1 简介

1.1 功能介绍

业务系统处于初始化阶段时，新增启用期前的单据，主要包括暂估入库单及未核销出库单。

1.2 界面介绍

1. 初始化模块中，点击【暂估入库单】时，系统调出暂估入库单的【过滤】界面，在该界面中只能选择启用期前的暂估入库单；

   

2. 确定过滤条件后，系统进入【暂估入库单序时簿】界面。新增暂估入库单据时，该只能录入单据期间在启用期间以前的单据，否则系统会给予提示，并且不允许保存单据。
   

2 主要操作

2.1 暂估入库单操作

• 初始化阶段采购入库单字段说明：

1. 采购入库单表头字段说明：

   字段名称	详细解释	是否修改
   供应商	采购入库单的采购对象，可手动输入供应商信息模糊匹配，或按F7选择。	是
   日期	采购入库的发生日期，只能录入账套启用期间以前的日期.	是
   编号	采购入库单的单据编号： （1）默认由系统自动生成，无法修改； （2）支持通过【系统设置】-【单据设置】-【编码控制】路径修改编码规则。如允许手工录入，则支持修改。	-
   源单类型	初始化阶段，无需录入，该字段灰显。	否
   选单号	初始化阶段，无需录入，该字段灰显。	否
   采购方式	采购业务的处理方式： （1）现购：现款的采购交易方式，不会影响后续应收应付业务； （2）赊购：后期结算的交易方式，应收应付系统会根据下推生成的采购发票进行付款业务管理。	是
   摘要	采购入库单的备注信息。	是

2. 采购入库单表体字段说明：

   字段名称	详细解释	是否修改
   物料代码	采购入库的物料在系统中对应的物料代码，可通过输入物料代码/物料名称/规格型号等进行模糊匹配。	是
   物料名称	物料代码填充后，系统将自动填充该物料代码对应的物料名称。	否
   规格型号	物料代码填充后，系统将自动填充该物料对应的规格型号。	否
   收料仓库	选择该物料入库后被储存的位置： （1）可按F7或输入仓库名称、代码进行模糊匹配； （2）如用户在物料的【基本资料】中维护了【默认仓库】信息，则录入物料代码后系统会自动带出该默认仓库，用户也可以手工修改。 注意：收料仓库能显示所有仓库（但是被禁用的仓库除外），采购入库单上的仓库不能全为虚仓。	是
   辅助属性	（1）如果该物料的【基本资料】页签中选择了【辅助属性类别】，则该字段为可填，根据实际情况选择具体的辅助属性； （2）如果该物料的【基本资料】页签中没有选择【辅助属性类别】，则该字段灰显。	-
   批号	对批次管理的物料，出入库单是批号管理的主要单据： （1）如果物料的【物流资料】页签中勾选了【是否采用业务批次管理】/该物料选择了分批认定的计价方法，在采购入库单中可以输入批号； （2）如果物料的【物流资料】页签中勾选了【是否采用业务批次管理】/该物料选择了分批认定的计价方法、【是否自动产生批号】，则采购入库单会自动生成批号； （3）如果该物料没有开启业务批次管理或没有采用分批认定批的计价方法，则该字段灰显，不能录入。
   单位	系统默认取该物料基础资料页签【基本资料】中的【库存计量单位】，用户可根据实际情况修改。	是
   应收数量	初始化阶段，无关联单据，该字段灰显。	否
   实收数量	指实际收到的数量，用户根据实际入库数量录入。	是
   单价	该物料的采购单价： （1）如果该物料在基础资料的【物流资料】页签中维护了【采购单价】字段，没有做其他相关设置，则系统默认取该【采购单价】的不含税金额作为该物料的单价； （2）在（1）的基础上，如果该物料设置有采购价格资料，输入供应商、物料、实收数量后，系统会自动根据采购价格资料计算不含税的采购单价。	是
   金额	金额=单价*实收数量。金额、单价、实收数量3个字段中，任意输入其中2个字段数据，第3个字段的数据系统会自动填充	是
   生产/采购日期	指该物料的生产/采购日期： （1）如果需要对该物料进行保质期管理，请在该物料的基础资料【物流资料】中勾选【是否进行保质期管理】。如在采购入库单界面的单据选项中勾选了【生产/采购日期设置】，则该字段可根据该设置自动填充或由用户手动输入； （2）如果该物料未启用保质期管理，则该字段灰显。	是
   保质期	指该物料的保质期： （1）如果该物料启用了保质期管理，系统默认保质期为0天，用户可根据实际情况修改。【生产/采购日期】字段填充后，系统会根据该物料基础资料【物流资料】中的【保质期(天)】填充该字段，用户也可以手动修改； （2）如果该物料未启用保质期管理，则该字段灰显。	是
   有效期至	指该物料的有效期： （1）如果该物料启用了保质期管理，输入【生产/采购日期】及【保质期】后，系统会自动计算该日期； （2）如果该物料未启用保质期管理，则该字段灰显。	是
   源单单号	初始化阶段，无关联单据，该字段灰显。	否
   订单单号	初始化阶段，无关联单据，该字段灰显。	否
   开票数量	初始化阶段，无关联单据，该字段灰显。	否
   辅助单位开票数量	初始化阶段，无关联单据，该字段灰显。	否
   辅助单位	如果该物料使用了辅助计量单位，则会显示该物料对应的辅助单位	否
   辅助数量	如果该物料使用了辅助计量单位，则会显示该物料以辅助单位表示的物料数量： （1）如果采购入库单的单据选项中没有勾选【调整辅助数量不倒算数量】，则输入【数量】/【辅助数量】后系统会自动根据辅助单位换算率计算出【辅助数量】/【数量】； （2）如果采购入库单的单据选项中勾选了【调整辅助数量不倒算数量】，则修改【辅助数量】后系统不会根据辅助单位换算率反算并反写【数量】。	是
   辅助单位换算率	如果该物料使用了辅助计量单位，系统会根据该物料基础资料【基本资料】页签中的【辅助计量单位换算率】自动填充该字段，用户也可手动修改。	是

