金蝶K/3WISE費用管理系統用戶手冊版權聲明本書著作權屬于金蝶軟體（中國）有限公司所有，在未經本公司許可的情況下，任何單位或個人不得以任何方式對本書的部分或全部內容擅自進行增刪，改編，節錄，翻譯，翻印，改寫。金蝶軟體（中國）有限公司-1-前言本手冊包含的內容可以幫助您進行有效的費用管理，主要包括以下內容： 系統總述 操作建議 詳細的操作流程 系統的功能和特點 系統設置在手冊的前言部分還向您提供了獲得其他幫助資訊的途徑及編寫約定。讀者對象本手冊假設您在本手冊涉及的業務領域具有較好的工作經驗和知識，並假設您對金蝶K/3產品基礎知識有整體的瞭解。如果您沒有使用過本系統，我們建議您接受一次或者更多的本子系統的培訓課程（請同金蝶本地分支機搆聯繫，獲得更多培訓資訊）。如果您希望瞭解更加深入的系統知識，如系統介面等，請先瞭解金蝶K/3系統架構、MSSQLSERVER知識和閱讀金蝶K/3系統技術文檔。相關資訊來源您還可以通過以下途徑瞭解我們的系統，並獲取您需要的服務和幫助。1.線上資訊如果您需要及時瞭解金蝶K/3產品動態，交流產品應用解決方案，可以登錄金蝶網站（http：//www.kingdee.com/）。2.售前諮詢服務根據企業的發展和管理需要，提供管理諮詢及解決方案，幫助企業作出快速、準確的決策。3.產品培訓金蝶公司秉承技術創新、管理創新的宗旨，不斷提供給客戶完整的行業解決方案。在提供優秀產品的同時，不斷推出配套的培訓服務，幫助用戶在應用軟體時達到事半功倍的效果。4.實施諮詢服務金蝶公司吸收十多萬客戶的經驗，結合國內外先進的管理理念和管理軟-2-體的實施方法，推出符合中國國情的標準軟體實施方法--金手指實施方法。我們願意運用我們在企業管理及IT技術方面的知識，幫助顧客獲得更大的成功！5.現場支援服務我們的資深專業人員面對面地和您溝通，在運行現場對問題進行研究分析，使問題迅速得到解決。6.CRM服務借助客戶關係管理系統（金蝶EAS-CRM）我們建立了客戶綜合資訊管理庫，能夠快速地解決客戶的問題並保留歷史記錄，以便提供長期、持續、高效的服務。7.CSP服務支援金蝶公司融合多年客戶服務經驗與國外先進的管理思想，提煉出客戶常用的和最需要的服務為一體的CSP服務。它是以金蝶公司先進的科技手段和專業化的服務隊伍為依託，在業界領先推出的項目完整、功能全面的系統性服務產品。8.呼叫中心通過客戶呼叫中心服務（CallCenter），提供全面、周到的服務，快速解答客戶應用問題。9.個性化服務針對企業個性化的需求，我們提供-量身定制-服務，使用一切資源，包括和合作夥伴一道為您提供全面的應用解決方案。10.便利服務金蝶不僅是解決方案的提供者，也是相關附屬產品的提供者。我們提供的便利服務不僅省去您選擇的苦惱，還有利於保證相關產品和系統的相容性和一致性。11.合作聯盟服務我們和其他IT領域先導型的企業進行戰略合作，為您提供企業管理諮詢、系統集成、相關知識培訓等全方位的服務。在此，您不僅能得到金蝶的服務資源，也能以優惠的條件享受金蝶合作夥伴的資源。-3-12.版本升級服務版本升級服務將使您隨時代的進步而保持投資的增值，以優惠的價格實現軟體“以舊換新＂。金蝶K/3產品設計思想金蝶K/3以企業基礎管理為核心設計思想，對覆蓋產品（服務）價值鏈的業務的流程進行全面的計畫、組織、協調，及對業務的有效處理和有效控制的管理。