金蝶K/3V10.3采购管理系统用户手册本书著作权属于金蝶软件（中国）有限公司所有，，任何单位或个人不得以任何方式对本书的部分或全部内容擅自进行增删，改编，节录，翻译，翻印，改写。金蝶软件（中国）有限公司2006年4月-1-前言感谢您使用《金蝶K/3V10.3采购管理系统用户手册》。本手册包含的内容可以帮助您进行高效的采购管理作业，主要包括以下内容： 系统总述 操作建议 详细的操作流程 系统的功能和特点 系统设置在手册的前言部分还向您提供了获得其它帮助信息的途径及编写约定。读者对象本手册假设您在本手册涉及的业务领域具有较好的工作经验和知识，并假设您对金蝶K/3产品基础知识有整体的了解。如果您没有使用过本系统，我们建议您接受一次或者更多的本子系统的培训课程（请同金蝶本地分支机构联系，获得更多培训信息）。如果您希望了解更加深入的系统知识，如系统接口等，请先了解金蝶K/3系统架构、MSSQLSERVER知识和阅读金蝶K/3系统技术文档。相关信息来源您还可以通过以下途径了解我们的系统，并获取您需要的服务和帮助。1.在线信息如果您需要及时了解金蝶K/3产品动态，交流产品应用解决方案，可以登录金蝶网站（http://www.kingdee.com/）。2.售前咨询服务根据企业的发展和管理需要，提供管理咨询及解决方案，帮助企业作出快速、准确的决策。3.产品培训金蝶公司秉承技术创新、管理创新的宗旨，不断提供给客户完整的行业解决方案。在提供优秀产品的同时，不断推出配套的培训服务，帮助用户在应用软件时达到事半功倍的效果。4.实施咨询服务-2-金蝶公司吸收十多万客户的经验，结合国内外先进的管理理念和管理软件的实施方法，推出符合中国国情的标准软件实施方法--金手指实施方法。我们愿意运用我们在企业管理及IT技术方面的知识，帮助顾客获得更大的成功！5.现场支持服务我们的资深专业人员面对面地和您沟通，在运行现场对问题进行研究分析，使问题迅速得到解决。6.CRM服务借助客户关系管理系统（金蝶EAS-CRM）我们建立了客户综合信息管理库，能够快速地解决客户的问题并保留历史记录，以便提供长期、持续、高效的服务。7.CSP服务支持金蝶公司融合多年客户服务经验与国外先进的管理思想，提炼出客户常用的和最需要的服务为一体的CSP服务。它是以金蝶公司先进的科技手段和专业化的服务队伍为依托，在业界领先推出的项目完整、功能全面的系统性服务产品。8.呼叫中心通过客户呼叫中心服务（CallCenter），提供全面、周到的服务，快速解答客户应用问题。9.个性化服务针对企业个性化的需求，我们提供-量身定制-服务，使用一切资源，包括和合作伙伴一道为您提供全面的应用解决方案。10.便利服务金蝶不仅是解决方案的提供者，也是相关附属产品的提供者。我们提供的便利服务不仅省去您选择的苦恼，还有利于保证相关产品和系统的兼容性和一致性。11.合作联盟服务我们和其他IT领域先导型的企业进行战略合作，为您提供企业管理咨询、系统集成、相关知识培训等全方位的服务。在此，您不仅能得到金蝶的服务资源，也能以优惠的条件享受金蝶合作伙伴的资源。-3-12.版本升级服务版本升级服务将使您随时代的进步而保持投资的增值，以优惠的价格实现软件-以旧换新-。金蝶K/3产品设计思想金蝶K/3以企业基础管理为核心设计思想，对覆盖产品（服务）价值链的业务的流程进行全面的计划、组织、协调，及对业务的有效处理和有效控制的管理。针对战略企业管理的特点，强调对企业基础数据、基本业务流程、内部控制、知识管理、员工行为规范等管理，通过丰富的工具与方法有机整合并提供贯穿战略企业管理全过程所需的决策信息，实时监控战略执行过程中的问题，帮助企业创造持续增长的核心竞争力。基础管理是企业持续的管理实践。基础管理的好坏决定了企业的战略目标能否实现，也决定了企业持续发展是否有坚实的内核。强调过程管理是基础管理的特性，是因为它是能真实反映业务处理过程的第一手的、最详尽的资料，使企业的业务决策和战略决策建立在“理性”的基础上。