实践案例 | 某大型企业的智能薪酬报账方案
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本案例针对某中国500强企业的薪酬报账业务痛点,提出了一套高效、规范的解决方案。通过财务报账模块的灵活应用,实现了薪酬计提、发放等业务的场景化管理和自动化处理,有效解决各分公司预提工资不统一、计提调整规则混乱、手工审批易出错等问题,同时还实现了密薪制处理,保障薪资数据安全。赶紧和小编一起看看详细的解决方案吧!
撰稿人:金蝶-张迪
【温馨提示:因企业业务场景存在不同程度的差异,此案例仅供参考,请根据现场实际业务情况探讨最优解决方案,并在上线前进行充分验证。】
一、 业务背景
(一)薪酬报账现状
某企业是中国500强企业,其薪酬报账业务现状主要为:每月固定某日HR将《工资汇总表》制作完成,次日HR将薪酬支付后的报盘明细提供给出纳,由出纳导入网银,并分别发起工资计提、发放的共享流程审批,审批结束后进行入账处理。
(二)薪酬报账痛点
该企业在之前的薪酬报账业务处理中存在以下痛点:
1、 下属各分公司之间预提工资的做法不统一,有些分公司每月预提工资,有些不预提;
2、 下属各分公司下发薪计提调整规则不统一,主要分为两种:①次月初全额冲销计提,发放时重新计提;②根据发放金额调整上月计提与发放的差异,补差额计提;
3、 出纳手工分别发起两次计提、发放审批,容易出错;
4、 非密薪制处理,主要由财务操作网银发放及个税申报,人员工资财务可见;
5、 核算不规范,存在先发放后制证的内控风险。
(三)客户诉求
1、 划分场景化报账菜单,为不同人员提供单独的菜单入口;
2、 发薪企业按照权责发生制,按照当期预估工资汇总表完成计提;
3、 推动薪酬报账密薪制处理,减少人员薪资泄密风险;
4、 支持代垫业务处理,代垫方能够同时发起非代垫和代垫薪酬业务,且支持同时为多个公司提供代垫服务。
二、 解决方案
本方案通过财务报账模块的【记账申请单】和【总账付款申请单】等单据,实现工资计提、发放及其他薪酬相关业务的报账处理。同时,利用“单据类型”及“单据布局”划分不同场景化报账菜单,以及“报账业务类型+业务项目”划分不同核算场景。此外,还根据主动付款、被动付款提供两种不同的付款单与流水处理方式。
(一)薪酬报账菜单拆分
该企业的薪酬报账业务类型及具体的缴纳周期分别如下:
业务类型/业务特点 | 报账人 | 时间周期 | 计提方式 | 支付方式 | 备注 |
工资计提和发放 | 人力 | 月度、季度、年度 | • 当月计提,下月发放 • 当月计提,当月发放 | • 银行报盘 • 直连银行薪酬代发接口(少量) | 有代垫业务; 非同时情况下,存在计提和缴纳差异 |
五险一金计提和缴纳 | 人力 | 月度 | • 当月计提,当月缴纳 • 当月计提,后续缴纳 | 被动付款、主动付款 | 有代垫业务; 计提与缴纳报账存在差异,缴纳报账与扣款流水存在差异 |
企业年金计提和缴纳 | 人力 | 季度、年度 | • 当月计提,后续缴纳 | 被动付款、主动付款 | 计提与缴纳报账存在差异,缴纳报账与扣款流水存在差异 |
个税缴纳 | 税务/人力 | 月度 | • 当月计提,后续缴纳 | 被动付款 | 有代垫业务; 计提与缴纳报账存在差异,缴纳报账与扣款流水存在差异 |
劳务代发 | 人力 | 月度、季度、年度 | 无计提 | 主动付款 | 收到劳务公司发票后提起报账流程 |
为满足不同薪酬业务类型及业务处理人的需求,在【财务报账】模块中,我们根据薪酬业务类型及业务处理人拆分了场景化报账菜单。具体拆分如下:
一级菜单 | 二级菜单 | 三级菜单 | 改造的标品单据名称 |
薪酬报账 | 工资类 | 工资计提单 | 记账申请单 |
工资发放单 | 总账付款申请单 | ||
劳务发放单 | 对公报销单 | ||
代垫收款报账单 | 总账收款申请单 | ||
五险一金类 | 五险一金缴纳单 | 总账付款申请单 | |
个税类 | 个税缴纳单 | 总账付款申请单 |
(二) 基础资料设置
1、【报账业务类型】设置
涵盖工资计提、五险一金计提、年金计提、工资发放、五险一金缴纳、年金缴纳、个税缴纳等薪酬报账业务场景。在“工资发放”、“五险一金缴纳”等表示发放或缴纳的【报账业务类型】中设置“关联单据业务类型”参数,并分别与表示计提的报账业务类型一一对应。
图1 报账业务类型参数设置
后续在【工资发放单】中选择“工资发放”等报账业务类型时,会显示“关联申请”分录,可在其中选到对应的【工资计提单】,实现计提与缴纳的关联。
图2 工资发放单关联计提单界面
2、 使用【业务项目】基础资料对“报账业务类型”进一步细化,承接所有财务核算需要的薪酬项目,保证可以直接映射到会计科目。
3、 设置【报账业务类型映射】:将“报账业务类型”与“业务项目”进行映射。
(三)工资发放业务流程
发放时全额冲销,发放单生成重新计提凭证。
1、当月人力在HR系统做完薪资汇总预估数据后推送到星瀚【薪酬计提单】,生成工资(应发总额)计提凭证;
