YonyouU9V6.0集中报销操作手册用友网络科技股份有限公司2017年6月YonyouU9V6.0集中报销操作手册目录集中报销操作手册.0名词解释..1产品概述..2多组织应用背景..2应用价值..2关键特性..3总体解决方案..3详细操作说明.5一、费用计划..5二、管控范围设置..6三、管控任务分配规则..6四、【费用报销】中录入报销单、借款单..7五、借款单终审..9六、报销单终审..9七、借款单确认付款..10八、报销单确认付款..11八、未分配任务..11九、查询..11YonyouU9V6.0集中报销操作手册名词解释财务共享服务中心（FSSC）财务共享服务中心（FinancialSharedServiceCenter，简称FSSC）作为一种新的财务管理模式，正在许多跨国公司和国内大型集团公司中兴起与推广。财务共享服务，是一个集团型企业对其各级财务组织进行职能重构的方式，主要发生在核算结算等交易处理类财务活动领域。通过人员集约的组织手段、标准规范的流程手段、系统集成的技术手段、将批量大差异小、程式性强、不太影响顾客体验的财务活动从各单位抽离，转移到财务共享服务中心里运作，以达到规模效应，降低运作成本。报销管控组织在U9多组织应用的框架下，可以实现在各自的组织中填写报销单，由报销管控组织统一对报销单据进行审核、确认付款，并触发系统自动的账务处理，实现财务共享的工作模式。统一进行报销审核、确认付款动作的组织，就是报销管控组织。报销管控组织中，可以设置管控范围，对管控范围内的报销单据进行统一处理。这种组织部署、管理手段，没有影响原来业务的布局，又实现了财务共享的优点：流程标准化、费用更可控防作弊、降低财务成本。审核、复核、确认付款1、审核是业务部门领导对业务发生的真实、合理性进行审查，并对原始单据做第一道把关，当组织结构比较复杂、有多级领导时，可配置审批流来实现逐级审批。2、复核、确认付款是报销管控组织作业人员的两大主要任务，复核是财务人员对电子单据和报销入账金额、报销项目、预算合理性的把关；确认付款是报销管控组织财务人员对已经审核过的报销单、借款单再次确认，并根据资金计划安排付款日期、付款账号、付款方式等。第1页YonyouU9V6.0集中报销操作手册产品概述集中财务处理应用背景某集团公司，存在多个异地工厂、单独的销售公司、物流公司，异地公司均在当地注册，是单独的法人，规模不是很大，经营方向、业务运作等均由总部控制，按道理应该在每个子公司派驻一个财务团队，核算当地的业务。但这样就需要大量的财务人员，且组织机构调整频繁，经常会新增或注销组织，人员的招聘、安置很难处理。按照财务共享服务中心的思想，核心财务处理、审核等由集团统一处理，每个子公司仅派驻一位基本财务人员，负责原始单据的初步审核、存档、报税等工作。集团公司对子公司是比较强势的财务控制关系，希望所有核心财务的审核、控制都由集团财务人员统一处理，希望在一个画面里就能统一处理业务，而不是通过登录不同组织去切换画面。集中报销、集中付款、多组织成本计算，结合U9自动会计平台的自动生成凭证，就能完成大部分核心财务工作的统一处理。应用价值产品功能、流程、控制逻辑不变，仅按照管控范围由授权人员从另一个地方触发操作。分工部署的改变，实际是管理思想的改变，这种由共享中心统一处理的工作方式有明细优势：1、统一核算标准、统一核算流程，提高财务核算质量和效率建立统一财务处理中心，将下属分子公司的财务核算工作剥离出来，财务处理中心利用信息系统，使用统一的核算标准、统一的核算流程，远程为集团成员单位提供财务核算、费用报销、资金支付等财务服务，实现及时记账、及时结账、统一出具财务报表，提高财务核算的质量和效率。2、减少财务人员总量，降低财务管理费用建立财务处理中心，充分发挥财务中心的规模优势，减少财务人员总量，降低财务管理费用。3、实现集团财务管理链条扁平化，提高风险管控能力企业核心业务的发展、各项战略和财务管理直接传递至基层单位的核心决策层，使会计核算与第2页YonyouU9V6.0集中报销操作手册业务一线建立直接通道，加强了企业集团的管控力度，同时促进会计核算和财务管理的完全分离，防范各种运营风险。4、方便企业组织调整，有效支撑企业的发展战略集团在建立子公司或收购其它公司时，财务处理中心能马上为这些新建的子公司提供财务核算服务。