針對戰略企業管理的特點，強調對企業基礎資料、基本業務流程、內部控制、知識管理、員工行為規範等管理，通過豐富的工具與方法有機整合並提供貫穿戰略企業管理全過程所需的決策資訊，即時監控戰略執行過程中的問題，幫助企業創造持續增長的核心競爭力。基礎管理是企業持續的管理實踐的基石。基礎管理的好壞決定了企業的戰略目標能否實現，也決定了企業持續發展是否有堅實的基礎。強調過程管理是基礎管理的特性，是因為它是能真實反映業務處理過程的第一手的、最詳盡的資料，使企業的業務決策和戰略決策建立在“理性＂的基礎上。關於金蝶金蝶國際軟體集團有限公司是亞太地區領先的企業管理軟體及電子商務應用解決方案供應商，是全球軟體市場中成長最快的獨立軟體廠商之一，是中國軟體產業的領導廠商。金蝶開發和銷售的軟體產品包括針對快速成長的新興市場中企業管理需求的企業管理軟體、通過互聯網提供服務的電子商務應用軟體和為企業構築電子商務平臺的中間件軟體。同時，金蝶向全球範圍內的顧客提供與軟體產品相關的管理諮詢、實施與技術服務。金蝶獨特的“快速配置，快速實施，快速應用，快速見效＂的全球化產品與服務定位，能夠幫助顧客從容面對不確定商業環境帶來的挑戰，實現業務流程與IT技術的完-4-美結合，有效管理變革，確保組織快速、持續和健康成長。金蝶國際軟體集團有限公司是中國第一個WINDOWS版財務軟體；第一個純JAVA中間件軟體；第一個基於互聯網平臺的三層結構的ERP系統—金蝶K/3的締造者，同時金蝶K/3還是中國中小型企業ERP市場中佔有率最高的企業管理軟體。2004年10月，金蝶正式對外發佈了新一代產品—金蝶EAS4.0(KINGDEEENTERPRISEAPPLICATIONSUITE)。金蝶EAS構建于金蝶自主研發的商業作業系統—金蝶BOS之上，面向中大型企業，採用最新的ERPⅡ管理思想和一體化設計，有超過50個應用模組高度集成，涵蓋企業內部資源管理、供應鏈管理、客戶關係管理、知識管理、商業智慧等，並能實現企業間的商務協作和電子商務的應用集成。編寫約定-5--6-流程圖圖例說明本手冊中的主要業務流程均採用EPC（Event-driven-ProcessChain）圖進行描述。EPC全稱Event-driven-ProcessChain，即事件驅動的流程鏈方法，通過連接事件和任務，用戶可以明確地建立複雜的業務流程的模型，並開展分析。EPC方法不僅使用易於理解的符號和語言幫助用戶、諮詢顧問描述業務資訊系統，而且還集成了組織結構、功能、資料和資訊流等重要特性。EPC模型可以顯示出任務鏈和責任鏈發生中斷，將如何影響到公司優化其流程的能力。通過將組織與各個任務進行匹配，用戶可以非常方便地看到一個流程中涉及到哪些部門或崗位。EPC圖中涉及到的元素說明如下表：名稱圖示定義示例事件事件描述了狀態的發生，它反過來又充當了一個觸發器。收到原始憑證功能功能描述了初始狀態向最終狀態的換。錄入憑證組織單元組織單元描述了企業的大體結構。財務部會計資訊、物料、資源物件資訊、物料或者資源物件描述了現實世界中的物件（比如業務物件、實體）。科目流程路徑流程路徑顯示了流程之間的前後連接關係（可以輔助導航）。憑證處理流程邏輯操作符XORVV邏輯操作符描述了事件和功能或流程之間的邏輯關係。“XOR＂：表示從多個流程中，必須並且只能選擇其一；“V＂：表示“或＂的關係；“Λ＂：表示“且＂的關係。控制流控制流描述了事件和功能或流程之間的先後和邏輯依賴關係。信息流、物流資訊流/物流定義了某個功能是否被讀取、變更或者寫入。-7-資源、組織單元分配資源/組織單元分配描述了哪個單元（員工）或資源來處理某個功能或者流程。