概念介绍：

文库是企业级文档管理与协作平台，满足企业、群组、项目、个人的文档管理与协作。各类文档的统一归集、管理、共享，形成结构化的企业知识沉淀。同时作为重要的文档协作工具，实现组织内文档的高效、安全和简单的协作，加强了企业的知识积累，逐步形成有价值的、多维度的、可沉淀的、可塑造的企业文化知识库。例如，当企业需要对员工进行培训时，可以在企业文档中上传学习文件供企业员工自行下载学习，或者当有文档需要在多个部门之间加工传递时，就需要使用文库。企业员工还可以将自己的工作文档存入文库中的我的文档。

• 文库使用流程

• 角色区分：

（1）租户管理员：由已有的租户管理员分配授权，默认具有企业文档的全局级管理权限，可以管理全局级企业文档业务，可以创建企业文档，可以管理所有创建的企业文档内容，包括删除、共享、重命名、复制、移动等。

（2）文库管理员：由租户管理员授权企业文档管理员角色后，企业文档管理员可以管理全局级或组织级企业文档，企业文档管理员可以创建企业文档分类，可以管理所有的已发布企业文档内容，包括删除、撤回、置顶，修改后重新发布；

（3）普通用户：按管理员所分配的权限，上传文件、浏览文件、管理文件。

业务场景分析：

在YS系统中，进行如下操作可完成文库的初始化设置：

1、租户管理员设置

设置租户管理员需要现有的租户管理员添加新的租户管理员。租户管理员不是进行文库管理的必要设置，企业可以根据需要进行选择设置。

【说明】：仅有租户管理员能进行文库的初始化设置，若不是租户管理员，知识在授权中分配了文库管理员权限，不能进行文库的初始化设置，也无法看到文库中的【设置】节点

（1）路径：数字化建模 > 权限管理 > 用户管理 > 用户管理；

（2）点击【用户视图】，搜索用户，点击【设置管理员】，将该用户设置为租户管理员

2、文库管理员设置

（1）路径：数字化建模 > 权限管理 > 授权 > 授权；

（2）在搜索框中搜索用户，点击【分配角色】，在待分配角色中搜索【文库管理员】，点击【>】移动到已分配角色中，并为管理员分配组织权限，点击【确定】

3、文库初始化设置（1）路径：协同云>协同服务 > 办公协同 > 文库 > 文库首页；

（2）文库基本设置：点击【设置】，可以设置文档水印和文件夹自动编号。

（3）数据面板应用：点击【数据面板】，查看文库的使用情况统计、容量统计、操作统计等。

【注意】：文库初始化设置只能由租户管理员或文库管理员完成

操作步骤：

1、租户管理员设置

Step1：路径：数字化建模 > 权限管理 > 用户管理 > 用户管理；

Step2：点击【用户试图】，在搜索框中搜索用户，点击【设置管理员】即可。

【注意】：这一设置只能由租户管理员完成。

2、文库管理员设置

（1）路径：数字化建模 > 权限管理 > 授权 > 授权；

（2）操作

Step1：在用户检索中搜索用户，选择用户点击【分配角色】

Step2：在左侧待分配角的的搜索框中搜索文库管理员，将其移动到右侧已分配角色中；

Step3：点击【确定】，完成设置

Step4：在已分配角色中，点击【分配组织】，可以修改管理员的组织权限

3、文库初始化设置

（1）文库设置

路径：协同云>协同服务 > 办公协同 > 文库 > 文库首页；

进入文库首页节点，点击【设置】，可以设置文档的水印以及上传文档的自动编号。

1）水印设置

Step1：在文库的设置菜单中点击【水印设置】，点击【编辑水印内容】

Step2：设置水印内容，且尽量使水印长度在20个字符以内，设置完成点击【确定】

然后可以看到水印的预览效果

2）企业文档设置

企业文档设置中可以设置企业文档的排序以及文件夹自动编号规则

Step1：在文库的【设置】菜单中点击【企业文档设置】，在企业文档默认排序规则中选择企业文档的排序方式。

Eg：将企业文档排序方式设置为按名称从A到Z排序，可以进入企业文档查看排序效果，可以看到文件是按照名称字母顺序排序的。

Step2：文件夹编号设置。

编号规则启用时不可编辑修改，因此设置前，需要先停用文件夹编号规则，然后才能修改规则。在此处设置文件夹编号的规则，设置后点击【生成文件夹编号】即可。

停用后，修改自动编号规则，修改完重新点击启用即可

效果展示：

设置了文件夹编号规则后，在企业文档中新建一个文件夹，系统自动按照编号规则为文件夹命名

【注意】：此处设置的编号规则仅对企业文档的文件夹有效，对团队文档、内部群文档、我的文档等其他文档均无效。

（2）数据面板应用

在文库首页节点中点击【数据面板】，可以查看指定时间内文库的容量使用情况、文件大小/个数统计，下滑页面，查看可以查看文件操作次数统计。

常见问题：

Q1：为什么文库的菜单中没有设置和数据面板节点？ 

答：设置和数据面板仅对文库管理员和租户管理员可见，租户管理员设置好文库管理员后，文库管理员可以在文库首页节点中看到这两个菜单，若设置了文库管理员后仍然看不到，可以尝试刷新页面。