1 应用场景

      在企业启用KIS固定资产系统前，通常有很多固定资产已经使用了若干期，企业已经有了手工的固定资产台账，因此为了保证数据的完整性，在正式启用系统前，需要将这些固定资产的历史数据在初始化时录入系统中。接下来我们将介绍如何在系统中录入这些历史卡片的数据。

2 功能介绍

      进入固定资产系统后，单击【业务处理】→【新增卡片】，第一次进入时，会提示：“当前会计期间是某年某期，录入卡片后，将不再可以改变启用年期，继续吗？”。此提示仅在第一次录入卡片前出现，以提醒用户确定初始化期间。如果初始化期间需要调整，可以在“系统维护”功能的“系统参数”中进行设置；如确定初始化期间无误，可直接在弹出的“卡片及变动-新增”界面，根据企业已有的固定资产台账数据，开始固定资产卡片数据的录入和编辑。

建议：

      如果企业已有固定资产的电子文档，则可以在Excel中编辑固定资产卡片资料，再导入到账套中；如果是结转新账套，则可以从旧账套中导出标准卡片，再导入到新账套中。

详细操作请参见：标准卡片引入引出

固定资产历史数据的初始化工作涉及的操作包括：

2.1  新增

      固定资产的管理要记录固定资产的来源、规格型号、存放地点和使用部门，以跟踪固定资产的使用，同时需要根据固定资产的价值信息和折旧方法，进行折旧计提和折旧费用的分摊。因此在正常需计提折旧情况下，新增固定资产卡片时要录入以下方面的数据：基本信息、部门及其他、原值与折旧。

      在在不计提折旧情况下（系统参数中选择了“不折旧（对整个系统）”的选项），则新增固定资产卡片要录入数据会稍有不同，除基本信息、原值及部门信息外，不用考虑折旧和折旧费用分摊的数据，但要录入修购基金方面的数据。

2.1.1 固定资产的基本信息

      “基本信息”部分的数据主要记录固定资产静态的基础属性，反映出固定资产从哪里来，何时入账，在哪里、作何用，使用情况等，其中的主要数据项说明如下表，其他信息包括规格型号、产地、制造商、经济用途等可根据固定资产的实际情况和企业的管理需要，有选择性的录入。

2.1.2 固定资产的使用与折旧费用分摊信息

      折旧作为一种费用，应当计入生产成本的过程，因此需要根据其使用部门，合理的的进行折旧费用的分摊。“部门及其他”部分的信息主要是为固定资产计提折旧和进行费用分摊提供依据的，因此需要设置使用部门、固定资产及累计折旧的核算科目、折旧费用的核算科目等，这些信息都可以按F7选择录入。由于这些信息将影响以后各期固定资产的折旧计提和折旧费用的分配，因此在选择时务必慎重。

当固定资产归单一部门使用时，折旧费用100%的分摊到该部门的费用下，设置的操作说明如下：

1）  在“卡片及变动-新增”界面的“部门及其他”页签中，单击【固定资产科目】后的按钮，或单击【固定资产科目】后的空白处按F7键，在弹出的“会计科目”选择界面中，选择该固定资产对应的核算科目；

2）  按1）中的方法，选择该固定资产对应的累计折旧的核算科目；

3）  在“使用部门”下，选择“单一”，即表示该固定资产仅被一个部门使用。然后单击【单一】后的按钮，或单击【单一】后的空白处按F7键，在弹出的“核算项目-部门”选择界面中，选择该固定资产的使用部门；

4）  如果折旧费用的分配也是分配到单一的费用科目中，则在“折旧费用分配”下，选择“单一”。然后单击【科目】后的按钮，或单击【科目】后的空白处按F7键，在弹出的“会计科目”选择界面中，选择该固定资产折旧费用对应的核算科目。如果所选择的折旧费用科目挂核算项目，则科目右边的列表中会显示所挂核算项目的类别名称，单击“名称”下的按钮，可以选择明细的核算项目。

5）  如果折旧费用需分配到多个费用科目中，例如生产部门的折旧费用一部分分配到管理费用中，一部分分配到制造费用中，则在“折旧费用分配”下，选择“多个”；

6）  然后单击【多个】后的按钮，在弹出的“折旧费用分配情况-编辑”界面中单击【新增】，即可在弹出的“折旧费用分配情况-新增”界面中，通过F7键选择录入固定资产的使用部门、折旧费用科目，手工录入分配比例。数据录入完成后单击【保存】，保存当前录入数据；