在减少子公司、注销子公司时，财务处理中心的人员马上能为其他子公司服务。从基层财务的角度有效支撑企业的快速发展。关键特性报销管控范围的定义。任务分配规则。报销管控组织的单据处理。管控范围内所有组织报销单据的查询。总体解决方案在U9原有费用报销模块的基础上，增加一个集中报销管理的模块，在集中管控模块对管控范围内需要处理的报销单据进行统一复核、确认付款，处理结果自动反馈到原来的报销组织。报销单据的初始录入、报销数据仍旧保存在原来的费用报销模块中，所以启用【集中报销】模块必须先启用【费用报销】模块。可以在报销管控组织统一处理的单据：借款单、报销单，还款单一般是收到员工的实际还款而录入的，款项已经收到了，银行日记账对上了就可以，不需要管控组织再审批。报销的费用计划，可以在管控组织中统一制定，各个报销组织进行报销时，会自动匹配、受控管控组织已经生效的计划。主要业务流程为：第3页YonyouU9V6.0集中报销操作手册对于管控组织来说，各报销组织的单据按照规则创建到管控组织的任务列表，管控组织中可提前设置好任务分配规则，系统自动把需要处理的任务分配到不同人员。不同人员登录时，看到的是自己应该负责的任务列表。任务分配的大致过程为：第4页报销组织保存报销单提交核准终审同意拒绝关闭产生付款单核准时系统产生管控组织的任务列表任务列表确认付款管控组织处理状态回写YonyouU9V6.0集中报销操作手册详细操作说明一、费用计划费用计划可以在管控组织统一制定（多组织报销模块），核准后会对所有的受控组织报销行为起控制作用。也可以在报销组织制定自己当前组织的费用计划（费用报销模块）。如果存在2个计划，当业务发生时会分别执行不同的计划，每个计划是独立执行的，不受其他计划影响。菜单位置：多组织报销---费用计划。表头输入要管控的组织，为每个下级组织建费用计划，其余字段的输入规则可参照在线帮助。注意：逐行输入的工作量较大，可以用OBA的方式集中导入。计划编制完成后，后期计划变更，可以启用计划变更单，也可以在原计划单上直接修改。由模块的参数决定。第5页报销单1借款单1报销单2报销单3报销单4借款单2报销单………..报销单1报销单3报销单4借款单1A用户审单工作台B用户审单工作台按分配规则分到不同人员的审单工作台未分配单据报销单2借款单2手动分配终审通过,若需要复核,按复核任务分配规则,把复核任务分配到不同用户的审单工作台YonyouU9V6.0集中报销操作手册二、管控范围设置菜单位置：集中报销---报销管理范围。定义当前组织管辖的下级报销组织的范围，表头默认等于当前登录组织，表体可以选择当前数据库下有核算职能的所有组织；每个管控组织只能建立一个报销管理范围，可以修改影响未来。每个下级组织只能添加在一个报销管理范围中，不同组织间也会校验。即：一个下级组织只能添加在一个管控组织中。保存时后台有校验。第6页YonyouU9V6.0集中报销操作手册三、管控任务分配规则对于抛到管控组织的报销任务，可以建立任务分配规则，系统会自动按规则，把任务分配给不同的人员，相应人员登录组织后，系统自动按处理人等于当前登录人员过滤。菜单位置：集中报销—任务分配规则。来源组织：可参照选择管控范围内定义的所有组织；业务类型：选择是借款单，还是报销单；业务活动：每种业务单据在管控组织中，需要先做复核，复核通过后再做确认付款，可以把这2个活动分配给不同的人员处理；金额条件：可以根据单据实体上的字段定义其他的分配条件；处理用户、处理角色：二者不可同时为空，也不能同时都有值。如果指定某组任务指定给某角色处理，该角色下的所有用户都可看到这些处理任务，谁都可以处理。任务分配规则保存后，点功能区【任务规则应用】，系统会把当前未分配到用户或角色的任务按当前规则分配；功能区【任务规则重新分配】，会对当前未关闭的所有任务都按当前规则重新分配。与【任务规则应用】的区别是，对全部任务重分配，【任务规则应用】仅对未分配的任务分配。注意：如果多条任务范围之间互相覆盖，即某任务可匹配到多条规则，这样匹配到的责任人可能有多个，系统会按匹配到的第一个规则处理，忽略后面的规则。