1 简介

1.1 功能介绍

采购订单是物料在采购业务中流动的起点，是详细记录企业物资的循环流动轨迹、累积企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。通过它可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况，通过采购订单，采购业务的处理过程可以一目了然。

1.2 界面说明

1. 采购订单工具栏按钮说明：

   按钮名称	说明
   前单	针对此单据的录入顺序，查询前一张单据，受用户权限设置的影响。
   后单	针对此单据的录入顺序，查询后一张单据，受用户权限设置的影响。
   新增	编制新的采购订单。
   复制	复制当前采购订单。
   删单	删除当前未审核的采购订单。
   审核	审核当前采购订单，保存单据后才可审核。
   作废	作废当前单据，在单据未审核的状态下才可使用。
   参考	物料的参考信息，包括以下信息： 1、基本信息：包含物料代码、物料名称、辅助属性、批号、单位、仓库、安全库存信息； 2、库存信息：包含即时库存、安全库存； 3、采购信息：包含最近价格、最低价格、最高价格、上期结存，均为不含税价格； 4、销售信息：包含最近价格、最低价格、最高价格，均为含税价格； 5、图片：物料图片信息

2. 【采购订单】界面表头字段说明：
   

   数据项	说明
   供应商	供应商名称。点击栏目右侧的图标调出【核算项目 - 供应商】界面进行分类查找或直接新增供应商；也可输入供应商的模糊列字段，系统会自动弹出匹配窗口显示与其相近的所有供应商。点击学习【供应商支持模糊匹配列自定义设置】新特性
   日期	单据日期，见2.1 单据新增时取系统日期。
   编号	系统根据【基础设置】→【单据设置】中的编码规则自动生成每张单据的编号；如果用户选择【允许手工录入】，则在制作单据时允许手工修改单据编号，反之用户不能修改单据编号。
   摘要	该笔采购业务的辅助性说明，用户可使用【快捷键F7】提出【业务摘要库】界面进行选择或维护。
   币别	采购订单结算使用的货币。系统默认为本位币，用户可手工修改。
   汇率	当前币别的汇率，取自【币别】信息，用户可根据实际情况改为业务发生日汇率。
   结算方式	采购订单结算的处理方式。用户可以通过以下两种方式录入： 1、直接手工录入结算方式代码； 2、使用快捷键F7，在系统调出的【结算方式】界面进行选择或维护。
   结算日期	该笔采购业务结算时的日期，自动取单据日期，如果在【核算项目】→【供应商】中设置了结算期限，会根据单据日期+结算期限自动更新为对应的日期，用户可手工修改。

3. 【采购订单】界面表体字段说明：

   数据项	说明
   物料代码	物料代码，可以选择输入物料代码或物料名称，系统会根据已输入的部分物料代码或者物料名称进行自动模糊匹配，同时显示该物料的不同规格型号，也可以使用快捷键F7打开【核算项目 - 物料】界面进行操作。
   物料名称	物料的名称，系统根据物料代码自动带出，用户无需手工填写。
   基本单位名称	物料所属计量单位组的基本计量单位，由系统根据物料属性设置自动带出。用户在【系统参数】→【业务基础参数】中启用【使用双计量单位】后，该字段才会出现在采购订单中。
   基本单位数量	物料基本计量单位对应的数量，录入物料数量时，系统会根据物料单位自动换算填写基本单位数量。用户在【系统参数】→【业务基础参数】中启用【使用双计量单位】后，该字段才会出现在采购订单中。
   单位	物料的单位，系统根据物料代码自动带出采购计量单位，用户可手工修改。
   数量	物料的数量。
   单价	不含税单价。
   金额	指当前物料的不含税实际金额，系统根据“”金额＝数量 × 含税单价 ×（1－ 折扣率）/ (1 + 税率)”公式计算得出，用户可以修改。
   实际含税单价	实际含税单价＝ 含税单价 *（1－折扣率），用户不能修改。
   税率（%）	系统优先带出供应商税率，如供应商无税率，则带出物料的税率，可手工修改。
   税额	税额 = 单价 * 折扣率 * 税率，允许用户修改，修改后系统不会重算改变其他项的数据。
   价税合计	价税合计 = 金额 + 销项税额。支持手工录入，并且可以通过税率来计算出税额和金额，同时计算出单价和含税单价。
   交货日期	预计入库日期。
   入库数量	系统自动生成，不可修改。入库数量取自引用此订单的入库单物料数量，也就是说，这个数量只跟引用此订单生成的采购入库单的物料数量有关。
   开票数量	系统自动生成，不可修改。开票数量取自引用此订单的采购发票物料数量，也就是说，这个数量只跟引用此订单生成的采购发票的物料数量有关。
   采购建议号	系统自动生成，不可修改。采购建议号是通过采购计划表下推生成采购订单时，将采购计划表中的采购建议号自动携带到这个字段。