意見回饋感謝您使用我們的產品及用戶手冊。在本手冊的最後附有意見回饋表，您可以在上面說明您對我們的產品或用戶手冊的意見和建議，並通過金蝶分支機搆或直接傳真至(0755)26615016K/3產品事業部回饋給我們,我們將期待您給予我們好的建議和意見。-1-第1章系統概述.11.1關於本系統.11.2本系統在K/3ERP中的位置..21.3與其他系統的介面..3第2章業務模式及應用.52.1整體應用流程..52.2與總賬集成.62.3與應付集成.82.4與總賬+應付集成.102.5與總賬+現金集成.13第3章系統初始化及設置.173.1基礎資料維護-要素專案..173.2基礎資料維護-責任中心..183.3基礎資料維護-專項..193.4系統參數設置..193.5多級審核管理..213.6歷史借款餘額處理..21第4章日常業務處理.274.1費用（借款）申請..274.2出差（借款）申請..384.3費用報銷.494.4差旅費報銷.644.5費用移轉.79第5章核銷業務管理.865.1核銷管理.865.2核銷日誌查詢..91第6章管理報表..946.1借款賬齡分析表..946.2借款到期預警分析表..966.3借款跟蹤分析表..986.4費用報銷跟蹤分析..1016.5費用結構分析表..1056.6費用預算執行分析表..107第7章憑證管理..1127.1憑證範本.1127.2憑證生成.1177.3憑證查詢.120附錄A意見回饋表..123金蝶K/3费用管理系统用户手册第1章系統概述-1-第1章系統概述1.1關於本系統本章是對費用管理系統內容的總述，費用管理系統具有以下特點：提供企業日常借款、費用報銷業務操作記錄；提供企業日常借款、費用報銷的審批流程；提供部門費用二次分配與移轉；借款、報銷業務與費用預算、資金預算無縫集成；提供多種核銷方式，對賬輕鬆搞定；滿足不同企業不同資金支付要求，提供多種資金支付方法；提供企業日常借款、費用報銷業務操作記錄系統提供費用（借款）申請單、費用報銷單、出差（借款）申請單、差旅費報銷單四張單據，用於記錄企業員工日常出差、零星費用申請及報銷業務，並提供WEB方式的單據操作，員工即使不在固定辦公地點，也可及時完成相關業務處理及查詢提供企業日常借款、費用報銷的審批流程系統提供的日常借款、費用報銷單據具有多級審批功能，企業可按現有的審批制度要求設計日常借款、費用報銷的審批流程，同樣，這些審批流程也提供了WEB方式，領導可以任何時候任何地點集中審批，節省了更多的精力。同時，通過設計的審批流程，規範了企業費用借款、報銷的審批過程，明確了職責劃分，員工到領導到財務均可清晰地看到單據審批情況，報銷過程透明化。提供部門費用二次分配與移轉系統提供費用移轉單，用於處理費用在不同部門之間的移轉，處理費用集中發生，不同部門承擔的情況，使得單據的記錄與實務一致，並提供相應的財務處理。同樣，也提供多級審批流程。借款、報銷業務與費用預算、資金預算無縫集成全面跟蹤、控制企業的費用發生全過程，通過資金預算，合理有效控制借款的發生，通第1章系統概述金蝶K/3费用管理系统用户手册-2-過費用預算，合理有效控制費用的發生，節約不必要的浪費，降低企業總體運營成本，保證了企業資金流的良性迴圈。系統提供相應報表如“費用預算執行分析表＂來反映費用預算執行情況。