1993-2022金蝶国际软件集团有限公司④内部公开请勿外传员工附件分类归档和集中管理李杨广s-HR产品部金蝶中国s-HR8.8版本新特性介绍2④内部公开请勿外传0203员工附件分类管理功能简介04附件类别和归档规则配置员工附件分类管理常见应用和功能介绍员工附件分类管理价值总结&未来规划目录01013员工附件分类管理功能简介④内部公开请勿外传4业务需求背景附件信息管理困局行业差异明显，多样化在日常的人力资源管理业务中会产生包含员工的各类证件在内的众多档案资料，当前系统未能将对应的档案资料进行集中管理，用户在管理档案时还是更多地使用传统档案管理方式。附件种类无法穷举且多种多样，不同行业、不同企业之间差异明显，并且会随着企业的发展和业务的转变不断变化，没法做普适性的预置，扩展性是非常重要的需求。检索难管理难收集难利用难•档案资料和附件信息分散在各处；•来自入职填写、自助维护等不同场景和入口。•无法简单清晰地对档案资料进行集中管理•无法对员工的档案进行快速统计和分级授权查找难、搜索慢，查找某些档案资料需要一级级往下找，甚至需要去线下翻找纸质档案，效率低。在某些业务场景下需要相关档案资料参考时无法做到多即时的借阅和查看。入口多——难收集难管理场景多——难检索难利用种类多——难预置变化多——难扩展系统历史实现④内部公开请勿外传5功能简介：员工附件分类归档和集中管理业务特性•规则归档：根据归档规则将分散在员工档案、业务单据上的附件信息按分类自动归档；•快速检索、一键下载：归档的附件信息按附件分类展示，且增加附件标签等属性进行联合搜索，过滤出来的附件信息支持一键打包下载；•精细化控权：附件管理列表支持基于附件类别的精细化控权；•自定义可扩展：附件类别和归档规则支持自定义。实现价值将分散在员工档案、业务单据上的附件信息按业务分类整合起来，标准化规范化管理；便于专员快速查找需要的电子档案信息，为需要附件信息的业务场景提供快速有力的数据支撑。业务场景日常业务中会产生包含员工证件在内的众多档案资料，对这些档案资料的管理和使用诉求也普遍存在。举例：例1：国企应对上级审查需要提供干部任免调令例2：向政府申请员工福利要提供员工相关证件信息例3：项目招投标需要提供项目组成员资质证明④内部公开请勿外传6功能简介：员工附件分类归档和集中管理归档规则控权方案业务特性•规则归档：根据归档规则将分散在员工档案、业务单据上的附件信息按分类自动归档；•快速检索、一键下载：归档的附件信息按附件分类展示，且增加附件标签等属性进行联合搜索，过滤出来的附件信息支持一键打包下载；•精细化控权：附件管理列表支持基于附件类别的精细化控权；•自定义可扩展：附件类别和归档规则支持自定义。实现价值将分散在员工档案、业务单据上的附件信息按业务分类整合起来，标准化规范化管理；便于专员快速查找需要的电子档案信息，为需要附件信息的业务场景提供快速有力的数据支撑。业务场景日常业务中会产生包含员工证件在内的众多档案资料，对这些档案资料的管理和使用诉求也普遍存在。举例：例1：国企应对上级审查需要提供干部任免调令例2：向政府申请员工福利要提供员工相关证件信息例3：项目招投标需要提供项目组成员资质证明027附件类别和归档规则配置流程④内部公开请勿外传8员工附件规则归档员工A员工B身份证·员工A的身份证·员工B的身份证体检报告·员工A的体检报告·员工B的体检报告银行卡·员工A的银行卡【工商银行】·员工B的银行卡【招商银行】PMP证书·员工A的PMP证书人力资源管理师证书·员工B的人力资源管理师证书转正评分表·员工A的转正评分表调动通知函·员工B的调动通知函工作交接确认·员工B的工作交接确认清单归档规则自定义可扩展全覆盖员工附件类别员工A基本信息·身份证·体检报告·银行卡员工B基本信息·身份证·体检报告·银行卡员工A职业资格信息·PMP证书员工B职业资格信息·人力资源管理师证书员工A转正单·转正评分表员工B二开的调动单·调动通知函·工作交接确认清单附件类别可扩展同一记录下多附件类别支持分别归档属性标签可扩展同一类信息不同记录根据字段属性的不同区分不同附件类别进行归档页签、单据可扩展自定义页签、自定义单据、自定义视图中的附件也支持归档•分类集中管理•标签补充说明④内部公开请勿外传9场景举例：维护员工教育经历时上传学历证书扫描件，希望能归档到“学历证书”类别下，且生成【大学本科】、【最高学历】等标签区分。