1 简介

1.1 功能介绍

采购入库单是库存类单据，是确认货物入库的书面证明。它不仅表现了货物转移、同时也是所有权实际转移的重要标志。财务人员根据采购入库单进行记账、核算成本。在专业版中将采购入库单归入采购模块，是考虑到采购系统的独立性，订单、采购、收货等阶段是一个紧密联系不可分割的整体。一般来说，采购入库单可以通过手工录入、采购订单关联和采购发票关联等多途径生成。

1.2 字段/按钮说明

1）采购入库单表头字段说明：

2）采购入库单表体字段说明：

3）单据表尾字段说明：

2 单据选项

2.1 获取采购价格

系统提供两种获取采购价格的方式：

1) 点击菜单栏【查看】-【选项】-【获取采购价格】（或按快捷键F5）直接在单据编辑界面上获取该物料的采购价格

2) 按快捷键F9弹出采购价格资料窗口，查询价格列表并选择

2.2 取最近采购价

说明：采购入库单的菜单栏【查看】-【选项】-【取最近采购价】下设“采购订单”、“采购入库单”、“采购发票”选项，如需获取最近采购价，需在【取最近采购价】下的三种单据中勾选一种取价源单。后续新增单据中，如系统中存在和新增单据中相同供应商、相同物料代码的记录，则取以上两者皆相同的最近所做单据的价格。

举例：如向供应商CC科技购买物料代码001.12.07的华为电脑，采购单价为5000元

单据选项中勾选取最近采购价来源于采购入库单，则新增向CC科技采购华为电脑的采购入库单时，系统会自动取刚才5000元作为本次采购的单价

2.3 屏蔽数量为零的批次

说明：如果物料启用了批次管理，在采购入库单菜单栏【查看】-【选项】中勾选【屏蔽数量为零的批次】选项。则选择批号时系统会自动过滤掉库存为0的批次。对比如下：

1) 不勾选【屏蔽数量为零的批次】选项

2) 勾选【屏蔽数量为零的批次】选项。系统会自动过滤数量为0的20210501批次

2.4 生产/采购日期设置

说明：如果该物料启用了保质期管理，则采购入库单的表体【生产/采购日期】、【保质期(天)】、【有效期至】字段为可录入状态。可以在单据选项中的【生产/采购日期设置】中设置手工录入或者由单据日期自动计算出生产/采购日期

举例：生产/采购日期中设置为单据日期+5天，该单据日期为2021-05-01，则生产/采购日期自动填充为2021-05-06

2.5 调整有效期至后倒算保质期（天）

说明：如果该物料启用了保质期管理，且在单据选项中勾选【调整有效期后倒算保质期(天)】，则调整有效期后系统会自动根据保质期倒算出生产/采购日期

举例：该物料原来的保质期为0天。勾选选项【调整有效期后倒算保质期(天)】，将有效期至修改为2021-05-07，系统自动计算出保质期为1天

2.6 保存后立即新增

说明：如果在单据选项中勾选【保存后立即新增】，则当前采购入库单保存后系统会弹出采购入库单的新增页面

2.7 单据新增时取系统日期

说明：如果在单据选项中勾选【单据新增时取系统日期】，则采购入库单的【日期】字段会自动取当前操作系统日期

2.8 入库批号生成规则

说明：如果该物料的基础资料【物流资料】中勾选【是否采用业务批次管理】、【是否自动产生批号】或该物料的计价方法为【分批认定法】，同时勾选了【是否自动产生批号】，在单据选项【入库批号生成规则中】设定批号规则，则输入物料后系统会按照该规则自动生成批号

2.9 调整辅助数量不倒算数量

说明：如果该物料使用了辅助计量单位，且采购入库单的单据选项中勾选了【调整辅助数量不倒算数量】，则修改【辅助数量】后系统会自动根据辅助单位换算率计算出【数量】

举例：物料001.12.08本次实收数量为100套，辅助数量为10箱。将辅助数量修改为20箱后，实收数量字段会自动修改为200套

3 关联介绍

3.1 单据的关联生成

除了手工新增采购入库单外，系统提供2种生成采购入库单的方式：

1）选择采购发票为源单生成采购入库单

2）选择采购订单为源单生成采购入库单

通过选择源单生成的单据，都可以通过采购入库单序时簿对单据的关联关系进行查询。当采购入库单是关联采购订单生成时，采购入库单保存审核后，系统会将入库数量反写回采购订单表体的【入库数量】字段。

3.2 红/蓝字采购入库单

单击工具栏【红字】/【蓝字】或选择菜单栏【操作】→【红字单据】/【蓝字单据】制作红/蓝字采购入库单，红字采购入库单的单据体中所有信息均以红色字体显示。

1）红字采购入库单

红字采购入库单可以关联【蓝字采购入库单】、【红字采购发票】、【已关联过蓝字采购入库单的采购订单】生成。其中能够被关联的蓝字采购入库单、红字采购发票、采购订单必须是已审核、尚未关联完毕的单据。若红字采购入库单关联原蓝字采购入库单生成，且原蓝字采购入库单是关联采购订单生成，则在保存审核后反写采购订单的【入库数量】