7）  再单击【新增】，则可进行下一使用部门、折旧费用科目的设置，注意最终的分配比例之和必须为100%，否则系统不允许关闭“折旧费用分配情况-编辑”界面。

当固定资产归多部门使用时，设置的操作说明如下：

1）  在“卡片及变动-新增”界面的“部门及其他”页签中，单击【固定资产科目】后的按钮，或单击【固定资产科目】后的空白处按F7键，在弹出的“会计科目”选择界面中，选择该固定资产对应的核算科目；

2）  按1）中的方法，选择该固定资产对应的累计折旧的核算科目；

3）  在“使用部门”下，选择“多个”，然后单击【多个】后的按钮，在弹出的 “部门分配情况-编辑”界面，单击【增加】，在“部门分配情况-新增”界面中录入部门、分配比例，单击【保存】即可。

4）  继续单击【增加】，可连续新增多个部门，系统将自动给出剩余分配比例的数据，用户可以进行修改，注意最终的分配比例之和必须为100%。报表中的部门统计信息就是按卡片中的分配比例确定的，其中部门分配比率可以精确到4位小数，有利于用户进行更为精确的折旧费用分配。录入完毕后单击【关闭】即可退出新增操作。

5）  如果折旧费用的分配也是分配到单一的费用科目中，则在“折旧费用分配”下，选择“单一”。然后单击【科目】后的按钮，或单击【科目】后的空白处按F7键，在弹出的“会计科目”选择界面中，选择该固定资产折旧费用对应的核算科目。如果所选择的折旧费用科目挂核算项目，则科目右边的列表中会显示所挂核算项目的类别名称，单击“名称”下的按钮，可以选择明细的核算项目。

6）  如果折旧费用需分配到多个费用科目中，例如生产部门的折旧费用一部分分配到管理费用中，一部分分配到制造费用中，则在“折旧费用分配”下，选择“多个”；

7）  然后单击【多个】后的按钮，在弹出的“折旧费用分配情况-编辑”界面中单击【新增】，即可在弹出的“折旧费用分配情况-新增”界面中，通过F7键选择录入固定资产的使用部门、折旧费用科目，手工录入分配比例。数据录入完成后单击【保存】，保存当前录入数据；

8）  再单击【新增】，则可进行下一折旧费用科目的设置。注意分配比例之和必须为100%，否则系统不允许关闭“折旧费用分配情况-编辑”界面。

2.1.3 固定资产的价值与折旧信息

      《企业会计准则——固定资产》中规定“固定资产应当按其成本入账”，这里的成本指历史成本，同时考虑到固定资产价值较大，其价值会随着服务能力的下降而逐渐减少，因此还需要揭示固定资产的折余价值。因此，在固定资产卡片上的价值信息主要包括：固定资产原币金额、币别、汇率、净值、减值准备、净额、及购进原值、购进累计折旧等信息。其中：<购进原值>、<购进累计折旧>为备注信息，反映资产在购入时的原始信息，例如：评估后的资产，原购进原值与评估后的原值不一致，就可以反映在“购进原值”项目里，备注信息不参与计算，属非必录项，系统默认与原币金额和累计折旧一致。

定义：

价值信息中，各数据项之间的关系如下：

• 本币金额=原币金额X 对应币别汇率（如为多币别，则是多项之和）

• 净值=本币金额-累计折旧

• 净额=净值-减值准备

• 原币调整仅用于固定资产变动时，记录对固定资产原币金额的调整数，正数表示调增，负数表示调减。关系如下：调整后原币金额=调整前原币金额+原币调整。

      折旧信息除原值和净值信息外，还包括：开始使用日期、预计使用期间、已使用期间、累计折旧、预计净残值、折旧方法等。与折旧要素相关的信息，输入时一定小心，要保证数据的正确，以免影响以后各期的折旧计提。

上述项目的资料录入完毕后，单击【计提折旧】，系统将按所选折旧方法计算出月折旧额供用户查看。

2.1.4 固定资产的修购基金信息

      在对整个系统不计提折旧的情况下（系统参数中选择了“不折旧（对整个系统）”的选项），则在录入固定资产卡片资料时，不需要录入折旧相关的信息，而是要录入修购基金计提和费用分配的信息。