关于金蝶金蝶国际软件集团有限公司是亚太地区领先的企业管理软件及电子商务应用解决方案供应商，是全球软件市场中成长最快的独立软件厂商之一，是中国软件产业的领导厂商。金蝶开发及销售的软件产品包括针对快速成长的新兴市场中企业管理需求的、通过互联网提供服务的企业管理及电子商务应用软件和为企业构筑电子商务平台的中间件软件。同时，金蝶向全球范围内-4-的顾客提供与软件产品相关的管理咨询、实施与技术服务。金蝶独特的“快速配置，快速实施，快速应用，快速见效”的全球化产品与服务定位，能够帮助顾客从容面对动态不确定商业环境带来的挑战，实现业务流程与IT技术的完美结合，有效管理变革，确保组织快速持续和健康成长。金蝶国际软件集团有限公司是中国第一个WINDOWS版财务软件，第一个纯JAVA中间件软件，第一个基于互联网平台的三层结构的ERP系统—金蝶K/3的缔造者，其中金蝶K/3是中国中小型企业市场中占有率最高的企业管理软件。2004年10月，金蝶正式对外发布了新一代产品—金蝶EAS4.0(KINGDEEENTERPRISEAPPLICATIONSUITE)。金蝶EAS构建于金蝶自主研发的商业操作系统—金蝶BOS之上，面向中大型企业，采用最新的ERPⅡ管理思想和一体化设计，有超过50个应用模块高度集成，涵盖企业内部资源管理、供应链管理、客户关系管理、知识管理、商业智能等，并能实现企业间的商务协作和电子商务的应用集成。编写约定 通用格式约定格式意义宋体正文。下划线输入信息。斜体提示信息。 图形界面格式约定格式意义“”窗口名称。〖〗普通菜单项或树状结构菜单项。【】窗口中的按钮。<>窗体中的选项。→连续选择菜单及其子菜单或树状结构。 键盘操作约定格式意义[键1]键盘上的键名。[键1+键2]在键盘上同时按下两个键。 鼠标操作约定格式意义单击按下鼠标左键点击某一对象。双击连续两次鼠标左键打开某一对象。右击选中某一对象按下鼠标右键。-5-拖放按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置，放开鼠标键。 特别标志格式意义温馨提醒：提醒某些操作可能会导致一些严重的后果，请用户谨慎使用。注意：提供一些应用关键的描述。举例：列举实例以便用户加深理解。操作前提：进行某一操作之前,必须先完成的操作.定义：定义内容中出现的财务或计算机术语。流程图图例说明本手册中的主要业务流程均采用EPC（Event-driven-ProcessChain）图进行描述。EPC全称Event-driven-ProcessChain，即事件驱动的流程链方法，通过连接事件和任务，用户可以明确地建立复杂的业务流程的模型，并开展分析。EPC方法不仅使用易于理解的符号和语言帮助用户、咨询顾问描述业务信息系统，而且还集成了组织结构、功能、数据和信息流等重要特性。EPC模型可以显示出任务链和责任链发生中断，将如何影响到公司优化其流程的能力。通过将组织与各个任务进行匹配，用户可以非常方便地看到一个流程中涉及到哪些部门或岗位。EPC图中涉及到的元素说明如下表：名称图标定义示例事件事件描述了状态的发生，它反过来又充当了一个触发器。收到原始凭证功能功能描述了初始状态向最终状态的转换。录入凭证组织单元组织单元描述了企业的大体结构。财务部会计信息、物料、资源对象信息、物料或者资源对象描述了现实世界中的对象（比如业务对象、实体）。科目流程路径流程路径显示了流程之间的前后连接关系（可以辅助导航）。凭证处理流程-6-逻辑操作符逻辑操作符描述了事件和功能或流程之间的逻辑关系。“XOR”：表示从多个流程中，必须并且只能选择其一；“V”：表示“或”的关系；“Λ”：表示“且”的关系。控制流控制流描述了事件和功能或流程之间的先后和逻辑依赖关系。信息流、物流信息/物流定义了某个功能是否被读取、变更或者写入。资源、组织单元分配资源/单元分配描述了哪个单元（员工）或资源来处理某个功能或者流程。