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由于主数据资料作为公司的核心数据之一，在变更时需要有严格的审批流程和要求。对于大型企业来说，自身业务范围广，主数据较多，往往变更时人工成本较高。 

针对上述问题，“主数据变更”功能可以轻松解决。通过提交主数据变更单，审批工作流自动运转到对应的人员，高效完成主数据变更。 

撰稿人：金蝶-老壁虎

1 业务背景

Y集团股份有限公司是一家拥有数十家子公司及8000多家门店的多业态集团型公司，其业务组织有集团、集团本部、子公司、子公司物流中心、零售门店五种业态，公司采购部门采购商品后由物流中心进行收货入库，再将商品配送给门店进行门店零售，或是由批发公司进行批发销售。

Y集团目前暂未使用主数据系统，因此将ERP系统当做主数据系统来使用，用来管理其人员、商品、客户、供应商等主数据。

药品经营质量管理规范（以下简称GSP）对药品经营企业做出要求，商品、客户、供应商主数据资料发生变更时，需要将变更信息提交给规定岗位的人员进行审批，当修改不同字段属性时，审批工作流也不同，审批通过后才允许变更生效，同时需要将变更记录保存到系统中保留5年以上。

2 解决方案

整体方案

针对以上业务背景，提出了通过主数据变更单来变更主数据、审计日志监控主数据变更并长时间保存日志的解决方案：

1. 修改不同字段属性时的审批工作流不同可以通过变更类型配置及工作流的启用条件来实现。

2. 通过主数据变更单来实现变更信息的记录以及提交审批，变更单生效后触发主数据的反审核、修改、保存、提交、审核。主数据管控策略不同时数据操作规则不同，但变更单并不是直接修改主数据的字段属性，而是去调用主数据的标准操作，因此自动遵循了该管控策略下数据的操作规则。

3. 通过系统标准的审计日志功能实现主数据变更记录并保存5年以上。

关键操作

1. 首先设置主数据变更类型：包括物料、客户和供应商三项主数据。该功能主要是方便客户自定义不同的变更类型包含了哪些主数据字段属性，不同变更类型提交后可以进入不同的工作流。需要注意以下两点：一是配置表中可以选择的字段在开发时需要对照主数据字段依次设置相同的字段类型、长度、取值范围等属性，否则可能存在变更后的属性不满足主数据字段属性要求从而导致变更失败的情况。二是主数据变更类型设置不宜过多，否则容易出现变更申请人不知如何选择的情况。

2. 创建主数据变更单并填写变更内容。变更单中可展示变更原因、变更前和变更后信息，且为方便创建人审批人查看变更项，将变更前后有差异的项做了突出显示。

3.变更单工作流审批。变更单提交后进入工作流，审批人审批时可清楚看到主数据的变更项、变更内容及变更原因，从而决定是否审批通过。

4.主数据自动完成变更及日志更新。变更单审批通过后会自动让主数据自动完成变更，主数据变更生效后监控日志自动将变更内容完整记录，日后用户或审计人员有需要时可以查看。

3 竞品比较

4 方案的可推广价值

通常而言，主数据不适合频繁发生变更，但不排除存在少部分需要频繁变更主数据的企业或者业务场景，因此该方案适用于存在主数据变更相对频繁需求的企业。通过变更单实现了所有人都能发起变更申请的广泛性需求，又通过工作流审批满足了主数据准确的管理严格性需求，提升了企业主数据的管理水平的同同时也降低了人工维护成本。

5  注意事项

1. 主数据变更需要注意区分哪些字段允许变更哪些不允许，例如：物料的基本单位及单位换算率通常不允许变更，否则容易引起库存混乱。此时就需要将不允许变更的字段从变更单中排除。

2. 主数据变更时需要注意数据管控策略，不同数据管控策略的数据需要采用不同的变更方式。例如：物料主数据采用的管控策略是全局共享，变更单的变更申请组织可以为任意组织。物料业务信息（采购信息等）采用的管控策略是私有或分配，变更单的申请组织必须为业务信息的创建组织。如果变更单选择的申请组织不对会导致变更不成功，因此需要在变更类型的名称上注明该变更的申请组织应该选哪个组织，同时指导用户如何选择。

3. 主数据变更生效时需注意系统的权限控制，因为最终审核主数据变更单的人（可能是审批工作流最后节点的人）未必具有主数据的修改权限，因此需要根据用户需求判断是否允许该情况发生，如果允许,需要在开发程序逻辑中加入忽略权限的参数设置。

4. 主数据变更生效时需注意系统的日志记录，因为需要记录的是主数据的变更而不是变更单，因此变更单调用主数据的变更后还需要调用审计日志记录主数据变更。

5. 长时间保存日志需要使用ES数据库。

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