提供多種核銷方式，對賬輕鬆搞定為準確反映員工已報銷、企業還差多少錢未付，或者員工已借款、還有多少錢未歸還，企業財務人員可使用核銷管理，定期進行報銷與付款、借款的核銷操作，系統提供自動關聯核銷、自動匹配核銷、手工核銷等多種方式，大部分的業務都可通過自動關聯核銷、自動匹配核銷進行處理，減輕了對賬人員的工作量。系統提供了核銷日誌用於核銷記錄查詢，單據上也有相關欄位反映核銷操作完成之後的單據執行狀況，也提供相應報表如“借款跟蹤分析表＂、“費用報銷跟蹤分析表＂等反映單據資金運行狀況。滿足不同企業不同資金支付要求，提供多種資金支付方法系統提供了四種集成方式，支援不同企業對資金支付的要求，這四種方式為：費用管理與總賬系統集成、費用管理與應付系統集成、費用管理與總賬+應付系統集成、費用管理與現金系統集成。不同的集成方式，借款單或報銷單業務審核通過後資金支付走的流程不同，其中，與應付系統集成，則共用應付系統的資金支付流程，與現金系統集成，則共用現金系統的資金支付流程，審核通過的報銷費用直接劃撥到員工銀行卡，提高了出納人員的工作效率。由於記錄了資金運作的全過程，有利於企業的內部審計檢查，強化內控管理1.2本系統在K/3ERP中的位置詳細內容見圖1-1：金蝶K/3费用管理系统用户手册第1章系統概述-3-圖1-11.3與其他系統的介面詳細內容見圖1-2：第1章系統概述金蝶K/3费用管理系统用户手册-4-圖1-2與費用預算、資金預算系統的介面費用管理中的借款單據可以由資金預算單據下推生成，借款單據審核時受預算控制平臺的檢查控制，費用管理中的費用報銷單據可以由費用預算下推生成，費用報銷單據審核時受預算控制平臺的檢查控制，費用移轉單據審核時受預算控制平臺的檢查控制。預算檢查控制的強弱程度在業務預算系統中設置。與總賬管理系統的介面費用管理中的借款單據、報銷單據、費用移轉單據可在費用管理中生成憑證，並傳遞至總賬。與客戶關係管理系統的介面費用管理中的費用報銷單據可由客戶關係管理系統中的活動、商機、服務請求單下推生成，介面僅在WEB中提供。與應付款管理系統的介面與應付款管理系統的介面取決與費用管理系統選擇的集成方式，當選擇與應付集成或與總賬+應付集成時，借款單據、費用單據業務審核完成時，會同步生成應付單據，繼續在應付系統中完成資金支付。在核銷管理中，會將應付系統的費用類型的付款單、退款單納入核銷。與現金管理系統的介面與現金管理系統的介面取決與費用管理系統選擇的集成方式，當選擇與現金集成時，借款單據、費用單據業務審核完成時，會同步生成現金單據，繼續在現金系統中完成資金支付。在核銷管理中，會將現金系統的費用類型的付款單、退款單納入核銷。金蝶K/3费用管理系统用户手册第2章業務模式及應用-5-第2章業務模式及應用2.1整體應用流程費用管理系統提供費用申請、費用借款、費用報銷、費用移轉等日常業務操作及相應財務處理，提供多種核銷方式，並支援參加預算控制平臺的預算控制。費用管理整體應用流程圖如下圖2-1：圖2-1根據企業對資金支付的不同要求，費用管理提供了四種集成策略：與總賬集成、與應付集成、與總賬+應付集成、與現金集成，在費用管理業務資料發生前，用戶可以通過“系統參數設置＂確定集成策略，不同策略，見以下描述。第2章業務模式及應用金蝶K/3费用管理系统用户手册-6-2.2與總賬集成2.2.1與總賬集成業務流程當費用管理系統參數“集成策略＂設置為與總賬集成時，詳細內容見圖2-2：圖2-22.2.2與總賬集成業務流程說明相關內容見表2-1：目標費用管理中所涉及的費用專案的設置及各費用單據審批流程的設置；完成上線初始時，歷史借款餘額的設置。