小编推荐

企业如何将电子凭证与实物单据联动管理，实时显示需要实物归档的单据进行后续装盒操作？

别着急，本期文章为大家带来某科技企业电子凭证与实物单据联动归档的一体化全流程管理实践，通过增设档案管理岗节点，实现线上虚拟归档装盒与线下实物归档装盒一致，方便线下归档数据查询。

撰稿人：金蝶-刘蔓

一、业务背景

（一）客户现状

客户最初通过线下归档单据，人工耗时长，效率低，查阅不便。

因此客户想要实现电子凭证单据信息不仅归档至会计档案室，还可以实现需实物归档的单据信息传至实物档案室从而进行下一步装盒操作。

（二）客户痛点分析

①无法将线下归档单据与实物单据关联起来，难以进行线下定位；

②哪些实物单据需要进行归档，另外需要实物归档清单、未归档清单、已归档清单都没有查看的地方。

（三）客户诉求与期望

①能够系统自动实现识别哪些单据需要进行实物归档；

②希望针对已经生成凭证的单据才做实物归档操作；

③能够知道档案管理岗已收到纸质单据附件还未归档和已归档的清单；

④系统自动进行电子归档，并自动显示需实物归档的单据进行后续装盒操作，且以后可以根据凭证号和业务单据编码查看档案盒号。

二、解决方案

（一）方案的整体思路

图1 整体思路

通过增设档案管理岗节点，实现审批中快速查询未归档已归档电子数据；实现星瀚电子归档与第三方的会计电子档案系统对接，进行线上虚拟归档装盒，与线下实物归档装盒一致，方便线下归档数据查询。

（二）业务梳理

针对客户诉求的第一点：识别哪些单据需要进行实物归档

• 在业务单据上增加“是否实物归档”（标识编码sggk_isfiling）按钮及“档案管理岗审核人”（sggk_audituser）字段；

图2 是否实物归档

• 具体效果如下：单据新增时，默认实物归档按钮为打开状态即为“是”，若提单人确认无纸质单据可关闭，为“否”，这里“是否实物归档”按钮的打开或关闭会影响后续单据流程的流转。此时档案管理岗审核人为空。

图3 档案管理岗审核人

• 若“是否实物归档”为“是”，则流程会流转至档案管理岗，在这里我们设置了一个插件“sggk.fi.em.workflow.SetUserWorkflowPlugin”，用于将这个节点的审核人信息反写至业务单据的“档案管理岗审核人”字段。

图4 档案审核岗

针对客户诉求的第二点：希望针对已经生成凭证的单据才做实物归档操作

• 单据经过档案管理岗审核，核对线上影像与线下纸质单据一致则审核通过，共享审完后生成凭证，我们在凭证上也绑定了“是否实物归档”（标识编码sggk_isfiling）按钮及“档案管理岗审核人”（sggk_audituser）字段，为了后续识别需实物归档单据是否已生成凭证。

图5 记账凭证

• 凭证上这两个字段的数据来源于凭证模板的设置，在凭证模板增加这两个字段的数据来源设置（绑定凭证模板字段）。在生成凭证调用对应凭证模板生成凭证后会将“是否实物归档”（标识编码sggk_isfiling）按钮及“档案管理岗审核人”（sggk_audituser）字段的实际数据带到凭证上，用于后续识别这个凭证是否需要做实物归档及档案管理岗审核人是谁。

图6 凭证模板详情

针对客户诉求的第三点：能够知道档案管理岗已收到纸质单据附件还未归档和已归档的清单

• 开发凭证归档清单取数逻辑，利用标准产品的凭证归档查询表单。（标准产品这个表单逻辑不能实现自动抓取所有已生成凭证需实物归档的单据编码及关联的凭证号，只能在凭证实物归档那里手工扫描采集。）现场在标品逻辑的基础上，增加了从凭证过滤“是否实物归档”的标识查询相应的数据，这些数据显示的为“未归档”状态。

图7 凭证

图8 凭证归档查询

• 在标品的基础上，增加了档案管理岗审核人显示，方便档案管理岗进行个人数据筛选。

图9 个人数据筛选

• 档案管理岗在这个清单查到需实物归档的单据已生成凭证后，在凭证实物归档这里点击“开始扫描”。

图10 凭证实物归档-开始扫描

• 档案管理岗用扫描枪进行未归档单据封面条形码（单据影像编码）扫描，系统自动查出单据（未归档），选中进行“归档”操作。

图11 凭证实物归档列表

图12 未归档

• 归档后，单据状态会变为“已归档”，实际归档人字段会更新，此时会联动更新凭证归档清单。
  

图13 已归档

图14 归档状态

针对客户诉求的第四点：系统自动进行电子归档，并自动显示需实物归档的单据进行后续装盒操作，且以后可以根据凭证号和业务单据编码查看档案盒号

• 在会计电子档案模块设置归档方案，归档方案为凭证关联业务单据归档。

图15 归档数据

• 星瀚传输数据到发票云会计电子档案系统这里的逻辑，当时拉通了两方产品和开发老师，增加了星瀚传输“是否实物归档”字段的逻辑，发票云会计电子档案系统根据这个标识，将凭证关联的业务单据传至会计档案系统的实物档案室，状态显示“未装盒”。

图16 会计电子档案-归档

图17 实物归档室-业务单据

• 未装盒的单据在装盒立卷后，状态会变成“已装盒”，显示盒子编号和盒子名称等，后续也可根据凭证号、单据编号搜索查询盒子编号。

图18 装盒立卷

• 对于档案盒也可以进行档案盒封面及清单导出打印，便于后续档案盒的管理归档。

图19 打印封面

图20 打印清单

图21 打印

三、方案的可推广价值

（一）行业普适程度

全行业普适。

（二）对客户的价值

①从管控上，跟之前线下轮流做纸质归档相比，纸质附件管理更加规范，能在线上看到明确的负责人（目前星瀚标品未实现）。

②从过程管理上，纸质流转透明化，纸质归档是未收、已收待归档、已归档未装盒、已装盒等各阶段都能在系统看到（目前星瀚标品未实现）。

③从追溯上，所有的纸质单据附件都有据可循，关联了凭证号，业务单据编号及档案盒号等。

④从效率上，系统自动识别实物归档单据信息并传至实物档案室，不用人工导入实物归档信息，效率提升90%（推动发票云会计档案系统实现的，关联了实物归档标识）。

四、注意事项

（一）可能遇到的问题

归档数据量大，需事先跟客户沟通好服务器内存要求。

（二）解决方案

可调研客户凭证量情况及关联单据量、发票量等大小，在测试环境模拟测试查看内存使用情况并据此给出年度/月度内存使用情况评估数据。

（三）需重点关注事项

• 归档方案设置，最好选择凭证关联单据归档，明确单据归档范围，这样可以实现业务单据关联的凭证号的关系可以同时传给电子档案系统。

• 注意关联交易的凭证的关联单据是否有交叉匹配不对的问题，这个问题现在已经和发票云档案的老师做了解决方案沟通，已解决，正常应该是没有问题的，但实施人员可以测试的时候关注一下。

附：案例评论有奖活动

我们将每月挑选优质案例评论发放精美奖品，以下形式的评论中奖概率更高哟：

1、分享案例给您带来的启发：这个案例为您当前、进行中或即将开展的项目带来了哪些启发？若您成功将案例中的策略或方法应用到实际项目中，可在评论区分享您的具体应用情况，我们将为您准备额外的奖励。

2、提出案例优化的建议：您认为案例在哪些方面还有改进的空间？您有哪些更好的替代方案或建议？

期待您的案例留言，您的反馈是我们前进的动力~