金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第1页共24页新技术支持快递著作权声明著作权所有2011金蝶软件（中国）有限公司。所有权利均予保留。版权声明第265期撰稿、整理：赵静完成本快递学习之后，您将能够了解：�费用管理整体的操作流程。�费用管理与总账，现金管理，应付款管理模块的关系。本文件使用须知著作权人保留本文件的内容的解释权，并且仅将本文件内容提供给阁下个人使用。对于内容中所含的版权和其他所有权声明，您应予以尊重并在其副本中予以保留。您不得以任何方式修改、复制、公开展示、公布或分发这些内容或者以其他方式把它们用于任何公开或商业目的。任何未经授权的使用都可能构成对版权、商标和其他法律权利的侵犯。如果您不接受或违反上述约定，您使用本文件的授权将自动终止，同时您应立即销毁任何已下载或打印好的本文件内容。著作权人对本文件内容可用性不附加任何形式的保证，也不保证本文件内容的绝对准确性和绝对完整性。本文件中介绍的产品、技术、方案和配置等仅供您参考，且它们可能会随时变更，恕不另行通知。本文件中的内容也可能已经过期，著作权人不承诺更新它们。如需得到最新的技术信息和服务，您可向当地的金蝶业务联系人和合作伙伴进行咨询。本期概述金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第2页共24页目录1.系统概述.................................................................32.应用背景.................................................................32.1与总账系统集成.............................................................................................................32.2与应付系统集成.............................................................................................................82.3与现金管理系统集成...................................................................................................172.4与总账，应付系统集成...............................................................................................234.总结..................................................................24金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第3页共24页2.应用背景2.1与总账系统集成与总账集成即企业的付款或退款行为均在报销流程完成后直接支付完成，系统参数设置，如图-1所示。1.系统概述基于企业日常业务的需要，金蝶K/3系统提供了费用管理这个模块，以便企业处理日常的费用借款申请、出差借款申请以及相应的报销等业务。发生相应的业务之前员工都会做一张相关费用申请单，将来费用真正发生时确认报销金额，多退少补。系统提供了四种集成方式，支持不同企业对费用资金支付的要求，这四种方式为：费用管理与总账系统集成、费用管理与应付系统集成、费用管理与总账+应付系统集成、费用管理与现金系统集成。不同的集成方式，借款单或报销单业务审核通过后资金支付走的流程不同，其中，与应付系统集成，则共用应付系统的资金支付流程，与现金系统集成，则共用现金系统的资金支付流程，审核通过的报销费用直接划拨到员工银行卡，提高了出纳人员的工作效率。这四种集成方式在本文档中会一一介绍的。本文主要以费用借款为例，讲述不同情况下费用报销单的录入情况和整体的操作流程。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第4页共24页图-2费用（借款）申请单2011年4月30日杨峥要报销这次业务发生的费用。因为费用借款申请时并不确认到底会发生多少费用，因此费用借款申请单的金额只是一个估计金额，真正报销时有可能是小于申请金额的，需要退款；也可能等于申请金额；也有可能是大于申请金额的，需要企业再付款。（1）实际金额大于费用借款金额实际发生业务时实际花费是3500比原借款多花出去500元，这500元要财务部根据单据付款的，所以要勾选“申请付款”费用报销单录入，如图-3所示。图-1参数设置与总账系统相连案例：公司业务需求，需要接待A公司的工程师，预计发生招待费3000元，负责人杨峥向财务部递交了费用（借款）申请单，如图-2所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第5页共24页图-4需要付款的单据的核销界面除了本身的费用报销单外，系统会自动产生一张单据类型为“费用报销单.申请付款”的单据与费用报销单核销，核销金额即为费用报销单中的申请付款金额。单据核销完毕在凭证管理—凭证生成中选择事物类型为“差旅费及费用报销（付款）”进行生成凭证，此处不在截图说明。（2）实际金额小于费用借款金额根据上例，这次招待费用实际发生是2800元，比实际借款少花200元，杨峥在进行费图-3实际报销大于借款申请单金额单据中申请费用金额要录入实际发生的3500元的金额，在申请付款金额中录入实际比借款多花费的500元，选择了源单则费用报销单和费用借款申请单自动关联核销，否则需要在核销管理界面核销，在核销日志中查看的情况，如图-4所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第6页共24页用报销的时候要申请退款，在录入费用报销单的时候要勾选“申请退款”单据录入情况，如图-5所示。