KIS云旗舰版-委外加工-采购申请

栏目：kis知识作者：金蝶来源：金蝶云社区发布：2024-09-22浏览：1

KIS云旗舰版-委外加工-采购申请

采购申请单是各业务部门或计划部门根据物料需求计划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提请购货申请、并可批准采购的业务单据。

在委外加工管理系统新增加了订单委外类型的采购申请单，界面和采购模块中的采购申请单一样，不同点是从委外加工管理系统进去的采购申请的业务类型默认为“订单委外”。

在业务处理中是对委外件外发加工进行业务操作；在单据序时簿中，除了能够实现在业务处理里的操作之外，更重要的是对采购申请单进行批量处理和管理功能。

1.单据信息

供应链系统的业务单据都包括单据头和单据体两部分，单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息，如单据处理人、单据日期等；单据体部分用来描述不同物料的基本信息和单据信息，如每条物料数量、每条物料价格等等。

2. 录入方法

在企业中，采购申请单的来源有很多种，有根据计划部门的物料需求计划投放的申请；有根据库存缺货而生成；还有满足以销定购的工商业一体化业务需求；还有零星的购货需求等等，不同的来源其生成方式不同，下面分别介绍。

2.1手工新增

手工录入就是整张单据由手工生成，不需要借助其它单据或其它系统信息，比较使用适用于零星申请或采购部门根据自身需要提交申请。

2.2库存缺货查询录入

企业的采购申请有很大一部分来自于库存管理系统产生的缺货需求。因此，采购申请单可以根据库存生成。

在采购申请单界面上选择【选项】→【库存缺货查询录入】，系统弹出缺料查询的“过滤”界面。在该界面上可以选择多种物料，根据计算方式自动生成采购申请，计算方式的选择包括：

1、考虑预计量和现有库存，利用预计可用量指标，对于该指标为负的情形则按其差缺量生成采购申请单；

2、订货点策略，即根据物料基础资料中设置的<再订货点>，针对现有即时库存低于再订货点的情形，按其差缺量生成采购申请单；

3、安全库存策略，即针对现有即时库存小于安全库存的情形，按其差缺量生成采购申请单；

4、最低库存策略，针对现有即时库存小于最低库存量的情形，按其差缺量生成采购申请单。

2.3物料配套查询生成

采购申请单可以通过物料配套查询功能来新增。物料配套查询：是一个模拟MRP运算的过程，它是根据用户指定的一个或一组产品的需求，按照BOM结构展开到用户指定的层次，并根据用户的参数设置考虑相应的现有库存、安全库存及预计出入库数量，计算得出构成产品的相关物料的建议计划数量。在“采购申请单”界面上选择【选项】→【物料配套查询录入】、或直接使用快捷键F11，系统弹出配套查询过滤界面。在该界面上可以选择销售订单或产品预测单两种单据，系统将按照BOM展开选项自动生成一张新的采购申请单，主要设置包括：

1、BOM展开选项，即BOM按怎样的级次展开，可以选择完全展开，也可以自定义设置级次。

2、物料汇总类型，是指汇总什么类型的物料，可以选择只汇总加工件物料、只汇总采购件物料和汇总全部物料。在采购申请单中使用，建议选择只汇总采购件物料。

3、物料汇总方式，是指物料按什么方式来汇总，可以选择物料、以及物料＋时间两种方式。该选项是在“配套查询过滤”界面单击【详细】，在弹出的BOM展开选项界面上选择。

4、计算数量公式，是指针对单据上的产品，BOM展开后形成的申购物料的需求数量，其计算公式可以选择如下：需求数量＝（选单数量/成品率－现有库存量＋安全库存量－预计入库量＋已分配量）×（1＋损耗率）用户可以根据自己的需要选择哪些指标。

5、是否过滤掉需求数量为零的物料，即当需求数量为零时，该物料是否被过滤掉。

6、预计量有效提前期，由用户选择预计量所包含的时间范围，系统默认为3个月。

7、选单类型，是选择针对哪种单据来进行BOM展开，可以选择销售订单和计划管理系统的产品预测单。如果选中单据，就可以单击【选单】，将该单据的单据序时簿调出以供选择，用户可以使用Shift键，选中一张或多张单据，单击【返回】将相关数据信息带回到选单类型下的物料列表中。再单击【确定】，系统会形成物料配套查询表，单击【返回】就可以在采购申请单上生成申购物料信息。其它操作与手工录入一致。这种生成方式不同于单据关联：