業務發生時，費用申請單、費用借款單、出差借款單、費用報銷單、差旅金蝶K/3费用管理系统用户手册第2章業務模式及應用-7-費報銷單的錄入及提交審批，及各級審批完成。月中或月末，財務會計定期或不定期的進行相關費用單據的財務處理，包括費用憑證的生成和及時的核銷管理。業務背景報銷流程繁瑣：很多公司，特別是在外地設有眾多分支機搆的企業，其報銷流程十分繁瑣。通常是由當地員工填寫完報銷單據，通過當地主管審批後，再郵寄回公司總部交主管和財務審核，出納才會根據最終審核通過的單據進行支付處理。大量重複勞動：流程結束後，財務人員還要將單據逐一輸入到公司財務系統中。財務人員的輸入和銷售人員的填寫完全是重複勞動，而且過程中還容易發生因為錯誤而導致的不必要的復查、返工工作量。資金支付滯後，對賬困難：在傳統的支付手段下，資金支付受審批流程和財務處理速度的雙重制約，嚴重滯後於業務發生。同時，大量的資金支付也帶來了大量的對賬工作，財務人員工作負荷大，出錯率高。費用管理粗獷：領導審批報銷單時所需的資訊，如報銷人借款了多少，借了多長時間，部門還有多少預算等資訊，如沒有系統支援，很難及時獲得，無法即時監控，費用精細化管理是個難題。適用範圍企業處於成長或成熟階段，本身有一套成熟固定的費用報銷流程及資金支付流程，有相應的規章制度企業有較多的分支機搆，企業對資金的管理為統收統支，借款、報銷需要機構領導、總部領導審批之後財務付款企業有大量的費用支出行為，效率低下，人為控制已存在風險，急需通過系統實現高效的費用報銷流程、費用對賬及預算管控企業的付款或退款行為均在報銷流程完成後直接支付完成。序號處理說明責任部門責任人1在K/3〖系統設置〗的〖費用管理〗中，設置費用管理所涉及的要素專案及設置費用單據審批流程。費用管理模組上線初始，完成歷史借款餘額各項資料的錄入。財務部財務會計2在K/3〖財務會計〗的〖費用管理〗中，或K/3〖網上報銷〗中進行費用業務發生時的單據錄入，包括：費用（借款）申請、出差（借款）申請、費用報銷、差旅費報銷、費用移轉業務發生部門業務發生人3在K/3〖財務會計〗的〖費用管理〗中，或K/3〖網上報銷〗中對提交審批的單據按一定規則進行審批次處理，審批規則在審批流設置中已設定。業務審批部門業務審批人4在K/3〖財務會計〗的〖費用管理〗中，對完成審批的單據進行付款處理及憑證處理，及時進行核銷處理。定期查看相應報表，跟蹤借款、費用報銷情況。財務部財務會計表2-1第2章業務模式及應用金蝶K/3费用管理系统用户手册-8-2.3與應付集成2.3.1與應付集成業務流程：當費用管理系統參數“集成策略＂設置為與應付集成時，詳細內容見圖2-3：圖2-32.3.2與應付集成業務流程說明相關內容見表2-2：金蝶K/3费用管理系统用户手册第2章業務模式及應用-9-目標費用管理中所涉及的費用專案的設置及各費用單據審批流程的設置；完成上線初始時，歷史借款餘額的設置。業務發生時，費用申請單、費用借款單、出差借款單、費用報銷單、差旅費報銷單的錄入及提交審批，及各級審批完成。月中或月末，財務會計定期或不定期的進行相關費用單據的財務處理，包括費用憑證的生成和及時的核銷管理。業務背景報銷流程繁瑣：很多公司，特別是在外地設有眾多分支機搆的企業，其報銷流程十分繁瑣。通常是由當地員工填寫完報銷單據，通過當地主管審批後，再郵寄回公司總部交主管和財務審核，出納才會根據最終審核通過的單據進行支付處理。大量重複勞動：流程結束後，財務人員還要將單據逐一輸入到公司財務系統中。