凭证处理
1 功能介绍
为保证应付款管理系统与总账系统的数据保持一致,在应付款管理系统新增单据之后,必须通过凭证处理把单据生成凭证传入总账系统。应付款管理系统的单据要生成凭证,在凭证处理模块进行。
在应付款管理系统,集中进行凭证处理时可以分为采用凭证模板的处理方式与不采用凭证模板的处理方式两种,现以采用凭证模板的处理方式进行说明。
该模块主要是用来将各种单据生成凭证。
选择事务类型
录入过滤条件
生成凭证选项
生成凭证
查看报告
2 应用场景
用于应付款管理模块各种单据生成凭证,确保与总账系统数据的一致性。
3 业务流程
选择〖财务会计〗→〖应付款管理〗→〖凭证处理〗→〖凭证-生成〗进入该处理过程。
4 主要操作
4.1 选择事务类型
选择〖财务会计〗→〖应付款管理〗→〖凭证处理〗→〖凭证-生成〗,出现单据事务类型选择界面,移动光标,选择需要生成凭证的单据,单击【确定】,进入“凭证处理-过滤条件”界面。目前系统提供的事务类型包括:采购普通发票、采购增值税发票、其他应付单、付款、退款、预付款、预付款冲应付款、应付款冲应付款、应付款转销、开出票据、应付票据付款、预付款转销、预付冲预付、付款冲付款、应付票据退票、期初应付票据退票。
4.2 录入过滤条件
一般情况,一种事务类型对应一种单据,如采购普通发票、其他应付单、付款单等,系统会调出该单据的序时簿过滤界面,用户可灵活地设置过滤条件,也可以指定排序的字段;其他事务类型均可以设置过滤条件进行选择。
对采购普通发票、采购增值税发票、其他应付单、付款、退款、预付款的事务类型生成凭证的单据序时簿界面增加合计行的显示,只对金额进行合计。
4.3 生成凭证选项
选择〖文件〗一〖选项〗,显示生成凭证的一些选项,包括选择默认凭证模板,错误处理等。列表介绍如表:
类别 | 选项 | 描述 |
错误处理 | 中断凭证生成过程 | 在按单生成多张凭证时,生成某一张凭证时出现错误,则中断退出,即使其他单据可生成凭证也不再处理。 |
忽略错误继续处理下一张单据 | 在按单生成多张凭证时,生成某一张凭证时出现错误,忽略错误,继续生成其他单据的凭证。 | |
给出错误提示 | 出现错误时给出提示。 | |
数据不完整或保存失败 | 调出凭证修改界面手工调整 | 在生成凭证时,若凭证科目、核算项目等必录事项从凭证模板或单据上取不到,则调出不完整的凭证,由用户补录 |
忽略错误,仅在报告中说明 | 遇到上述情况时,并不调出凭证,只是在报告中说明。 | |
默认模板 | 实际成本法 | 仅用于工业核算系统,不用设置。 |
计划成本 | 仅用于工业核算系统,不用设置。 | |
模板选择方式 | 每次选择默认模板 | 每次生成凭证时,均依据默认凭证模板生成凭证。 |
每次从模板列表中选择 | 每次生成凭证时,均调出相应的凭证模板列表,由用户选择当前单据使用的凭证模板。 | |
科目合并选项 | 借方科目相同汇总 | 汇总生成凭证时,系统自动把不同单据但借方科目相同,金额进行汇总并生成一条凭证分录。 若科目需进行数量金额辅助核算,并且勾选了借方相同科目汇总,则系统会按科目汇总单据上物料的数量,并传递到凭证中(如科目缺省单位与单据上物料的单位不同,则换算成科目缺省单位后汇总)。多张单据汇总生成凭证亦适用此规则。 |
贷方科目相同汇总 | 汇总生成凭证时,系统自动把不同单据但贷方科目相同,金额进行汇总并生成一条凭证分录。 若科目需进行数量金额辅助核算,并且勾选了借方相同科目汇总,则系统会按科目汇总单据上物料的数量,并传递到凭证中(如科目缺省单位与单据上物料的单位不同,则换算成科目缺省单位后汇总)。多张单据汇总生成凭证亦适用此规则。 | |
相同单据内借方科目相同汇总
| 由于收款单的单据体上可以存在不同的往来科目,系统自动把同张单据内借方科目相同的行的金额进行汇总并生成一条凭证分录 | |
相同单据内贷方科目相同汇总 | 由于收款单的单据体上可以存在不同的往来科目,系统自动把同张单据内贷方科目相同的行的金额进行汇总并生成一条凭证分录 | |
凭证模式 | 借借贷贷
| 凭证生成后,先显示所有的借方科目,再显示所有的贷方科目 |
借贷借贷 | 凭证生成后,逐张单据反映的业务的借贷内容。 |
4.4 生成凭证
按【Shift】或【Ctrl】选定一张或多张单据,单击【按单】或【汇总】,则按单(单据组)生成多张或汇总生成一张凭证。
在生成凭证时还可以实现以下功能:
1、 会计科目下挂多个核算项目,生成凭证可以自动携带在凭证模板中已经指定的核算项目内容。
2、 支持单据上自定义的金额字段生成凭证。
3、 生成凭证时可以根据单据数量自动携带附件张数。
4、 提供凭证批量操作,包括:批量生成凭证、批量审核、批量反审核、批量删除。
5、 对于〖系统设置〗→〖基础资料〗→〖科目〗中为选上“现金科目”、“银行科目”的会计科目,在付款单、预付单或应付退款单生成凭证的时候,可以把单据上的【结算方式】、【结算号】内容携带到凭证的【结算方式】、【结算号】中。
