1 简介

1.1 功能介绍

存货初始数据是本系统启用时，企业仓库物料的结存情况的记录，系统设置初始数据分仓库录入。录入功能主要包括录入信息、录入规则和录入方法的处理，采用不同计价方法、不同管理方法的物料，其录入的信息和录入的方法均不相同。同时，支持虚仓录入期初库存数量，实现虚仓的初始化功能；支持组装件物料录入期初库存数量，实现组装件物料的初始化功能。

1.2 界面说明

1. 在【存货初始数据】界面，界面左侧是按现有仓库的分级列表显示，界面右侧显示的是针对全部仓库、某一确定仓库的所有物料的初始数据信息。在此界面，用户可以进行物料初始余额的录入。

2. 【存货初始数据】界面字段说明：
   

   数据项	说明
   物料代码	支持手工录入，也可按F7键进行选择。
   物料名称	由系统根据选择的物料代码直接录入，用户不能另行修改。
   规格型号	由系统根据选择的物料代码直接录入，用户不能另行修改。
   单位	物料的常用计量单位，由系统根据选择的物料代码直接录入，用户可使用F7键另行改为同组的其他计量单位。系统会根据用户录入的数据自动换算成基本单位计量。
   计价方法	由系统根据选择的物料代码直接录入，用户不能另行修改。
   辅助属性	物料的辅料属性，可按F7键进行选择。如物料没有辅助属性，则不允许录入。
   批次/顺序号	当所选物料采用的计价方法为分批认定法、先进先出法、后进先出法时，或当物料需进行业务批次管理时，需使用到该字段。 当物料不进行批次管理但采用保质期管理时，仍可调出批次录入的小界面。录入时，注意批次不允许用户录入，保质期允许录入；保质期的录入规则和原有一致，不进行更改。
   年初数量	启用期所在年度的年初存货数量余额，用户不必录入，由系统根据平衡公式算出。 平衡公式：年初数量=期初数量－本年累计收入数量＋本年累计发出数量
   年初金额	在启用期所在年度的年初存货金额余额，用户不必录入，由系统根据平衡公式算出。 平衡公式是：年初金额=期初金额－本年累计收入金额＋本年累计发出金额。
   本年累计收入数量	启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，企业累计的存货收入数量，用户根据实际情况录入。
   本年累计收入金额	启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，企业累计的存货收入金额。
   本年累计发出数量	启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，企业累计的存货发出数量，用户根据实际情况录入。
   本年累计发出金额	启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，企业累计的存货发出金额。
   期初数量	在启用期当期的期初存货数量余额，用户根据实际情况录入。
   期初金额	在启用期当期的期初存货金额余额。
   入库日期	用于计算库龄，系统默认为启用账套的期间的前一天，用户可根据实际情况录入
   生产/采购日期	如物料采用保质期管理，则必须录入此项数据
   保质期（天）	如物料采用保质期管理，则必须录入此项数据，根据【基础设置】→【核算项目】→【物料】中的【保质期（天）】字段计算后自动带入。
   有效期至	有效期至 = 【生产/采购日期】- 保质期（天）

2 主要操作

2.1 录入存货初始数据

1. 在【存货初始数据】界面左侧选中仓库，然后在界面右侧录入物料或在已默认存在的物料上录入存货初始数据；

2. 对于年初、本年累计收入、本年累计发出、期初等四组数据，每组都不是必录内容。用户可以在数据录入过程使用【平衡】按钮来自行检验数据；

3. 存货初始数据录入完后，工具栏点击【汇总】，系统自动在【存货初始数据】界面增加【合计/总计】行，显示所选仓库中所有物料初始数据的合计数量和金额。

4. 存货初始数据录入后，使用【保存】按钮，可以保存当前录入数据；使用【删除】按钮，即可将录入的数据删除。

2.2 录入存货初始数据规则

• 数量、金额字段不能为零

1. 不允许负单价的存在，系统会按“单价＝金额/数量”的公式，来自动检验，如出现负单价会给予提示，并在修改前不予保存。

• 不采用批次管理的物料计价方式

1. 采用加权平均法、移动平均法计价的物料，直接在【存货初始数据】界面的右侧录入数据；

   