3. 单据表尾字段说明：

   字段名称	详细解释	是否修改
   保管	该单据业务涉及到的保管人员	是
   主管	该单据业务涉及到的主管人员	是
   部门	该单据业务涉及到的主管人员	是
   验收	该单据业务涉及到的验收人员	是
   业务员	该单据业务涉及到的业务员。部门和业务员在基础资料中可以关联，在选择部门后，系统自动过滤出该部门下的职员	是
   制单	该单据的制单人	否
   审核	该单据的审核人	否
   审核日期	审核该单据的日期	否
   记账	操作该单据生成凭证的人员	否

• 初始化阶段采购入库单选项说明：

1. 获取采购价格：系统提供两种获取采购价格的方式：

   ① 点击菜单栏【查看】-【选项】-【获取采购价格】（或按快捷键F5）直接在单据编辑界面上获取该物料的采购价格；

   

   ② 按快捷键F9弹出采购价格资料窗口，查询价格列表并选择。

   

2. 生产/采购日期设置：

   ① 如果该物料启用了保质期管理，则采购入库单的表体【生产/采购日期】、【保质期(天)】、【有效期至】字段为可录入状态。

   

   ② 点击菜单栏【查看】-【选项】-【生产/采购日期设置】，可以在系统调出界面中设置手工录入或者由单据日期自动计算出生产/采购日期。

3. 调整有效期至后倒算保质期（天）：

   ① 如果该物料启用了保质期管理，且在单据选项中勾选【调整有效期后倒算保质期(天)】，则调整有效期（至）字段后，系统会自动倒算出保质期（天）数。

   

4. 保存后立即新增：如果在单据选项中勾选【保存后立即新增】，则当前采购入库单保存后系统会弹出采购入库单的新增页面。

5. 单据新增时取系统日期：如果在单据选项中勾选【单据新增时取系统日期】，则采购入库单的【日期】字段会自动取当前操作系统日期。

   

6. 入库批号生成规则：如果该物料的基础资料【物流资料】中勾选【是否业务批次管理】、【是否自动产生批号】或该物料的计价方法为【分批认定法】，同时勾选了【是否自动产生批号】，在单据选项【入库批号生成规则中】设定批号规则，则输入物料后系统会按照该则自动生成批号。

   

7. 调整辅助数量不倒算数量：如果该物料使用了辅助计量单位，且采购入库单的单据选项中勾选了【调整辅助数量不倒算数量】，则修改【辅助数量】后系统会自动根据辅助单位换算率计算出【数量】

• 初始化阶段红/蓝字采购入库单：

1. 单击工具栏【红字】/【蓝字】或选择菜单栏【操作】→【红字单据】/【蓝字单据】制作红/蓝字采购入库单，红字采购入库单的单据体中所有信息均以红色字体显示。

   

2.2 暂估入库单查询

1. 在初始化阶段，可直接在【暂估入库单序时簿】界面查询启用期前对应单据；

2. 在结束初始化阶段后，在【采购入库序时簿】界面，录入相应的筛选条件，查询启用期前的入库单据。
   

2.3 暂估入库单审核

启用期前的单据与启用期后的单据在审核处理时有本质不同：启用期前的单据是为了用户处理在初始化时期尚未完成的业务的方便性而增加录入的功能，所以在正式启用时，这些单据必须已经完成审核；启用期后的单据是为了方便用户在进行初始化设置时提前录入业务单据而增加的功能，在正式启用时，这些单据不能被审核。

1. 在启用期前的单据新增界面，保存后，直接在工具栏点击【审核】；

2. 在【暂估入库单序时簿】及【采购入库序时簿】界面，选择需审核的暂估入库单后，在工具栏点击【审核】。
   

3. 在执行启用账套操作时，系统要对上述启用期前的暂估入库单的状态进行检测，以保证单据已审核，如果未审核，系统会给予如下提示，并停止启用业务系统的操作。待完成全部单据的审核后，再进行启用业务系统的操作。

2.4 启用期前、后入库单处理的比较

启用期前的暂估入库单单据和序时簿的一般处理与日常单据处理无异，但有以下几点区别：

1. 名称不同：启用期前的两种单据分别称呼为“启用期前的暂估入库单”，而日常单据处理应分别称呼为“采购入库单”；

2. 筛选条件不同：启用期前的单据筛选条件是：期间<启用期间；

3. 单据状态不同：启用期前的单据必须在初始化启用前审核；

4. 位置不同：启用期前的单据单独管理，不在单据管理模块中处理；

5. 在库存类单据中只允许暂估入库单、销售出库单可以录入前期单据；

6. 启用期前的单据序时簿中不能允许其他不符合条件的单据录入或进行审核、查看等操作；

7. 启用期前的两类单据不能调整期初余额，而且其发生额不计算到本期报表以及即时库存中。

注意事项：

1. 由于在启用期初的账务余额中，已经包括了以前期间进行暂估的单据的账务金额（即已在总账系统生成凭证），所以，启用期前的暂估入库单在业务系统不再生成暂估凭证，等单（发票）到后，统一进行单到冲回处理。