財務人員的輸入和銷售人員的填寫完全是重複勞動，而且過程中還容易發生因為錯誤而導致的不必要的復查、返工工作量。資金支付滯後，對賬困難：在傳統的支付手段下，資金支付受審批流程和財務處理速度的雙重制約，嚴重滯後於業務發生。同時，大量的資金支付也帶來了大量的對賬工作，財務人員工作負荷大，出錯率高。費用管理粗獷：領導審批報銷單時所需的資訊，如報銷人借款了多少，借了多長時間，部門還有多少預算等資訊，如沒有系統支援，很難及時獲得，無法即時監控，費用精細化管理是個難題。適用範圍企業處於成長或成熟階段，本身有一套成熟固定的費用報銷流程及資金支付流程，有相應的規章制度企業有較多的分支機搆，企業對資金的管理為統收統支，借款、報銷需要機構領導、總部領導審批之後財務付款企業有大量的費用支出行為，效率低下，人為控制已存在風險，急需通過系統實現高效的費用報銷流程、費用對賬及預算管控企業的付款或退款行為均通過應付系統統一操作序號處理說明責任部門責任人1在K/3〖系統設置〗的〖費用管理〗中，設置費用管理所涉及的要素專案及設置費用單據審批流程。費用管理模組上線初始，完成歷史借款餘額各項資料的錄入。財務部財務會計2在K/3〖財務會計〗的〖費用管理〗中，或K/3〖網上報銷〗中進行費用業務發生時的單據錄入，包括：費用（借款）申請、出差（借款）申請、費用報銷、差旅費報銷、費用移轉。業務發生部門業務發生人3在K/3〖財務會計〗的〖費用管理〗中，或K/3〖網上報銷〗中對提交審批的單據按一定規則進行審批次處理，審批規則在審批流設置中已設定。業務審批部門業務審批人4完成業務審批的費用借款單據、出差借款單據會在應付系統中產生已審核的付款申請單，在應付系統中完成付款流程。財務部往來會計5完成業務審批的費用報銷單據、差旅費報銷單據會根據財務部往來會計第2章業務模式及應用金蝶K/3费用管理系统用户手册-10-單據參數“申請付款＂、“申請退款＂而產生不同的應付單據，在應付系統中完成付款流程。6在K/3〖財務會計〗的〖費用管理〗中，對完成審批的單據進行付款處理及憑證處理，及時進行核銷處理。定期查看相應報表，跟蹤借款、費用報銷情況。財務部財務會計表2-22.4與總賬+應付集成2.4.1與總賬+應付集成業務流程：當費用管理系統參數“集成策略＂設置為與總賬+應付集成時，詳細內容見圖2-4：金蝶K/3费用管理系统用户手册第2章業務模式及應用-11-圖2-42.4.2與總賬+應付集成業務流程說明目標費用管理中所涉及的費用專案的設置及各費用單據審批流程的設置；完成上線初始時，歷史借款餘額的設置。業務發生時，費用申請單、費用借款單、出差借款單、費用報銷單、差旅費報銷單的錄入及提交審批，及各級審批完成。月中或月末，財務會計定期或不第2章業務模式及應用金蝶K/3费用管理系统用户手册-12-定期的進行相關費用單據的財務處理，包括費用憑證的生成和及時的核銷管理。業務背景報銷流程繁瑣：很多公司，特別是在外地設有眾多分支機搆的企業，其報銷流程十分繁瑣。通常是由當地員工填寫完報銷單據，通過當地主管審批後，再郵寄回公司總部交主管和財務審核，出納才會根據最終審核通過的單據進行支付處理。大量重複勞動：流程結束後，財務人員還要將單據逐一輸入到公司財務系統中。財務人員的輸入和銷售人員的填寫完全是重複勞動，而且過程中還容易發生因為錯誤而導致的不必要的復查、返工工作量。資金支付滯後，對賬困難：在傳統的支付手段下，資金支付受審批流程和財務處理速度的雙重制約，嚴重滯後於業務發生。