2. ① 采用先进先出法、后进先出法计价的物料，需要通过单击【批次/顺序号】字段调出批次/顺序录入界面，在此界面上，按先进先出或后进先出的顺序进行存货初始数据录入

   ② 数据录入完毕后，在【存货初始数据】界面，可以看到当前物料所有顺序的初始余额合计数；单击物料前【+】，系统分不同顺序号显示用户录入的初始余额。

• 采用批次管理的物料计价方式

1. 采用批次管理的物料，在不同仓库可以录入相同批次的物料。不同仓库录入物料时，也显示其他仓库录入的初始余额，但在当前仓库不能修改其他仓库的初始余额。

2. 采用分批认定法计价或采用批次管理的物料，必须进行业务批次管理，需要通过单击【批次/顺序号】字段，调出批次录入界面，在此界面中分批次录入不同批次的存货初始数据；

3. 由于采用加权平均法、移动平均法计价的物料必须保证所有批次的年初余额、期初余额的单价一致，因此录入方法与其他批次管理的物料不同。在批次录入界面上，最初只显示合计行，如果要录入数据，在工具栏点击【新增】按钮，以增加一行，来录入每批次的初始数据。对于合计行的【期初余额】字段，用户录完完毕后，点击【保存】按钮后，系统会根据每批的具体数量将合计平均分摊到每批的期初金额中。
   

2.3 存货初始数据引入引出

• 存货初始数据引出

1. 系统提供从处理初始化设置的账套中导出初始业务数据、形成Excel、TXT、XML等文件的功能。

2. 账套处于初始化状态时，才能执行初始数据引出功能。在【存货初始数据】界面选择所要引出的仓库数据，菜单栏点击【文件】→【引出数据】；系统即弹出【数据引出】界面，由用户决定选择以哪种数据文件格式引出，引出的数据包括仓库、存货、批次等。

3. 菜单栏不勾选【文件】→【只引出有数据的物料】时，若用户指定引出明细仓库则引出被指定仓库的所有物料数据，若用户指定引出全部仓库则引出明细仓库对应的所有物料数据汇总的数据。

• 存货初始数据引入

1. 针对处于初始化设置状态的账套，系统提供从Excel、TXT、XML等文件中直接导入初始业务数据的功能。在执行初始数据引入功能前系统会检测账套是否已结束初始化，不允许向已结束初始化的账套中引入数据。

2. 在【存货初始数据】界面，菜单栏点击【文件】→【引入数据】，系统调出【KIS系统-初始化数据引入向导】界面。

3. 在【KIS系统-初始化数据引入向导】界面进行引入操作时，用户可以在过滤窗口选择仓库和物料范围，如果不进行选择，则系统默认引入全部仓库和全部物料的初始数据；

4. 【KIS系统-初始化数据引入向导】界面设置选项字段说明：
   

   数据项	说明
   需要系统提供详细的引入日志	即用户选择是否需要系统提供日志。
   执行过程中，覆盖原有数据	√勾选该选项，系统采用覆盖式引入。在【覆盖】方式下，引入的数据将覆盖系统中已有的数据。 ×不勾选该选项，系统采用追加式引入。在【追加】方式下，只引入系统中没有的存货初始数据（包括批次），对系统中原有的存货初始数据不进行改变。
   执行过程中，忽略错误，继续引入	√勾选该选项，无论引入的数据是否有错误，一律继续引入。 ×不勾选该选项，遇到引入的数据存在错误，立即中断引入。
   执行过程中，给出错误提示	√勾选该选项，系统提供具体的错误提示。
   执行完成后，保存引入数据库脚本文件	√勾选该选项，则需提供引入数据库脚本文件的途径。

注意事项：

1. 在初始化设置中，用户可以首先引出一个数据文件，然后按这个文件格式录入初始数据，再将该初始数据文件引入初始化账套中，这样可以保证引入功能的顺利实现和引入数据的正确性；

2. 对于采用先进先出、后进先出核算的物料引入，无论选择追加还是覆盖引入，在引入时不管是否存在相同物料相同批次，都会引入；

3. 引入时必须严格按系统规定的顺序进行，具体为：币别→凭证字→结算方式→计量单位→辅助属性（可以不用）→辅助资料→科目→部门→职员→仓库→客户→供应商→物料（商品）→现金流量项目；