Ø 关联方式是将订单的物料直接带回到申请单上，而通过物料配套查询录入的方式是将订单的物料按BOM展开的方式、带回到申请单的物料是BOM子项；

Ø 关联方式需要严格控制、只能关联一张销售订单或者一张销售订单的几条分录，而配套查询方式是可以选择一张或多张销售订单；

Ø 关联方式也可以通过下推形式实现，而通过物料配套查询录入的方式不能反向实现；

Ø 关联方式可以在源单据和目标单据、即在销售订单和采购申请单的单据序时簿上单击【上查】和【下查】查询关联单据、甚至可以在相关单据报表中连查到单据，而通过物料配套查询录入的方式不再处理单据之间的关系。

2.4根据计划自动生成

采购申请单还可以根据计划部门的物料需求计划等自动生成。

1、通过MRP计算自动生成，选择【物料需求计划】→【MRP计算】，系统根据生成采购申请的选项在计算过程中自动投放生成采购申请；

2、通过主动投放MRP来生成，选择【物料需求计划】→【MRP维护】，在其中选择属性为采购件的物料，使用工具条上的【投放】按钮主动投放；

3、通过项目MRP计算自动生成，选择【物料需求计划】→【项目MRP计算】，系统根据生成采购申请的选项在计算过程中自动投放生成采购申请。

2.5关联生成

用户可以根据销售订货情况来生成采购申请，即由销售订单关联采购申请单。

当采购申请关联多张销售订单生成时，既可以按照“物料”或者“需求日期”进行合并，也可以不合并。如果在采购申请录入界面选择【选项】→【物料合并选项】→【直接合并】，则不同销售订单按照物料代码进行数量的汇总；如果在采购申请录入界面选择【选项】→【物料合并选项】→【按需要日期合并】，则不同销售订单按照“物料代码＋需求日期”进行数量的汇总；如果在采购申请录入界面选择【选项】→【物料合并选项】→【不合并】，则销售订单将不进行合并。

注意：

如果关联销售订单时，分录进行合并的话，则相应分录的源单单号和源单行号只能取到合并中的第一行分录的值，此时再上下查，可能会不准确。

3 单据功能

采购申请单提供整单关闭、反关闭功能。

3.1关闭和反关闭

1、当采购申请单中每一分录的关联数量大于等于申请数量，或该分录行业务已关闭时，采购申请单处于自动关闭状态。

2、当采购申请单处于未关闭状态时，在单据和序时簿界面，可对该申请单执行关闭操作（在单据界面执行菜单【查看】→【关闭】功能，在序时簿执行菜单【编辑】→【关闭】功能）。执行关闭操作时，系统对该采购申请单所有行业务未关闭的分录，进行行业务手工关闭，然后将该采购申请单置于关闭状态。

3、当采购申请单处于关闭状态时，且该采购申请单中，具有行业务手工关闭的分录，在单据和序时薄界面，可对该采购申请单执行“反关闭”操作（在单据界面执行菜单【查看】→【反关闭】功能，在序时簿执行菜单【编辑】→【反关闭】功能）。反关闭时，系统将该采购订单所有行业务手工关闭且业务执行数量小于基本单位数量的分录进行行业务反关闭，然后将该采购申请单置于未关闭状态。

4采购申请单序时簿

4.1 采购申请单序时簿概述

采购申请单序时簿是针对采购申请单，采用不同的筛选条件、汇总依据，然后根据查询的结果进行业务处理和管理控制的模块。

进入采购管理系统后，单击【采购申请单－维护】，在首先弹出的“条件查询”界面中进行单据过滤条件的设置后，系统进入“采购申请单序时簿”界面。在这个界面中，就可以执行采购申请单的业务处理和管理功能。

4.2 行业务关闭与反关闭

Ø 行业务关闭和反关闭

当采购申请单分录全部下推了采购订单并审核后，该采购申请单分录处于行业务关闭状态。处于行业务关闭状态的采购申请单分录，在MRP计算时不计算可用量，在采购订单关联采购申请单选单生成时，将被过滤掉。

当一张采购申请单的所有分录都处于行业务关闭状态或关联数量大于等于申请数量时，该张采购申请单处于关闭状态；反之当一张采购申请单有一条分录的关联数量小于申请数量且行业务未关闭，该采购申请单处理未关闭状态。

Ø 行业务自动关闭

当采购申请单的申请数量全部下推生成了采购订单后，在采购订单审核时，若该采购申请单分录行业未关闭时，系统自动将该采购申请单分录置于行业务关闭状态。行业务自动关闭后，不允许行业务手工反关闭。

Ø 行业务手工关闭

当采购申请单分录不需要再执行时，用户在序时簿界面执行菜单【编辑】→【行业务关闭】功能，可对该分录进行行业务手工关闭。对行业务手工关闭的分录，可执行行业务手工反关闭。