第7页YonyouU9V6.0集中报销操作手册四、【费用报销】中录入报销单、借款单借款单、报销单仍旧需要先在【费用报销】模块录入，由报销人自己在终端录入单据，还是由代录入统一录入各报销人的单据，根据企业的实际情况，做不同的选择。这里仅阐述，如果要走多组织报销统一管控的模式，录单时的注意事项。如果要启用报销管控组织统一处理报销事项的场景，终端填单前必做的设置：1、启用【集中报销】模块，并定义管控组织。对费用报销来说，需要提前定义自己的报销管控组织；2、单据类型上参数，“报销集中管控”的勾打上。这样设置后，新增单据时单据上的借款管理组织自动带出为管控组织，后续单据核准后，将由管控组织做进一步复核、确认、付款，当前组织不能做后续操作。借款单审核时，系统会自动检查是否超费用计划，如果超计划则不可审核。报销单也是这样。如果担心参数值频繁变化影响报销流程的严谨，可以控制单据类型的功能权限控制。第8页YonyouU9V6.0集中报销操作手册五、借款单终审以用户A登录到系统，进菜单【借款单终审】，看到A负责终审的所有借款单。按照任务分配规则，没有分配到处理人的单据，在【未分配任务】节点展示。对所有需要终审的借款单，进行审核，如果要查询更详细的信息，可以通过“来源单号”的链接长原始单据。有两种审核意见“终审同意”、“终审拒绝”、“取消终审”。“终审同意”：表示同意这项借款，后续可以确认付款；“终审拒绝”：表示不同意这项借款，驳回申请，需要录入拒绝理由。来源组织、来源借款单的状态将置为开立。在来源组织可以查询到拒绝原因。来源借款单可以修改后重新提交。“取消终审”：对已经终审同意的单据，在未进行后续操作的情况下，可以取消终审意见。操作方式：列表画面，选择记录，点功能区操作按钮。六、报销单终审以用户A登录到系统，进菜单【报销单终审】，看到A负责终审的所有报销单。按照任务分配规则，没有分配到处理人的单据，在【未分配任务】节点展示。第9页YonyouU9V6.0集中报销操作手册对所有需要终审的报销单，进行审核，如果要查询更详细的信息，可以通过“来源单号”的链接查看来源单据，可对附件的原始单据进行查看。有两种审核意见“终审同意”、“终审拒绝”、“取消终审”。“终审同意”：表示同意这项报销，后续可以确认付款；“终审拒绝”：表示不同意这项报销，驳回申请，需要录入拒绝理由。来源组织、来源报销单的状态将置为开立。在来源组织可以查询到拒绝原因。来源报销单可以修改后重新提交。“取消终审”：对已经终审同意的单据，在未进行后续操作的情况下，可以取消终审意见。操作方式：列表画面，选择记录，点功能区操作按钮。七、借款单确认付款对已经终审通过的借款单，需要做进一步的确认，并安排付款。用户登录到系统后，进菜单【借款单确认付款】，看到该用户负责确认、付款的所有借款单。按照任务分配规则，没有分配到处理人的单据，在【未分配任务】节点展示。列表画面，可以根据列表信息进行判断，直接多选后，做【确认付款】操作；如果要查询进一步的详细信息，可通过来源单号的链接，打开原单查看。确认付款后，系统会把来源组织借款单的状态同步更新为“确认付款”，同时在来源组织中自第10页YonyouU9V6.0集中报销操作手册动产生一张核准态的付款单，支付这笔借款。实际支付是在各个报销组织中，分别进行的，是线下出纳支付，还是用网银支付由用户自己决定。八、报销单确认付款对已经终审通过的报销单，需要做进一步的确认，并安排付款。用户登录到系统后，进菜单【报销单确认付款】，看到该用户负责确认、付款的所有报销单。按照任务分配规则，没有分配到处理人的单据，在【未分配任务】节点展示。列表画面，可以根据列表信息进行判断，直接多选后，做【确认付款】操作；如果要查询进一步的详细信息，可通过来源单号的链接，打开原单查看。确认付款后，系统会把来源组织报销单的状态同步更新为“确认付款”，同时在来源组织中自动产生一张核准态的付款单，支付这笔报销。实际支付是在各个报销组织中，分别进行的，是线下出纳支付，还是用网银支付由用户自己决定。八、未分配任务对于没有匹配到处理人或处理角色的单据，都放在这个菜单。对于这些任务，点【任务分配】可以人工指定处理的用户，或角色。九、查询包括借款单查询、报销单查询。第11页YonyouU9V6.0集中报销操作手册可以查询到当前组织管控范围内所有下属报销组织的借款单、报销单。后续版本再增加进一步的查询、报表。第12页