4. 计量单位名称不能重复。

2.4 存货初始数据对账和传递

在业务系统初始化设置阶段，系统提供将业务初始数据自动转为财务初始数据，同时可以自动传递到总账系统，此功能减轻了总账系统的负担，同时避免了手工录入容易造成的谬误。

• 存货初始数据对账

1. 初始业务数据转为财务数据的原理是：按照物料基础资料中的【存货科目】的字段直接将当前用户录入或引入的初始业务数据转成会计科目账户余额。

2. 在【存货初始数据】界面，工具栏单击【对账】或菜单栏选择【查看】→【对账/录入】，当前界面将显示为对账界面，对账界面显示的数据是系统自动生成的，且按会计科目重新排列组合的财务数据信息，其目的是为了便于和财务系统对账；

3. 对账界面左侧是按所有物料选中的存货科目分级列示，界面右侧显示的是针对全部科目或某一确定科目的所有物料的初始财务余额信息。用户可以在界面的左侧选中全部会计科目查询整体的年初余额、本年累计收入金额、本年累计发出金额和期初金额，也可以选中某个会计科目或明细科目来查询其所包含的所有物料的财务账务余额。用户可以使用该数据与账务系统的科目初始余额进行对账。

4. 在对账界面，工具栏单击【录入】或菜单栏选择【查看】→【对账/录入】，系统转为为业务数据录入的界面。

• 存货初始数据传递到总账

1. 系统可以将对账后的科目余额传递到总账系统中，这是初始化设置的必要步骤，符合用户实际的业务处理。用户在录入相关数据时，为了简化操作，可以将数据信息在KIS云·专业版不同系统间实现传递和共享。在大量初始数据设置时能够实现数据传递，大大减轻了用户初始化设置的工作量，缩短初始设置的时间。因此，该功能能够完善系统之间的联系、进一步加强财务业务一体化管理、提升软件整体功能协作效应。

2. 在对账界面，系统自动将业务数据转为财务数据并按公式进行平衡检测。工具栏点击【传递】按钮，系统将进行传递。传递将会覆盖总账系统对应的会计科目，因此用户要确认后，系统才执行传递功能。

3. 系统执行【传递】时，会按以下情形分别进行处理：

   ① 所传递的部分或全部会计科目不下挂核算项目，则系统将对账后的科目余额传递到总账的相关会计科目中；

   ② 所传递的会计科目下挂一个核算项目，且核算项目为物料、仓库两者之一，则系统按物料、仓库对会计科目余额进行汇总后传递到总账相关科目的相关核算项目下；

   ③ 所传递的会计科目下挂一个核算项目，且核算项目不为物料、仓库两者之一，则系统给予提示“某科目所属核算项目无法对应，传递不成功！是否继续传递其他会计科目余额？”，如果用户确认选择【是】，则进行部分会计科目传递；

   ④ 所传递的会计科目下挂两个核算项目，且核算项目为物料、仓库，则系统按物料、仓库两个核算项目进行一 一对应，将会计科目余额进行汇总后传递到总账相关科目的相关核算项目下；

   ⑤ 所传递的会计科目下挂两个核算项目，且核算项目中至少一个不为物料、仓库两者之一，则系统给予提示“某科目所属核算项目无法对应，传递不成功！是否继续传递其他会计科目余额？”，如果用户确认选择【是】，则进行部分会计科目传递；

   ⑥ 所传递的会计科目下挂三个及以上核算项目，则系统给予提示“某科目所属核算项目无法对应，传递不成功！是否继续传递其他会计科目余额？”，如果用户确认选择【是】，则进行部分会计科目传递。

2.5 存货初始数据查询

【存货初始数据】界面提供了强大的查询功能，帮助用户对存货初始数据的正确性进行多方面的检查，提高数据准确性和工作性能，增强了初始化界面的用户友好性，使用户使用更加方便、快捷。

• 基础资料查询
  

1. 在存货初始数据录入和浏览时，系统提供查询物料、计量单位等基础资料的功能，方便用户进行查询、选择。

2. 在【存货初始数据】界面，将光标移至【物料代码】或【单位】字段，菜单栏选择【查看】→【基础资料查询】或工具栏点击【查看】，系统会调出【核算项目 - 物料】或【计量单位组 - 缺省计量单位组】查询界面，方便用户直接选择物料或当前物料的计量单位。