4. 【采购订单】界面表尾字段说明：

   数据项	说明
   主管	该笔采购业务涉及到的主管人员，用户可以通过以下两种方式进行选择： 1、直接手工输入代码； 2、使用快捷键F7，在系统自动调出【核算项目 - 主管】的界面进行选择或维护。
   部门	该笔采购业务涉及到的部门，用户可以通过以下两种方式进行选择： 1、直接手工输入代码； 2、使用快捷键F7，在系统自动调出【核算项目 - 部门】的界面进行选择或维护。
   业务员	该笔采购业务涉及到的业务人员，用户可以通过以下两种方式进行选择： 1、直接手工输入代码； 2、使用快捷键F7，在系统自动调出【核算项目 - 职员】的界面进行选择或维护。
   制单	系统根据当前单据的编制人自动填入。
   审核	系统根据当前单据的审核人自动填入。
   审核日期	系统根据当前单据的审核日期自动填入。
   变更	采购订单中使用变更功能时，系统根据当前单据的变更人自动填入。
   变更日期	采购订单中使用变更功能时，系统根据当前单据的变更日期自动填入。
   变更原因	采购订单中使用变更功能时，用户可手工录入变更的原因。

2 菜单栏选项

2.1 单据新增时取系统日期

• 操作说明：

1. 菜单栏【选项】→勾选【单据新增时取系统日期】：在新增采购订单时，单据日期取电脑系统日期，如：当电脑系统日期为2017-06-28，而账套业务期间是第五期，则新增采购发票的单据日期显示为2017-06-28；

2. 不勾选【单据新增时取系统日期】，且当前电脑系统日期大于账套期间最后一天：在新增采购订单时，单据日期取账套期间的最后一天，如：当前电脑系统日期为2017-06-28，而账套业务期间是第五期，则新增采购发票的单据日期显示为2017-05-31，即账套期间的最后一天。

注意事项：

• 当电脑系统月份小于账套期间，无论是否勾选该选项，在新增采购发票时，单据日期均取为账套期间的第一天，如：当前系统日期为2017-06-28，而账套期间为第十期，则新增采购发票的单据日期显示为2017-10-01即账套期间的第一天；

• 当电脑系统月份与账套的期间一致，无论是否勾选该选项，在新增采购发票时，单据日期均取电脑系统日期。如电脑系统日期为2017-06-28，账套期间也为2017年第六期，则新增采购发票的单据日期取电脑系统日期；

• 用户也可对采购发票的单据日期进行修改。

2.2 保存后立即新增

• 菜单栏【选项】→勾选【保存后立即新增】，在采购订单保存后，系统立刻进入下一张采购订单的编制界面。

3 主要操作

3.1 采购订单与BOM

通过BOM清单选择一个或多个组装件物料，系统能自动根据成品的数量计算出每种明细子件的所需数量，并自动将子件清单和各子件数量自动带入表体，提高录单效率。此外，这些数量和物料明细也可以手工干预。

1. 在【采购订单】界面，点击工具栏【BOM】，系统调出【BOM关联生成】界面，点击左下角【添加BOM】；

2. 系统调出【核算项目 - 物料】界面，选择组装或自制件并双击；

3. 选择完成后，返回【BOM关联生成】界面，选中组装件物料。在数量栏中输入需要采购的数量，点击【生成】；

4. 系统返回【采购订单】界面，组装/自制件的明细物料、单位及数量均会显示在采购订单中。

3.2 采购订单的审核与反审核

1. 【采购订单】界面，单击工具栏上的【审核】或菜单栏选择【操作】→【审核】，也可直接使用快捷键F4，系统会自动审核该张单据，并给予相应提示信息。

2. 【采购订单】界面，对已审核的单据可在菜单栏选择【操作】→【反审核】或者直接使用快捷键Shift+F4，系统会自动反审核该单据，并给予相应提示。

3.3 采购订单的作废与反作废

1. 采购订单在未审核的状态下，可以执行作废操作。在【采购订单】界面，单击工具栏上的【作废】或菜单栏选择【操作】→【作废】，系统会调出提示窗口，用户选择后会自动作废该张单据，并给予相应提示信息。作废的单据不参与报表的统计汇总，同时结账时不检查作废的单据是否审核。

2. 【采购订单】界面，对已作废的单据可在菜单栏选择【操作】→【反作废】，系统会自动反作废该单据，并给予相应提示。如果对已结账期间的作废单据进行反作废操作，需要首先更改单据日期，然后才可以进行审核及后续操作。

3.4 采购订单的关闭和反关闭

• 采购订单的关闭

1. 采购订单关闭的作用：

   ① 查询采购订单时，可以查看不同执行状态的单据，如已关闭、未关闭，这样可以直接把已经完全执行的订单分类，在查找时更准确的定位；

   ② 制作采购发票或采购入库单，选择源单为订单时，系统会只把未关闭的订单显示出来，已关闭的订单不会看到，这样可以有效减低查找工作量，尤其在订单数据量比较大的情况下，订单关闭会大大提高关联源单时的查找定位；