2、 次月初或发放时财务冲销【薪酬计提单】,生成计提单的冲销凭证;
3、次月工资发放时,人力将HR系统的薪资汇总数据推送到星瀚【薪酬发放单】,审核通过后下推【付款单】;同构/异构HR系统通过线下报盘或对接星瀚【代发单】的方式将薪酬发放给个人。【薪酬发放单】重新做计提凭证和发放凭证,凭证科目区分代扣代缴其他应付部分,区分代垫转入其他应收部分;
4、 支付流水与付款单进行自动匹配;
5、存在代垫时,被代垫方需发起【工资发放单】用于下推【付款单】向代垫方还款;代垫方需发起【代垫收款申请】用于收款报账,同时并在收到流水时通过认领关联该收款报账单。
图3 工资发放业务流程图(全额冲计提)
业务流程关键点说明:
1、异构HR系统拆分计提、发放两个接口分别推送到星瀚【薪酬计提单】、【工资发放单】。由于HR系统无预估功能,本月工资计提数据来源为上月工资总额;
2、密薪制处理,银行报盘支付或者星瀚【代发单】密薪发放。【工资发放单】下推【付款单】,不做实际支付,保证整个薪酬报账过程财务不可见人员工资明细;
3、工资计提与缴纳的处理方式整体统一为发放时/次月初全额冲销计提,并在发放单重新生成计提与发放凭证;
4、代垫业务处理中,工资发放单、五险一金缴纳单均将“对方公司”放到分录体,当表头“核算组织”与分录中“对方公司”不一致时,表示代垫薪酬。
注意事项:【工资发放单】中“记账明细.金额”合计与“付款计划.付款金额”合计,均代表实际发放的工资总额。代扣代缴个人五险一金的部分,由于不实际发放到个人,但是需要转为“其他应付”后续缴纳,因此记账明细可直接传递负数行金额。保证“应发工资+代扣代缴项金额(负数金额)=实发工资金额”。付款计划分录仍只有一行,“付款金额=实发工资金额”。
图4 工资发放单界面
(四)五险一金缴纳业务流程
1、当月人力在HR系统做完薪资汇总预估数据后推送到星瀚【薪酬计提单】,生成五险一金(单位承担)计提凭证;
2、次月初或发放时财务冲销【薪酬计提单】,生成计提单的冲销凭证;
3、次月五险一金缴纳时,人力将HR系统的薪资汇总数据推送到星瀚【五险一金缴纳单】,审核后下推【付款单】。主动付款,则【付款单】真实支付;被动付款,则等银行进行专户扣款后将扣款流水接入星瀚中,并将支付流水与付款单进行自动匹配;
4、报账金额与被动扣款金额存在差异时,财务需根据差异金额补充一张【五险一金缴纳单】,并下推到付款单。付款单与被动扣款流水进行手工匹配;
5、代垫场景与工资发放代垫场景处理一致。
图5 五险一金缴纳业务流程图
业务流程关键点说明:
1、当月计提次月缴纳五险一金,当月可直接取上月缴纳的金额作为预估数据进行预提;
2、被动扣款方式报账金额与扣款金额差异较大,流水与付款单需先进行自动匹配,匹配不上的需找到补充的缴纳单再一起手工匹配。
三、竞品比较
在薪酬报账业务领域,浪潮、用友、久其等友商通常采用项目二开方式满足客户定制化需求。相比之下,星瀚的【财务报账】模块提供了更加标准化的解决方案,用于承接客户的薪酬报账业务处理。这种方式不仅简化了项目实施流程,还显著降低了二次开发的工作量。通过标准模块实现薪酬报账业务,星瀚的方案成为了市场上的一个亮点,为客户提供了一种高效、规范且成本效益较高的选择。
四、方案的可推广价值
(一) 方案的普适程度
本方案提出的【财务报账】模块承接薪酬报账业务处理方法,具有广泛的普适性。它不仅可以简化项目实施流程,减少二次开发成本,还能统一规范报账业务处理,提高业务处理的效率和准确性。此外,该方案还便于打通业务系统与财务核算系统,实现薪酬计提与发放、核算端到端的业务闭环管理,为企业带来更高的管理效率和效益。
(二) 对客户的价值
1、 统一规范报账业务处理,严格控制由业务单据生成凭证,保证数据来源的真实性;
2、 单据先制证后发放,减少内控风险;
3、 采用密薪制处理,通过网银代发方式对接星瀚【代发单】(加密),确保了人员工资明细的保密性,减少了工资泄密的风险;
4、 代垫场景业务处理实现闭环,提高了业务处理的完整性和准确性。
五、 注意事项
1、 薪酬报账业务中,财务仅关注部门维度的汇总数据,且人员工资明细比较敏感,因此,建议人员工资明细通过HR系统对接星瀚【代发处理】做密薪发放,财务报账模块【总账付款申请单】只承接部门维度薪资汇总数据进行核算。
2、 由于HR制作的工资汇总表中的薪酬项目较多,且财务只关注核算科目及金额是否正确。因此,不建议直接将工资汇总表中的“薪酬项目”二开为表单的分录字段,可直接由【财务报账】模块“业务项目”承接,表单中按行展示,并映射到会计科目。
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实践案例 | 某大型企业的智能薪酬报账方案
本文2024-09-22 22:56:33发表“云星瀚知识”栏目。
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