图-6需要退款的单据的核销界面除了本身的费用报销单外，系统会自动产生一张单据类型为“费用报销单.申请退款”的单据与费用报销单核销，核销金额即为费用报销单中的申请退款金额。单据核销完毕在凭证管理—凭证生成中选择事物类型为“差旅费及费用报销（退款）”进行生成凭证，此处不在截图说明。图-5实际报销小于借款申请单金额单据中申请费用金额录入实际的费用金额2800，在退款申请金额中录入借方借款申请单中多申请的200。选择了源单，则审核后会自动核销，因为系统默认自动关联核销，如图-6所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第7页共24页图-8报销金额和核销金额一致的核销界面核销界面系统直接的单据费用报销单核费用（借款）申请单进行核销，生成凭证的界面单据类型选择“差旅费及费用报销（无付款/退款）”即可看到相应的记录，生成凭证即可，此处不做截图说明。（3）实际金额等于费用借款金额同上例如果费用实际发生的金额和借款的金额是一致的，既不需要申请借款也不需要申请付款，如图-7所示。图-7费用报销实际发生额等于借款金额单据上没有申请付款和申请退款的界面，费用报销单关联源单，审核后自动核销，核销记录。如图-8所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第8页共24页图-9与应付系统集成因为公司业务需要招待A公司的工程师，由业务员李丹负责，李丹向财务部申请了借款，提交了费用（借款）申请单。因为预先不知道花费多少，李丹暂时申请了5000元的费用，如图-10所示。2.2与应付系统集成与应付款管理系统的接口取决与费用管理系统选择的集成方式，当选择与应付集成，借款单据、费用单据业务审核完成时，会同步生成应付单据，继续在应付系统中完成资金支付。在核销管理中，会将应付系统的费用类型的付款单、退款单纳入核销。系统参数设置，如图-9所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第9页共24页图-10李丹提交的费用（借款）申请单因为是和应付系统集成，勾选了“借款”系统自动勾选上“挂账”，单据审核后自动生成一张已经审核的付款申请单在应付款体现处理，如图-11所示。图-11传递到应付款管理中的付款申请单金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第10页共24页图-12现金没款传递过来的付款单费用(借款)申请单已经完成，现在实际业务发生了，正常的业务处理情况如下:（1）实际金额大于费用借款金额实际确认发生业务招待费5300元，比申请金额多了300，这时要勾选“申请付款”，在单据体中系统会自动多出关于申请付款的列，如申请付款金额等，费用报销单，如图-13所示。这张付款申请单会自动传递到现金管理系统，现金付款申请单审批后，下推生成现金付款单，点发送后在应付款管理系统自动生成一张未审核的应付付款单，不需要在付款单序时簿确认，如图-12所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第11页共24页图-13实际发生大于借款的费用报销单勾选“申请付款”，费用报销单审核后会根据核定费用金额，自动生成一张费用报销类型的已审核的其他应付单传递到应付款管理系统，如图-14所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第12页共24页图-14费用报销单审核生成的已审核的其他应付单同样的在应付系统到款结算核销界面会显示一条“其他应付单”记录；在应付款管理系统，通过其他应付款事务类型生成凭证，此处不再截图。“申请付款金额”的300元，在应付系统生成一张300元的付款申请单。并同时自动传递到现金管理系统，现金付款申请单审批后，下推生成现金付款单，点发送后在应付款管理系统自动生成一张未审核的应付付款单，如图-15、图-16所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第13页共24页图-15申请付款金额生成的申请单图-17报销金额大于申请金额的核销请款（2）实际金额小于费用借款金额同上案例中，假设实际业务发生的费用是4500，李丹要退款给公司的财务部门，费用报销单上要勾选“申请退款”，如图-18所示。图-16申请付款金额生成的付款单审核应付付款单后，在应付款管理系统，可以通过付款事务类型生成凭证；同样的在应付系统到款结算核销界面会显示一条“付款单”记录，此处不再截图。在费用管理的核销界面，系统自动核销，核销情况，如图-17所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第14页共24页图-18实际金额小于申请金额的报销单录如情况单据审核后生成一张已经审核的其他应付单传递到应付款管理模块，如图-19所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第15页共24页图-19报销金额小于审核金额报销单审核后生成的其他应付单根据核定退款金额，自动生成一张费用报销类型的已审核的应付退款单传递到应付款管理系统，如图-20所示。图-20单据选择应付退款系统生成的应付退款单在费用管理的核销管理的上层报销单中显示一条“费用报销单”记录，在费用管理的核销管理的下层报销单中显示一条“应付退款单”记录；在应付系统到款结算核销界面也会显示一条“其他应付单”记录，在应付系统到款结算核销界面也会显示一条“退款单”记录；可以用之前费用（借款）申请单生成的付款单和此时生成的其他应付单、退款单核销此处不在截图说明。在应付款管理系统，这两张单据分别通过在应付款管理其他应付款、退款事务类型生成凭证，在费用管理凭证生成界面过滤不出费用报销单。