意见反馈感谢您使用我们的产品及用户手册。在本手册的最后附有意见反馈表，您可以在上面说明您对我们的产品或用户指南的意见和建议，并通过金蝶分支机构或直接传真至(0755)26710817K/3产品事业部反馈给我们,我们将期待你给予我们好的建议和意见。-1-目录第1章系统概述.11.1关于本系统.11.2本系统在K/3ERP中的位置.31.3与其它系统的接口..4第2章业务模式及应用.52.1企业类型.52.2业务类型.5第3章采购管理专题.173.1采购价格管理..173.2供应商供货信息..373.3多计量单位.433.4批号管理.463.5条形码规则.523.6条形码关联.553.7序列号管理.573.8辅助属性管理..673.9备注资料.70第4章采购系统初始化.734.1系统初始化.734.2系统设置.874.3单据设置.874.4打印控制.904.5单据类型.914.6系统选项.924.7业务流程设计..1004.8多级审核管理..104第5章公用功能..1115.1单据公用功能..1115.2序时簿公用功能..1245.3报表公用功能..137第6章采购申请..1436.1单据信息及录入方法..1436.2采购申请单序时簿..148第7章订单处理..1557.1单据信息及录入方法..155-2-7.2采购订单序时簿..1607.3采购订单相关报表..168第8章收料通知..1738.1单据信息及录入方法..1738.2收料通知单序时簿..178第9章外购入库..1859.1单据信息及录入方法..1859.2外购入库库单序时簿..193第10章采购发票..20110.1单据信息及录入方法..20110.2采购发票序时簿..21810.3采购发票明细表..225第11章退料通知.22811.1单据信息及录入方法..22811.2退料通知单序时簿..234第12章费用发票..23912.1单据信息及录入方法..23912.2采购费用发票序时簿..24412.3采购费用发票相关报表..248第13章委外加工管理.25313.1委外加工入库..25313.2委外加工出库..25313.3委外加工入库核算..25413.4委外加工报表..254第14章查询与报表..25614.1报表统计.25614.2报表分析.25614.3库存查询.267第15章系统工具..27715.1单据自定义工具..27715.2查询分析工具..28415.3单据套打工具..29015.4数据引入引出..29815.5权限管理.302附录A.307附录B..311附录C..313金蝶K/3采购管理系统用户手册第1章系统概述-1-第1章系统概述1.1关于本系统采购管理系统，是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理、质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。该系统可以独立执行采购操作；与供应链其他子系统、应付款管理系统等其他系统结合运用，将能提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。采购管理系统的主要特点包括：灵活的业务流程处理严密的业务控制丰富的采购管理信息良好的扩展性1.1.1灵活的业务流程处理采购管理系统采用灵活的设计理念，以满足用户丰富繁杂的业务需要。主要体现在：系统预置现购、赊购、直运采购、受托入库采购四种采购处理流程，可以满足企业中大多数采购业务的处理；采用灵活方便的业务流程自定义设置，使业务处理流程灵活方便。用户可根据自己的实际需要，选用不同的单据流程、自由设置单据关联关系；采购流程清晰，单据之间可分可合，单据的业务处理、批处理、管理功能分别实现而又协调统一，可以方便灵活地处理业务；单据之间的联系紧密定义灵活，设置了直接关联、间接关联、三方关联、钩稽、连属等多种联系，以满足用户不同的业务需要；1.1.2严密的业务控制采购管理系统提供采购价格管理、供应商供货信息等多方面的内部控制手段，从而保证企业进行规范化的运作以及相关业务政策强有力的执行。