附件类别和规则归档配置流程1、附件类别设置路径：系统设置-人事数据设置-附件类别设置2、归档规则配置路径：附件类别详情界面-归档规则关联实体的来源路径：开发平台-结构配置-员工附件管理信息集附件上传专员或者员工通过系统功能在员工档案上传附件。附件归档1、后台事务每天定时增量归档2、员工附件管理列表点击【附件归档】按钮手动触发】附件集中管理在员工附件管理列表快速检索，一键下载，集中管理。新增/删除修改启用禁用1、关联实体（必选）2、条件过滤（可选）3、标签规则设置（可选）系统配置配置样例功能应用④内部公开请勿外传10第一步：附件类别设置操作路径：系统设置-》人事数据设置-》附件类别设置，新增维护附件类别；④内部公开请勿外传11第二步：根据实际业务需求配置归档规则操作路径：系统设置-》人事数据设置-》附件类别设置-》附件类别查看界面-》归档规则；④内部公开请勿外传12第二步：根据实际业务需求配置归档规则基本信息区域配置说明满足基本信息条件设置的员工附件会被归档到对应的附件类别下关联实体：可选数据来源结构配置中【员工附件管理信息集】，主要用于通过员工找到对应实体记录。关联实体条件过滤：对于根据员工找到的实体记录，还需要进行一层数据过滤。附件field值：视图上配置的附件分组标识，只有对应附件分组下的附件信息才会被归档。满足【关联实体条件过滤】过滤条件的【关联实体】记录下绑定的附件分组为【附件field值】的附件被归档到对应的附件类别下。④内部公开请勿外传13第二步：根据实际业务需求配置归档规则标签设置区域配置说明对于满足附件类别归档条件的附件进行标签补充说明，方便后续区分和过滤属性标签：附件类别下满足标签条件过滤和附件field值的附件信息在归档时自动以所选“属性值”作为标签。比如职业资格证书需要以职业资格名称作为标签来进行区分、学历证书需要以学历名称来区分是本科学历还是研究生学历。固定标签：附件类别下满足标签条件过滤和附件field值的附件信息在归档时自动以“固定值”作为标签。比如是否最高学历等。④内部公开请勿外传14第二步：根据实际业务需求配置归档规则举例说明④内部公开请勿外传15第三步：附件通过规则归档效果验证0316员工附件分类管理常见应用和功能介绍④内部公开请勿外传17员工附件管理列表通过归档规则归档起来的附件集中展示在员工附件管理列表，默认按照用户行政组织范围验权，当专员拥有员工主要任职的行政组织权限时则可以看到对应员工的附件信息。④内部公开请勿外传18员工附件管理列表-左树过滤员工附件管理列表左侧的导航树过滤支持附件类别或行政组织，现场可以根据业务需要配置视图来进行切换。行政组织导航树附件类别导航树④内部公开请勿外传19员工附件管理列表-快速检索用户可以在员工附件管理列表通过行政组织、附件类别、附件标签和员工信息快速定位和检索过滤出想要的附件信息。比如项目招投标时经常遇到客户要求项目组提供指定资质证明等。④内部公开请勿外传20员工附件管理列表-批量下载过滤出来的员工附件信息除了可以在列表上单个预览和下载外，系统还支持对查询出来的附件进行一键打包，批量下载。