现金日记账登记操作指引

栏目:云星瀚知识作者:金蝶来源:金蝶云社区发布:2024-09-22浏览:1

现金日记账登记操作指引

1 简介

1.1 功能介绍

日记账是根据经济业务发生先后顺序,逐日逐笔记入会计账簿。

对于出纳,主要涉及两本日记账:银行存款日记账现金日记账

支持随着经济业务发生,逐日逐笔自动登记银行日记账和现金日记账。

本文主要介绍现金日记账的登记功能。

1.2 应用场景

现金日记账是用来逐日反映库存现金的收入、付出及结余情况的特种日记账,由出纳人员根据审核无误的现金收付凭证,序时逐笔登记的账簿。

即每当企业发生现金收付业务,出纳人员需要及时准确记录现金收付的情况。

1.3 系统路径

【财务云】→【出纳】→【查账对账】→【现金日记账】

【资金云】→【资金结算】→【日记账】→【现金日记账】

1.4 字段/按钮/筛选条件说明

字段说明

字段名称详细解释
现金账户
发生现金收付的具体现金账号
币别发生现金收付的币别
业务日期发生现金收付业务的日期
记账日期登记日记账的日期,按照参数控制,详情见后文
组织发生该笔资金收付业务的资金组织
摘要

现金收付业务的备注信息,用于记录收付业务辅助信息

1.如果登账参数=单据登账,摘要即为对应单据的“摘要”

2.如果登账参数=凭证登账,摘要即为对应凭证的“摘要”

3.如果登账参数=手工登账,摘要即为手工登记的“摘要”

4.如果登账参数=混合登账,单据登账的按1登记,凭证登账的按2登记,手工登账的按3登记

单据类型

登记日记账的单据类型

1.如果登账参数=单据登账,单据类型是“付款单”、“收款单”、“代发单”、“外币兑换单”、“现金存取”,根据实际登记日记账的单据类型记录

2.如果登账参数=凭证登账,单据类型是“凭证”

3.如果登账参数=手工登账,单据类型是“手工日记账”

4.如果登账参数=混合登账,单据登账的按1登记,凭证登账的按2登记,手工登账的按3登记

单据号

登记日记账的单据编码

1.如果登账参数=单据登账,单据号为“单据编码”

2.如果登账参数=凭证登账,单据号为“凭证号”

3.如果登账参数=手工登账,单据号为手工日记账单据编码,系统自动生成

4.如果登账参数=混合登账,单据登账的按1登记,凭证登账的按2登记,手工登账的按3登记

凭证字号

日记账关联的凭证的凭证号或者日记账关联的单据的关联凭证号

1.如果登账参数=单据登账,每次查询日记账会实时查询登记该笔日记账的单据关联的凭证,并显示凭证号

2.如果登账参数=凭证登账,每次查询日记账会实时查询登记该笔日记账的凭证的凭证号

3.如果登账参数=手工登账,每次查询日记账不显示凭证号

4.如果登账参数=混合登账,单据登账的按1显示,凭证登账的按2显示,手工登账的不显示

借方金额

日记账登记收款业务时,借方金额有值,且借方金额即为收款金额

借方金额允许为正数,也允许为负数,具体场景及用法详见后文参数介绍

贷方金额

日记账登记付款业务时,贷方金额有值,且贷方金额即为付款金额

贷方金额允许为正数,也允许为负数,具体场景及用法详见后文参数介绍

方向

余额方向,包含3个枚举值:借、贷、平。方向+金额 组合为日记账余额情况

1.方向=借,即余额为正数

2.方向=贷,即余额为负数

3.方向=平,即余额为0

余额

余额金额,方向+金额 组合为日记账余额情况

举例说明:

1.方向=借 余额=10,000.00,即余额为10,000.00

2.方向=贷 余额=10,000.00,即余额为-10,000.00

3.方向=平 余额=空,即余额为0.00

对方户名

交易对方的名称,即收款业务的付款人,或付款业务的收款人

1.如果登账参数=单据登账,对方户名即收款单的付款人、付款单/代发单的收款人

2.如果登账参数=凭证登账,对方户名不通过凭证登记。如果凭证有关联的收款单/付款单,且单据中付款人/收款人不为空,且单据与凭证是1对1的关系,系统将通过后台定时任务自动获取单据中的付款人/收款人到日记账对方户名中;如果单据与凭证是多对1的关系,那么系统不会获取;