同時，大量的資金支付也帶來了大量的對賬工作，財務人員工作負荷大，出錯率高。費用管理粗獷：領導審批報銷單時所需的資訊，如報銷人借款了多少，借了多長時間，部門還有多少預算等資訊，如沒有系統支援，很難及時獲得，無法即時監控，費用精細化管理是個難題。適用範圍企業處於成長或成熟階段，本身有一套成熟固定的費用報銷流程及資金支付流程，有相應的規章制度企業有較多的分支機搆，企業對資金的管理為統收統支，借款、報銷需要機構領導、總部領導審批之後財務付款企業有大量的費用支出行為，效率低下，人為控制已存在風險，急需通過系統實現高效的費用報銷流程、費用對賬及預算管控企業的付款或退款行為一部分在報銷完成後通過應付系統進行款項操作，另一部分（比如零星費用報銷）在報銷完成後直接支付。序號處理說明責任部門責任人1在K/3〖系統設置〗的〖費用管理〗中，設置費用管理所涉及的要素專案及設置費用單據審批流程。費用管理模組上線初始，完成歷史借款餘額各項資料的錄入。財務部財務會計2在K/3〖財務會計〗的〖費用管理〗中，或K/3〖網上報銷〗中進行費用業務發生時的單據錄入，包括：費用（借款）申請、出差（借款）申請、費用報銷、差旅費報銷、費用移轉。業務發生部門業務發生人3在K/3〖財務會計〗的〖費用管理〗中，或K/3〖網上報銷〗中對提交審批的單據按一定規則進行審批次處理，審批規則在審批流設置中已設定。業務審批部門業務審批人4完成業務審批的費用借款單據、出差借款單據如果選擇單據上的參數“掛賬＂，則會在應付系統中產生已審核的付款申請單，在應付系統中完成付款流程。如果未選擇“掛賬＂，則與“與總賬集成＂流程相同財務部往來會計5完成業務審批的費用報銷單據、差旅費報銷單據如果選財務部往來會計金蝶K/3费用管理系统用户手册第2章業務模式及應用-13-擇單據上的參數“掛賬＂，會根據單據參數“申請付款＂、“申請退款＂而產生不同的應付單據，在應付系統中完成付款流程。如果未選擇“掛賬＂，則與“與總賬集成＂流程相同6在K/3〖財務會計〗的〖費用管理〗中，對完成審批的單據進行付款處理及憑證處理，及時進行核銷處理。定期查看相應報表，跟蹤借款、費用報銷情況。財務部財務會計表2-32.5與總賬+現金集成2.5.1與總賬+現金集成業務流程：當費用管理系統參數“集成策略＂設置為與總賬+現金集成時，詳細內容見圖2-5：第2章業務模式及應用金蝶K/3费用管理系统用户手册-14-圖2-52.5.2與總賬+現金集成業務流程說明相關內容見表2-4：目標費用管理中所涉及的費用專案的設置及各費用單據審批流程的設置；完成上線初始時，歷史借款餘額的設置。業務發生時，費用申請單、費用借款單、出差借款單、費用報銷單、差旅費報銷單的錄入及提交審批，及各級審批完成。月中或月末，財務會計定期或不定期的進行相關費用單據的財務處理，包括費用憑證的生成和及時的核銷管理。金蝶K/3费用管理系统用户手册第2章業務模式及應用-15-業務背景報銷流程繁瑣：很多公司，特別是在外地設有眾多分支機搆的企業，其報銷流程十分繁瑣。通常是由當地員工填寫完報銷單據，通過當地主管審批後，再郵寄回公司總部交主管和財務審核，出納才會根據最終審核通過的單據進行支付處理。大量重複勞動：流程結束後，財務人員還要將單據逐一輸入到公司財務系統中。財務人員的輸入和銷售人員的填寫完全是重複勞動，而且過程中還容易發生因為錯誤而導致的不必要的復查、返工工作量。資金支付滯後，對賬困難：在傳統的支付手段下，資金支付受審批流程和財務處理速度的雙重制約，嚴重滯後於業務發生。