4 单据的拆分与合并

4.1 背景介绍

采购业务中常常会有这种情况存在：采购入库单同采购发票未能在同一个期间完全钩稽，造成部分成本需要暂估处理。因此，系统提供采购入库单的拆分和合并功能，通过对采购入库单的拆分，可以将已开发票和未开票的部分形成两张单据，或者说将需要在本期钩稽的部分拆分出来，从而解决了一张前期暂估入库单部分到货后不能及时钩稽、或者一张当期单据需要部分记入成本等问题。

4.2 先决条件

1）进行拆分的采购入库单

• 必须是已审核单据。否则系统会提示：当前单据未审核，不能进行拆单

• 必须是尚未与采购发票钩稽的单据。否则系统会提示：当前单据已钩稽或对等核销，不能进行拆单

• 必须是尚未与另一张业务信息相同、数据相反的采购入库单对等核销的单据。否则系统会提示：当前单据已关闭，不能进行拆单

2）进行合并的采购入库单

• 必须是以前被拆分的子单，否则系统会提示：该单不是拆分子单，不能进行合并操作

• 必须是尚未与采购发票钩稽的单据。否则系统会提示：当前单据已钩稽或对等核销，不能进行合并单据操作

• 必须尚未被其他单据关联，如采购发票、销售出库单、红字采购入库单等。否则系统会提示：当前子单被单据xxx关联，不能进行合并操作

• 必须是尚未与另一张业务信息相同、数据相反的采购入库单对等核销的单据。否则系统会提示：当前单据已关闭，不能进行拆单

• 如果该单据已记账，且凭证号与母单相同，支持进行合并操作；否则系统会提示：子单与母单凭证号不同，不能进行合并操作

4.3 拆分操作

1）进入采购入库单序时簿，选中一张符合条件的采购入库单

2）选择【操作】→【拆分单据】，或鼠标右键单击选择【拆分单据】，调出该单据界面

3）单据新增了一列【拆分数量】，用户在该字段上直接录入按当前计量单位计算的拆分数量

4）操作完毕点击【保存】，系统会提示：“拆分单据成功，新单编号为XXX”。注意：

• 已拆分出子单的母单不能反审核

• 已拆分出的子单不能再进行拆分

• 已拆分出子单的母单可以继续被拆分，单据编号为原母单编号依次加上后缀A、B、C。如母单编号为WIN0001，拆分出的第一张子单编号为WIN0001A，该母单继续拆分后的第二章子单编号为WIN0001B，以此类推。

4.4 合并操作

系统提供单据拆分功能，也提供将已拆分的采购入库单（子单）合并到母单的功能。拆分的子单可合并到母单，但需要一张子单与一张母单逐张合并。

1）进入采购入库单序时簿，选中一张符合条件的采购入库单

2）选择【操作】→【合并单据】，或鼠标右键单击选择【合并单据】。如本次选择单据WIN000119A进行合并

3）系统会提示：“合并单据成功。母单编号为WIN000119”

5 单据的对等核销

指采购入库单的红字单据和蓝字单据之间的核销，主要应用于暂估入库的退货业务。

5.1 先决条件

• 对等核销的单据必须分别为红字和蓝字的采购入库单

• 对等核销的单据必须全部为已审核、但尚未核销的入库单

• 对等核销的单据必须是两张业务相同、数据相反的单据，包括两张单据的供应商、采购方式、物料、辅助属性、批次、条目数、仓库等内容均一致，而每个条目的数量相反（即相加为零）的情形下才能予以对等核销

• 一次只能选择两张单据进行对等核销；反核销时选择其中一张单据就可以

5.2 核销操作

1）进入采购入库单序时簿，使用快捷键Ctrl选中两张符合对等核销条件的采购入库单

2）单击工具栏的【核销】、或选择【操作】→【核销】，或鼠标右键点击【核销】，系统会检查两张单据是否符合要求，然后予以对等核销。如果不符合，系统会给予提示，请按照提示修改单据后再进行核销操作

核销成功后，两张单据都会变成已钩稽状态

注意：

• 对等核销后的采购入库单不能执行反审核

• 对等核销后，该笔采购业务终止。如果此前采购入库单已下推生成发票，则该采购入库单不能再与采购发票钩稽

5.3 反核销操作

1）进入采购入库单序时簿，使用快捷键Ctrl选中两张符合对等核销条件的采购入库单

2）选择【操作】→【核销】，或鼠标右键点击【核销】，系统会检查该张单据是否符合要求，将两张单据一起反核销处理，两张单据同时变为非钩稽状态。如不符合，系统给予提示。