3.如果登账参数=手工登账,以手工填写为准

4.如果登账参数=混合登账,单据登账的按1登记,凭证登账的按2登记,手工登账的按3登记

对方账号

交易对方的对方账号

逻辑同对方户名

对方开户行

交易对方的账号开户行

逻辑同对方户名

来源

日记账的生成来源,包含3个枚举值:

1.单据登记的日记账,来源=“单据生成”

2.凭证登记的日记账,来源=“凭证登账”

3.手工登记的日记账,来源=“手工新增”

4.手工登记的日记账,通过模板引入的,来源=“标准导入”

出纳

登记日记账的出纳人员

1.如果是单据登账,即为触发单据登记日记账的系统操作人员,举例:付款单操作确认付款的人员

2.如果是凭证登账,即为触发凭证登记日记账的系统操作人员,举例,凭证操作复核的人员

3.如果是手工登账,即为登记日记账的系统操作人员

4.如果是混合登账,单据登账的按1登记,凭证登账的按2登记,手工登账的按3登记


2 主要操作

2.1 参数设置

参数名称
详细解释
登账方式设置

当前资金组织登记日记账方式可选枚举值包含:单据登账、凭证登账、手工登账、混合登账(单据+凭证+手工)、混合登账(交易明细+手工)

!!!用户需要慎重选择登账方式,一旦选择产生日记账数据,除以下特例外,均不允许修改登账方式。

特例:如果用户当前为“单据登账”,且已经有日记账发生,允许修改为“混合登账”方式。但是历史的非业务单据生成的已复核凭证,如需登记日记账,需要反复核后重新复核。


1.若登账参数选择“单据登账”

  • 收款单状态为“已收款”时,系统自动按照(收款账户&币别&收款金额)登记日记账;“取消收款”时,自动删除对应日记账。

  • 付款单状态为“已付款”时,系统自动按照(付款账户&币别&(付款金额+坐扣手续费))登记日记账;“取消付款”时,自动删除对应日记账。

  • 代发单状态为“已付款”时,系统自动按照(付款账户&币别)登记日记账;“取消付款”时,自动删除对应日记账。

    注:

    if 代发单并笔入账=是,那么按照实付信息中实发金额(整单金额)登记日记账,对方户名、对方账号、对方开户行为空;

    if 代发单并笔入账=否,那么按照代发分录金额和收款人信息逐笔登记日记账。

  • 结汇单/购汇单/外币兑换单状态为“已兑换”时,系统自动按照(买入账户&买入账户&买入金额)/(卖出账户&卖出账户&卖出金额)/(手续费付款账户&手续费币别&手续费金额)逐笔登记日记账;“取消兑换”时,自动删除对应日记账。

  • 启用单据登账参数时,日记账会同步获取单据中的对方户名、对方账号、对方开户行、结算方式、结算号等辅助信息,使日记账信息更加完整。


2.若登账参数选择“凭证登账”

凭证满足以下条件时才满足登记现金日记账的前提条件:

  • 凭证登记在主账簿

  • 凭证会计科目-科目属性为“现金科目”或者(“现金等价物”且勾选“登记日记账”)

  • 凭证会计科目-核算维度包含【现金账户】核算维度

  • 凭证中选择了满足以上两个条件的会计科目,且该科目核算维度正确维护现金账户


凭证登记日记账的时机:

  • 凭证“复核”后,自动按照(现金账户&币别&金额)登记日记账;凭证“反复核”后,自动删除对应日记账。

  • 启用凭证登账后,日记账只能从凭证中获取 组织、账号、币别、金额信息,其他信息无法获取。但是如果凭证是由单据生成的,且单据与凭证之间是1对1的关系,那么系统可通过定时任务自动获取凭证对应的单据中的结算信息和对方信息登记到日记账中;如果单据与凭证是多对1的关系,那么系统不会获取对方信息。


3.若登账参数选择“手工登账”

系统不会自动登记日记账,需要手工新增或者引入日记账数据。


4.若登账参数选择“混合登账”

解决客户月末来不及录入业务单据,直接在总账凭证调整银行存款科目或者直接手工录入日记账,但是总账凭证调整部分/手工日记账部分未登记日记账的问题。即支持多种方式登记日记账(单据+凭证+手工):

  • 以单据登账为主

    (单据满足登账条件,自动登记日记账,其关联的凭证不登记日记账)

  • 凭证登账为辅

    (非业务单据生成的凭证--凭证.来源系统=外部导入/手工凭证/模式凭证/扫描生成,满足登账条件,即自动登记日记账)

  • 手工登账为辅

    (支持手工登记日记账,需要人为控制不要与单据/凭证登记的日记账重复)