对于采购价格，系统提供物料基本采购价格、组合的复杂采购价格，可以满足企业对采购价格灵活管理的需求，另外系统还提供最高限价控制等多种控制手段；第1章系统概述金蝶K/3采购管理系统用户手册-2-对于供应商供货信息，系统提供物料的供应商对应代码和名称的设置，并且可以设置同一物料在不同供应商之间的配额比例，从而使得供应商的确定更加科学合理。对于可用量，在采购业务的各个环节都可以进行可用量查询，从而为采购决策提供科学的依据；1.1.3丰富的采购管理信息一方面，采购系统在各个业务环节提供了相应的辅助信息供具体的业务人员进行查询，如在采购订单上可以查询即时库存、可用量、采购价格、历史采购价格、供应商应付款等多种业务信息。这些业务信息既可以辅助操作人员进行快速的录入，也可以辅助业务人员完成相应的业务；另一方面，系统提供了丰富的管理报表。系统为各个业务环节的业务管理人员提供了相应的明细报表、汇总报表以及业务跟踪报表，业务管理人员可以通过报表查询相应的业务进展情况；另外，系统还提供多种分析报表，如供应商供货ABC分析、采购价格分析、材料采购结构ABC分析、订单ABC分析等，主要辅助中层管理人员进行决策。1.1.4良好的扩展性企业在长期的发展中，都会形成自己特定的管理模式，而且不同行业的企业在管理上都会具有不同的行业特色。这些个性化管理部分在实施ERP时一部分需要规范化从而使之符合标准业务流程和业务模板。但是，个性化管理的特色部分往往是企业竞争力形成的一个重要的方面，企业希望作为重要管理工具的ERP能够反映企业的特色。采购管理系统考虑到企业中个性化管理，提供了采购主数据（供应商、物料等）的自定义、单据自定义、业务流程自定义、报表自定义、套打自定义等多种定制功能，从而可以让企业在标准的流程基础之上进行定制，以满足企业的个性化需求。金蝶K/3采购管理系统用户手册第1章系统概述-3-1.2本系统在K/3ERP中的位置详细内容见图1-1：决策支持市场开拓销售管理企业运作支持市场需求满足销售系统门店管理计划管理主生产计划物料需求计划细能力需求计划粗能力需求计划制造管理采购管理物流管理生产数据管理生产任务管理车间作业管理委外加工管理重复生产管理设备管理仓存系统采购系统质量管理财务管理人力资源管理行业产品房地产管理管理驾驶舱系统销售前台核算系统分销系统能力素质模型绩效管理薪酬管理组织规划职员管理招聘选拔时间管理培训发展社保福利查询报表系统员工工作台经理人平台CEO平台应付管理现金管理合并报表总账应收管理固定资产预算管理结算中心成本管理商业操作系统（BOS）GSP管理GMP管理基础管理报表管理现金流量表商业分析系统图1-1第1章系统概述金蝶K/3采购管理系统用户手册-4-1.3与其它系统的接口1.3.1与主生产计划系统/物料需求计划系统的接口采购订单是MPS和MRP的计算预计入库量的一种重要的单据之一，并且主生产计划系统和物料需求计划系统的计划订单可以投放生成采购申请。1.3.2与销售系统的接口采购系统的采购订单可以根据销售订单生成从而处理以销定购的业务，采购发票可以根据销售发票生成从而处理直运销售（采购）的业务。1.3.3与仓存系统的接口采购系统的外购入库单是仓存系统中的一种重要库存交易单据，它会更新相应仓库的即时库存。1.3.4与应付系统的接口采购系统中的采购发票可以直接传递到应付系统作为确认应付的依据，费用发票在保存时会传递到应付系统形成其他应付单；1.3.5与存货核算系统的接口采购系统中的外购入库单是进行入库核算的原始依据之一，入库核算之后的入库成本将反填到外购入库单的单价中，核算完成的外购入库单将根据凭证模板生成相应的凭证；采购系统的采购发票也将作为确认应付的原始依据之一，可以按照凭证模板生成相应的应付凭证。