的生产环节、流通环节、信息管理进行强管控，对每一批药品的批号信息（包括批号的生成时间、生产厂家、生产日期、有效期等信息）进行详细记录，形成商品的批号主档基础资料，用主档记录批号相关信息以及业务轨迹。

客户期望及需求

基于以上情况，Y集团的商品主数据计划启用批号管理和保质期管理，通过批号主档关联追踪商品的业务移动轨迹，确保批次产品的唯一性和可追溯性。

Y集团对于批号主档管理的主要需求如下：

1、批号的唯一标识与共享范围控制：集团下的每一个分子公司的经营范围可能有所差异，需要根据每个公司的业务生成批号主档，控制批号主档不可跨公司共享。批号主档有唯一的标识码，确保批号唯一性；

2、支持人工建立和维护批号主档；

3、批号的追溯与质量管理：批号主档支持批号追溯功能，可以通过批号编号查询到该批次产品的相关信息，并追踪批次产品从生产到销售和消费的全过程。批号的追溯能够帮助企业及时发现和处理与批次产品相关的问题，保证产品的质量和安全；

4、批号的库存管理：批号主档支持批号的库存管理，提供基于物料批号的实时的库存情况，以便进行需求和运营管理。

二、解决方案

整体思路

1、 批号的唯一标识与共享范围控制

批号主档通过为每一批物料生成唯一的标识码，确保了批次产品的唯一性和可追溯性。自产中药产品批号编号是由系统按照规则生成的，外购药品的批号在物流收货环节采集供应商的商品批号产生，每个编号都是唯一的，并且可以通过该编号追溯和查询与该批号相关的所有信息。批号唯一值范围配置“组织+物料”：表示组织和物料的组合信息才能决定一个批号，同一个批号可以在多个组织中使用。

2、 批号的建立和维护

批号主档支持手动创建或批量导入自动生成批号，可以记录各种信息如创建组织、生产日期、有效期、修改日志等。在创建和维护批号时，可以设定各种规则和限制条件，保证批号的完整性和准确性。

3、 批号的追溯和质量管理

批号主档支持批号追溯功能，可以通过批号编号查询到该批次产品的相关信息，并追踪批次产品从生产到销售和消费的全过程。批号的追溯能够帮助企业及时发现和处理与批次产品相关的问题，保证产品的质量和安全。批号主档支持批号的质量管理，可记录每个批次的质量检测信息、不良情况和管控措施等，保证批次产品的质量和安全。批号主档中的质检信息可以为企业制定和实施全面的质量管控计划提供基础。

4、 批号的库存管理

批号主档支持批号的库存管理，可以实现批号库存数量、存储位置和调拨等操作，使企业能够掌握实时的库存情况。批号的库存管理功能可以为企业提供实时准确的库存数据以便进行需求和运营管理。

关键步骤与操作

1、批号唯一值范围配置“组织+物料”

   表示组织和物料的组合信息才能决定一个批号，同一个批号可以在多个组织中使用。

图1 批号唯一值范围配置

2、批号主档新建

  扩展批号主档（bd_lot），增加“引入”功能，并配置标准引入模板。通过“引入”功能将旧系统的批号主档清洗后批量引入新系统。

图2 批号主档引入功能

3、生成批号主档业务配置

通过梳理业务场景，明确需要生成批号主档的业务，并在系统进行相应配置，后续满足条件的业务单据可自动生成批号主档。

 图3 生成批号主档业务梳理

4、利用星瀚批号单据配置功能，根据不同的业务场景，灵活配置需要生成批号主档的业务单据，实现批号主档的精细化管理。

图4 批号单据过滤条件设置

图5 批号单据配置

5、批号主档维护

扩展批号主档（bd_lot），增加“批号主档修改”表单，并根据角色分工分配功能权限，在修改成功后自动记录变更日志。

注意事项：修改批号信息可能会对其他相关数据产生影响。如果修改的批号主档记录已被引用且存在库存余额不为0，则需要通过库存调整后再进行修改。

图6 批号主档日期修改

图7 批号主档变更日志

6、 批号主档追溯与质量管理

本文特指生产业务环节和供应链业务环节的批号追溯与质量管理。

（1）生产环节：按照公司经营策略，药品品类、原材料产地、生产日期、生产工艺等参数，规定使用批号分配原则。确保在生产过程中，同一时间、同一地点、同一批次原材料和生产工艺相同的药品具有唯一批号标识。根据批号，确保每个批次的药品可以被准确追踪和管理；

（2）供应链业务环节：在入库环节人工检验实物药品批号，同时利用扫码枪读取批号，准确记录到系统中。后续的库内管理业务和出库业务都必须进行批号校验，与入库批号一致时才可进行业务操作。

由于Y集团使用WMS（仓库管理系统），下面简要介绍WMS入库采集药品批号主档后与星瀚系统的集成关系。二开采购收货与验收记录等表单，通过与WMS集成库存出入库过程中的质量检验记录，完整记录了商品的业务轨迹、检验记录等信息，方便对药品的流向和使用情况进行监控和控制。是否要集成需根据项目具体情况进行处理。

图8 二开采购收货与验收记录等表单

7、 批号主档库存管理

物料主数据启用批号管理并且在库存余额更新规则里配置相应的更新规则，可通过库存报表查询“物料批号库存”。

图9 即时库存报表

8、 批号主档与门店POS系统集成

Y集团业务规模大，截至2022年12月，常用批号主档超300W条。批号记录和追溯工作繁琐，确保批号信息的准确传递和记录，需要实现数据在系统间高效协同。批号主档需每天定时同步至门店POS系统，满足GSP要求和门店销售的业务需求，确保门店销售的药品批号“有迹可循”。

在批号主档列表扩展显示出“修改人”和“修改时间”字段，并且通过“批号主档修改”和“批号单据配置”，系统捕捉批号主档发生变动的数据，调用“事件订阅”的服务更新批号主档的“修改人”和“修改时间”。集成接口可通过“创建时间”和“修改时间”字段判断每天的增量数据，将增量数据下发门店POS系统。

图10 事件订阅配置

图11 批号主档修改时间更新

（附：事件订阅介绍https://club.kdcloud.com/article/96637690095041280?share_fromuid=254338&productLineId=29&isKnowledge=2 ）

三、方案的可推广价值

满足了医药零售行业对于批号主档的建立、修改、追溯、质量监控、库存管理等全业务过程的管理需求，完善了标准产品的批号主档功能。