实践案例 | 流程重新寻址,助力审批流正确流转

栏目:云苍穹知识作者:金蝶来源:金蝶云社区发布:2024-09-23浏览:1

实践案例 | 流程重新寻址,助力审批流正确流转

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在业务不断增加且日常流程量巨大的情况下,要减少单据承载,优化审批流,容易导致各业务单据填报的难度增加,当经办人不清楚单据上的哪些字段是流程的启动条件时,容易出现填错单据内容导致走错审批流的情况。对此,如何保证优化合并后的审批流能够正确流转,以提高审批效率呢?


本期实践案例告诉你答案,基于金蝶云·苍穹工作流服务,通过审批流程重新寻址功能,实现审批流的正确流转~


案例撰稿人:徐珊。




1 业务背景


客户A是全国超大型的医药连锁企业,也是一家超大型的集团化公司,旗下拥有40+家分子公司,9000+家实体门店,现有员工近32000人,每天有大量单据需要审批,且单据由门店端、区域端、集团后台端等众多经办人发起,业务多样繁杂。


客户之前在OA中共有审批流2500+条,其中涉及财务、主数据、供应链等相关流程已迁移近1000+条到苍穹平台,优化合并为350+条,流程实例每月4300+条,历史流程每月72000+条。


在业务不断增加且日常流程量巨大的情况下,要减少单据承载,优化审批流,势必会提高各业务单据填报的难度,尤其是单据填写复杂化后,当经办人不清楚单据上的哪些字段是流程的启动条件时,填错单据内容导致走错审批流的情况增多。


综上,该客户的流程优化合并方案,增加了单据填写的复杂度,可能会引发因单据内容填写错误,导致审批流流转错误的问题,客户希望能够提供解决方案,使得优化合并后的审批流能够正确流转,以提高审批效率


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图-历史流程列表


2 解决方案

2.1 方案整体思路


针对前述业务背景的需求,可通过审批流重新寻址功能来实现,结合客户的个性需求最终表现为:审批流驳回后,修改了流程启动条件相关内容的单据需重新寻址


以费用报销单为例,将单据中费用项目设置为触发审批流的启动条件,填写费用项目A时触发审批流,该流程实例被驳回后修改单据为费用项目B再次提交,此时流程重新寻址,寻址到费用项目B适配的审批流进行流转,同时终止了费用项目A时的审批流,且不保留费用项目A时相关审批意见,可从历史流程列表中输入单据编码对被终止的流程进行查看。


该方案大幅降低了单据填写复杂化后,经办人填错流程启动条件相关内容导致走错审批流的概率,同时减少了因填错流程启动条件相关内容流程被驳回/终止后再次新增单据进行审批的情况(换句话说:只要单据选择正确,单据内容无论怎么修改都能走到正确的审批流)在审批流优化合并的基础上保证了审批的正确流转,提高了审批效率


2.2 关键步骤及效果展示


步骤一:以费用报销单为例,将单据中费用项目设置为触发审批流的启动条件。路径:【工作流服务】→【设计中心】→【流程设置基本信息】→【启动条件】,属性选择:“费用报销单.费用明细.费用项目”。


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图-配置流程启动条件


步骤二:填写费用项目装修费时触发审批流并驳回。


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图-触发审批流并驳回


步骤三:驳回后修改费用项目为房租费,相同单据下,流程动态方案已改变,费用项目为装修费的流程实例已被终止(可从历史流程列表进行查看),且单据上审批意见未保留。


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图-实例终止且单据上审批意见未保留


3 方案的复用价值


行业的普适度


该客户属于医药零售行业,也是一家超大型的集团化公司,业务多样繁杂,流程多样。该功能可满足客户多变的业务审批需求,行业普适度高。其他行业中大型集团化企业也同样适用。


客户价值


在实现审批流优化合并的基础上,保证了审批的正确流转,提高了审批效率。降低了单据填写复杂化后,经办人填错流程启动条件相关内容导致走错审批流的概率,同时减少了因填错流程启动条件相关内容流程被驳回/终止后再次新增单据进行审批的情况。


4 注意事项


1) 关于重新寻址功能,需开启“工作流配置中心”的一个属性值才能生效(功能适用版本:V5.0.013及以上),具体配置参考社区链接: https://vip.kingdee.com/article/403250210308238080?productLineId=29&isKnowledge=2

 

2)重新寻址功能生效后,所有被驳回流程的单据提交都是重新寻址的,且单据上不保留之前流程实例的审批意见,但可从历史流程列表中输入单据编码进行查看。 


3)如果要实现流程被驳回后修改了启动条件相关内容的单据才重新寻址,需二开处理(如本案例)。




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