金蝶K/3采购管理系统用户手册第2章业务模式及应用-5-第2章业务模式及应用2.1企业类型企业类型可以划分为商业企业、工业企业以及工商一体化的企业，不同类型的企业业务不同。针对不同的企业类型，系统提供了不同的解决方案。2.1.1商业企业应用用户在新建账套时可以选择〖账套类型〗＝“商业企业通用解决方案”，则建立商业账套。新建账套的账套类型为商业方案时，在主界面上默认不显示生产管理、成本管理、质量管理、生产相关单据、受托加工管理相关的模块和功能；但是用户可以在主界面编辑器中更改生产管理、成本管理、质量管理为显示和不显示。在商业账套中，可以通过〖系统设置〗－〖系统设置〗－〖采购管理〗－〖系统设置〗－〖供应链整体选项〗设置参数“存货名称”为“商品”，则该账套对应的单据、序时簿、报表中的存货将以“商品”来展示。2.1.2工业企业和工商一体化企业应用用户在新建账套时选择〖账套类型〗＝“标准供应链解决方案”，则建立标准供应链账套。当账套类型为标准供应链方案时，在主界面上默认显示所有模块和功能；用户也可以在主界面编辑器中指定特定的模块是否显示。在标准供应链账套中，〖系统设置〗－〖系统设置〗－〖采购管理〗－〖系统设置〗－〖供应链整体选项〗中的参数“存货名称”默认值是“物料”，该账套对应的单据、序时簿、报表中的存货默认以“物料”来展示，用户也可以修改。2.2业务类型系统将采购管理分为四种业务类型，包括现购、赊购、直运采购、受托入库采购。不同业务类型其业务的处理过程以及财务收支核算的过程有差异，所以对应在系统中也会有不同的业务处理流程。第2章业务模式及应用金蝶K/3采购管理系统用户手册-6-2.2.1现购 业务流程详细内容见图2-1：MRP生成采购请求采购申请处理订单审核通过通知收货收料通知审核通过采购申请单现购采购订单现购收料通知单业务人员/计划员采购员采购员手工新增采购订单处理入库处理入库审核成功仓管员会计采购发票处理发票审核，付款完成现购采购发票现购外购入库单V钩稽核对入库单已钩稽核对依据入库手工新增会计销售发票已钩稽核对手工采购请求依据检验合格的采购检验申请XOR依据采购订单依据采购合同XOR现购采购费用发票依据采购发票依据采购订单XORXOR依据采购发票XOR手工新增XOR依据销售订单采购申请审核通过V依据采购合同依据销售订单已钩稽的采购入库已钩稽的采购发票已钩稽的费用发票价格信息价格信息供应商供货信息采购费用发票处理采购过程中发生了费用费用发票已钩稽核对费用发票审核通过手工新增V会计采购检验采购入库核算图2-1金蝶K/3采购管理系统用户手册第2章业务模式及应用-7- 业务流程说明相关内容见表2-1：目标完成现购采购的全部业务过程业务背景现购是指直接现金交易的采购业务。在这种业务的处理中，现购采购发票默认作为一种付款依据，不需要传递到应付系统形成应付账款。适用范围适用于面向企业的现金交易采购业务序号处理说明责任部门责任人1根据企业的实际需要，由MRP自动生成，或手工录入采购申请单或依据销售订单生成。业务部门业务人员/计划人员2业务人员依据采购申请、采购配额信息、采购价格，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况，根据实际情况可变更订单或手工关闭订单。采购订单还可以依据采购合同、销售订单生成或手工新增。采购部采购业务人员3当货物是免检时，在订单审核通过后，为了仓库准时收货，采购业务员必须及时了解订单及库存信息并且按照订单的要求发出收料通知。收料通知也可以依据采购发票开具。当货物是全检或抽检时，则订单审核之后需要先进行采购检验，然后才能入库。采购部采购业务人员4已审核的收料通知单传递到仓库，由仓管人员根据收料通知单上货品的数量进行收货。收货完毕之后，仓管人员根据收料通知单填写外购入库单。外购入库单还可以依据采购订单、采购发票、检验合格的采购检验申请单生成或手工新增。