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在食品行业，对原料供应商资质证件的严格审查，是确保采购安全、规避企业经营风险的第一道防线。面对供应商代理的生产厂商众多、精细化管理不足的现状，如果给出适用于不同水平供应商的资质管理的解决方案，帮助企业高效管理？

本期文章向您分享食品行业供应商资质管理解决方案实践，通过【供应商资质证件配置表】机制及信息关联，标准化业务操作，实现精细化管理。

撰稿人：金蝶-陈明

1 业务背景

业务场景

B客户是一家大型食品制造类企业，为降低企业经营风险，对原材料供应商的资质证件管理非常严格，希望有一套符合企业要求的资质证件管理解决方案。

客户诉求

1） 原料供应商的规模水平参差不齐，对信息化的理解和系统操作水平差距很大。所以企业方希望系统提供良好的使用体验，便于供应商便捷地维护资质证件信息。

2） 针对“贸易类”供应商，其代理的原料生产商可能有几十个甚至更多，这些原料生产商的资质证件也需要纳入供应商协同平台进行管理，并且能将资质证件和生产商对应关联起来。

3） 证件类型=“外检报告”时，因每一个原料均对应一份外检报告，故企业要求将“外检报告”的管理细化至物料层级，进行精细化管理。

4） 下达采购订单时，若所选供应商的资质证件维护不合规，系统自动进行相应管控，且针对“外检报告”的管控需细化至物料级别。

2 解决方案

面对上述业务场景和客户诉求，我们引入了【供应商资质证件配置表】机制。利用此配置表，标准化供应商的资质证件维护操作，并将外检报告和其对应物料建立起关联，为后续进行物料层级的“外检报告”订单管控打下基础。

3 关键开发配置说明

步骤1：二开新增【供应商资质证件配置表】，如下图：

此功能上线数据初始化时，客户方负责将所有需维护资质证件的供应商，以及各供应商需要维护的资质证件信息（含物料信息）按模板整理好，批量导入系统，后续可新增或修改。

步骤2：在【供应商】-【资质信息】页面，进行以下操作：

1）新增“证件审批日期”字段。无论供应商是走准入流程提交资质证件，或是变更资质证件，品保部审核操作完成后，均会将审核操作时间更新到此字段，便于过程追溯。

2）“证件签发日期”：维护该证件上的“有效期从”。

3）“证件到期日期”：维护证件上的“有效期到”，根据此日期，判断该证件是否过期。

4）“备注”：用来维护“贸易商”类型的供应商，代理的证件具体属于哪个生产商。

4 业务流程展示

以供应商资质证件变更流程为例，为大家展示相应流程。供应商：湖南XXX实业有限公司

1） 在【供应商资质证件配置表】中，维护与该供应商对应的证件信息。

注：此配置表中，“代理证件”的“备注”字段，填写生产商名称，“外检报告”可对应具体的物料。

2）此供应商发起变更后，进入【填写变更信息】页面，系统根据【供应商资质证件配置表】中（供应商、资质类型、资质名称、证件类型、备注）这几个字段的组合值，和该供应商【资质信息】中的记录做匹配：

a）若这些字段的组合值在【供应商】-【资质信息】中没有，则自动带出，且不允许修改。

b）若这些字段的组合值在【供应商】-【资质信息】中已存在，则仅更新【资质关系表编码】字段，该行不允许修改（注：此规则是为了用于解决历史数据问题，避免供应商重复新增行）。

c）配置表中的记录自动匹配后，供应商还可自行新增新的资质信息，这些记录允许删除。

这样的匹配机制，使供应商按照系统自动匹配的证件类型，上传相关资质证件并填写对应信息即可，维护标准化，方便快捷。

3）生成变更单，提交审批。

4）经采购方相关部门（采购&品保）审批后，此供应商的资质信息变更生效。

5）打开【基础设置】-【供应商资质配置】，此处可设置不同类型资质证件临期预警的天数。例如，“标准证件控制天数”设置为90，表示查询时，离证件到期日90天以内就提示预警。

6）当有采购订单下给此供应商：（当天：2022/12/18），因为此供应商的资质证件：

a）此供应商有一张标准证件距离到期仅剩十几天，小于90天（可配置）。

b)“精制菜籽油”这个物料的外检报告已过期。

所以提交采购订单时，系统会提示“供应商第【2】行，标准证件即将失效；【精制菜籽油】物料失效”，且订单无法提交。

注：若此订单采购其他物料（外检报告不过期），则可正常提交审核；从而达到物料层级的资质证件订单管控，降低采购风险。

5 方案可推广价值

在食品行业，严格审查管理原料供应商的资质证件，是确保采购安全，规避企业经营风险的第一道防线。应用此方案，可有效解决贸易类供应商代理的生产厂商众多，其资质证件难以追溯管理，以及外检报告无法在物料层级进行管理和订单管控的难题。同时，对资质证件维护操作标准化，方便不同水平的供应商使用。

6 注意事项

实际应用中，也遇到一些难题，例如：

1）客户有一些贸易类供应商，其代理的生产厂商众多，有可能一家供应商代理上百家生产商的资质证件。当该供应商发起资质变更时，变更单上的内容很多。采购方审批时，若发现其中只有1个证件不合格，哪怕其他99个证件都合格，也只能将整张变更单都打回，让供应商修改后重新提交，非常影响业务效率。

所以客户非常希望变更单能提供“按行审批/打回”的机制；目前该功能正在持续优化。

2）变更单的字段很多，对于采购方的某些审批部门（例如，品保部），审批时只需看其中很少几个字段的变动情况即可（有时公司政策也不允许其看到其他敏感字段信息）；不必要的字段太多会严重影响审批效率。目前，标准产品不支持变更单上审批字段的可见性配置，可通过二开实现。

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