④内部公开请勿外传21员工附件管理列表-批量下载支持将当前列表上条件过滤出的数据全部导出，也支持通过列表勾选限定导出数据范围导出附件的文件名称将根据设置标准化生成批量下载的附件将打包成ZIP格式的压缩文件，压缩包中的附件信息支持按不同文件夹格式分类放置④内部公开请勿外传22员工附件管理列表-批量下载当需要一次打包下载的附件数据过多时，系统会自动转为异步处理，用户可以先去处理其他事务，当附件打包处理完成后可以在大批量下载记录列表勾选对应下载记录，下载打包好的附件信息。④内部公开请勿外传23员工附件管理列表-批量删除员工附件列表的【批量删除】只是删除了在员工附件管理列表的附件关联信息，不会影响来源实体记录上的实际附件记录。删除功能主要用于删除因归档规则配置有误而错误归档的附件信息，在删除原有记录后可以重新归档。④内部公开请勿外传24员工附件管理列表-附件类别批量调整附件类别批量调整也只是针对员工附件管理列表的相关信息，不会影响来源实体记录上的实际附件信息。可以支持批量更新附件信息对应的附件类别。④内部公开请勿外传25员工附件管理列表-附件类别批量调整附件标签批量调整针对已经归档的附件信息手动维护相关标签进行补充说明，方便后续查找和应用，主要针对的是没有规律不好建立规则的标签信息，可以人为补充说明。④内部公开请勿外传26员工附件管理列表-员工附件列表精细化控权基于附件类别的精细化控权支持通过建立附件授权方案，按附件类别对员工附件列表的附件信息进行查看/下载、修订、删除的精细化控权。举例场景：薪酬证明等涉及薪酬信息的相关附件需要单独控制，只有有权限的用户才能管理和查询。④内部公开请勿外传27员工附件管理列表-员工附件列表精细化控权默认没有在启用授权方案中设置的附件类别不控权，拥有员工附件列表权限的用户则可以查看和编辑对应附件类型下的附件信息。启用的授权方案中的附件类别，只有授权用户才能使用对应功能对附件信息进行处理。0428员工附件分类管理价值总结&未来规划④内部公开请勿外传29价值总结&未来规划01现有功能价值总结•规则归档-标准化管理将分散在员工档案、业务单据上的附件信息按照分类等信息整合起来，标准化管理。•快速检索附件信息以分类树展示，且增加附件标签、员工任职信息等属性进行联合搜索，便于专员快速查找需要的电子档案信息。•场景化深入应用收集更多附件应用场景，让归档好的附件信息在更多的业务场景中贡献自己的价值。•一键下载在附件管理列表可以将过滤出来的附件信息一键快捷打包下载。02未来功能规划•附件看板、统计分析目前形成统一的员工电子档案库，可以进行附件完整度的统计或其他场景下的统计分析，输出公司员工职业资格获取情况等报表。1993-2022金蝶国际软件集团有限公司④内部公开请勿外传特别声明ClaimofConfidential本文件内容为④内部公开请勿外传：禁止未授权的内部、第三方人员使用与访问非专项必要的业务与项目负责人，收到此内容请立即删除严禁在未经过主管领导审批，发送给无关业务团队与人员特别声明ClaimofConfidential•1993-2022金蝶国际软件集团有限公司。保留一切权利。•未经金蝶国际软件集团有限公司的书面许可，任何单位或个人不得以任何形式或为任何目的复制或传播本文档的任何内容。本文档中包含的信息如有更改，恕不另行通知。•本文档提到的金蝶®、金蝶云®、金蝶云EBC®、金蝶云苍穹®、金蝶云星瀚®、金蝶云星空®、金蝶云星辰®、金蝶KIS®、K/3®、金蝶EAS®、友商网®、Apusic®和其它金蝶产品和服务以及它们各自的徽标均为金蝶软件（中国）有限公司或其关联公司在中国和其他国家或地区的商标或注册商标。本文档提到的所有其它产品和服务名称分别为它们各自公司的商标。•本文档所用数据均为虚构的模拟数据，不代表任何一家企业的真实情况，如有权利人认为文档中的任何内容存在侵权情况，请反馈给金蝶官方邮箱（DataSubjectRequest@kingdee.com），我们将在15个工作日内处理。•注：①②机密信息严禁泄露③秘密信息严禁泄露④内部公开请勿外传