修购基金的相关信息在“卡片及变动-新增”界面的“修购基金”页签中进行设置，设置的操作说明如下：

1）  如果修购基金费用科目为单一的科目，则在“修购基金费用科目”下，选择“单一”，然后单击【科目代码】后的按钮，或单击【科目代码】后的空白处按F7键，在弹出的“会计科目”选择界面中，选择该固定资产对应的修购基金费用科目。如果所选择的修购基金费用科目挂核算项目，则科目下面的列表中会显示所挂核算项目的类别名称，单击“名称”下的按钮，可以选择明细的核算项目。

2）  如果修购基金费用科目为多个科目时，则在“修购基金费用科目”下，选择“多个”，然后单击【多个】后的按钮，在弹出的“修购基金分配情况-编辑”界面，单击【增加】，在“修购基金-新增”界面中选择修购基金费用科目，如果所选择的修购基金费用科目挂核算项目，则科目下面的列表中会显示所挂核算项目的类别名称，单击“名称”下的按钮，可以选择明细的核算项目。录入针对该费用科目的分配比例，单击【保存】即可。

3）  继续单击【增加】，可连续新增多个修购基金费用科目，注意一定要保证所有科目的分配比例合计为100%，录入完毕后单击【关闭】即可退出新增操作。

4）  在“修购基金计提科目”下，单击【科目代码】后的按钮，或单击【科目代码】后的空白处按F7键，在弹出的“会计科目”选择界面中，选择该固定资产对应的修购基金计提科目。如果所选择的修购基金计提科目挂核算项目，则科目下面的列表中会显示所挂核算项目的类别名称，单击“名称”下的按钮，可以选择明细的核算项目。

5）  在“修购基金计提比例”中，录入修购基金的计提比例，以后期间将按此比例及固定资产净值，进行修购基金的计提；

6）  在“期初修购基金”中，录入该固定资产已计提的修购基金金额。

注意：

修购基金费用科目和修购基金计提科目必须全部填列，系统才会对这张卡片计提修购基金。如果只填了费用科目或者计提科目，系统将会给出提示“修购基金费用科目（或者：修购基金计提科目）为空，是否继续？”（如选择【是】，本固定资产将不提修购基金。

 2.2 编辑与查询

      如果需要连续新增固定资产卡片，可以直接在前一张卡片录入保存后，直接单击【新增】开始下一张卡片的录入。如果同时新增多个相同的固定资产，可以通过【新增复制】实现，使用新增复制时，除资产编码顺序加1外，其他信息都复制到新卡片中，当然，也可以修改局部信息后，进行保存。

      对于已录入的卡片如果需要修改，首先在“卡片管理”界面选中要修改的记录，单击【编辑】，对卡片内容修改后，单击【保存】即可。对于不需要的卡片记录，可以先选中该记录，单击【删除】即可删除。

      在“新增卡片”界面中，从菜单中选择【视图】→【过滤条件】，或单击工具栏中的【过滤】按钮，就可以在弹出的条件对话框设置过滤条件，查询，在<条件>中，可以选择各种卡片项目，如：资产类别、部门、编码、使用状态作为条件进行过滤筛选；在<排序>中还可以按卡片项目对查询结果进行排序。常用的过滤条件和排序可以作为方案保存，便于日常查询。

2.3  将初始数据传送总账

      在固定资产系统初始化时，选择固定资产对应的固定资产、累计折旧、减值准备科目，在结束初始化之前，可以将固定资产、累计折旧、减值准备科目的数据传递到总账，可以重复传递，数据以最后一次传递为准。

按照以下的对应关系传递数据：

1、  账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间：进行固定资产初始化时，“新增卡片”中“原值与折旧”中  ∑原值金额＝》总账固定资产科目，∑累计折旧＝》总账固定资产累计折旧科目，∑减值准备＝》总账固定资产减值准备科目。

2、  账套的启用时间不是会计年度的第一个会计期间：进行固定资产初始化时，“新增卡片”中“初始化数据”中  ∑（年初原值+本年原值调增-本年原值调减）＝》总账固定资产科目，∑(年初累计折旧+本年已提折旧+本年累计折旧调增-本年累计折旧调减) ＝》总账固定资产累计折旧科目, ∑（年初减值准备+本年减值准备调增-本年减值准备调减）＝》总账固定资产减值准备科目。

以上两种情况都是将固定资产中的数据按本位币传递到总账的对应的本位币科目。

操作前提：

此功能只有在固定资产管理系统与总账系统是同时进行初始化时才可使用。