单据登账日期设置

当单据登账=单据登账/混合登账时,才会涉及此参数配置;意为单据登记日记账,日记账的记账日期如何取值。

枚举值,包含业务日期、系统日期两个选项。


if 选择业务日期,当触发单据登账时:

  • 如果业务日期 in 当前期间,按照单据中业务日期作为记账日期登记日记账

  • 如果业务日期<当前期间第一日,且允许登记已结账期间发生的日记账,那么将自动将日记账登记在当前期间第一日

  • 如果业务日期<当前期间第一日,且不允许登记已结账期间发生的日记账,那么登账失败



if 选择系统日期,当触发单据登账时:

  • 如果系统日期 in 当期期间,按照触发登账的系统日期作为记账日期登记日记账

  • 如果系统日期<当前期间第一日,且允许登记已结账期间发生的日记账,那么将自动将日记账登记在当前期间第一日

  • 如果系统日期<当前期间第一日,且不允许登记已结账期间发生的日记账,那么登账失败

按付款日期登账

当登账参数=单据登账/混合登账时,才会涉及此参数配置;意为单据登记日记账,付款类日记账的记账日期如何取值。

枚举值,包含:柜台、网上银行、银企互联,支持多选。


该参数控制付款单/代发单单据登账场景下,按照何种日期登记日记账,主要适用于银企互联付款场景下,业务日期与实际付款日期不在同一期,出现跨月情况,应按照实际付款日期登记日记账,而不是业务日期。


举例:用户实际使用过程中,一笔付款业务,业务日期为7.30,经过层层审批后,实际通过银企付款时间为8.1。假设8.1这一天,7月份出纳应用还未结账,那么根据系统参数,该笔业务按照业务日期7.30登记日记账,与实务不符。但是如果配置了银企互联支付渠道的按照付款日期登记日记账,就不会出现上述问题。


此参数不进行配置,则付款单/代发单按照单据登账日期设置登记。

此参数配置,则付款单/代发单支付渠道满足此处勾选项的将按照单据付款日期登记。

附:付款单/代发单付款日期是什么含义?

凭证登账日期设置

当登账参数=凭证登账/混合登账时,才会涉及此参数配置;意为凭证登记日记账,日记账的记账日期如何取值。

枚举值,包含业务日期、系统日期、记账日期。


if 选择业务日期,当触发凭证登账时:

  • 如果业务日期 in 当前期间,按照凭证中业务日期作为记账日期登记日记账

  • 如果业务日期<当前期间第一日,且允许登记已结账期间发生的日记账,那么将自动将日记账登记在当前期间第一日

  • 如果业务日期<当前期间第一日,且不允许登记已结账期间发生的日记账,那么登账失败


if 选择系统日期,当触发凭证登账时:

  • 如果系统日期 in 当前期间,按照触发凭证复核的系统日期作为记账日期登记日记账

  • 如果系统日期<当前期间第一日,且允许登记已结账期间发生的日记账,那么将自动将日记账登记在当前期间第一日

  • 如果系统日期<当前期间第一日,且不允许登记已结账期间发生的日记账,那么登账失败


if 选择记账日期,当触发凭证登账时:

  • 如果记账日期 in 当前期间,按照凭证中记账日期作为记账日期登记日记账

  • 如果记账日期<当前期间第一日,且允许登记已结账期间发生的日记账,那么将自动将日记账登记在当前期间第一日

  • 如果记账日期<当前期间第一日,且不允许登记已结账期间发生的日记账,那么登账失败

允许负数登记日记账

当出现负数发生额时的登账逻辑。

当参数开启时,若发生额为负数,则按照负数金额直接登记日记账;

当参数关闭时,若发生额为负数,则以其金额绝对值按照相反方向登记日记账。


举例说明:

出纳登记日记账参数:单据登账

允许负数登记日记账:


收款单 收款金额:-100元

确认收款时判断:允许负数登记日记账

那么会登记日记账为: 借方 -100元


出纳登记日记账参数:单据登账

允许负数登记日记账:


收款单 收款金额:-100元

确认收款时判断:不允许负数登记日记账

那么会登记日记账为: 贷方 100元

允许登记已结账期间发生的日记账

是否允许登记已结账期间发生的日记账,默认为是。


举例说明:

出纳应用当前期间:2021年7期

出纳登记日记账的参数:单据登账,登账日期设置:按业务日期

是否允许登记已结账期间发生的日记账:


那么如果有一笔收款单 业务日期 2021.06.30

点击确认收款时触发登记日记账,正常来说,按照业务日期登记日记账,这边收款单应该登记在2021.06.30,但是此时由于出纳期间已经是2021.07期,那么进而判断参数:允许登记已结账期间发生的日记账,系统自动将这笔日记账登记在2021.07.01



出纳应用当前期间:2021年7期

出纳登记日记账的参数:单据登账,登账日期设置:按业务日期

是否允许登记已结账期间发生的日记账:


还是上面的例子,一笔收款单 业务日期 2021.06.30

点击确认收款时触发登记日记账,正常来说,按照业务日期登记日记账,这笔收款单应该登记在2021.06.30,但是此时由于出纳期间已经是2021.07期,那么进而判断参数:不允许登记已结账期间发生的日记账,系统无法登记日记账,确认收款也会失败。

此时用户判断本笔业务具体应该登记到哪一期。如果要登记到当期,那么把业务日期修改到当前期间;如果要登记到6期,那么反结账回到6期确认收款。当然不建议采用后者。


启用了这个参数的用户对于日记账的登记比较严格,当期的日记账必须在登记到当期。


2.2 登账参数=单据登账,登账逻辑


收款单、付款单、代发单、外币兑换单结算方式.类别=现金,当单据达到终态时自动登记日记账,逆向操作后自动取消登记日记账。

 


注:付款账号可选范围为当前资金组织可用现金账户。


正向登记:

一般情况下,当单据上结算方式.类别=现金,在单据达到终态时,系统自动按照 资金组织+现金账号+币别+金额+登账日期 登记日记账。

注:付款单坐扣手续费不为空时,将按照 付款金额+坐扣手续费 合计金额 登记日记账


逆向取消:

当对终态单据进行逆向操作时,如果此时资金组织登账参数=单据登账/混合登账时,逆向操作成功后自动取消登记日记账;如果此时登账参数不是以上两种,那么逆向操作成功后将不会取消日记账。


2.3 登账参数=凭证登账,登账逻辑


凭证登记在主账簿,凭证中会计科目是现金科目 或 现金等价物+登日记账 的科目,且核算维度中维护现金账户,凭证复核成功后登记日记账,反复核后自动取消日记账。


准备工作

凭证同时满足满足以下条件时才满足登记银行日记账的前提条件。

  • 凭证登记在主账簿

  • 凭证会计科目-科目属性为“现金科目”或者(“现金等价物”且勾选“登记日记账”)。

  • 凭证会计科目-核算维度包含【现金账户】核算维度。

  • 凭证中选择了满足以上两个条件的会计科目,且该科目核算维度正确维护现金账户。

现金类会计科目+现金账户核算维度(值来源:cas_accountcash)-复核凭证登账


现金等价物科目+登日记账+现金账户核算维度(值来源:cas_accountcash)-复核凭证登账


现金等价物科目+现金账户核算维度(值来源:cas_accountcash)-复核凭证不登账


正向登记:

满足以上条件的凭证,复核成功后按照 核算组织+现金账户+币别+原币金额+日期 登记日记账。



逆向取消:

触发反复核时,如果核算组织登账参数为凭证登账,反复核成功后自动取消登记日记账;如果是其他参数,反复核成功后不会取消日记账。


2.3 登账参数=手工登账,登账逻辑


只能通过手工新增或者模板引入方式登记日记账。

只有资金组织登账参数=手工登账/混合登账,现金日记账查询界面才显示“新增”按钮。


准备工作:配置参数




正向操作:

进入现金日记账查询界面,选择需要手工登账的组织,然后点击“查询”按钮。


点击“新增”,进入手工日记账登记界面。


根据现金收付时序,逐条录入日记账。


亦支持通过Excle批量引入日记账数据。


录入数据/引入数据检查无误后,点击“登记”按钮,完成登记。

!!!一旦点击登记,不支持修改,请反复检查后再登记入账。如登记错误,只能删除后重新录入/引入。


逆向操作:


如果手工日记账登记错误,需要删除,选中需要删除的数据,点击“删除”按钮。

如果选中数据在录入时是整批录入/引入的(大于1条),那么在删除数据时,系统会弹出以下提示:

(1)仅删除选中数据。

(2)删除所选记录所在批次所有数据(所在批次共几条数据)。

(3)针对选中记录所在批次选择性删除。

选择第一个选项,点击确认按钮只删除所选数据。

选择第二个选项,点击确认按钮即删除整批数据。

选择第三个选项,点击确认按钮即弹出整批数据列表界面,选择需要删除的数据,点击删除按钮进行删除。



现金日记账登记操作指引

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