• 数据汇总

1. 为了方便用户随时核对数据的正确性，系统提供显示/取消数据汇总的功能；

2. 在【存货初始数据】界面，左侧选择全部仓库时，系统已默认提供初始数据汇总栏。如果需要对某一仓库数据进行汇总，则在界面左侧选择某一最明细仓库，工具栏点击【汇总】或菜单栏选择【编辑】→【汇总】，系统会在存货初始数据最下方显示或取消显示当前仓库的汇总数据，方便用户随时核算数据录入或引入的正确性。

• 试算平衡

1. 存货初始数据包括年初、本年累计收入、本年累计发出、期初等共四组数据（包括数量、金额）。用户录入数据保存时，系统会自动按公式检验是否平衡，如不平衡会给予提示，并在修改前不予保存。用户也可以在数据录入过程随时自行检测。

2. 在【存货初始数据】界面，界面左侧选择某一最明细仓库，工具栏单击【平衡】或菜单栏选择【查看】→【试算平衡】，系统就可以按平衡公式随时检测当前录入数据以及全部数据是否平衡。

• 过滤
  

1. 基于用户录入存货初始数据的方便性起见，系统提供对存货初始数据的过滤功能，以使用户随时查找定位信息。

2. 在【存货初始数据】界面，界面左侧选择需要过滤的范围，工具栏单击【过滤】按钮或菜单栏选择【编辑】→【过滤】，系统会调出【过滤】界面。在该界面上，系统提供了包括物料代码、物料名称、规格型号、单位、计价方法等信息的过滤设置，由用户录入过滤条件和过滤内容后，进行多角度查找。

3. 在【过滤】界面，用户录入过滤条件和过滤内容后，点击【确定】，系统将会按过滤条件及过滤内容在所选仓库的所有物料中过滤。过滤后，系统将显示所过滤到的全部数据；如果没有过滤到任何数据，系统会显示空界面。
   

• 排序

1. 在【存货初始数据】界面，界面左侧选择需要排序的范围，工具栏单击【排序】按钮或者菜单栏选择【编辑】→【排序】，系统会调出【排序】界面。在该界面上，系统提供了包括物料代码、物料名称、规格型号、单位、计价方法等信息的排序设置，由用户选择按升序还是降序进行排序。选定后，单击【确定】，系统按排序条件对当前排序范围的数据进行排序

   

2.6 存货初始数据的预览与打印

1. 在【存货初始数据】界面，工具栏点击【打印】、【预览】按钮或菜单栏选择【文件】→【打印】、【打印预览】、【打印设置】，来进行打印相关操作。
   

2. 【存货初始数据】界面的打印是“所见即所得”方式，即系统按界面上数据的显示进行打印，界面上显示的什么内容，包括显示列、批次/顺序号是否汇总、是否有合计栏等，系统就会按用户的选择进行打印。
   

2.7 存货初始数据的应用

• 初始化设置期间的应用
  

1. 应用于初始数据对账，即录入的初始业务数据系统会自动转为初始财务数据，以供用户将财务数据和业务数据对账；

2. 应用于初始数据传递，即初始数据经过试算平衡后，可以将对账的财务数据传递到总账系统，方便总账系统的初始数据录入、还可以避免手工录入产生的错误；

3. 应用于其他账套的初始数据，通过初始数据的引入、引出功能，将当前初始数据存档、形成报表，并可以为其他账套的初始设置减少工作量。

• 日常应用

1. 应用于即时库存，启用初始化后，系统自动将存货初始数据的数量转为即时库存数量，保证物料账存和实存数量的一致；

2. 应用于期初余额调整，启用初始化后，初始数据将在【存货核算】→【期初成本调整】中转为当期期初余额，并根据每期结账情形显示当期的期初余额，用户可以根据实际情况进行期初余额调整，同时形成金额调整单据；

3. 应用于仓存管理模块的报表查询，在日常的仓存管理报表中可以查询到初始余额信息，其中可以查询本年累计数据信息的报表包括库存台账、物料收发汇总表；

4. 应用于存货核算模块的报表查询，在日常的存货核算报表中可以查询到初始余额等信息，其中可以查询本年累计数据信息的报表包括材料明细账、产成品明细账，这两张报表的数据将对应仓存管理系统的库存台账。