（3）实际金额等于费用借款金额实际确认发生业务招待费5000元，等于申请金额，实报实销，即在费用报销单中直接录入费用申请金额5000，费用报销单，如图-21所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第16页共24页图-21实际金额等于借款金额的费用报销单单据审核后，系统自动生成一张已经审核的其他应付单，如图-22所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第17页共24页图-22报销金额等于申请金额生成的其他应付单在核销界面可以看到一张费用报销单和一张应付付款单进行核销，此处不在截图说明。图-23与现金系统集成公司业务需求A公司来视察工程进度，发生了一笔招待业务，负责人江红向上级申请了1000元的费用，费用（借款）申请单录入的情况，如图-24所示。2.3与现金管理系统集成费用管理与现金系统集成，参数设置中默认勾选上与总账集成吗，实际上就是现金系统和总账系统集成。系统参数设置，如图-23所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第18页共24页图-24与现金集成的费用借款申请单录入与现金系统集成要求单据录入的时候一定要录入现金科目。单据审核后在现金系统生成一张现金付款申请单，如图-25所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第19页共24页图-26与现金集成实际金额大于申请金额在现金管理系统生成一张200元的现金付款申请单，如图-27所示。图-25与现金集成生成的付款申请单单据在现金系统按照正常的业务处理审核，审批，下推生成一张现金付款单，现金付款单进行审核审批进行登账处理，通过现金日记账生成凭证，但是现金付款单是不能发送到应付款管理模块。此处不在截图说明。费用(借款)申请单已经完成，现在实际业务发生了，正常的业务处理情况如下:（1）实际金额大于费用借款金额申请付款的时候单据体内多出“申请付款金额”一列，录入情况，如图-26所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第20页共24页图-28申请付款的核销界面（2）实际金额小于费用借款金额同上例，实际金额小于申请金额，在费用报销单上要勾选申请退款，如图-29所示。图-27申请付款200生成的现金付款申请单这张现金付款申请单按正常业务处理生成现金付款单，现金付款单审核审批登账，生成凭证传递到总账，此处不在截图说明。单据处理完毕进行核销处理，核销界面，如图-28所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第21页共24页图-29实际发生小于借款金额要退款的界面单据审核后在现金管理系统生成了一张现金收款通知单，按照正常的业务处理，现金收款通知单审核下推生成一张单据类型为费用报销（退款）的现金收款单，如图-30所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第22页共24页图-30费用报销单生成勾选退款生成的100元的现金收款单单据审核后在费用管理的核销界面看到核销记录，系统会增加一张单据类型为“现金收款单”的单据，如图-31所示。图-31费用报销单选择申请退款的核销界面（3）实际金额等于费用借款金额费用报销单的实际金额等于借款的金额，单据录入情况，如图-32所示。金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第23页共24页图-32费用报销金额等于借款金额单据审核后系统不生成单据传递到现金模块，在费用管理模块的核销界面可以看到对应的核销记录是现金付款单和费用报销单的核销界面，此处不在截图说明。2.4与总账，应付系统集成与总账，应付系统集成可理解为：与总账或与应付系统集成（即单据的处理流程可选择与总账集成的方式或与应付系统集成的方式）。而与总账集成还是与应付系统集成，则取决于费用（借款）申请单和费用报销单上的【挂账】选项是否勾选，如图-33所示。图-33与总账，应付集成的费用（借款）申请单不勾选【挂账】选项：则费用（借款）申请单和费用报销单的处理流程同与总账集成，单据审核后应付系统不会生成任何单，具体流程请参考“2.1与总账系统集成”章节。勾选【挂账】选项：则费用（借款）申请单和费用报销单的处理流程同与应付系统集成。费用（借款）申请单审核后会在应付系统生成付款申请单。费用报销单审核后如果实际金额大于费用申请金额，会在应付系统生成其他应付单和付款申请单；如果实际金额小于费用申请金额，会在应付系统生成其他应付单和应付退款单；如果实际金额等于费用申请金额，则应付系统只会生金蝶知识库文档金蝶软件（中国）有限公司客户服务中心第24页共24页成其他应付单。具体流程请参考“2.2与应付系统集成”章节。注意：费用（借款）申请单、费用报销单只有在启用多级审核后，【挂账】选项才会变为可选状态，否则无法勾选。4.总结费用管理模块提供四种集成方式：与总账集成、与现金管理集成、与应付系统集成、与总账和应付系统集成。费用管理模块启用后仅支持“与总账集成”、或者“与应付系统集成”应用方式修改为“与总账和应付系统集成”，其余集成方式互相转换均不支持。与总账集成，不生成任何单据。与现金系统集成，系统自动与总账集成，申请付款生成对应的付款申请单，在现金模块处理，费用报销单申请退款生成收款通知单传递到现金系统同理也在现金系统进行处理。与应付集成，费用（借款）申请单上的挂账系统自动勾选，并且生成付款申请单传递到应付系统，在现金管理模块进行下推现金付款单，发送到应付生成付款单进行正常处理；费用报销单申请付款多余的申请付款金额传递到应付生成付款申请单，流程和费用（借款）申请单一样，费用报销单上申请退款生成退款单场地到应付款管理系统。与总账和应付系统集成，不勾选【挂账】同与总账集成；勾选【挂账】同与应付系统集成。
