付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件。应付凭单部门可以不是专门设置的一个部门，而是被授权编制应付凭单的部门或人员，编制应付凭单属于财务部门的职能，通常应当由财务部门的主管或其授权人员完成。
付款凭单制的基本原理可归纳如下:
1、一切现金支付业务均须事先填制付款凭单;
2、业务过程中，要以严格的凭证稽核工作为基础，有关经办人都要——办理后在付款凭单上签字，以工业企业的材料采购为例，其业务过程应是:仓库部门提出采购要求→计划部门列入计划后提交采购部门→采购部门提交行情表给领导审批→采购部门采购→仓库部门验收→采购部门核对发票、数量、规格并认可，在这一业务过程中，有关人员都要在付款凭单上—签字;
3、上述稽核工作——完成后，由会计部门负责应付帐款的人员保管付款凭单，按付款先后顺序放置;
4、付款期限到时，将付款凭单及附属凭证送交财务主管，批准付款;对于现购和其他现付业务，凭单要立即送财务主管批准付款;
5、出纳部门只能对已经批准付款的凭单付款，从而使授权付款与经办付款的职责明确分开;
6、出纳部门办理付款手续后，将两份副联送交会计部门，一份由负责应付帐款的人员，连同已注销的付款凭单及附属凭证归入已付款凭单档案，另一份则据以记帐;
7、传递中的凭单不得再交给填制人员处理，凭单送回会计部门之前，必须在付款人员的严格监督下对已付款凭单及附属凭证进行注销，以防止不法行为。
上述付款凭单制的基本原理，是笔者根据西方财务会计中付款凭单制的基本内容，根据我国的实际而提出。