同時，大量的資金支付也帶來了大量的對賬工作，財務人員工作負荷大，出錯率高。費用管理粗獷：領導審批報銷單時所需的資訊，如報銷人借款了多少，借了多長時間，部門還有多少預算等資訊，如沒有系統支援，很難及時獲得，無法即時監控，費用精細化管理是個難題。適用範圍企業處於成長或成熟階段，本身有一套成熟固定的費用報銷流程及資金支付流程，有相應的規章制度企業有較多的分支機搆，企業對資金的管理為統收統支，借款、報銷需要機構領導、總部領導審批之後財務付款企業有大量的費用支出行為，效率低下，人為控制已存在風險，急需通過系統實現高效的費用報銷流程、費用對賬及預算管控。企業的付款或退款行為均通過現金管理系統統一操作序號處理說明責任部門責任人1在K/3〖系統設置〗的〖費用管理〗中，設置費用管理所涉及的要素專案及設置費用單據審批流程。費用管理模組上線初始，完成歷史借款餘額各項資料的錄入。財務部財務會計2在K/3〖財務會計〗的〖費用管理〗中，或K/3〖網上報銷〗中進行費用業務發生時的單據錄入，包括：費用（借款）申請、出差（借款）申請、費用報銷、差旅費報銷、費用移轉。業務發生部門業務發生人3在K/3〖財務會計〗的〖費用管理〗中，或K/3〖網上報銷〗中對提交審批的單據按一定規則進行審批次處理，審批規則在審批流設置中已設定。業務審批部門業務審批人4完成業務審批的費用借款單據、出差借款單據會在現金系統中產生已審核的付款申請單，在現金系統中完成付款流程。財務部出納5完成業務審批的費用報銷單據、差旅費報銷單據會根據單據參數“申請付款＂、“申請退款＂而產生不同的現金單據，在現金系統中完成付款流程。財務部出納6在K/3〖財務會計〗的〖費用管理〗中，對完成審批的財務部財務會計第2章業務模式及應用金蝶K/3费用管理系统用户手册-16-單據進行付款處理及憑證處理，及時進行核銷處理。定期查看相應報表，跟蹤借款、費用報銷情況。表2-4金蝶K/3费用管理系统用户手册第3章系統初始化及設置-17-第3章系統初始化及設置3.1基礎資料維護-要素專案在金蝶K/3系統主控台中，選擇〖系統設置〗 〖基礎資料〗 〖公共資料〗。基礎資料是金蝶K/3系統進行管理所必須的各項基礎資料的總稱，在系統中具體包括科目、幣別、憑證字、計量單位、結算方式、倉位元、核算專案管理、客戶、部門、職員、物料、倉庫、供應商、成本物件、成本物件組、成本中心、勞務、成本專案、要素費用、費用、分支機搆、工作中心、現金流量專案、輔助資料管理等。在金蝶K/3系統中，基礎資料存在於每一個子系統，用戶可以在每一個子系統方便的進行基礎資料的維護。在此只講述與費用管理系統有關的基礎資料的設置，其他基礎資料維護的詳細介紹請參見K/3基礎資料系統手冊。設置要素專案是為了用於明確費用歸屬以及預算控制時所設置的一種明細核算專案，為了貼近用戶的使用習慣，K/3系統做了約定：“要素專案＂在預算模組中稱為“預算專案＂，在費用管理模組叫做“費用專案＂，基礎資料統一稱為要素專案。在“要素專案＂類別下，系統預設以下上級組，用戶可以在以下組中增加明細的要素項目：要素項目上級組代碼要素項目上級組名稱程式控制01財務費用02管理費用03製造費用04銷售費用05其他收入06其他支出07投資項目08融資項目09債務償還項目10工資11折舊費用不允許刪除、禁用不允許修改代碼允許修改名稱具體的要素專案設置主要包括以下資訊：資料項目說明必填項（是/否）代碼要素項目代碼。是名稱.