Ø 行业务手工反关闭

当采购申请单分录处于行业务手工关闭状态时，用户在序时簿界面执行菜单【编辑】→【行业务反关闭】功能，可对该分录执行反关闭，反关闭时系统将该分录置于行业务未关闭状态，且反关闭该张采购申请单。

4.3 业务批量处理功能

在业务处理中实现的采购申请单新增、审核、关闭、作废、打印、引出、附件管理等多项功能，在该单据的单据序时簿同样可以实现，方法就是在当前界面（1）单击【新增】按钮；（2）选择【编辑】→【新增】；（3）在序时簿上直接使用快捷键Ctrl+N等；都可以调出一张已按编码规则顺序编号的空白采购申请单。

单据序时簿的功能不仅在于为业务处理提供另一个录入界面，更在于能够实现在业务处理里不能完成的单据批量处理功能和管理功能。

以下介绍业务批量处理功能。

ü 批量关闭与反关闭

在单据序时簿中，同样提供单据关闭和反关闭功能，同样支持批量执行关闭和反关闭单据。

关于单据关闭与反关闭，请参见单据功能。

在采购申请单序时簿界面中，用户可选中一条或多条（通过按住Shift键或Ctrl键并用鼠标或键盘上的“↑”键和“↓”键选择多条），并执行菜单【编辑】→【关闭】功能，系统会关闭所选一张或多张单据，并逐条给予成功与否的提示信息；也可执行菜单【编辑】→【反关闭】功能，系统会反关闭所选一张或多张单据，并逐条给予成功与否的提示信息。

ü 批量行业务手关闭与行业务手工反关闭

关于单据关闭与反关闭，请参见单据功能。

在采购申请单序时簿界面中，用户可选中一条或多条（通过按住Shift键或Ctrl键并用鼠标或键盘上的“↑”键和“↓”键选择多条），并执行菜单【编辑】→【行业务关闭】功能，系统会对每一选中的分录执行行业务关闭操作，并在批量操作结束后，显示每条选中分录执行结果；用户也可执行菜单【编辑】→【行业务反关闭】功能，系统会对每一选中的分录执行行业务反关闭操作，并在批量操作结束后，显示每条选中分录执行结果。

ü 批量复制

在单据序时簿中提供单据复制和批复制功能，极大地减轻了用户录单的工作量。

用户在使用系统时，工作量最大的是单据录入的工作，并且在录单过程中有较多的业务信息是重复的内容，提供单据复制和批量功能，可以最大程度地减少用户的工作量，这是为用户贴心考虑的一个实用功能。

在业务处理中也提供单据复制功能，即通过复制单据来执行新增，其方法类似于基础资料中核算项目的复制增加。但这种复制是一张对一张的，且复制后还要录入和确认其它无法复制的信息。而批量复制是对一张或多张单据执行全面复制，复制后的单据即是一张已完整保存的单据。

系统提供复制全部单据和复制所选单据的功能。

5 采购申请管理功能

对企业的购货申请管理主要包括三方面的控制，包括购货申请的合并处理、下推式关联和单据关联关系的连续查询。以下分别介绍。

5.1合并采购申请单

采购申请单的提出可能来自不同部门的不同需求，如计划部门根据物料需求计划而直接生成；仓储部门根据库存管理需要；销售部门直接以销定购的业务需求；此外还有零星的购货需求等等，根据这些需求而生成的采购申请统一显示在采购申请单序时簿处理平台，则管理级用户或主管用户检查这些购货申请，将相同部门、申购相同物料、或其它相同的采购申请单汇总起来，合并为一张申请单，然后统一进行采购订货。这种合并申购业务的功能称之为采购申请合并。

采购申请单合并时可以直接合并和按需求日期合并，直接合并则相同的物料不管需求日期直接合并，按需求日期合并是需求日期相同的合并，不同的尽管物料相同，也不合并。合并时，供应商不一致，相同的物料不会进行合并。

进行合并的申请单必须满足以下条件：所选申请单必须全部是正常单据（即未作废单据）、未审核单据。

合并成的这张单据单据头信息取第一张申请单的单据头信息，单据体的物料是所有单据物料的汇总数，数量逐个物料加总。

如果物料合并则将按取第一张单据中物料的用途携带到新的单据；物料不合并则直接将该物料行的用途携带到新的单据。

如果执行合并不成功，系统会给予“您所选择的申请单已被审核，或已被作废，或其中包含已经被订单引用的部分，不能进行合并，请重新再选”的提示，并取消合并，返回申请单序时簿界面。

当采购管理系统选项“被跟踪的采购申请允许合并”选中时，如果采购申请单是由销售订单关联生成，或者是由MRP计算产生的，允许合并，合并后跟踪的源单信息将丢失；如果该选项未选中，则合并时弹出提示“编号为XXX，XXX的采购审请单需求跟踪，不能合并”。