6、 按凭证模板生成凭证,凭证摘要可以取单据体中的内容。
7、 凭证检查:为了避免单据与凭证不符的情况,在凭证保存时对以下内容进行检查和提示:
1)如果单据上的币别与所用科目的币别不一致。
2)如果单据金额与凭证金额不一致
3)单据期间与凭证期间不一致
生成凭证失败主要有以下几方面的原因:见下表:
常见错误 | 原因 | 解决方法 |
取不到科目 | 系统不能从指定的科目来源中取到科目。 | 补录相关科目数据或调整凭证模板的科目取数来源。 |
从单据上取不到相应的核算项目 | 凭证上科目的核算项目在单据上无对应字段。 | 调整凭证模板上科目。 |
与总账当前期间不对应,不能保存凭证。 | 总账当前期间大于应付款管理系统当前期间。 | 反结账调整总账系统当前期间。 |
生成凭证时,若科目需外币核算,则系统会将单据上的外币金额和汇率传递到凭证中。
8、 特殊说明
1)已经审核、未生成凭证的单据,在单据界面直接点击“凭证”时,按所选单据事务类型的凭证模板自动调出凭证生成界面。
2)单据序时簿如果同时选中多行点击“凭证”按钮,则只对选中的第一行进行处理:已经生成凭证的,调出此单据对应的凭证;没有生成凭证的调出此单据的凭证生成界面;
3)应付系统适用单据:采购普通发票、采购增值税发票、付款单、预付单、应付退款单、其他应付单,对于其他单据不予处理。
4.5 查看报告
在生成凭证成功或失败的提示界面上,单击【查看报告】,可查看生成凭证过程的报告,内容包括:保存凭证成功/凭证号:XXX/借方金额合计:XXX/贷方金额合计:XXX。凭证生成失败时,可通过报告中提示的原因作出调整,以便顺利地生成凭证。
4.6 不采用凭证模板方式生成凭证
录入采购发票、其他应付单、付款单等业务单据时可以即时逐笔生成记账凭证,也可以在凭证处理模块进行统一生成凭证操作。
在〖系统参数〗取消<按模板生成凭证>,然后选择〖财务会计〗→〖应付款管理〗→〖凭证处理〗→〖凭证-生成〗,进入凭证处理过滤条件框,系统默认进入付款单据的过滤条件框。单击【确定】,进入“凭证处理”界面。界面中列示了需要生成凭证的付款单记录。您可以逐张生成凭证,也可以通过Shift键选择成批生成凭证,还可以汇总生成凭证。可以在单据类型下拉菜单中选择显示的单据。
目前不按模板生成凭证提供了以下单据类型:付款、预付款、退款单、发票、其他应付单、预付款冲应付款、应付款冲应付款、应付款转销、预付款转销、预付冲预付、付款冲付款、应付票据付款、应付票据作废、期初应付票据作废。
凭证处理时,右上角会计科目的设置可以自行设置。在生成凭证的时候首先根据此会计科目生成,如果此会计科目内容为空,则根据该事务类型下【凭证模板】中的系统模板的设置生成凭证。
4.7 数量金额核算时“数量”的自动换算
单据汇总生成凭证时,生成凭证的“科目汇总选项”任一项有勾选的情况下,需要首先判断:“生成的凭证中是否存在“数量金额辅助核算”的会计科目”。如果没有则需求规则不变:,按照“相同科目+相同核算项目”汇总。
如果存在按数量金额辅助核算的会计科目,则还需要判断:“需要汇总的行次上的计量单位是否属于同一计量单位组”,如果否,则不予汇总,只取单据上的计量单位和数量,具体参见表格11-1中“步骤1”的说明。
如果各参加汇总行属于相同的计量单位组,还需要判断:“单据的计量单位组与会计科目的计量单位组是否是否属于同一的计量单位组”,如果是,则将单据上数量将会按照科目的计量缺省单位进行系统自动换算。具体参见表格11-1中“步骤2”的说明;如果否,也不进行汇总,只取单据上的计量单位和数量,具体参见表格11-1中“步骤1”的的说明。
上述修改对发票及其对应的转销操作、付款单选发票、退款单选负数发票等操作进行汇总生成凭证均有效。
字段 | 汇总生成凭证后的结果 | 具体算法 |
计量单位 | 分别取各单据上的计量单位 | 直接取基础资料-科目中的“缺省单位” |
数量
| 分别取单据上的“数量”,不进行系统自动换算和汇总 | |
金额 | 取各单据的对应金额 | |
单价 | 根据通过凭证的分录行的“金额”和“数量”倒算 | 凭证上的“金额”/凭证上的数量 |
计量单位
| 需要汇总的科目对应的“缺省单位” | 直接取基础资料-科目中的“缺省单位” |
数量 | 单据上需要汇总的各行次的单据上的“计量单位+数量”进行换算 | 数量=∑(单据上的计量单位对应的换算系数/科目中的“缺省单位对应的换算系数”)单据上的“数量” |
金额 | 各单据上的对应金额之和 | ∑单据上的对应金额字段 |
单价 | 通过凭证的“金额”和“数量”倒算 | 凭证上的“金额”/凭证上的数量 |
凭证处理
本文2024-09-22 16:12:43发表“kis知识”栏目。
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