   ③ 结转新账套时，系统会把未关闭的单据结转到新账套，已关闭的单据会保留在旧账套中，不带入新账套。

2. 采购订单关闭的操作：

   ① 采购订单在业务全部完成后，也可以说是采购订单在被后续单据完全引用关联后，系统会自动将此采购订单置于执行完毕状态。其中，是否完全引用关联的判断依据是关联数量是否大于或等于订单数量。

   ② 当企业或供应商一方想中止订单的执行，可以使用手工关闭订单功能实现。【采购订单】界面，工具栏点击【关闭】或菜单栏选择【操作】→【关闭】，系统会执行关闭该张单据，并给予相应提示信息。

   ③ 可在【采购订单序时簿】界面批量关闭采购订单。

• 采购订单的反关闭

1. 对于被手工关闭的采购订单，可以在【采购订单】界面，菜单栏选择【操作】→反【关闭】或按快捷键Shift+F6，执行反关闭，以使单据返回审核状态；

2. 对于系统自动关闭的采购订单，需要调整采购订单的关联单据，如采购入库单，将关联数量调整为小于采购订单的数量后，系统会自动反关闭采购订单；

3. 可在【采购订单序时簿】界面批量反关闭采购订单。
   

3.5 采购订单的变更

由于业务不规范和为了将就客户，导致的订单变更需求在小企业中是比较常见的。如果已有关联单生成的订单，必须将关联单据删除后，才能更改订单，非常麻烦。专业版提供采购订单变更功能，主要指已有关联单据生成的采购订单或已关闭的采购订单，可以变更物料的数量，也可以追加新物料且不影响已经执行的流程，如采购订单中物料未被任何单据关联，变更时可以删除该物料。

1. 【变更】按钮在采购订单新增、保存时不显示；采购订单保存后，且没有关联单据且没有关闭时，该按钮灰显；若有关联单据的订单或已关闭时，该按钮亮起，可以使用变更功能。

2. 当对采购订单执行变更功能时，订单表体的【数量】、【单价】、【含税单价】、【交货日期】、【备注】列以及表头【摘要】字段变成可修改状态，其他单元格均锁定不能修改。数量及单价改动后，系统会重新计算采购订单表体各列的值。如需新增物料，新增物料的单元格按正常新增录入方式录入即可。

3. 采购订单变更完成后，工具栏点击【保存】即可完成变更和审核功能。保存时系统要对变更后的数量与已执行的数量进行比对，变更后订单数量小于等于执行数量的，系统默认该订单关闭。变更后订单数量大于执行数量的，系统默认该订单没有关闭。

4. 系统提供【变更查询】功能，可在菜单栏选择【操作】→【变更查询】查询到该订单的历史变更记录。

5. 采购订单变更功能控制：

   ① 采购订单变更功能受控于【基础设置】→【系统参数】→【业务基础参数】→【只允许删改本人录入的单据】参数；

   ② 采购订单变更功能实际上具有修改审核双重功能，因此在【基础设置】→【用户管理】中对用户进行数据授权操作时，某一用户一旦被授予“变更”权限，那么系统将自动授予其“修改”和“审核”权限。

3.6 查询采购订单执行情况

1. 当采购订单已经执行时，可在菜单栏选择【关联】→【查询订单执行情况】查询到该订单的具体执行情况。

2. 采购订单的执行情况包括的单据为：采购入库单中所有的源单单号为该采购订单的单据，以及与这些采购入库单有关联关系的红字采购入库单。

3.7 采购订单的最高限价预警说明

1. 采购订单在保存时，系统会检查相应的内容，比如采购最高限价预警。在【基础设置】→【采购价格资料】中，物料进行限价时，如果超过限价，保存单据时会进行预警。

2. 关于采购最高限价信息的设置，可参见采购价格资料：点击学习

3.8 采购订单复制与批量填充说明

• 采购订单整单复制
  

1. 在采购订单编辑界面仅提供一对一的复制，在采购订单序时簿中可实现批量复制；

2. 采购订单复制时，复制的单据编号自动按顺序递增，即不能复制原单的单据编号；

3. 采购订单复制时默认为被复制单据的必录项是齐全的，不进行必录项的检查；

4. 所有的采购订单，无论被复制时的状态如何，都可以进行单据复制，且复制后的单据都处于可编辑的状态。

• 采购订单分录复制

1. 在采购订单新增和保存时可以使用复制当前分录功能，使用该功能可以将选中明细行数据复制到单据末行；

2. 在采购订单编辑界面，选中想要复制的明细行后，菜单栏选择【操作】→【复制当前分录】即可。
   

• 采购订单批量填充

1. 在采购订单新增和保存时可以使用批量填充功能，使用该功能可以将选中行的数据批量填充到单据末行；

2. 当采购订单单据表体某一行有数据时，光标落在该行任意一个可编辑的列中，菜单栏选择【操作】→【批量填充】或使用快捷键F6，系统将自动将光标所在列的内容，填充到当前单据该行下面所有有数据的行的相同列中。批量填充功能只能填充光标所在行的下面行的相同列，对于其上面行相同列不起作用。