仓库仓管人员5会计收到已经确认的外购入库单，按照外购入库单进行开票和付款。现购的采购发票其确认之后就表示付款完成，并可以通过选项控制是否将现购的采购发票传递到应付系统以便在应付系统参与相应统计。财务部会计6当在采购过程中发生了费用时，可以采用费用发票来记录和管理。财务部接到相应的费用发生单证之后在K/3系统中录入费用发票。现购的费用发票确认之后就表示付款完成。费用包括“计入成本”和“不计入成本”两种类型。如果是“计入成本”，则在入库核算时会将费用作为入库成本的一部分来计算入库的单位成本；如果是“不计入成本”，则在入库核算时不会将费用作为入库成本的一部分，而直接作为期间费用处理。财务部会计7现购中的外购入库单和采购发票必须进行钩稽。钩稽一方面用于核对入库和开票一致，即保证开了票的已经入库；另一方面能将入库和对应的发票（采购发票、费用发票）进行匹配，通过匹配从而在入库单和发票之间建立一种关联，然后依据这种关联进行费用分配和入库核算。财务部会计表2-1第2章业务模式及应用金蝶K/3采购管理系统用户手册-8-2.2.2赊购 业务流程详细内容见图2-2：MRP生成采购请求采购请求处理订单审核通过通知收货收料通知审核通过采购申请单赊购采购订单赊购收料通知单业务人员/计划人员采购员采购员手工新增采购订单处理入库处理入库审核成功仓管员会计采购发票处理发票审核成功赊购采购发票赊购外购入库单V钩稽核对入库单已钩稽核对依据入库手工新增会计销售发票已钩稽核对手工采购请求依据检验合格的采购检验申请XOR依据采购订单依据采购合同XOR采购检验赊购采购费用发票依据采购发票依据采购订单采购入库核算发票付款XORXOR依据采购发票XOR手工新增XOR依据销售订单采购申请审核通过V依据采购合同依据销售订单已钩稽的采购入库已钩稽的采购发票已钩稽的费用发票价格信息价格信息供应商供货信息采购费用发票处理采购过程中发生了费用费用发票已钩稽核对费用发票审核通过手工新增V会计XORXOR图2-2金蝶K/3采购管理系统用户手册第2章业务模式及应用-9- 业务流程说明相关内容见表2-2：目标完成赊购采购的全部业务过程业务背景赊购是一种最常见的采购业务，它是购销双方利用商业信用进行购销交易的一种业务。赊购的采购发票需要传递到应付系统中作为确认应付账款和付款的依据适用范围工商业企业都最常用的一种采购业务；序号处理说明责任部门责任人1根据企业的实际需要，由MRP自动生成，或手工录入采购申请单或依据销售订单生成。业务部门业务人员/计划人员2业务人员依据采购申请、采购配额信息、采购价格，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况，根据实际情况可变更订单或手工关闭订单。采购订单还可以依据采购合同、销售订单生成或手工新增。采购部采购业务人员3当货物是免检时，在订单审核通过后，为了仓库准时收货，采购业务员必须及时了解订单及库存信息并且按照订单的要求发出收料通知。收料通知也可以依据采购发票开具。当货物是全检或抽检时，则订单审核之后需要先进行采购检验，然后才能入库。采购部采购业务人员4已审核的收料通知单传递到仓库，由仓管人员根据收料通知单上货品的数量进行收货。收货完毕之后，仓管人员根据收料通知单填写外购入库单。外购入库单还可以依据采购订单、采购发票、检验合格的采购检验申请单生成或手工新增。仓库仓管人员5会计收到已经确认的外购入库单，按照外购入库单进行开票和付款。赊购的采购发票需要传递到应付系统形成应付，并依照发票付款流程进行付款处理。财务部会计6当在采购过程中发生了费用时，可以使用费用发票来记录和管理。财务部接到相应的费用发生单证之后在K/3系统中录入费用发票。费用包括“计入成本”和“不计入成本”两种类型。如果是“计入成本”，则在入库核算时会将费用作为入库成本的一部分来计算入库的单位成本；如果是“不计入成本”，则在入库核算时不会将费用作为入库成本的一部分，而直接作为期间费用处理。财.
